Aperçu des instantanés

Un instantané d’aperçu est un ensemble de données enregistrées représentant un groupe de factures potentielles à un moment donné. Vous pouvez utiliser les données d’aperçu des instantanés dans les rapports personnalisés, tels que les prévisions de factures ou les rapports de pré-facturation.

À propos des aperçus des instantanés

Sur la page Générer les factures, vous avez la possibilité de définir des critères de filtre, puis d’exécuter l’aperçu, qui vous permet d’examiner les données de la facture avant de créer l’une des factures. Lorsque vous exécutez l’aperçu, Intacct affiche toutes les factures qui répondent aux critères de filtre donnés avec les données existantes à ce moment-là. Vous pouvez enregistrer ce jeu de données en tant que Aperçu de l’instantané puis utiliser l’instantané d’aperçu dans un rapport personnalisé.

Notez les informations suivantes concernant les instantanés d’aperçu :

• Un instantané d’aperçu est statique et capture l’aspect des données de facture au moment de la création de l’instantané.
• Vous ne pouvez pas « modifier » un instantané. Si vous souhaitez des données différentes, vous pouvez modifier les transactions facturables applicables ou définir d’autres filtres de génération de facture, exécuter à nouveau l’aperçu, puis créer un autre instantané d’aperçu qui inclut les données modifiées.
• Comme vous pouvez créer autant d’instantanés d’aperçu que vous le souhaitez, vous pouvez vous retrouver avec de nombreux instantanés d’aperçu. Vous pouvez supprimer les instantanés d’aperçu si nécessaire, car la suppression de ces fiches n’a aucune incidence sur les données réelles de la facture.
• Bien qu’Intacct vous fournisse un exemple de rapport personnalisé pour commencer, vous devez créer vos propres rapports personnalisés pour utiliser les données d’aperçu des instantanés.
• Vous ne pouvez pas générer de factures à partir d’un instantané d’aperçu. Vous pouvez générer des factures à l’aide des mêmes critères de filtre sélectionnés et de la même date d’effet utilisée par un instantané d’aperçu, mais les données de facture peuvent être différentes si des modifications ont été apportées aux données de transaction facturables.

Créer un instantané d’aperçu

Vous créez un instantané d’aperçu sur la page Générer les factures. Vous pouvez créer autant d’instantanés d’aperçu que vous le souhaitez. Si vous savez que vous allez créer de nombreux instantanés d’aperçu, vous pouvez utiliser une convention de dénomination qui commence par la date/heure de création de l’instantané d’aperçu, afin de pouvoir facilement sélectionner l’instantané d’aperçu approprié lorsque vous exécutez un rapport. Par exemple, « 15/06/AAY-10:30 Exécution de pré-facturation ».

1. Atteindre Contrats > Tout > Facturation > Générer des factures.

2. Procédez de l’une des manières suivantes :

   • Définissez les filtres, le cas échéant.
   • Utilisez la Politique de facturation Liste déroulante pour sélectionner un fichier enregistré Filtre configuré.

   Utilisez des filtres d’exception pour afficher un aperçu ou un rapport sur les transactions facturables qui peuvent être incluses dans les factures de projet, mais qui sont actuellement exclues de la facturation en raison du statut d’approbation et/ou de problèmes de prix.

3. Sélectionnez Aperçu.

   Intacct affiche toutes les factures qui répondent aux critères de filtre.

4. Si vous ne voyez pas les résultats souhaités, ajustez les critères de filtre et sélectionnez Aperçu encore.
5. Lorsque vous êtes satisfait des résultats, sélectionnez Plus d’actions et sélectionnez Créer un instantané d’aperçu.

6. Dans le Créer un instantané d’aperçu , saisissez une nom pour l’instantané d’aperçu et sélectionnez D’ACCORD.

   Intacct affiche une coche et un lien vers l’instantané d’aperçu en haut de la page.

7. Si vous souhaitez voir l’instantané d’aperçu, sélectionnez l’icône Afficher l’instantané en haut de la page.

Afficher un aperçu instantané

1. Atteindre Contrats > Tout >Facturation > Prévisualiser les instantanés.

2. Recherchez l’instantané que vous souhaitez afficher.
3. Sélectionnez le nom de l’instantané.
4. Pour afficher les détails d’une facture potentielle particulière, sélectionnez l’icône Lien du montant en devise de transaction en regard de la facture souhaitée.

1. Atteindre Contrats > Tout >Facturation > Prévisualiser les instantanés.

2. Dans le Aperçu des instantanés Liste, sélectionnez Vue en regard de l’instantané d’aperçu souhaité.
3. Pour afficher les détails d’une facture potentielle particulière, sélectionnez l’icône Lien du montant en devise de transaction en regard de la facture souhaitée.

Utiliser un aperçu instantané dans un rapport personnalisé

Vous avez besoin d’un rapport personnalisé configuré pour être utilisé avec les instantanés d’aperçu. Intacct fournit un exemple de rapport instantané d’aperçu de facture que vous pouvez utiliser comme point de départ pour créer votre propre rapport personnalisé. Découvrez comment Installer l’exemple de rapport d’instantané d’aperçu de facture.

La procédure suivante décrit comment utiliser un instantané d’aperçu dans l’exemple de rapport personnalisé Instantané d’aperçu de facture.

