Réviser la facture – Contrats

Utilisez la page Examiner la facture pour :

• Vérifiez ou excluez les transactions facturables d’une facture avant de générer la facture
• Affichez les erreurs qui ont pu entraîner l’échec de la génération de la facture

Vous pouvez accéder à cette page uniquement à partir de la page Générer les factures ou d’un enregistrement d’exécution de facture.

Afficher, modifier ou exclure les transactions facturables avant le traitement de la facture

La page Examiner la facture affiche toutes les transactions facturables qui seront incluses dans la facture sélectionnée si vous choisissez de la générer. Vous pouvez modifier certaines données de transaction ou exclure des transactions, le cas échéant.

Pour examiner une facture avant de la générer :

1. Atteindre Contrats > Tout > Facturation > Générer des factures.

2. Définissez les filtres applicables et exécutez Aperçu. Découvrez comment utiliser l’aperçu.

3. Dans le Sélectionner les factures à créer tableau, sélectionnez Montant de la transaction en regard de la facture souhaitée.

   Le Réviser la facture La page apparaît.

4. Si vous souhaitez exclure une transaction facturable, désélectionnez Case à cocher dans la colonne à l’extrême gauche en regard de celui-ci.
5. Si vous souhaitez que le message de cette facture soit différent de celui des autres factures du cycle de facturation, saisissez le texte du message dans la Message de facture champ.
6. Si vous souhaitez inclure une description sur une ou plusieurs transactions facturables associées à un projet, sélectionnez dans la Description à côté de la transaction applicable et saisissez le texte souhaité.

7. Si vous souhaitez modifier le nombre d’heures de la feuille de temps, sélectionnez dans la Quantité en regard du champ applicable Saisie de la feuille de temps et entrez le nombre d’heures souhaité.

   Lorsque vous modifiez le nombre d’heures pour un nombre inférieur aux heures réelles, Intacct présentera les heures non facturées la prochaine fois que vous générerez une facture pour le projet. Pour annuler ou noter les heures, modifiez le Prix pour les heures la prochaine fois que vous générerez une facture pour le projet.

8. Si vous souhaitez modifier le prix d’une ou de plusieurs transactions facturables associées à un projet, sélectionnez dans la Prix à côté de la transaction applicable et entrez le prix souhaité.

   Comment le système évalue les taux de facturation des projets lors de la génération des factures

   Un projet peut utiliser les taux de facturation définis sur le projet et/ou les taux de facturation définis dans un tarif de Ventes. Les taux de facturation pour une combinaison de collaborateur/article particulière définie sur le projet dans l’onglet Ressources et facturation remplacent tous les taux de facturation définis dans un tarif pour la même combinaison de collaborateur/article, même lorsque l’écriture de tarif a Fixe = Y.

   Si aucun taux de facturation n’est défini sur le projet et que le moteur Générer des factures ne rencontre aucun tarif sur la définition de transaction ou sur le client ou le contact concerné, le système évalue le tarif en devise de tenue de compte en dernier. S’il trouve un taux de facturation applicable dans la liste des prix en devise de tenue de compte, il utilisera ce taux lors de la génération d’une facture pour le projet.

   Les utilisateurs peuvent également sélectionner un tarif pour la facturation du projet au cours du processus de génération de facture, qui remplacera tout autre tarif affecté à une définition de transaction, à un client ou à un contact. Dans ce scénario, le système n’effectue aucune évaluation de tarif et utilise simplement le taux de facturation du tarif identifié dans la page Générer les factures. En savoir plus sur Évaluation de la liste de tarifs.

9. Procédez de l’une des manières suivantes :

   • Si vous avez apporté des modifications, sélectionnez Sauvegarder.
   • Si vous n’avez apporté aucune modification, sélectionnez Annuler.

Examiner une facture après l’exécution de la facture

Si une facture a été générée avec succès, vous pouvez afficher, imprimer et/ou envoyer par e-mail dans Ventes comme vous le feriez pour n’importe quelle autre facture. Si une facture n’a pas pu être générée, vous pouvez utiliser la page Examiner la facture pour afficher les messages d’erreur.

Pour consulter une facture après son exécution :

1. Atteindre Contrats > Tout > Facturation > Traitements des factures.

   Le Traitements des factures La liste apparaît.

