Examiner la facture – Contrats

Utilisez la page Vérifier la facture pour :

• Vérifier ou exclure les transactions facturables d’une facture avant de générer la facture
• Afficher les erreurs qui ont pu entraîner l’échec de la génération de la facture

Vous ne pouvez accéder à cette page qu’à partir de la page Générer des factures ou d’un fiche d’exécution de facture.

Afficher, modifier ou exclure les transactions facturables avant l’exécution de la facture

La page Vérifier la facture affiche toutes les transactions facturables qui seront incluses dans la facture sélectionnée si vous choisissez de la générer. Vous pouvez modifier certaines données de transaction ou exclure des transactions, le cas échéant.

Pour examiner une facture avant de la générer :

1. Aller à Contrats > Tous > Facturation > générer les factures.

2. Définissez les filtres applicables et exécutez Aperçu. Apprenez à utiliser l’aperçu.

3. Dans le Sélectionnez les factures à créer table, sélectionnez Montant de la transaction à côté de la facture souhaitée.

   L' Examiner la facture s’affiche.

4. Si vous souhaitez exclure une transaction facturable, désélectionnez l’icône case à cocher dans la colonne à l’extrême gauche à côté.
5. Si vous souhaitez que le message de cette facture soit différent de celui des autres factures de l’exécution de la facture, saisissez le texte du message dans le Message de facturation domaine.
6. Si vous souhaitez inclure une description sur une ou plusieurs transactions facturables associées à un projet, sélectionnez dans l’onglet Descriptif à côté de la transaction applicable et entrez le texte souhaité.

7. Si vous souhaitez modifier le numéro d’heures de la feuille de temps, sélectionnez dans la Quantité à côté du champ applicable Saisie de la feuille de temps et entrez le numéro d’heures souhaité.

   Lorsque vous modifiez le nombre d’heures pour un numéro inférieur aux heures réelles, Intacct présentera les heures non facturées la prochaine fois que vous générerez une facture pour le projet. Pour radier ou noter les heures, modifiez le Prix pour les heures la prochaine fois que vous générerez une facture pour le projet.

8. Si vous souhaitez modifier le prix d’une ou plusieurs transactions facturables associées à un projet, sélectionnez dans l’onglet Prix à côté de la transaction applicable et entrez le prix souhaité.

   Comment le système évalue les taux de facturation du projet lors de la génération de la facture

   Un projet peut utiliser les taux de facturation du projet définis sur le projet et/ou les taux de facturation définis dans une liste de tarifs Ventes. Les taux de facturation d’une combinaison collaborateur/article particulière définie sur le projet dans l’onglet Ressources et facturation remplacent tous les taux de facturation définis dans une tarif pour la même combinaison collaborateur/article, même si l’entrée de la liste de tarifs a Fixe =Y.

   S’il n’y a pas de taux de facturation définis sur le projet et que le moteur de génération de factures ne rencontre aucune liste de prix sur la définition de transaction ou sur le client ou le contact applicable, le système évalue la liste de tarifs de base en dernier. S’il trouve un taux de facturation applicable dans la liste de tarifs de base, il utilisera ce taux lors de la génération d’une facture pour le projet.

   Les utilisateurs peuvent également sélectionner une liste de prix pour la facturation de projet pendant le processus de génération de facture qui remplacera toute autre liste de tarifs attribuée à une définition de transaction ou à un client ou à un contact. Dans ce scénario, le système n’effectue aucune évaluation tarif et utilise simplement le taux de facturation du tarif identifié dans la page Générer les factures. En savoir plus sur Évaluation de la liste de tarifs.

9. Procédez de l’une des manières suivantes :

   • Si vous avez apporté des modifications, sélectionnez Enregistrer.
   • Si vous n’avez apporté aucune modification, sélectionnez Annuler.

Examiner une facture après l’exécution de la facture

Si une facture a été générée avec succès, vous pouvez afficher, imprimer et/ou envoyer la facture par e-mail dans Ventes comme vous le feriez pour n’importe quelle autre facture. Si un facture n’a pas réussi à générer, vous pouvez utiliser la page Vérifier la facture pour afficher les messages d’erreur.

Pour examiner une facture après l’exécution de la facture :

1. Aller à Contrats > Tous > Facturation > Exécutions de factures.

   L' Exécutions de factures liste s’affiche.

