Configurer l’espace de travail de clôture

1. Accédez à Société > Admin > Abonnements.

2. Recherchez Sage Copilot Close Automation et sélectionnez le commutateur pour l’activer.

3. Choisir S’inscrire.

4. Dans la fenêtre de confirmation, sélectionnez Fermer.

5. Choisir Activer l’espace de travail de clôture.

6. Sélectionnez Configurer.

7. Sélectionnez une option pour les paramètres du calendrier.

   • Choisir Utiliser le calendrier de la société pour utiliser le calendrier hebdomadaire défini sur la page Informations sur la Société. Si vous sélectionnez cette option, vos week-ends et jours fériés désignés sont non pris en compte dans le calcul des dates.

     Ainsi, par exemple, la date d’échéance d’une tâche ne correspond pas à un jour férié désigné, et les jours de week-end ne sont pas pris en compte lors du calcul de la date de début et de la date d’échéance d’une tâche.

     Cette sélection dépend des calendriers hebdomadaires et de congés définis dans l’onglet Horaires de la page Informations sur la société. Assurez-vous que ces calendriers sont à jour si vous sélectionnez cette option.

   • Choisir Utiliser tous les jours civils pour prendre en compte tous les jours dans le calcul des dates. Si vous sélectionnez cette option, tous les jours sont pris en compte dans les calculs de date. Les jours de week-end et les jours fériés sont traités comme n’importe quel autre jour lors du calcul des dates.

   Les dates sont calculées en fonction de la date de fin de période.

8. Sous Activer les canaux de notification, sélectionnez Messagerie électronique pour envoyer des notifications par e-mail aux personnes assignées à une tâche en fonction de leur statut d’affectation de tâche.

9. Si vous avez coché la case E-mail, configurez les types de notification.

   Pour configurer des types de notification

   1. Cochez la case correspondant à chaque notification que vous souhaitez envoyer.

   2. Spécifiez quand chaque notification sera envoyée.

   3. Vous pouvez sélectionner un modèle d’e-mail pour chaque notification.

      Si vous ne sélectionnez pas de modèle, le modèle par défaut sera utilisé.

      Pour créer un modèle, sélectionnez la flèche vers le bas, puis sélectionnez Ajouter.

   Pour plus de détails, reportez-vous à la section Descriptions des champs pour la page Configurer l’espace de travail de clôture.

10. Sélectionnez Enregistrer.

Lorsque vous accordez des permissions à des utilisateurs ou à des rôles, vous verrez des tâches liées à la gestion des modèles et des listes de contrôle qui ne s’appliquent qu’aux utilisateurs professionnels. Le Tâches La permission s’applique à la fois aux utilisateurs professionnels et aux utilisateurs collaborateurs. Cette permission permet aux utilisateurs d’afficher leurs affectations de tâches et de mettre à jour le statut des affectations.

L’automatisation de la clôture est fournie avec plusieurs modèles de tâches générés par le système, tels que Examiner les factures fournisseurs non comptabilisées, Préparer le rapprochement des CF et Fermer les CF. Ces tâches sont disponibles si l’Assistant de clôture est activé.

Pour qu’Intacct calcule correctement les dates de début et de fin cibles pour ces tâches, vous devez saisir certaines informations dans le modèle. Vous pouvez également ajouter une pièce jointe au modèle, qui sera toujours disponible lorsqu’une tâche est créée à partir du modèle.

Configurez à l’avance les modèles générés par le système afin de ne pas avoir à mettre à jour les tâches individuelles pour chaque clôture.

Les catégories de modèles vous aident à organiser vos modèles de listes de contrôle.

Trois catégories de modèles générés par le système sont incluses par défaut :

• Clôture de fin de mois

• Clôture de fin de trimestre

• Clôture de fin d’année

Vous pouvez créer des catégories supplémentaires si nécessaire.

Pour créer des catégories de modèles

1. Atteindre Espace de travail de clôture > Coup monté > Modèles de l’espace de travail de clôture et sélectionnez Ajouter (cercle) en regard de Fermer les catégories de modèles.

2. Reportez-vous aux descriptions des champs dans le tableau suivant pour saisir des informations sur la catégorie.

   Descriptions des champs pour les catégories de modèles de clôture

   Champ	Description
   ID de la catégorie de modèle	L’ID de catégorie est automatiquement généré lorsque vous enregistrez la catégorie.
   Nom de la catégorie de modèle	Nom de la catégorie. Le nom apparaît dans une liste lorsque vous créez un modèle de liste de contrôle.
   Description	Une description pour aider à identifier la catégorie.
   Statut	Le statut par défaut est Actif. Si vous ne souhaitez pas que la catégorie soit disponible lorsque vous créez un modèle de liste de contrôle, définissez le statut sur Inactif. Si vous n’utilisez plus une catégorie, définissez-la sur inactive au lieu de la supprimer, afin de préserver les données historiques.

3. Sélectionnez Enregistrer.

Utilisez des catégories de tâches pour organiser vos tâches liées à la clôture.

Copilot inclut plusieurs catégories de tâches générées par le système. Certaines catégories sont basées sur une application Intacct, telles que Comptes fournisseurs et Gestion de la trésorerie. D’autres catégories ont une portée plus restreinte, telles que les revenus différés, les immobilisations incorporelles et les investissements.

Pour afficher la liste des catégories de tâches existantes, accédez à Espace de travail de clôture >Coup monté >Modèles de l’espace de travail de clôture >Catégories de tâches.

Vous pouvez ajouter des catégories personnalisées supplémentaires si nécessaire.

