Calculer les périodes de facturation partielles au prorata pour la facturation récurrente

Sage Intacct peut calculer automatiquement les prix au prorata pour la facturation récurrente lorsque la date de début et/ou de fin d’une ligne de contrat entraîne une période de facturation partielle. Pour la facturation mensuelle, si la ligne de contrat utilise également la méthode de reconnaissance de la ligne linéaire et que les dates de début et de fin du revenu sont identiques à celles de la ligne de contrat, l’échéancier de revenu correspondra à l’échéancier de facturation.

À propos du calcul au prorata de la période de facturation partielle

Lorsque vous ajoutez une nouvelle ligne de contrat à un contrat, vous pouvez indiquer si Intacct doit ou non calculer au prorata le montant de la première et/ou de la dernière période de facturation si les dates de début et de fin de la ligne de contrat entraînent une période partielle.

Le calcul au prorata pour les périodes de facturation mensuelles est le suivant :

Le calcul au prorata pour les périodes de facturation trimestrielles est le suivant :

Le calcul au prorata pour les périodes de facturation annuelles est le suivant :

Notez le comportement suivant :

• Vous pouvez répartir les périodes partielles au prorata avec des lignes de contrat à prix fixe ou à quantité variable.
• La Durée (en périodes) est calculée comme suit :

  Nombre de périodes complètes dans la durée de la ligne de contrat + (numéro de jours dans la période partielle / numéro de jours une période de facturation). S’il y a deux périodes partielles, la deuxième période partielle est également calculée et ajoutée à la durée.

  Cette valeur est calculée avec une précision de 10 et arrondie à 2 décimales sur l’écran.

• Pour que le barème des revenus corresponde au barème de facturation lorsque vous utilisez les périodes partielles au prorata, les critères suivants doivent être remplis :
  • La méthode de reconnaissance doit = Ligne droite
  • Les dates de début et de fin du revenu doivent = les dates de début et de fin de la ligne de contrat
• Si vous êtes également abonné à Digital Board Book : L' calcul du MRR standard ne change pas si vous utilisez la fonction de prorata des périodes partielles, de sorte que vos montants MRR peuvent différer du calendrier de facturation.

Proratiser la première et/ou la dernière période partielle d’une nouvelle ligne de contrat

Vous pouvez utiliser cette fonction pour calculer au prorata la première et la dernière période partielle pour les lignes de contrat à durée déterminée. Vous ne pouvez utiliser cette fonction que pour calculer au prorata la première période pour les lignes de contrat permanentes.

Pour répartir au prorata les périodes partielles d’une nouvelle ligne de contrat :

1. Ouvrez le contrat applicable dans Modifier mode.
2. Sélectionnez Ajouter situé au-dessus du coin supérieur gauche de la Lignes de contrat table.

   L' Ligne de contrat Une fenêtre contextuelle apparaît.

3. Utilisez l’icône Objet liste déroulante pour sélectionner l’article souhaité.
4. Entrez la ligne de contrat applicable Commencer et Fin Dates qui entraînent une première et/ou une dernière période de calendrier de facturation partielle.
5. Utilisez la Méthode de facturation liste déroulante pour sélectionner Tarif fixe ou Basé sur la quantité . Si vous choisissez Basé sur la quantité, sélectionnez Variable comme le Quantité type.
6. Utilisez l’icône Fréquence de montant fixe/fixe liste déroulante à sélectionner Inclure avec chaque facture.
7. Utilisez l’icône Fréquence de facturation liste déroulante pour sélectionner l’intervalle dans lequel la facturation doit se répéter.
8. Sélectionnez l’icône Périodes partielles au prorata case à cocher.
9. Procédez de l’une des manières suivantes :
   • Utilisez l’icône Calculatrice pour calculer le montant de chaque facture.
   • Entrez le montant de chaque facture dans le OU Entrez le montant domaine.

10. Si vous souhaitez que le calendrier des revenus soit égal au calendrier de facturation, vous pouvez éventuellement sélectionner un Modèle de revenus avec méthode de reconnaissance = Ligne droite et saisissez les mêmes dates que celles utilisées pour les dates de début et de fin de la ligne de contrat pour le Début des revenus et Dates de fin.

11. Sélectionnez Poste, Enregistrer, ou Brouillon, le cas échéant.
12. Dans le Lignes de contrat grille, sélectionnez l’icône Ligne de contrat, sélectionnez Afficher les détails, puis sélectionnez Voir l’horaire sous Calendrier de facturation.