2. Sélectionnez Voir à côté de l’exécution de la facture souhaitée.

3. Dans le Factures , sélectionnez le lien dans le Montant de la transaction colonne à côté de la facture souhaitée.

   L' Examiner la facture s’affiche.

4. Vérifiez tous les messages d’erreur dans l’en-tête de la facture et sur les lignes de transaction facturables applicables. Voir Résoudre les problèmes de Générer les factures – Contrats pour plus d’informations sur la façon de corriger les conditions d’erreur courantes.

Descriptions des champs :

Champs d’en-tête

Champs d’écritures d’échéancier de facturation du contrat

Champs des écritures d’utilisation du contrat

Champs Feuilles de temps, Dépenses d’employé, Dépenses AP et Transactions d’Achats

Champs d’en-tête

Descriptions des champs d’en-tête

Champ	Description
Client	Le client associé à la facture.
Contrat	Le contrat associé à la facture. Sélectionnez le lien dans ce champ pour afficher le contrat.
Facturer à	Le contact de facture fournisseur associé aux lignes de contrat associées à la facture correspondante. Sélectionnez le lien dans ce champ pour afficher le contact de facture fournisseur dans une fenêtre de navigateur distincte. Ce champ n’apparaît que si les options Facturer par sélectionnées incluent Facturer à.
Expédier à	Le contact d’expédition associé aux lignes de contrat associées à la facture correspondante. Sélectionnez le lien dans ce champ pour afficher le contact d’expédition dans une fenêtre de navigateur distincte.
Conditions de paiement	Terme net utilisé pour la facture correspondante. Sélectionnez le lien dans ce champ pour afficher le terme dans une fenêtre de navigateur distincte. Si la facture comprend plusieurs contrats avec plus d’une durée, la facture utilise la condition nette identifiée sur la fiche du client.
Projet	Le projet associé à la facture correspondante. Sélectionnez le lien dans ce champ pour afficher le projet dans une fenêtre de navigateur distincte. Cette option n’apparaît que si les options Facturer par sélectionnées incluent Projet.
Montant total	Montant total de la facture exprimé dans la devise de transaction utilisée par le contrat associé.
Montant total en tenue de compte	Le montant total de la facture exprimé dans la devise de tenue de compte.
Devise	La devise de transaction associée à la facture.
Type de taux de change	Le type de taux de change défini sur le contrat.
Date de taux de change	Date spécifiée comme date de facture dans la section Options d’exécution de la facture de la page Générer des factures.
Taux de change	Le taux de change associé à la date du taux de change. En savoir plus sur Taux de change de la facture contrat.
Message de facture	Le message saisi dans la section Options d’exécution des factures de la page Générer des factures. Si vous avez accédé à cette page à partir de la page Générer des factures, vous pouvez modifier le message de cette facture particulière. Entrez le texte que vous souhaitez voir apparaître sur les documents imprimés à partir de la facture.
Statut	S’affiche uniquement si vous accédez à cette page à partir d’un fiche d’exécution de facture. Affiche l’une des options suivantes : À l’horaire : La facture attend que le planificateur du système démarre le processus de génération. Réussite : Le système a pu créer la facture. Échec : Le système n’a pas été en mesure de créer la facture. Voir le texte du message d’erreur pour une description de ce qui s’est passé. Supprimé : Le système a généré la facture avec succès, puis un utilisateur a supprimé la facture.
Message d’erreur	S’affiche uniquement si vous accédez à cette page à partir d’un fiche d’exécution de facture. Si l’état de la facture correspondant est Échec, le système affiche le message d’erreur qui explique pourquoi la génération de la facture a échoué. Voir Résoudre les problèmes liés à la génération de factures.
<link to invoice>	S’affiche uniquement si vous accédez à cette page à partir d’une fiche d’exécution de facture et que l’état = Réussi. Sélectionnez le lien pour afficher la transaction de facture.

