Facturation du pourcentage d’achèvement pour les contrats avec projets

Cette rubrique décrit comment Sage Intacct détermine la facturation du pourcentage d’achèvement pour les lignes de contrat associées à des projets et comment configurer la facturation du pourcentage d’achèvement.

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Contrat : Lister, Afficher, Ajouter, Modifier, Supprimer, Comptabiliser

Générer les factures : Prévisualiser, Générer
Configuration
  • Suivre le temps par = Projet et tâche OU Client, projet et tâche sur la page Configurer les projets
  • La dimension Contrat est activée sur la page Configurer les projets
Dépendances
  • Le projet Type de facturation Doit = Frais fixes
  • Le projet et la tâche associée, le cas échéant, doivent être liés à la ligne de contrat

À propos de la facturation du pourcentage d’achèvement

Vous pouvez facturer des projets à frais fixes associés à des contrats en fonction du pourcentage d’achèvement. Vous pouvez associer le pourcentage de réalisation au projet dans son ensemble ou à des tâches spécifiques associées au projet. Dans les deux scénarios, le pourcentage d’achèvement peut être calculé automatiquement par le système en fonction d’un rapport de durée ou il peut être déterminé par un utilisateur.

À l’aide d’un type de modèle en pourcentage d’achèvement, vous pouvez choisir de facturer :

  • au fur et à mesure que le projet progresse, quel que soit le pourcentage d’achèvement existant pour la période spécifiée
  • Lorsque certaines valeurs seuils de pourcentage d’achèvement sont atteintes
  • Lorsque le projet est terminé ou accepté

Pourcentage de réalisation basé sur le temps

Intacct peut calculer le pourcentage d’achèvement d’un projet ou d’une tâche à l’aide d’un ratio déterminé par le nombre d’heures approuvées pour une période donnée divisé par le nombre total d’heures sources. Pour les projets, les heures sources peuvent être le total des heures prévues ou estimées de toutes les tâches du projet ou la valeur saisie en tant qu’heures budgétisées pour le projet. Pour les tâches, les heures sources peuvent être la valeur saisie pour les heures planifiées ou estimées pour cette tâche.

Intacct calcule le pourcentage d’achèvement lorsqu’un utilisateur exécute l’aperçu dans la Générer des factures page. Il rassemble toutes les heures de la feuille de temps approuvées datées au plus tard à la date d’effet sélectionnée, détermine le pourcentage d’achèvement et multiplie le pourcentage par rapport au montant forfaitaire/fixe total de la ligne de contrat.Il présente ensuite le montant disponible à facturer, le cas échéant.

Exemple

Imaginons que vous ayez une ligne de contrat pour un projet de trois mois commençant le 1er janvier. Vous souhaitez facturer en fonction de la durée prévue du projet dans son ensemble. Vous vous mettez d’accord sur un montant forfaitaire/fixe de 10 000,00 et vous planifiez que le projet dure 50,00 heures.

En date du 31 janvier, les employés ont soumis des feuilles de temps totalisant 18 heures, qui ont toutes été approuvées. Vous exécutez ensuite la version préliminaire à partir du 31 janvier. Intacct présente 3 600,00 à facturer en janvier.

(18 / 50 = 36%) * 10,000.00 = 3,600.00

En date du 28 février, les employés ont soumis des feuilles de temps totalisant 22 heures, mais seulement 20 heures ont été approuvées.Lorsque vous exécutez la version préliminaire à partir du 28 février, Intacct affiche 4 000,00 disponibles pour la facturation.

( (18 + 20 / 50 = 76%) * 10,000.00 = 7,600 ) - 3,600 = 4,000.00

Pourcentage de réalisation déterminé par l’utilisateur

Vous pouvez facturer une ligne de contrat en fonction d’un pourcentage d’achèvement déterminé par l’utilisateur pour un projet ou une tâche. Un utilisateur, généralement le chef de projet, saisit simplement la valeur en pourcentage souhaitée dans le tableau Pourcentage d’achèvement observé du projet ou de la tâche applicable.