1. Atteindre Rapports > Tout > Avancé > Rapports personnalisés.

2. Dans le Contrats section, sélectionnez Aperçu de la facture.
3. Utilisez la Aperçu du nom de l’instantané liste déroulante pour sélectionner l’instantané d’aperçu souhaité.
4. Remplissez les champs du rapport Filtres, Formatet Titres sections comme vous le souhaitez.
5. Sélectionnez Afficher.

Supprimer un instantané d’aperçu

Comme vous pouvez créer autant d’instantanés d’aperçu que vous le souhaitez, vous pouvez vous retrouver avec de nombreux instantanés d’aperçu. Vous pouvez supprimer les instantanés d’aperçu si nécessaire, car la suppression de ces fiches n’a aucune incidence sur les données réelles de la facture.

1. Atteindre Contrats > Tout >Facturation > Prévisualiser les instantanés.

2. Recherchez l’instantané que vous souhaitez supprimer.

3. Choisir Plus d’actions > Supprimer à la fin de la ligne.

4. Choisir Supprimer pour confirmer.

1. Atteindre Contrats > Tout >Facturation > Prévisualiser les instantanés.

2. Cochez la case dans la Supprimer en regard de chaque instantané d’aperçu souhaité.
3. Choisir Supprimer. En fonction de vos préférences utilisateur, pour confirmer la suppression, sélectionnez D’ACCORD.

Descriptions des champs

Aperçu des descriptions des champs des instantanés

Champ	Description
Nom	Nom de l’instantané d’aperçu.
Date d’effet	Date à laquelle ou avant les données de facture incluses dans l’instantané d’aperçu.
Date de début de facturation planifiée	Si l’instantané d’aperçu contient des données dans une certaine plage de dates, ce champ affiche la première date (début) de la plage de dates. Dans ce scénario, la Date d’effet affiche la date de fin de la plage de dates.
Définition de transaction	Définition de transaction proposée à utiliser lors de la génération des factures.
Date de comptabilisation de la facture/du grand livre	Les dates de facture et de comptabilisation du grand livre proposées à utiliser lors de la génération des factures. La présentation des champs de date dépend des comptes clients de votre société Activer le remplacement de la date de comptabilisation dans le grand livre lors de la saisie Option de configuration. Si l’option est définie sur false, un champ nommé Date de comptabilisation de la facture et du GL Apparaît. Si l’option est définie sur true, deux champs nommés Date de facture et Date de comptabilisation GL Apparaître.
Message de facture	Texte proposé pour apparaître sur les documents imprimés à partir des factures lors de la génération des factures.
Liste de tarif pour la facturation du projet	Le cas échéant, affiche le tarif du projet utilisé pour remplacer la tarification de toutes les transactions facturables liées aux projets dans l’instantané d’aperçu.
Facturer par	Les factures utilisaient une ou plusieurs des options Facturer par : Facturer à Contrat Client Projet
Filtres Transactions à inclure Filtres d’exception	Ces sections affichent les paramètres de filtre Générer les factures utilisés pour créer l’instantané d’aperçu. Voir Générer les factures description champ par champ pour plus d’informations sur chaque filtre.
Résumé des factures	Affiche les informations suivantes : Nombre de factures incluses dans l’instantané d’aperçu Nombre de clients associés aux factures d’aperçu Montant en tenue de compte total des factures préliminaires combinées
Factures	Affiche des informations sur les factures potentielles incluses dans l’instantané d’aperçu.
Client	Le client associé à la facture correspondante. Sélectionnez le lien dans ce champ pour afficher le client dans une fenêtre de navigateur distincte.
Contrat	Le contrat associé à la facture correspondante. Sélectionnez le lien dans ce champ pour afficher le contrat dans une fenêtre de navigateur distincte.
Facturer à	Le contact de facturation associé aux lignes de contrat associées à la facture correspondante. Sélectionnez le lien dans ce champ pour afficher le contact de facturation dans une fenêtre de navigateur distincte. Ce champ n’apparaît que si les options Facturer par sélectionnées incluent Facturer à.
Expédier à	Contact d’expédition associé aux lignes de contrat associées à la facture correspondante. Sélectionnez le lien dans ce champ pour afficher le contact d’expédition dans une fenêtre de navigateur distincte.
Projet	Le projet associé à la facture correspondante. Sélectionnez le lien dans ce champ pour afficher le projet dans une fenêtre de navigateur distincte. Cette option s’affiche uniquement si les options Facturer par sélectionnées incluent Projet.
Conditions de paiement	Condition de paiement nette utilisée pour la facture correspondante. Sélectionnez le lien dans ce champ pour afficher le terme dans une fenêtre de navigateur distincte. Si la facture comprend plusieurs contrats avec plusieurs durées, la facture utilise la condition de paiement nette indiquée dans la fiche client.
Devise	Devise de transaction associée à la facture correspondante.
Montant en devise de transaction	Montant de la facture correspondante exprimé dans la devise de transaction du contrat. Sélectionnez le lien dans ce champ pour examiner les transactions facturables incluses dans la facture dans une fenêtre de navigateur distincte.
Montant en tenue de compte	Montant de la facture correspondante exprimé dans la devise de tenue de compte.