Champs de table Écritures d’échéancier de facturation du contrat

Descriptions des champs de la table des écritures d’échéancier de facturation du contrat

Champ	Description
Article	Nom de l’ID de l’article associé à la ligne de facturation correspondante.
Description de l’article	La description de l’article de la ligne de contrat pour laquelle la ligne de facturation est planifiée.
N° de ligne de contrat	Le numéro de ligne de contrat pour lequel la ligne de facturation est planifiée.
Quantité Taux Multiplicateur Remise	Ces champs affichent des valeurs autres que 1 si les conditions suivantes sont réunies : La méthode de facturation pour la ligne de contrat associée = Prix fixe La fréquence de montant fixe/fixe pour la ligne de contrat associée n’est pas égale à Utiliser le modèle de facturation L’utilisateur a saisi des valeurs dans ces champs sur la ligne de contrat
Montant en devise de transaction	Partie applicable du montant forfaitaire/fixe de la ligne de contrat associée à la ligne de facturation correspondante, exprimée dans la devise de transaction.
Montant en tenue de compte	Partie applicable du montant fixe/fixe de la ligne de contrat associée à la ligne de facturation correspondante, exprimée dans la devise de tenue de compte.
Date de comptabilisation	Date de comptabilisation planifiée de la ligne de facturation. Si vous avez sélectionné une date différente dans le champ Facture et Date de comptabilisation dans le grand livre de la section Options d’exécution de la facture de la page Générer des factures, cette date sera utilisée comme date de comptabilisation lorsque vous générerez les factures.
Mémo de calcul	Ce champ n’affiche du texte que si la ligne de contrat correspondante a Fréquence de montant fixe/fixe = « Utiliser le modèle de facturation ». Il affiche le montant total de la ligne de contrat Fixe/Fixe et le pourcentage à facturer selon le modèle de facturation associé. Si le montant total fixe/fixe a été déterminé à l’aide d’une combinaison des champs Quantité, Taux, Multiplicateur et Remise, le texte inclut ces valeurs.
Date de début de la période de service	Indique le début de la période pendant laquelle les services de votre entreprise sont fournis ou consommés pour cette écriture de facturation. En savoir plus sur les périodes de service.
Date de fin de la période de service	Indique la fin de la période pendant laquelle les services de votre entreprise sont fournis ou consommés pour cette entrée de facturation. En savoir plus sur les périodes de service.
Expédier à	Affiche le contact d’expédition défini pour la ligne de facturation. Ce contact est utilisé par Avalara Tax pour calculer les taxes pour la ligne de facturation et/ou pour les afficher comme informations sur la facture. Si vous souhaitez modifier l’expédition à contact pour une ligne de contrat avant de générer la facture, ouvrez le contrat et modifiez-le. Si vous souhaitez modifier l’expédition en contact pour une ligne de contrat après avoir généré la facture, notez que les factures contractuelles suivent les mêmes règles d’édition que les factures Ventes de commandes. Si la définition de transaction de facture permet de modifier l’option Expédier aux contacts, vous pouvez modifier l’option Expédier aux contacts sur les postes de facture contrat dans Ventes. Lorsque vous sélectionnez Calculer les sous-totaux ou Valider, les taxes sont automatiquement recalculées par élément en fonction des taux de taxe pour chaque expédition à destination. Les taxes sur les factures contractuelles utilisent la configuration de comptabilisation définie dans la définition de transaction, de sorte que cela ne modifiera pas les soldes du journal des contrats. Ce champ ne s’affiche que si l’option Activer le contact d’expédition au niveau de la ligne est définie sur true sur la page Configurer la Ventes de commande.
Statut	S’affiche uniquement si vous avez accédé à cette page à partir d’une fiche d’exécution de facture. Affiche F, indiquant Échec, si la transaction facturable est associée à une erreur. Sinon, ce champ est vide.
Message d’erreur	S’affiche uniquement si vous avez accédé à cette page à partir d’une fiche d’exécution de facture. Si le champ Statut correspondant = F, ce champ affiche le texte d’erreur associé à cette ligne de transaction facturable.