Au fur et à mesure que le projet ou la tâche progresse, l’utilisateur ajoute chaque valeur de pourcentage d’achèvement observé applicable en conséquence. Lorsqu’un utilisateur exécute l’aperçu dans la page Générer des factures à une date sélectionnée, Intacct multiplie les pourcentages non facturés par le montant forfaitaire/fixe total de la ligne de contrat, soustrait tous les montants facturés précédemment, puis présente le montant disponible à facturer, le cas échéant.

Exemple

Imaginons que vous ayez une ligne de contrat pour un projet de trois mois commençant le 1er janvier. Vous convenez d’un montant forfaitaire/fixe de 10 000,00. Vous souhaitez facturer au niveau du projet.

Le 31 janvier, vous évaluez l’avancement du projet et pensez que celui-ci est achevé à 30 %. Vous saisissez 30 dans le tableau Pourcentage d’achèvement observé du projet. Vous exécutez ensuite l’aperçu dans Générer des factures à partir du 31 janvier. Intacct présente 3 000,00 à facturer en janvier.

30% * 10,000.00 = 3,000.00

Le 28 février, vous évaluez l’avancement du projet et pensez qu’il est achevé à 65 %. Vous saisissez 65 dans le tableau Pourcentage d’achèvement observé du projet. Vous exécutez ensuite l’aperçu dans Générer des factures à partir du 28 février. Intacct présente 3 500,00 à facturer en février.

(65% * 10,000.00 = 6,500) - 3,000 = 3,500.00

Seuils de facturation

Avec des sources de facturation basées sur le temps ou définies par l’utilisateur, vous pouvez définir des valeurs de seuil dans les modèles de facturation afin que le projet ne soit facturé que lorsque certains seuils sont atteints. Lorsqu’Intacct identifie le pourcentage de réalisation applicable, il le compare au niveau de seuil applicable. Si le pourcentage est égal ou supérieur à un niveau seuil, Intacct présentera un montant pour la facturation. Si le pourcentage est inférieur au seuil applicable, Intacct ne présente pas de montant pour la facturation.

Exemple

Imaginons que vous ayez une société de conception et que vous facturez généralement par étapes au fur et à mesure de l’avancement d’un projet. Cependant, vous ne facturez pas en proportion exacte du pourcentage d’achèvement du projet, car de nombreux changements de dernière minute interviennent généralement à la fin d’un projet. Vous souhaitez facturer comme suit :

  • Lorsque le projet est achevé à 35 %, facturez 30 % du montant forfaitaire/fixe
  • Lorsque le projet est achevé à 65 %, facturez 30 % supplémentaires du montant forfaitaire/fixe
  • Lorsque le projet est achevé à 100 %, facturez les 40 % restants du montant forfaitaire/fixe

Vous disposez d’une ligne de contrat pour un projet de trois mois commençant le 10 janvier. Vous vous mettez d’accord sur un montant forfaitaire/fixe de 10 000,00 et vous souhaitez facturer au niveau du projet.

Vous exécutez la version préliminaire à partir du 31 janvier. Intacct trouve un pourcentage de valeur d’achèvement de 30 %. Intacct ne présente pas de montant à facturer pour le projet, car 30 est inférieur au premier seuil de 35.

Vous exécutez la version préliminaire à partir du 28 février. Intacct trouve un pourcentage de valeur d’achèvement de 60 %. Intacct présente 3 500,00 à facturer, car 60 est supérieur à 35, mais inférieur au seuil suivant de 65. Vous facturez 3 500,00 en février.

35% * 10,000.00 = 3,500.00

Vous exécutez la version préliminaire à partir du 31 mars. Intacct trouve un pourcentage de valeur d’achèvement de 100 %, car vous avez terminé le projet plus tôt que prévu. Intacct présente les 6 500,00 restants à facturer.

(30% + 40% = 70%) * 10,000.00 = 6,500.00

Configurer et exécuter la facturation du pourcentage d’achèvement

Pour utiliser la facturation du pourcentage d’achèvement, un contrat doit être associé à un projet.

