Aperçu des instantanés

Un instantané d’aperçu est un ensemble de données enregistrées représentant un groupe de factures potentielles à un moment précis. Vous pouvez utiliser les données d’instantané d’aperçu dans des rapports personnalisés, tels que les prévisions de facture ou les rapports de pré-facture fournisseur.

À propos de l’aperçu des instantanés

Dans la page Générer des factures, vous avez la possibilité de définir des critères de filtrage, puis d’exécuter Aperçu, ce qui vous permet d’examiner les données de facture avant de créer l’une des factures. Lorsque vous exécutez Preview, Intacct affiche toutes les factures qui répondent aux critères de filtre donnés avec des données qui existent à ce moment-là. Vous pouvez enregistrer cet ensemble de données en tant que Aperçu de l’instantané puis utilisez l’instantané d’aperçu dans un rapport personnalisé.

Notez les informations suivantes concernant les instantanés d’aperçu :

• Un instantané d’aperçu est statique et capture à quoi ressemblent les données de la facture au moment de la création de l’instantané.
• Vous ne pouvez pas « modifier » un instantané. Si vous souhaitez des données différentes, vous pouvez modifier les transactions facturables applicables ou définir différents filtres de génération de facture, exécuter à nouveau l’aperçu, puis créer un autre instantané d’aperçu qui inclut les données modifiées.
• Comme vous pouvez créer autant d’instantanés d’aperçu que vous le souhaitez, vous pouvez vous retrouver avec de nombreux instantanés d’aperçu. Vous pouvez supprimer les instantanés d’aperçu si nécessaire, car la suppression de ces enregistrements n’a aucun effet sur les données de facture réelles.
• Bien qu’Intacct fournisse un exemple de rapport personnalisé pour commencer, vous devez créer vos propres rapports personnalisés pour utiliser les données d’instantané d’aperçu.
• Vous ne pouvez pas générer de factures à partir d’un instantané d’aperçu. Vous pouvez générer des factures à l’aide des mêmes critères de filtre sélectionnés et des mêmes données d’effet que celles utilisées par un instantané d’aperçu, mais les données de la facture peuvent être différentes si des modifications ont été apportées aux données de transaction facturables.

Créer un instantané d’aperçu

Vous créez un instantané d’aperçu dans la page Générer des factures. Vous pouvez créer autant d’instantanés d’aperçu que vous le souhaitez. Si vous savez que vous allez créer de nombreux instantanés d’aperçu, vous pouvez utiliser une convention de nommage qui commence par la date et l’heure de création de l’instantané d’aperçu, afin de pouvoir facilement sélectionner l’instantané d’aperçu approprié lorsque vous exécutez un rapport. Par exemple, « 06/15/YY-10:30 Exécution de la pré-facture fournisseur ».

1. Aller à Contrats > Tous > Facturation > générer les factures.

2. Procédez de l’une des manières suivantes :

   • Définissez les filtres le cas échéant.
   • Utilisez l’icône Politique de facturation liste déroulante pour sélectionner un jeu de filtres.

   Utilisez des filtres d’exception pour afficher un aperçu ou un rapport sur les transactions facturables qui peuvent être incluses dans les factures de projet, mais qui sont actuellement exclues de la facturation en raison du statut d’approbation et/ou de problèmes de prix.

3. Sélectionnez Aperçu.

   Intacct affiche toutes les factures qui répondent aux critères de filtrage.

4. Si vous ne voyez pas les résultats souhaités, ajustez les critères de filtrage et sélectionnez Aperçu encore.
5. Lorsque vous êtes satisfait des résultats, sélectionnez Plus d’actions et sélectionnez Créer un instantané d’aperçu.

6. Dans le Créer un instantané d’aperçu boîte de dialogue, entrez un Nom pour l’aperçu de l’instantané et sélectionnez D’accord.

   Intacct affiche une coche et un lien vers l’instantané d’aperçu en haut de la page.

7. Si vous souhaitez voir l’aperçu de l’instantané, sélectionnez l’icône Voir l’instantané en haut de la page.

Afficher un aperçu de l’instantané

1. Aller à Contrats > Tous >Facturation > Prévisualiser les instantanés.

2. Recherchez l’instantané que vous souhaitez afficher.
3. Sélectionnez le nom de l’instantané.
4. Pour afficher les détails d’une facture potentielle particulière, sélectionnez l’icône Lien vers le montant de la transaction à côté de la facture souhaitée.

1. Aller à Contrats > Tous >Facturation > Prévisualiser les instantanés.

2. Dans le Aperçu des instantanés liste, sélectionnez Voir à côté de l’instantané d’aperçu souhaité.
3. Pour afficher les détails d’une facture potentielle particulière, sélectionnez l’icône Lien vers le montant de la transaction à côté de la facture souhaitée.

Utiliser un aperçu de l’instantané dans un rapport personnalisé

Vous avez besoin d’un rapport personnalisé configuré pour être utilisé avec des instantanés d’aperçu. Intacct fournit un exemple de rapport d’aperçu de la facture que vous pouvez utiliser comme point de départ pour créer votre propre rapport personnalisé. Apprenez à installer l’exemple de rapport d’instantané d’aperçu de la facture.

La procédure suivante décrit comment utiliser un instantané d’aperçu dans l’exemple de rapport personnalisé d’aperçu d’instantané de facture.