    S’il y a une première période partielle, Intacct planifie la première période pour facturer fournisseur à la date de début de la ligne de contrat. Il affiche les détails de calcul des périodes partielles dans le champ Mémo de calcul.

Calculez au prorata la période partielle d’une mise à niveau ou d’une rétrogradation d’une ligne de contrat existante

Cette section ne s’applique qu’aux contrats à terme. Un contrat à durée déterminée a des dates de début et de fin.

Vous pouvez rencontrer des situations où un client souhaite mettre à niveau ou rétrograder une ligne de contrat au milieu d’une période de facturation. Il existe plusieurs façons de documenter ce type de modification de contrat. Vous trouverez ci-dessous deux exemples d’utilisation de la fonctionnalité de calcul au prorata de la période partielle pour documenter une mise à niveau ou une rétrogradation.

Exemple 1 — Répartissez au prorata une période partielle pour une mise à niveau/rétrogradation et annulez la ligne de contrat initiale

Dans ce scénario, vous ajoutez une nouvelle ligne de contrat pour l’article de mise à niveau ou de rétrogradation et sélectionnez Proratiser les périodes partielles. Ensuite, vous calculez manuellement au prorata l’échéancier de facturation existant pour la ligne de contrat initiale pour la période partielle. Enfin, annulez la ligne de contrat initiale à la date applicable.

Dans notre exemple, le client dispose d’une ligne de contrat existante pour le service Gold à 100,00 par mois qui a commencé le 1er janvier. Ils souhaitent passer au service Platinum à partir du 15 mars.

1. Ajoutez une nouvelle ligne de contrat au contrat pour la mise à niveau ou la rétrogradation avec les dates de début et de fin de la ligne de contrat applicables et sélectionnez Proratiser les périodes partielles. Voir Proratiser la première et/ou la dernière période partielle d’une nouvelle ligne de contrat.

   Dans notre exemple, le client passe au service Platinum, dont le montant mensuel est de 150,00, et la nouvelle ligne de contrat commence le 15 mars. Intacct calcule automatiquement un montant au prorata de 82,26 pour la période partielle et le planifie à la date de début de la ligne de contrat.

   Suivez votre processus d’entreprise pour déterminer la date de début de la ligne de contrat.

2. Ouvrez le Calendrier de facturation pour la ligne de contrat initiale et Calculer manuellement le montant de la période partielle restante pour la période de facturation.

   Dans notre exemple, la facturation du service Gold est programmée au début du mois le 1er mars. Le montant de la facturation mensuelle est de 100,00 Nous calculons manuellement la période partielle du 1er au 14 mars et obtenons un résultat de 45,16.

   Suivez votre processus d’affaires en ce qui concerne les calculs de périodes partielles.

3. Modifiez l’échéancier de facturation de la ligne de contrat initial comme suit :
   • Modifiez le montant dans la ligne du mois applicable pour le définir sur le montant partiel. La date de comptabilisation planifiée pour cette ligne doit être antérieure à la date d’annulation.
   • Ajoutez une nouvelle ligne à la planification pour le reste du montant de la période et planifiez-la pour qu’elle soit comptabilisée le lendemain de la date d’annulation.

   Dans notre exemple, nous modifions la ligne de mars pour définir le montant à 45,16. Ensuite, nous ajoutons une nouvelle ligne prévue pour le 16 mars et fixons le montant à 54,84 (la période partielle restante pour mars).

4. Si l’utilisation est impliquée dans la facturation, Créer une fiche d’utilisation pour la quantité d’utilisation applicable et attribuez-lui une date d’utilisation antérieure à la date d’annulation. Si vous souhaitez que la date d’utilisation soit postérieure à la date d’annulation, assurez-vous de sélectionner l’option « Inclure l’utilisation non facturée dans la génération de la facture » lorsque vous annulez la ligne de contrat.
5. Si la ligne de contrat participe à un AEM, créez une nouvelle répartition AEM qui exclut la ligne de contrat initiale, inclut la nouvelle ligne de contrat et utilise une date d’entrée en vigueur AEM égale ou antérieure à la date d’annulation. Voir Annuler une ligne de contrat qui fait partie d’un MEA.

   Dans notre exemple, nous utiliserions le 15 mars comme date d’entrée en vigueur de l’AEM.

6. Annulez la ligne de contrat initiale en utilisant la date d’annulation applicable. Suivez votre processus d’affaires pour déterminer la date d’annulation.