Gardez à l’esprit les règles suivantes lorsque vous décidez de la manière dont vous souhaitez lier vos projets aux contrats :

  • Le client associé au projet doit être le même que celui associé au contrat
  • Un projet ne peut être associé qu’à un seul contrat. Le projet peut être associé à une ou plusieurs lignes de contrat d’un contrat particulier.
    Comme un projet ne peut être associé qu’à un seul contrat, le contrat enfant d’un renouvellement ne sera pas lié au projet qui était lié au parent. Dans ce scénario, reportez-vous à la section Étendre le lien projet-contrat lors du renouvellement d’un contrat.
  • Un contrat peut être associé à plusieurs projets.
  • Pour les sociétés multi-entités uniquement : L’établissement ou l’entité du projet ne peut pas être vide et est limité à l’établissement ou à l’entité associé au contrat. L’emplacement ou l’entité du projet peut être un enfant de l’emplacement ou de l’entité du contrat.
  • Pour les projets hiérarchiques (où les factures de projet enfant avec le projet parent) : Associez le projet parent au contrat. Le champ Contrat du projet parent et de tous les projets enfants qui facturent avec le parent affichera le contrat associé.

Pour configurer et exécuter la facturation du pourcentage d’achèvement :

  1. Créer un ou plusieurs pourcentages de réalisation Modèles de facturation.
  2. Créez une Projet à frais fixes et associés tâche, le cas échéant. Le projet Type de facturation doit être « Frais fixes » ou « Frais et dépenses fixes ».
  3. Créez une contrat.
  4. Dans le contrat, créez une ligne de contrat avec Méthode de facturation = « Prix fixe », spécifiez les frais fixes du projet ou de la tâche dans la Montant forfaitaire/fixe , sélectionnez un pourcentage d’achèvement Facturation modèleet associer la ligne de contrat à un projet et tâche, selon le type de modèle de facturation. Remplissez les autres champs de ligne de contrat, le cas échéant.

    Les calendriers de facturation basés sur des modèles de pourcentage d’achèvement n’afficheront aucun montant planifié après la création de la ligne de contrat, car ils dépendent de l’existence des données source applicables et de l’exécution de l’aperçu sur la page Générer les factures à partir d’une date valide.

    L’aperçu valide les dates de pourcentage disponibles par rapport à la date de comptabilisation de la ligne de contrat dans le grand livre.

  5. Effectuez l’une des opérations suivantes, le cas échéant, selon la mesure de la source en pourcentage du modèle de facturation :
    • Si le modèle de facturation est basé sur les heures, créez feuilles de temps pour la période applicable et associez chaque feuille de temps au projet et à la tâche, le cas échéant.
    • Si le modèle de facturation est basé sur le pourcentage de réalisation observé, mettez à jour le rapport du projet ou de la tâche Pourcentage d’achèvement observé à la date applicable.
  6. Au moment de facturer, accédez à la Générer des factures Page et exécuter Aperçu à partir de la date souhaitée.
    • Si le modèle de facturation est basé sur les heures : Le système rassemble toutes les heures de feuille de temps approuvées datées au plus tard à la date d’effet sélectionnée, détermine le pourcentage d’achèvement, multiplie le pourcentage par rapport au montant forfaitaire/fixe total de la ligne de contrat, puis présente le montant disponible à facturer, le cas échéant.
    • Si le modèle de facturation est basé sur le pourcentage d’achèvement observé : Le système multiplie le pourcentage du tableau Pourcentage d’achèvement observé du projet ou de la tâche qui a la date d’effet la plus récente qui est antérieure ou égale à la date d’effet de l’aperçu par le montant forfaitaire/fixe total de la ligne de contrat, soustrait tout montant précédemment facturé, puis présente le montant disponible à facturer, le cas échéant.

Pourcentage d’achèvement et facturation à l’avance

La fonction de facturation à l’avance crée automatiquement des plannings de facturation qui commencent avant le début d’une ligne de contrat. Bien que vous puissiez combiner des modèles de facturation en pourcentage d’achèvement avec une facturation à l’avance, cela fonctionne un peu différemment car il n’existe pas de calendrier de facturation traditionnel avec pourcentage d’achèvement.

Dans ce scénario, vous définissez la date de facture et la date de comptabilisation dans le Grand livre de la facture sur la date d’avance applicable lorsque vous exécutez l’aperçu dans Générer les factures. Toutefois, la date d’effet de l’aperçu doit être égale ou postérieure à la date de début de la ligne de contrat et à compter de la date d’entrée en vigueur de la source de données applicable.