Champs des écritures d’utilisation du contrat

Descriptions des champs d’entrées d’utilisation du contrat

Champ	Description
Article	Nom de l’ID de l’article associé à la ligne d’utilisation correspondante.
Description de l’article	Description de l’article de la ligne de contrat pour laquelle l’utilisation est enregistrée.
N° de ligne	Le numéro de ligne du contrat pour lequel l’utilisation a été enregistrée.
Quantité	Si Fractionner les niveaux en lignes de facture est activé dans le Configurer les contrats , affiche la quantité d’utilisation associée à la ligne d’utilisation des articles dont le prix est fixé avec une tarification par échelons = Étape ou Volume. Si cette option est désactivée ou si Tarification par niveau = Absolue, ce champ affiche 1,00.
Montage des transactions	Le montant d’utilisation exprimé dans la devise de transaction.
Montant en tenue de compte	Le montant de l’utilisation exprimé dans la devise de tenue de compte.
Niveau de prix	Applicable uniquement si Fractionner les niveaux en lignes de facture est sélectionné dans le Configurer les contrats et la ligne d’utilisation utilise une écriture de tarif avec le type de prix = Par échelons. Affiche le tarif du niveau associé à la ligne de facture d’utilisation.
Mémo sur le calcul	Les données affichées par ce champ diffèrent selon que l’élément Fractionner les niveaux en lignes de facture est activée dans la Configurer les contrats page. Si l’option est désactivée ou si Tarification par niveau = Volume : affiche la Montant de la transaction a été calculé. Affiche généralement ((quantité totale d’utilisation non facturée à la date indiquée dans le À ce jour champ de filtre moins les unités incluses) x (prix applicable à la quantité utilisée)). Par exemple, supposons qu’un article ait des prix de facturation échelonnés de 100 $ pour les quantités de 1 à 10 et de 90 $ pour les quantités de 11 à 20 et que la quantité utilisée soit réinitialisée après chaque facture. En mars, l’utilisation enregistrée pour l’article est de 14. La note de calcul de mars indiquera (14 * 90). En avril, l’utilisation enregistrée pour l’article est de 9. La note de calcul d’avril indiquera (9 * 100). Si l’option est activée et que la ligne d’utilisation utilise une entrée de tarif avec Tarification de niveau = Étape : affiche le numéro d’échelon pour le tarif de niveau sur le numéro total d’échelons de niveau. Par exemple, s’il y a trois échelons de niveau et que la ligne correspondante utilise le taux de l’échelon 2, ce champ affiche le niveau 2 sur 3. Si l’option est activée et que la ligne d’utilisation utilise une entrée de tarif avec Tarification par niveau = Absolu : affiche le quantité d’utilisation enregistré pour la ligne d’utilisation.
Date de début de la période de service	Indique le début de la période pendant laquelle les services de votre entreprise sont fournis ou consommés pour cette entrée d’utilisation. En savoir plus sur les périodes de service.
Date de fin de la période de service	Indique la fin de la période pendant laquelle les services de votre entreprise sont fournis ou consommés pour cette entrée d’utilisation. En savoir plus sur les périodes de service.

Feuilles de temps, Dépenses des employés, Dépenses AP, Champs des transactions d’achats

Le tableau suivant décrit les champs des tables spécifiques aux transactions.

Feuilles de temps, Dépenses des employés, Dépenses de comptabilité fournisseurs, Descriptions des champs des transactions d’Achats

Champ	Description
Date	La date de transaction.
Numéro du document	L’identifiant de la transaction.
N° de ligne	Le numéro de ligne de l’entrée correspondante dans la base de données. Ce champ n’est fourni qu’à titre de référence.
ID de projet	L’identifiant du projet auquel la transaction est associée.
Article	Article associé à la ligne de contrat.
Quantité	Indique soit : la quantité associée à l’article, ou le numéro d’heures associé à une saisie de feuille de temps Si vous avez accédé à cette page depuis le Générer les factures , vous pouvez modifier la page Quantité pour les écritures de feuille de temps. Lorsque vous modifiez le numéro d’heures pour un numéro inférieur aux heures réelles, le système affiche les heures non facturées la prochaine fois que vous générez une facture pour le projet. Pour radier ou noter les heures, modifiez le Prix pour les heures la prochaine fois que vous générerez une facture pour le projet. Si vous ne souhaitez pas que les heures apparaissent sur une facture que vous envoyez à un client, générez une facture pour les 0,00 heures uniquement.
Pourcentage de frais	Le coût majoré des frais pour cent associé à la transaction facturable, le cas échéant.
Prix	Le prix associé à l’article ou au temps. Vous pouvez entrer un prix différent si nécessaire.
Montant en devise de transaction	Prix étendu exprimé dans la devise de transaction.
Description	Si vous avez accédé à cette page à partir du Générer des factures , vous pouvez utiliser ce champ pour saisir du texte décrivant la transaction facturable. Ce texte peut apparaître sur la facture s’il est inclus dans le Modèle de document.
Collaborateur Service Établissement Classe Entrepôt Dimensions définies par l’utilisateur	Valeurs de dimension associées à la transaction facturable source. La dimension Entrepôt ne s’applique qu’aux transactions d’Achats.