   Dans notre exemple, nous utilisons le 15 mars comme date d’annulation. Intacct met fin à toute facturation à compter du 15 mars.

7. En fonction de votre processus d’entreprise, générez la facture pour le client à la date de facturation applicable. La facture affichera une ligne pour la période partielle restante pour la ligne annulée et toute période partielle applicable pour la nouvelle ligne de contrat, en fonction de la date de fin utilisée lors de la génération de la facture.

   Dans notre exemple, nous utiliserions le 31 mars comme date d’effet.

Exemple 2 — Répartissez au prorata une période partielle pour une mise à niveau/une rétrogradation et utilisez une ligne de contrat négatif

Dans ce scénario, vous ajoutez une nouvelle ligne de contrat Debook qui remet à zéro l’échéancier de facturation restant pour la ligne de contrat initiale et sélectionnez Proratiser les périodes partielles. Ajoutez ensuite une nouvelle ligne de contrat pour l’article de mise à niveau ou de rétrogradation et sélectionnez Proratiser les périodes partielles. Si vous le souhaitez, vous créez ensuite un nouveau schéma d’affectation MEA qui inclut la ligne de contrat initiale et les deux nouvelles lignes de contrat.

Une ligne Debook est une ligne de contrat négatif qui a une quantité négative et un taux positif. En savoir plus sur Désabooker les lignes de contrat.

Dans notre exemple, un client a une ligne de contrat pour le service Gold à 100,00 par mois qui a commencé le 1er janvier. Le client souhaite passer au service Silver avec un taux de 75,00 par mois à partir du 15 mars.

1. Ajoutez une nouvelle ligne de contrat Débooker au contrat qui utilise les dates de début et de fin applicables et utilise le même article et le même montant mensuel par facture que la ligne de contrat initial, mais saisi en tant que montant négatif. Sélectionnez Proratiser les périodes partielles pour cette ligne.

   Dans notre exemple, nous ajoutons une ligne de contrat Debook et utilisons le 15 mars comme date de début, sélectionnons le service Gold comme article, entrons Qté = -1 et Taux = 100 dans la calculatrice, puis sélectionnons Prorata des périodes partielles. Intacct calcule automatiquement le montant du mois partiel à -45,16 et le planifie pour le comptabiliser le 15 mars.

2. Ajoutez une nouvelle ligne de contrat au contrat pour la mise à niveau ou la rétrogradation avec les dates de début et de fin de la ligne de contrat applicables et sélectionnez Proratiser les périodes partielles. Voir Proratiser la première et/ou la dernière période partielle d’une nouvelle ligne de contrat.

   Dans notre exemple, nous ajoutons une ligne pour l’article de service Silver avec Qté = 1 et Taux = 75,00 et nous utilisons le 15 mars comme date de début de la ligne de contrat.

3. En option, créer un nouveau schéma d’allocation MEA avec la date d’entrée en vigueur applicable qui inclut la nouvelle ligne de contrat de mise à niveau/rétrogradation, la nouvelle ligne de contrat Décomptabiliser, la ligne de contrat initiale et toute autre ligne de contrat applicable.

   Dans notre exemple, nous utiliserions le 15 mars comme date d’entrée en vigueur de l’AEM.

4. En fonction de votre processus d’entreprise, générez la facture pour le client à la date de facturation applicable.

   Dans notre exemple, nous utiliserions le 31 mars comme date d’effet.

Répartissez les périodes partielles dans les lignes de contrat évolutives

Vous pouvez choisir de répartir au prorata les périodes partielles de la première période de facturation récurrente pour une ligne de contrat permanente. Ce montant est calculé au prorata du montant fixe/fixe à l’aide des calculs décrits dans le À propos des périodes partielles au prorata section. Par exemple, supposons que vous ajoutiez une ligne de contrat avec un montant forfaitaire/fixe de 10,00 et que la fréquence de facturation soit mensuelle. La période de facturation récurrente actuelle est du 1er au 31 janvier. La ligne de contrat commence le 17 janvier. Intacct répartit le montant fixe/fixe pour janvier à 4,84.

Les périodes de facturation récurrentes suivantes utiliseront le montant forfaitaire/fixe existant. Dans notre exemple, les périodes de facturation récurrentes suivantes utilisent 10,00 comme montant forfaitaire/fixe.

Si vous êtes Résiliation ou annulation d’une ligne de contrat Evergreen, vous devez répartir manuellement le montant forfaitaire/fixe au prorata, le cas échéant.