Calculer les périodes de facturation partielles au prorata pour la facturation récurrente

Sage Intacct peut calculer automatiquement les prix au prorata pour la facturation récurrente lorsque la date de début et/ou de fin d’une ligne de contrat entraîne une période de facturation partielle. Pour la facturation mensuelle, si la ligne de contrat utilise également la méthode de reconnaissance de ligne droite et que les dates de début et de fin des revenus sont identiques à celles de la ligne de contrat, le calendrier des revenus correspondra au calendrier de facturation.

À propos du calcul au prorata de la période de facturation partielle

Lorsque vous ajoutez une nouvelle ligne de contrat à un contrat, vous pouvez indiquer si Intacct doit ou non calculer le montant de la première et/ou de la dernière période de facturation au prorata si les dates de début et de fin de la ligne de contrat entraînent une période partielle.

Le calcul au prorata pour les périodes de facturation mensuelle est le suivant :

Le calcul au prorata pour les périodes de facturation trimestrielles est le suivant :

Le calcul au prorata pour les périodes de facturation annuelles est le suivant :

Notez le comportement suivant :

• Vous pouvez calculer les périodes partielles au prorata avec des lignes de contrat à prix fixe ou à quantité variable.
• La durée (en périodes) est calculée comme suit :

  Nombre de périodes complètes dans la durée de la ligne de contrat + (nombre de jours dans la période partielle / nombre de jours par période de facturation). S’il y a 2 périodes partielles, la deuxième période partielle est également calculée et ajoutée à la durée.

  Cette valeur est calculée avec une précision de 10 et arrondie à 2 décimales dans l’affichage.

• Pour que le calendrier des revenus corresponde au calendrier de facturation lorsque vous utilisez Calculer les périodes partielles au prorata, les critères suivants doivent être remplis :
  • La méthode de reconnaissance doit = Ligne droite
  • Les dates de début et de fin des revenus doivent = les dates de début et de fin de la ligne de contrat
• Si vous êtes également abonné à Digital Board Book : Le Calcul du RMR standard ne change pas si vous utilisez la fonction Calculer les périodes partielles au prorata, de sorte que vos montants MRR peuvent différer du calendrier de facturation.

Calculer la première et/ou la dernière période partielle au prorata pour une nouvelle ligne de contrat

Vous pouvez utiliser cette fonction pour calculer au prorata la première et la dernière période partielle pour les lignes de contrat à durée déterminée. Vous pouvez uniquement utiliser cette fonction au prorata de la première période pour les lignes de contrat permanentes.

Pour calculer les périodes partielles au prorata pour une nouvelle ligne de contrat :

1. Ouvrez le contrat applicable dans Éditer mode.
2. Choisir Ajouter situé au-dessus du coin supérieur gauche de la Lignes de contrat table.

   Le Ligne de contrat Une fenêtre contextuelle apparaît.

3. Utilisez la Article liste déroulante pour sélectionner l’article souhaité.
4. Saisissez la ligne de contrat applicable Commencer et Fin Dates qui entraînent une première et/ou une dernière période partielle de planification de facturation.
5. Utilisez la Méthode de facturation liste déroulante pour sélectionner soit Tarif fixe ou Basée sur la quantité . Si vous choisissez l’option Basée sur la quantité, sélectionnez Variable en tant que Quantité type.
6. Utilisez la Fréquence des montants forfaitaires/fixes Liste déroulante à sélectionner Inclure à chaque facture.
7. Utilisez la Fréquence de facturation liste déroulante pour sélectionner l’intervalle de récurrence de la facturation.
8. Sélectionnez l’icône Calculer les périodes partielles au prorata case à cocher.
9. Procédez de l’une des manières suivantes :
   • Utilisez la Calculatrice pour calculer le montant de chaque facture.
   • Saisissez le montant de chaque facture dans la OU saisissez le montant champ.

10. Si vous souhaitez que le calendrier des revenus soit égal au calendrier de facturation, vous pouvez éventuellement sélectionner une option Modèle de revenus avec méthode de reconnaissance = Ligne droite et entrez les mêmes dates que celles utilisées pour les dates de début et de fin de la ligne de contrat pour le Début des revenus et Dates de fin.

11. Choisir Publier, Sauvegarderou Brouillon, le cas échéant.
12. Dans le Lignes de contrat grille, sélectionnez l’icône Ligne de contratchoisir Afficher les détails, puis sélectionnez Afficher le calendrier sous Calendrier de facturation.

