Ajouter l’utilisation

Une fiche d’utilisation contient la quantité d’un élément de contrat qu’un client a utilisé ou consommé au cours d’une période spécifique. Vous pouvez ajouter des enregistrements d’utilisation manuellement, les importer via un fichier CSV ou les charger via l’intégration de votre société à un autre système d’entreprise.

Que se passe-t-il lorsque vous ajoutez une fiche d’utilisation ?

Selon la configuration de la ligne de contrat, les événements suivants se produisent lorsque vous ajoutez une fiche d’utilisation :

Pour Facturation à quantité variable: La fiche d’utilisation est disponible pour la facturation. Il n’apparaît pas dans un échéancier de facturation.
Pour Facturation à la quantité engagée: La fiche d’utilisation est disponible pour la facturation. Il apparaît dans le Calendrier de facturation avec une date de comptabilisation planifiée égale à la date d’utilisation. Le montant prévu est égal à la quantité utilisée x le tarif engagé.
Pour reconnaissance de revenus basée sur la quantité: La valeur d’utilisation associée peut être reconnue. Il apparaît dans le Barème des revenus avec une date de comptabilisation programmée égale à la date d’utilisation et un montant correspondant égal au pourcentage applicable du montant forfaitaire/fixe.

Ajouter l’utilisation

Vous pouvez ajouter l’utilisation manuellement de deux manières :

À l’aide de l’icône Ligne de contrat - Utilisation Onglet
À l’aide de l’icône Données d’utilisation page (en anglais)

Voir Utilisation récurrente si vous souhaitez ajouter une utilisation récurrente.

Abonnement	Contrats
Disponibilité régionale	Australie Canada Afrique du Sud Royaume-Uni États-Unis
Type d’utilisateur	Entreprise
Permissions	Les autorisations de fiche d’utilisation sont contrôlées via les autorisations de fiche d’enregistrement de contrat : Contrat : Lister, Ajouter
Configuration	L’option Activer la facturation à l’utilisation est définie sur true dans le Configurer le contrat.
Restrictions	Vous ne pouvez pas ajouter l’utilisation aux lignes de contrat « Brouillon » ou « Renouvellement uniquement ».

Ajouter une fiche d’utilisation dans la ligne Contrat - onglet Utilisation

Vous pouvez ajouter une fiche d’utilisation aux lignes de contrat en cours à l’aide de l’onglet Utilisation. Si le statut de la ligne de contrat est Annulé, ajouter une fiche d’utilisation à l’aide de la page Données d’utilisation.

Aller à Contrats > Tous >Contrats.
Recherchez le contrat auquel vous souhaitez ajouter une fiche d’utilisation.
Sélectionnez Modifier à la fin de la ligne.
Sélectionnez Modifier en regard de la ligne de contrat applicable.
Dans le Lignes de contrat fenêtre contextuelle, sélectionnez l’icône Utilisation tab.
Sélectionnez Ajouter situé au-dessus du coin supérieur gauche de la table Utilisation.
Utilisez l’outil de calendrier pour sélectionner l’icône Date d’utilisation.
Entrez la quantité utilisée dans le Quantité domaine.
Vous pouvez également modifier les champs de date de la période de service.
Sélectionnez Enregistrer.

Ouvrir un contrat existant dans Modifier mode.
Sélectionnez Modifier en regard de la ligne de contrat applicable.
Dans le Lignes de contrat fenêtre contextuelle, sélectionnez l’icône Utilisation tab.
Sélectionnez Ajouter situé au-dessus du coin supérieur gauche de la table Utilisation.
Utilisez l’outil de calendrier pour sélectionner l’icône Date d’utilisation.
Entrez la quantité utilisée dans le Quantité domaine.
Vous pouvez également modifier les champs de date de la période de service.
Sélectionnez Enregistrer.