1. Accédez à Rapports > Tous > Avancé > Rapports personnalisés.

2. Dans le Contrats section, sélectionnez Aperçu de l’aperçu de la facture.
3. Utilisez l’icône Aperçu du nom de l’instantané liste déroulante pour sélectionner l’instantané d’aperçu souhaité.
4. Remplissez les champs du rapport Filtres, Le format, et Titres sections comme vous le souhaitez.
5. Sélectionnez Afficher.

Supprimer un instantané d’aperçu

Comme vous pouvez créer autant d’instantanés d’aperçu que vous le souhaitez, vous pouvez vous retrouver avec de nombreux instantanés d’aperçu. Vous pouvez supprimer les instantanés d’aperçu si nécessaire, car la suppression de ces enregistrements n’a aucun effet sur les données de facture réelles.

1. Aller à Contrats > Tous >Facturation > Prévisualiser les instantanés.

2. Recherchez l’instantané que vous souhaitez supprimer.

3. Sélectionnez Plus d’actions > Supprimer à la fin de la ligne.

4. Sélectionnez Supprimer pour confirmer.

1. Aller à Contrats > Tous >Facturation > Prévisualiser les instantanés.

2. Cochez la case dans le Supprimer colonne à côté de chaque instantané d’aperçu souhaité.
3. Sélectionnez Supprimer. En fonction de vos préférences utilisateur, pour confirmer le supprimer sélectionnez D’accord.

Descriptions des champs :

Aperçu des descriptions des champs d’instantanés

Champ	Description
Nom	Nom de l’instantané d’aperçu.
Date d’effet	Date avant ou égale aux données de facture contenues dans l’instantané d’aperçu.
Date de début de facturation planifiée	Si l’instantané d’aperçu contient des données dans une certaine plage de dates, ce champ affiche la première date (de début) de la plage de dates. Dans ce scénario, la Date d’effet affiche la date de fin de la plage de dates.
Définition de transaction	Définition de transaction proposée à utiliser lors de la génération des factures.
Facture/Date de comptabilisation dans le grand livre	La facture et le GL proposés comptabilisent les dates à utiliser lors de la génération des factures. La présentation des champs de date dépend des Comptes clients de votre société Activer le remplacement de la date de comptabilisation GL lors de la saisie option de configuration. Si l’option est définie sur false, un champ nommé Facture et Date de comptabilisation dans le grand livre apparaît. Si l’option est définie sur vrai, deux champs nommés Date de facture et Date de comptabilisation dans le grand livre apparaissent.
Message de facture	Le texte proposé pour figurer sur les documents imprimés à partir des factures lors de la génération des factures.
Liste de tarif pour la facturation du projet	Le cas échéant, affiche la liste de tarifs du projet utilisée pour remplacer la tarification de toutes les transactions facturables liées aux projets dans l’instantané de l’aperçu.
Facturer par	Les factures ont utilisé une ou plusieurs des options Facturer par suivantes : Facturer à Contrat Client Projet
Filtres Transactions à inclure Filtres d’exception	Ces sections affichent les paramètres de filtre Générer des factures utilisés pour créer l’instantané d’aperçu. Voir Générer des factures champ par description de champ pour des informations détaillées sur chaque filtre.
Résumé des factures	Affiche les informations suivantes : Le numéro de factures incluses dans l’aperçu de l’instantané Le numéro de clients associés aux factures de prévisualisation Le montant de base en tenue de compte total des factures d’aperçu combinées
Factures	Affiche les informations relatives aux factures potentielles incluses dans l’instantané d’aperçu.
Client	Le client associé à la facture correspondante. Sélectionnez le lien dans ce champ pour afficher le client dans une fenêtre de navigateur distincte.
Contrat	Le contrat associé à la facture correspondante. Sélectionnez le lien dans ce champ pour afficher le contrat dans une fenêtre de navigateur distincte.
Facturer à	Le contact de facture fournisseur associé aux lignes de contrat associées à la facture correspondante. Sélectionnez le lien dans ce champ pour afficher le contact de facture fournisseur dans une fenêtre de navigateur distincte. Ce champ n’apparaît que si les options Facturer par sélectionnées incluent Facturer à.
Expédier à	Le contact d’expédition associé aux lignes de contrat associées à la facture correspondante. Sélectionnez le lien dans ce champ pour afficher le contact d’expédition dans une fenêtre de navigateur distincte.
Projet	Le projet associé à la facture correspondante. Sélectionnez le lien dans ce champ pour afficher le projet dans une fenêtre de navigateur distincte. Cette option n’apparaît que si les options Facturer par sélectionnées incluent Projet.
Conditions de paiement	Terme net utilisé pour la facture correspondante. Sélectionnez le lien dans ce champ pour afficher le terme dans une fenêtre de navigateur distincte. Si la facture comprend plusieurs contrats avec plus d’une durée, la facture utilise la condition nette identifiée sur la fiche du client.
Devise	La devise de transaction associée à la facture correspondante.
Montant en devise de transaction	Le montant de la facture correspondante exprimé dans la devise de transaction du contrat. Sélectionnez le lien dans ce champ pour examiner les transactions facturables incluses dans la facture dans une fenêtre de navigateur distincte.
Montant en tenue de compte	Le montant de la facture correspondante exprimé dans la devise de tenue de compte.