    S’il existe une première période partielle, Intacct planifie la première période à facturer à la date de début de la ligne de contrat. Il affiche les détails de calcul des périodes partielles dans le champ Mémo de calcul.

Calculer la période partielle pour une mise à niveau ou une rétrogradation d’une ligne de contrat existante

Cette section ne s’applique qu’aux contrats à durée déterminée. Un contrat à durée déterminée a des dates de début et de fin.

Vous pouvez rencontrer des situations où un client souhaite mettre à niveau ou rétrograder une ligne de contrat au milieu d’une période de facturation. Il existe plusieurs façons de documenter ce type de modification de contrat. Voici deux exemples d’utilisation de la fonction de période partielle au prorata pour documenter une mise à niveau ou une rétrogradation.

Exemple 1 : calculer une période partielle au prorata pour une mise à niveau/rétrogradation et annuler la ligne de contrat d’origine

Dans ce scénario, vous ajoutez une nouvelle ligne de contrat pour l’article de mise à niveau ou de rétrogradation et sélectionnez Calculer les périodes partielles au prorata. Ensuite, vous calculez manuellement le calendrier de facturation existant au prorata de la ligne de contrat d’origine pour la période partielle. Enfin, annulez la ligne de contrat d’origine à la date applicable.

Dans notre exemple, le client dispose d’une ligne de contrat existante pour le service Gold à 100,00 par mois qui a commencé le 1er janvier. Ils souhaitent passer au service Platinum à partir du 15 mars.

1. Ajoutez une nouvelle ligne de contrat au contrat pour la mise à niveau ou la rétrogradation avec les dates de début et de fin de la ligne de contrat applicables, puis sélectionnez Calculer les périodes partielles au prorata. Voir Calculer la première et/ou la dernière période partielle au prorata pour une nouvelle ligne de contrat.

   Dans notre exemple, le client passe au service Platinum, dont le montant mensuel est de 150,00, et la nouvelle ligne de contrat commence le 15 mars. Intacct calcule automatiquement un montant au prorata de 82,26 pour la période partielle et le planifie à la date de début de la ligne de contrat.

   Suivez votre processus métier pour déterminer la date de début de la ligne de contrat.

2. Ouvrez le Calendrier de facturation pour la ligne de contrat d’origine et Calculer manuellement Montant de la période partielle restante pour la période de facturation.

   Dans notre exemple, la facturation du service Gold est planifiée au début du mois, le 1er mars. Le montant de facturation mensuel est de 100,00 Nous calculons manuellement la période partielle du 1er au 14 mars et obtenons un résultat de 45,16.

   Suivez votre processus métier concernant les calculs de périodes partielles.

3. Modifiez le calendrier de facturation de la ligne de contrat d’origine comme suit :
   • Modifiez le montant dans la ligne du mois applicable pour le définir sur le montant partiel. La date de comptabilisation prévue pour cette ligne doit être antérieure à la date d’annulation.
   • Ajoutez une nouvelle ligne au calendrier pour le reste du montant de la période et planifiez sa comptabilisation le lendemain de la date d’annulation.

   Dans notre exemple, nous modifions la ligne de mars pour définir le montant sur 45,16. Ensuite, nous ajoutons une nouvelle ligne prévue pour le 16 mars et définissons le montant sur 54,84 (la période partielle restante pour mars).

4. Si l’utilisation est impliquée dans la facturation, Créer un enregistrement d’utilisation pour la quantité d’utilisation applicable et attribuez-lui une date d’utilisation antérieure à la date d’annulation. Si vous souhaitez que la date d’utilisation soit postérieure à la date d’annulation, veillez à sélectionner l’option « Inclure l’utilisation non facturée dans la génération de factures » lorsque vous annulez la ligne de contrat.
5. Si la ligne de contrat participe à un APM, créez une nouvelle ventilation APM qui exclut la ligne de contrat d’origine, inclut la nouvelle ligne de contrat et utilise une date d’entrée en vigueur APM antérieure ou égale à la date d’annulation. Voir Annuler une ligne de contrat qui fait partie d’un APM.

   Dans notre exemple, nous utiliserions le 15 mars comme date d’entrée en vigueur de l’APM.

6. Annulez la ligne de contrat d’origine en utilisant la date d’annulation applicable. Suivez votre processus commercial pour déterminer la date d’annulation.

   Dans notre exemple, nous utilisons le 15 mars comme date d’annulation. Intacct met fin à toutes les factures à partir du 15 mars.