2. Choisir Vue en regard de l’exécution de facture souhaitée.

3. Dans le Factures , sélectionnez le lien dans le Montant de la transaction en regard de la facture souhaitée.

   Le Réviser la facture La page apparaît.

4. Vérifiez tous les messages d’erreur dans l’en-tête de la facture et sur les lignes de transaction facturables applicables. Voir Résoudre les problèmes de Générer les factures – Contrats pour plus d’informations sur la façon de corriger les conditions d’erreur courantes.

Descriptions des champs

Champs d’en-tête

Champs des écritures de planification de facturation du contrat

Champs Écritures d’utilisation du contrat

Champs Feuilles de temps, Dépenses des collaborateurs, Dépenses CF et Transactions d’achat

Champs d’en-tête

Descriptions des champs d’en-tête

Champ	Description
Client	Le client associé à la facture.
Contrat	Le contrat associé à la facture. Sélectionnez le lien dans ce champ pour afficher le contrat.
Facturer à	Le contact de facturation associé aux lignes de contrat associées à la facture correspondante. Sélectionnez le lien dans ce champ pour afficher le contact de facturation dans une fenêtre de navigateur distincte. Ce champ n’apparaît que si les options Facturer par sélectionnées incluent Facturer à.
Expédier à	Contact d’expédition associé aux lignes de contrat associées à la facture correspondante. Sélectionnez le lien dans ce champ pour afficher le contact d’expédition dans une fenêtre de navigateur distincte.
Conditions de paiement	Condition de paiement nette utilisée pour la facture correspondante. Sélectionnez le lien dans ce champ pour afficher le terme dans une fenêtre de navigateur distincte. Si la facture comprend plusieurs contrats avec plusieurs durées, la facture utilise la condition de paiement nette indiquée dans la fiche client.
Projet	Le projet associé à la facture correspondante. Sélectionnez le lien dans ce champ pour afficher le projet dans une fenêtre de navigateur distincte. Cette option s’affiche uniquement si les options Facturer par sélectionnées incluent Projet.
Montant total	Montant total de la facture exprimé dans la devise de transaction utilisée par le contrat associé.
Montant total en tenue de compte	Montant total de la facture exprimé dans la devise de tenue de compte.
Devise	Devise de transaction associée à la facture.
Type de taux de change	Type de taux de change défini sur le contrat.
Date de taux de change	Date spécifiée comme date de facture dans la section Options d’exécution des factures de la page Générer les factures.
Taux de change	Le taux de change associé à la date du taux de change. En savoir plus sur Taux de change de la facture du contrat.
Message de facture	Message saisi dans la section Options d’exécution des factures de la page Générer les factures. Si vous avez accédé à cette page à partir de la page Générer des factures, vous pouvez modifier le message de cette facture particulière. Saisissez le texte que vous souhaitez voir apparaître sur les documents imprimés à partir de la facture.
Statut	S’affiche uniquement si vous accédez à cette page à partir d’un enregistrement d’exécution de facture. Affiche l’une des options suivantes : Prévue: La facture attend que le planificateur du système démarre le processus de génération. Succès: le système a réussi à créer la facture. Échec: Le système n’a pas pu créer la facture. Consultez le texte du message d’erreur pour une description de ce qui s’est passé. Supprimé: Le système a généré la facture avec succès, puis un utilisateur l’a supprimée.
Message d’erreur	S’affiche uniquement si vous accédez à cette page à partir d’un enregistrement d’exécution de facture. Si le statut de la facture correspondante = Échec, le système affiche un message d’erreur expliquant pourquoi la génération de la facture a échoué. Voir Résoudre les problèmes de génération des factures.
<link to invoice>	S’affiche uniquement si vous accédez à cette page à partir d’une fiche d’exécution de facture et que le statut = Réussie. Sélectionnez le lien pour afficher la transaction de facture.