Ajouter une fiche d’utilisation à l’aide de la page Données d’utilisation

Aller à Contrats > Tous et sélectionnez Ajouter (cercle) à côté de Utilisation.
Dans le Données d’utilisation , utilisez la page Contrat liste déroulante pour sélectionner le contrat applicable.
Utilisez l’icône N° de ligne de contrat liste déroulante liste pour sélectionner la ligne de contrat applicable.
Utilisez l’outil de calendrier pour sélectionner l’icône Date d’utilisation.
Entrez la quantité utilisée dans le Quantité domaine.
Vous pouvez également modifier les champs de date de la période de service.
Sélectionnez Enregistrer.

Intacct remplit la page avec les informations par défaut du contrat sélectionné.

Utilisation de l’importation

Les utilisateurs disposant des permissions appropriées peuvent créer plusieurs enregistrements d’utilisation en important les données à l’aide d’un fichier CSV.

Les enregistrements d’utilisation doivent être ajoutés par ordre chronologique, du plus ancien au plus récent. Par exemple, supposons que vous importiez deux enregistrements d’utilisation datés du 15 janvier et du 4 février. Dans le fichier CSV d’importation d’utilisation, ajoutez la fiche du 15 janvier à la ligne 3 et la fiche du 4 février à la ligne 4.

Aller à Contrats > Tous > Utilisation.
Sélectionnez Importer.

L' Utilisation du contrat d’importation s’affiche.
Sélectionnez le lien Télécharger le modèle.

Le modèle s’ouvre dans Excel.
Préparez le fichier CSV pour l’importation. Voir Utilisation de l’importation pour plus d’informations.
Lorsque vous êtes prêt à importer le fichier, revenez à l’icône Données d’utilisation liste et sélectionnez Importer.

L' Utilisation du contrat d’importation s’affiche.
Cherchez le fichier CSV que vous souhaitez importer.
Spécifiez l’adresse e-mail à laquelle les résultats doivent être envoyés. Si l’importation d’un enregistrement échoue, vous en serez informé par e-mail.

Sélectionnez d’autres options si nécessaire.

Importer les descriptions des options de fichier
Option	Description
Parcourir	Utilisez le bouton Parcourir pour localiser et sélectionner le fichier CSV que vous souhaitez importer.
Format de date	Lorsque vous sélectionnez un format de date ici, Sage Intacct tente d’importer votre fichier à l’aide du format de date sélectionné. Si cela n’est pas possible, Intacct tente de détecter le format de date utilisé dans votre fichier et d’importer les données à l’aide de ce format.
Encodage de fichier	Laissez l’option définie sur « Détection automatique », sauf si vous ne parvenez pas à importer votre fichier. Selon votre système d’exploitation, vous devrez peut-être sélectionner un autre type d’encodage de fichier.
Traiter hors ligne	Certaines importations peuvent prendre un temps considérable selon leur taille et la quantité de traitement que le système doit effectuer sur les données chargées. Si vous n’êtes pas sûr de la durée que prendra votre chargement, sélectionnez Traiter hors ligne. Une fois le processus terminé, le système envoie un e-mail à l’adresse que vous avez fournie dans le champ Envoyer les résultats par e-mail à cette adresse. Le système vous envoie également toutes les erreurs qui ont pu se produire au cours du processus. Si vous préférez attendre que le processus de chargement soit terminé, ne cochez pas la case Traiter hors ligne. Les transactions et autres fiches traitées hors ligne affichent comme source Système dans la piste d’audit, au lieu d’afficher Importation CSV.
Envoyer les résultats par e-mail à cette adresse	Adresse e-mail à laquelle les résultats et les erreurs d’importation doivent être envoyés. Vous pouvez saisir plusieurs adresses e-mail, séparées par des points-virgules (;) ou des virgules (,). Sage Intacct vous recommande vivement de saisir une adresse e-mail.

Sélectionnez Importer.

L’un des éléments suivants s’affiche :
- Notification de réussite de l’importation - Tous les enregistrements d’utilisation ont été importés avec succès. Sélectionnez Fait pour fermer la boîte de dialogue.
- Notification d’erreur d’importation - Au moins une fiche d’utilisation n’a pas pu être importée. Voir Notification d’erreur d’importation pour obtenir des informations détaillées sur la façon de résoudre les erreurs.