7. En fonction de votre processus métier, générez la facture pour le client à la date de facturation applicable. La facture affichera une ligne pour la période partielle restante pour la ligne annulée et toute période partielle applicable pour la nouvelle ligne de contrat, en fonction de la date d’effet utilisée lors de la génération de la facture.

   Dans notre exemple, nous utiliserions le 31 mars comme date d’effet.

Exemple 2 : calculer une période partielle au prorata pour une mise à niveau/rétrogradation et utiliser une ligne de contrat négative

Dans ce scénario, vous ajoutez une nouvelle ligne de contrat de rectification qui met à zéro le calendrier de facturation restant pour la ligne de contrat d’origine et sélectionnez Calculer les périodes partielles au prorata. Ajoutez ensuite une nouvelle ligne de contrat pour l’article de mise à niveau ou de rétrogradation et sélectionnez Calculer les périodes partielles au prorata. Vous pouvez également créer un nouveau schéma de ventilation APM qui inclut la ligne de contrat d’origine et les deux nouvelles lignes de contrat.

Une ligne Rectification est une ligne de contrat négative qui présente une quantité et un taux positifs négatifs. En savoir plus sur Supprimer les lignes de contrat.

Dans notre exemple, un client a une ligne de contrat pour le service Gold à 100,00 par mois qui a commencé le 1er janvier. Le client souhaite passer au service Silver avec un taux de 75,00 par mois à partir du 15 mars.

1. Ajoutez une nouvelle ligne de contrat de rectification au contrat qui utilise les dates de début et de fin applicables et utilise le même article et le même montant mensuel par facture que la ligne de contrat d’origine, mais saisi comme un montant négatif. Sélectionnez Calculer les périodes partielles au prorata pour cette ligne.

   Dans notre exemple, nous ajoutons une ligne de contrat de rectification et utilisons le 15 mars comme date de début, sélectionnons Service Gold comme article, saisissons Qté = -1 et Taux = 100 dans la calculatrice, puis sélectionnons Calculer les périodes partielles au prorata. Intacct calcule automatiquement le montant du mois partiel comme étant de -45,16 et programme sa comptabilisation le 15 mars.

2. Ajoutez une nouvelle ligne de contrat au contrat pour la mise à niveau ou la rétrogradation avec les dates de début et de fin de la ligne de contrat applicables, puis sélectionnez Calculer les périodes partielles au prorata. Voir Calculer la première et/ou la dernière période partielle au prorata pour une nouvelle ligne de contrat.

   Dans notre exemple, nous ajoutons une ligne pour l’article de service Silver avec une Qté = 1 et un Taux = 75,00 et nous utilisons le 15 mars comme date de début de la ligne de contrat.

3. Optionnellement créer un nouveau schéma de ventilation APM avec la date d’entrée en vigueur applicable qui inclut la nouvelle ligne de contrat de mise à niveau/rétrogradation, la nouvelle ligne de contrat de déréservation, la ligne de contrat d’origine et toute autre ligne de contrat applicable.

   Dans notre exemple, nous utiliserions le 15 mars comme date d’entrée en vigueur de l’APM.

4. En fonction de votre processus métier, générez la facture pour le client à la date de facturation applicable.

   Dans notre exemple, nous utiliserions le 31 mars comme date d’effet.

Calculer les périodes partielles au prorata dans les lignes de contrat permanent

Vous pouvez choisir de calculer les périodes partielles au prorata de la première période de facturation récurrente pour une ligne de contrat permanente. Le montant forfaitaire/fixe est calculé au prorata à l’aide des calculs décrits dans la À propos du calcul des périodes partielles au prorata section. Par exemple, supposons que vous ajoutez une ligne de contrat avec un montant forfaitaire/fixe de 10,00 et que la fréquence de facturation est mensuelle. La période de facturation récurrente actuelle est du 1er au 31 janvier. La ligne de contrat commence le 17 janvier. Intacct calcule le montant forfaitaire/fixe pour janvier à 4,84.

Les périodes de facturation récurrentes suivantes utiliseront le montant forfaitaire/fixe existant. Dans notre exemple, les périodes de facturation récurrentes suivantes utilisent 10,00 comme montant forfaitaire/fixe.

Si vous l’êtes Mettre fin ou annuler une ligne de contrat permanente, vous devez calculer manuellement le montant forfaitaire/fixe au prorata, le cas échéant.