Champs du tableau des entrées de planification de facturation du contrat

Entrées de planification de facturation du contrat Descriptions des champs du tableau

Champ	Description
Article	ID de l’article-nom associé à la ligne de facturation correspondante.
Description de l’article	Description de l’article de la ligne de contrat pour laquelle la ligne de facturation est planifiée.
Numéro de ligne de contrat	Numéro de ligne de contrat pour lequel la ligne de facturation est planifiée.
Quantité Taux Multiplicateur Remise	Ces champs affichent des valeurs autres que 1 si les conditions suivantes sont réunies : La méthode de facturation pour la ligne de contrat associée = Prix fixe La fréquence des montants forfaitaires/fixes pour la ligne de contrat associée n’est pas égale à Utiliser le modèle de facturation L’utilisateur a saisi des valeurs dans ces champs sur la ligne de contrat
Montant en devise de transaction	La partie applicable du montant forfaitaire/fixe de la ligne de contrat associée à la ligne de facturation correspondante exprimée dans la devise de transaction.
Montant en tenue de compte	La partie applicable du montant forfaitaire/fixe de la ligne de contrat associée à la ligne de facturation correspondante exprimée dans la devise de tenue de compte.
Date de comptabilisation	Date de comptabilisation planifiée pour la ligne de facturation. Si vous avez sélectionné une date différente dans le champ Date de comptabilisation de la facture et du grand livre de la section Options d’exécution des factures de la page Générer les factures, cette date sera utilisée comme date de comptabilisation lorsque vous générerez les factures.
Mémo de calcul	Ce champ n’affiche du texte que si la ligne de contrat correspondante présente une fréquence de montant forfaitaire/fixe = « Utiliser le modèle de facturation ». Il indique le montant forfaitaire/fixe total de la ligne de contrat et le pourcentage à facturer selon le modèle de facturation associé. Si le montant forfaitaire/fixe total a été déterminé à l’aide d’une combinaison des champs Quantité, Taux, Multiplicateur et Remise, le texte inclut ces valeurs.
Date de début de la période de service	Indique le début de la période pendant laquelle les services de votre entreprise sont fournis ou consommés pour cette écriture de facturation. En savoir plus sur les périodes de service.
Date de fin de la période de service	Indique la fin de la période pendant laquelle les services de votre entreprise sont fournis ou consommés pour cette écriture de facturation. En savoir plus sur les périodes de service.
Expédier à	Affiche le contact d’expédition défini pour la ligne de facturation. Ce contact est utilisé par Avalara Tax pour calculer les taxes pour la ligne de facturation et/ou pour l’afficher comme information sur la facture. Si vous souhaitez modifier le contact d’expédition d’une ligne de contrat avant de générer la facture, ouvrez le contrat et modifiez la ligne de contrat. Si vous souhaitez modifier le contact d’expédition d’une ligne de contrat après avoir généré la facture, notez que les factures contrat suivent les mêmes règles de modification que les factures des Ventes. Si la définition de transaction de facture permet de modifier les contacts d’expédition, vous pouvez modifier les contacts d’expédition sur les éléments de facture du contrat dans Ventes. Lorsque vous sélectionnez Calculer les sous-totaux ou Comptabiliser, les taxes sont automatiquement recalculées par élément en fonction des taux de taxe de chaque destination d’expédition. Les taxes sur les factures contrat utilisent la configuration de comptabilisation définie dans la définition de transaction, ce qui ne modifie pas les soldes des journaux de contrat. Ce champ s’affiche uniquement si l’option Activer le contact d’expédition au niveau des lignes est définie sur vrai dans la page Configurer les commandes clients.
Statut	S’affiche uniquement si vous avez accédé à cette page à partir d’un enregistrement d’exécution de facture. Affiche F, indiquant Échec, si la transaction facturable est associée à une erreur. Sinon, ce champ est vide.
Message d’erreur	S’affiche uniquement si vous avez accédé à cette page à partir d’un enregistrement d’exécution de facture. Si le champ Statut correspondant = F, ce champ affiche le texte d’erreur associé à cette ligne de transaction facturable.