Afficher les enregistrements d’utilisation

Vous pouvez afficher tous les enregistrements d’utilisation d’un contrat ou tous les enregistrements d’utilisation d’une ligne de contrat particulière.

Afficher tous les enregistrements d’utilisation d’un contrat

Aller à Contrats > Tous > Utilisation.
Dans la zone de texte sous le champ Contrat, entrez le numéro de contrat souhaité et tapez Entrée.

Aller à Contrats > Tous > Utilisation.
Dans le Données d’utilisation liste, entrez le numéro de contrat souhaité dans la zone de texte située sous Contrat et sélectionnez l’icône Aller lien à côté.

Afficher toutes les utilisations d’une ligne de contrat

Aller à Contrats > Tous >Contrats.
Recherchez le contrat auquel vous souhaitez ajouter une fiche d’utilisation.
Sélectionnez Modifier à la fin de la ligne.
Sélectionnez Modifier en regard de la ligne de contrat applicable.
Dans le Lignes de contrat , sélectionnez l’icône Utilisation tab.

Ouvrir un contrat existant dans Modifier mode.
Sélectionnez l’icône icône de crayon en regard de la ligne de contrat applicable.
Dans le Lignes de contrat , sélectionnez l’icône Utilisation tab.

Descriptions des champs :

Colonnes de la liste des données d’utilisation

Descriptions des champs des colonnes de la liste de données d’utilisation
Champ	Description
Contrat Nom du contrat	L’ID et le nom du contrat associés à la fiche d’utilisation.
Nom de client	Le client associé au contrat.
Numéro de ligne de contrat	Identifiant de ligne de contrat associé à la fiche d’utilisation.
Article Nom de l’article	ID et nom de l’article associé à la fiche d’utilisation.
Date d’utilisation	Date associée à l’utilisation de l’article. Il peut s’agir de la date à laquelle l’utilisation a été ajoutée à Intacct, de la date à laquelle l’utilisation réelle a eu lieu, etc. Les enregistrements d’utilisation doivent être ajoutés par ordre chronologique, du plus ancien au plus récent. Par exemple, supposons que vous ajoutiez deux enregistrements d’utilisation datés du 15 janvier et du 4 février. Ajoutez d’abord la fiche du 15 janvier, puis ajoutez la fiche du 4 février. La date d’utilisation est limitée comme suit : Pour la facturation à quantité variable : Pour les contrats à durée déterminée : La date d’utilisation doit être égale ou postérieure à la date de début de la ligne de contrat. Pour les contrats permanents : La date d’utilisation doit être égale ou postérieure à la date de début de la période de facturation récurrente à laquelle elle est associée. Pour la facturation au quantité validée : La date d’utilisation doit être égale ou postérieure à la date de début de la ligne de contrat et au plus tard à la date de fin de la ligne de contrat. La date d’utilisation doit également être égale ou ultérieure à la date d’utilisation la plus récente. Pour les revenus basés sur la quantité : La date d’utilisation doit être égale ou postérieure à la date de début de la ligne de contrat. Pour les revenus basés sur la quantité qui sont inclus dans un MEA, la date d’utilisation est limitée comme suit : Ne peut pas être daté entre deux dates d’entrée en vigueur de l’allocation MEA. Par exemple, si l’allocation MEA #1 est datée du 01/01/2022 et que l’allocation MEA est datée du 01/02/2022 et que les deux allocations MEA existent lorsque l’utilisation est ajoutée, la nouvelle fiche d’utilisation ne peut pas être datée du 15/01/2022. Ne peut pas être daté avant la première allocation MEA s’il existe au moins une fiche d’utilisation existante datée après la première allocation MEA. Par exemple, si l’allocation MEA est datée du 01/02/2022 et qu’il existe une fiche d’utilisation datée du 05/02/2022, vous ne pouvez pas ajouter une fiche d’utilisation datée du 15/01/2022. Si la fiche du 05/02/2022 n’existait pas, vous pouvez ajouter la fiche du 15/01/2022. Si vous devez ajouter une fiche d’utilisation datée entre deux allocations MEA, compenser la dernière allocation de l’AME, ajoutez la fiche d’utilisation, puis créez à nouveau l’allocation MEA. Pour Utilisation récurrente, la date d’utilisation est la date d’entrée en vigueur de la fiche d’utilisation récurrente initiale.