Exemple

Imaginons que vous ayez un projet avec des frais fixes de 10 000,00 qui seront facturés en fonction du pourcentage d’achèvement de la tâche. La ligne de contrat de projet commence le 1er mars et vous souhaitez facturer 20 % du total des frais fixes le 1er février. La facturation à l’avance est définie sur 1 mois pour le contrat et la ligne de contrat, et le modèle de facturation selon le pourcentage d’achèvement de la tâche est basé sur le pourcentage d’achèvement observé de la tâche.

Dans la tâche applicable, modifiez le tableau des pourcentages d’achèvement observés pour indiquer 20 % d’achèvement à compter du 1er février. Sur la page Générer des factures, définissez la date de la facture et la date de comptabilisation dans le grand livre sur le 1er février, définissez la date d’effet sur le 1er mars et exécutez l’aperçu. Intacct présentera la facture pour un montant de 2 000,00.

Si vous définissez la date d’entrée en vigueur du pourcentage d’achèvement observé de la tâche au 15 mars au lieu du 1er février, vous pouvez toujours utiliser le 1er février comme date de facturation et de comptabilisation dans le grand livre, mais vous utiliserez le 15 mars comme date d’effet lorsque vous exécuterez l’aperçu.

Comment facturer à 100 % avec un pourcentage d’achèvement basé sur le temps

Si une ligne de contrat utilise un modèle de facturation en pourcentage d’achèvement basé sur les heures, la facturation est atteinte à 100 % lorsque le total des heures approuvées est égal au nombre total d’heures sources. Cependant, il peut y avoir des scénarios où le nombre total d’heures approuvées n’est jamais égal au nombre total d’heures sources, mais vous souhaitez tout de même facturer 100 % du projet. Dans ce scénario, mettez à jour le tableau des pourcentages d’achèvement observés sur le projet ou la tâche pour indiquer que le projet ou la tâche est achevé à 100 % à la date applicable. Cela déclenche la facturation du montant forfaitaire/fixe restant lorsque vous exécutez l’aperçu dans Générer des factures à la date applicable.

Régularisations de la facturation du pourcentage d’achèvement

Si les données sont modifiées après l’aperçu d’une facture en pourcentage d’achèvement qui entraînerait un montant inférieur à celui facturé précédemment, le système soustrait la différence applicable dans un aperçu de facture ultérieur.

Par exemple, supposons que vous ayez créé une facture basée sur 10 heures de frais fixes d’un projet en janvier. En février, une feuille de temps de janvier est modifiée pour réduire le nombre d’heures précédemment comptées de 10 à 8. Si aucune heure n’a été comptabilisée en février, aucune facturation n’est planifiée pour février lorsque vous exécutez la version préliminaire. Si 3 heures ou plus ont été comptabilisées en février, le système soustrait 2 heures du total des heures approuvées, puis effectue le calcul du pourcentage d’achèvement.

Annuler les calendriers de facturation du pourcentage d’achèvement

Si vous devez annuler une ligne de contrat avant qu’elle n’atteigne 100 % d’achèvement, vous pouvez choisir de générer des montants en pourcentage d’achèvement non facturés et de les programmer dans le calendrier de facturation lors de l’annulation. S’il existe une facturation selon le pourcentage de réalisation non facturée datant d’avant la date d’annulation, Intacct génère automatiquement le montant de facturation applicable et programme sa facturation pour la date d’annulation moins un. Cela vous évite d’exécuter l’aperçu dans Générer des factures avant d’annuler une ligne de contrat en pourcentage d’achèvement du projet. Si vous ne sélectionnez pas cette option et que vous n’exécutez pas l’aperçu avant d’annuler la ligne de contrat, Intacct met fin au reste du calendrier de facturation lors de l’annulation.

Bien que vous puissiez annuler l’annulation d’une ligne de contrat qui utilise un modèle de facturation en pourcentage de réalisation, elle ne peut pas être annulée si elle est également associée à un modèle de revenu basé sur le pourcentage de réalisation ou la quantité.

En savoir plus sur annulation des calendriers de pourcentage d’achèvement.