Champs Écritures d’utilisation du contrat

Descriptions des champs des écritures d’utilisation du contrat

Champ	Description
Article	ID de l’article-nom associé à la ligne d’utilisation correspondante.
Description de l’article	Description de l’article de la ligne de contrat pour laquelle l’utilisation est enregistrée.
N° de ligne	Numéro de ligne du contrat pour lequel l’utilisation a été enregistrée.
Quantité	Si Fractionner les niveaux en lignes de facture est activé dans le Configurer les contrats affiche la quantité d’utilisation associée à la ligne d’utilisation pour les articles dont le prix est fixé avec une tarification par échelons = Étape ou Volume. Si cette option est désactivée ou si Tarification par niveau = Absolu, ce champ affiche 1,00.
Montage de transaction	Montant d’utilisation exprimé dans la devise de transaction.
Montant en tenue de compte	Montant d’utilisation exprimé dans la devise de tenue de compte.
Niveau de prix	Applicable uniquement si Fractionner les niveaux en lignes de facture est sélectionné dans la Configurer les contrats et la ligne d’utilisation utilise une écriture de tarif avec Type de prix = Par échelons. Affiche le taux de niveau associé à la ligne de facture d’utilisation.
Mémo sur le calcul	Les données affichées par ce champ diffèrent selon que l’élément Fractionner les niveaux en lignes de facture est activée dans la Configurer les contrats page. Si l’option est désactivée ou si Tarification par niveau = Volume : affiche la façon dont la Montant de la transaction a été calculé. S’affiche habituellement ((utilisation totale, quantité non facturée à la date indiquée dans la En date du Filtre moins les unités incluses) x (prix applicable à la quantité d’utilisation)). Par exemple, supposons qu’un article ait des prix de facturation par échelons de 100 $ pour les quantités de 1 à 10 et de 90 $ pour les quantités de 11 à 20, et que la quantité d’utilisation soit réinitialisée après chaque facture. En mars, l’utilisation enregistrée pour l’article est de 14. Le mémo de calcul de mars affichera (14 * 90). En avril, l’utilisation enregistrée pour l’article est de 9. Le mémo de calcul d’avril affichera (9 * 100). Si l’option est activée et que la ligne d’utilisation utilise une écriture de tarif avec Tarification des niveaux = Échelon : affiche le numéro d’échelon du taux de niveau sur le nombre total d’échelons du niveau. Par exemple, s’il y a trois échelons de niveau et que la ligne correspondante utilise le taux de l’échelon 2, ce champ affiche le niveau 2 sur 3. Si l’option est activée et que la ligne d’utilisation utilise une écriture de tarif avec Tarification par niveau = Absolu : affiche la quantité d’utilisation enregistrée pour la ligne d’utilisation.
Date de début de la période de service	Indique le début de la période pendant laquelle les services de votre entreprise sont fournis ou consommés pour cette écriture d’utilisation. En savoir plus sur les périodes de service.
Date de fin de la période de service	Indique la fin de la période pendant laquelle les services de votre entreprise sont fournis ou consommés pour cette écriture d’utilisation. En savoir plus sur les périodes de service.

Feuilles de temps, Dépenses des collaborateurs, Dépenses des CF, Champs des transactions d’achat

Le tableau suivant décrit les champs des tables spécifiques aux transactions.

Feuilles de temps, Dépenses des collaborateurs, Dépenses des CF, Descriptions des champs des transactions d’achat

Champ	Description
Date	La date de transaction.
Numéro du document	Identifiant de transaction.
N° de ligne	Numéro de ligne de l’écriture correspondante dans la base de données. Ce champ est fourni à titre de référence uniquement.
ID de projet	Identifiant du projet auquel la transaction est associée.
Article	L’article associé à la ligne de contrat.
Quantité	Indique soit : la quantité associée à l’article, ou Nombre d’heures associées à une saisie de feuille de temps Si vous avez accédé à cette page à partir du Générer des factures , vous pouvez modifier la page Quantité pour les saisies de feuille de temps. Lorsque vous modifiez le nombre d’heures pour un nombre inférieur aux heures réelles, le système affichera les heures non facturées la prochaine fois que vous générerez une facture pour le projet. Pour annuler ou noter les heures, modifiez le Prix pour les heures la prochaine fois que vous générerez une facture pour le projet. Si vous ne souhaitez pas que les heures apparaissent sur une facture que vous envoyez à un client, générez une facture uniquement pour les 0,00 heure.
Pourcentage de frais	Le coût plus le pourcentage des frais associés à la transaction facturable, le cas échéant.
Prix	Prix associé à l’article ou à l’heure. Vous pouvez saisir un prix différent si nécessaire.
Montant en devise de transaction	Prix détaillé exprimé dans la devise de transaction.
Description	Si vous avez accédé à cette page à partir du Générer des factures , vous pouvez utiliser ce champ pour saisir un texte décrivant la transaction facturable. Ce texte peut apparaître sur la facture s’il est inclus dans la Modèle de document.
Collaborateur Service Établissement Classe Entrepôt Dimensions définies par l’utilisateur	Valeurs de dimension associées à la transaction facturable source. La dimension Entrepôt ne s’applique qu’aux transactions d’achat.