Quantité	La quantité de l’article qui a été utilisée ou consommée d’une autre manière. Bien que vous puissiez saisir une valeur négative dans ce champ, reportez-vous à la section Utilisation négative pour le comportement attendu. Vous pouvez ajouter des quantités d’utilisation avec jusqu’à 2 décimales. Si vous saisissez plus de 2 décimales, Intacct arrondit la quantité à deux décimales. Par exemple, si vous saisissez une quantité d’utilisation de 1,3456, Intacct l’arrondit à 1,35. Intacct inclut les quantités partielles dans les calculs d’unités inclus. Par exemple, si les unités incluses sont de 10,5 et que la quantité utilisée pour la période est de 11, Intacct facture la quantité de 0,5 au tarif d’utilisation applicable.
Type d’utilisation	Affichera l’une des options suivantes : Facturation - engagé : L’enregistrement d’utilisation est associé à une ligne de contrat de quantité engagée. La quantité d’utilisation sert à la facturation et est prise en compte dans la quantité engagée. Il est facturé au tarif de la quantité engagée. Facturation - dépassement : L’enregistrement d’utilisation est associé à une ligne de contrat de quantité engagée, où la quantité engagée a été entièrement consommée et où un excédent est autorisé pour la facturation. La quantité d’utilisation sert à la facturation et est facturée au taux du tarif de facturation applicable. Facturation - variable : L’enregistrement d’utilisation est associé à une ligne de contrat de quantité variable. La quantité d’utilisation sert à la facturation et est facturée au taux du tarif de facturation applicable. Chiffre d’affaires : L’enregistrement d’utilisation est associé à une ligne de contrat de reconnaissance de revenu basée sur la quantité qui peut également utiliser la facturation selon la quantité engagée. La quantité d’utilisation sert à la reconnaissance de revenu basée sur la quantité et peut également servir à la facturation selon la quantité engagée. Suivi - chiffre d’affaires : L’enregistrement d’utilisation est associé à une ligne de contrat de reconnaissance de revenu basée sur la quantité et la quantité totale de revenu a été utilisée. La ligne de contrat peut également utiliser une facturation selon la quantité engagée, auquel cas le champ « Si l’utilisation dépasse la quantité engagée » est défini sur « Ne rien faire ». Vous pouvez générer des rapports sur ce type d’utilisation, mais vous ne pouvez pas le reconnaître ou le facturer fournisseur. Suivi - variable : L’enregistrement d’utilisation est associé à une ligne de contrat de quantité engagée, où la quantité engagée a été entièrement consommée et où le champ « Si l’utilisation dépasse la quantité engagée » est défini sur « Ne rien faire ». Vous pouvez générer des rapports sur ce type d’utilisation, mais vous ne pouvez pas le facturer fournisseur.
Date de facturation	Date de la transaction sur la facture associée à la fiche d’utilisation.
Date de début de la période de service	Indique le début de la période pendant laquelle les services de votre entreprise sont fournis ou consommés pour cette entrée d’utilisation. En savoir plus sur les périodes de service.
Date de fin de la période de service	Indique la fin de la période pendant laquelle les services de votre entreprise sont fournis ou consommés pour cette entrée d’utilisation. En savoir plus sur les périodes de service.
ID document	ID de facture associé à la fiche d’utilisation.
Date d’utilisation récurrente	Date à laquelle la fiche d’utilisation récurrente est disponible pour la facture fournisseur. Intacct définit automatiquement la date d’utilisation récurrente lorsqu’il crée l’fiche d’utilisation récurrente. Ce champ n’est applicable que si l’option Récurrence de la quantité d’utilisation est définie sur true. En savoir plus sur Utilisation récurrente. Ce champ n’apparaît pas dans la vue de la liste d’utilisation par défaut et n’apparaît pas dans la fiche d’utilisation. Pour afficher ce champ dans votre liste d’utilisation, Créer une vue personnalisée pour la liste Utilisation et incluez ce champ.