Pour créer des catégories de tâches

1. Atteindre Espace de travail de clôture >Coup monté > Modèles de l’espace de travail de clôture et sélectionnez Ajouter (cercle) en regard de Catégories de tâches.
2. Saisissez un Nom de la catégorie de tâche pour identifier la catégorie.
3. Vous pouvez éventuellement saisir un élément Description pour plus de détails sur la catégorie.

4. Laissez le Statut définissez-le sur Actif si vous prévoyez d’utiliser la catégorie immédiatement.

   Si vous avez sélectionné Inactif, la catégorie ne peut pas être sélectionnée dans les menus déroulants lors de la création d’une tâche.

5. Sélectionnez Enregistrer.

Utilisez des modèles de tâches, combinés à des modèles de listes de contrôle, comme point de départ pour les nouvelles listes de contrôle. Les modèles vous aident à gagner du temps en éliminant la nécessité de créer une nouvelle liste de contrôle à partir de zéro chaque fois que vous clôturez une période.

Les modèles de tâches incluent les informations nécessaires pour calculer les dates cibles de début et de fin d’une tâche. Vous pouvez également ajouter une pièce jointe contenant des instructions pour vous aider dans cette tâche, ainsi qu’un lien vers une page Intacct ou un site externe utilisé lors de l’exécution de la tâche.

Copilot est fourni avec plusieurs modèles de tâches générés par le système, mais vous devrez peut-être en créer des personnalisés pour correspondre à tous vos processus.

Pour afficher la liste des modèles de tâche existants, accédez à Espace de travail de clôture > Coup monté > Modèles de l’espace de travail de clôture >Modèles de tâches.

Pour créer des modèles de tâches

Après avoir ajouté les modèles de tâche, vous pouvez la désigner comme tâche de niveau général uniquement ou créer des affectations de tâches pour chaque entité. Vous pouvez spécifier si une affectation de tâche dépend d’une autre affectation de tâche.

Ces dépendances font partie de ce que Copilot prend en compte lorsqu’il détermine qu’une affectation de tâche risque d’être en retard parce qu’une affectation dont elle dépend n’est pas terminée. Par exemple, vous devez vous assurer que tous les paiements de factures fournisseurs ont été comptabilisés avant de rapprocher vos comptes bancaires.

Vous pouvez créer un modèle de liste de contrôle différent pour différents intervalles de clôture. Par exemple, créez un modèle pour la clôture de fin de mois et un autre pour la clôture de fin d’année.

Sage Copilot fournit certaines tâches existantes que vous pouvez utiliser dans vos modèles de listes de contrôle. Et vous pouvez créer vos propres tâches, soit avant de commencer à travailler sur le modèle de liste de contrôle, soit pendant sa création.

Si ce n’est pas déjà fait, Configurer les modèles de tâches générés par le système que vous prévoyez d’utiliser dans le modèle de liste de contrôle.

Pour créer le modèle de liste de contrôle

Créer la fiche de modèle

1. Atteindre Espace de travail de clôture > Coup monté > Modèles de l’espace de travail de clôture et sélectionnez Ajouter (cercle) en regard de Modèles de listes de contrôle.

2. Sélectionnez une catégorie de modèle.

3. Choisir Enregistrer et continuer.

Vous verrez maintenant la liste Tâches de clôture, qui contient toutes les tâches configurées par le système. Vous pouvez conserver ces tâches ou les supprimer.

Pour supprimer une tâche, sélectionnez Supprimer (Corbeille) à la fin de la ligne. Vous pouvez ajouter la tâche ultérieurement en sélectionnant Ajouter en haut de la liste des tâches.

Pour réorganiser les tâches, sélectionnez les barres de glissement dans la première colonne, puis faites glisser votre souris.

Ajouter des tâches personnalisées au modèle

1. Dans la section Tâches de clôture, sélectionnez Ajouter.

2. Dans le Tâche de clôture champ, sélectionnez Tâche de clôture personnalisée.

3. Vous pouvez également sélectionner un élément Modèle de tâche de clôture personnalisé.

   Certains des champs restants sont renseignés à partir du modèle, mais vous pouvez les modifier. Remplissez-les manuellement si vous ne sélectionnez pas de modèle.

4. Choisir Niveau supérieur uniquement si cette tâche doit être effectuée uniquement au niveau général.

   Si vous ne cochez pas cette case, une section Entités est disponible sur cette page. Vous pouvez utiliser la section Entités pour créer des affectations de tâches pour chaque entité.

5. Reportez-vous à la section Descriptions des champs pour remplir la section Informations sur la tâche.

6. Dans le Entités , sélectionnez les personnes affectées pour le niveau général et chaque entité, selon vos besoins. Si le Niveau supérieur uniquement est cochée, seule l’option de niveau général s’affiche dans cette section.

   Pour supprimer une entité, cochez la case située à gauche de son nom, puis sélectionnez Enlever.

7. Utilisez la Lien de navigation pour inclure un lien vers une page Sage Intacct ou une autre ressource en ligne.

   • Choisir Lien du menu puis sélectionnez une page Intacct dans la Menu liste déroulante.

   • Choisir Lien personnalisé, puis saisissez la Texte du lien et l’URL.

     Assurez-vous de saisir l’URL complète. Par exemple : https://www.sage.com

   En plus de la liste de contrôle, ce lien apparaît dans le panneau de l’assistant de fermeture et dans les notifications.

8. Utilisez la Dépendance pour indiquer que la personne affectée à la tâche ne peut pas commencer cette affectation de tâche avant la fin d’une autre affectation de tâche.

   1. Dans le Condition champ, sélectionnez Commencer le.

   2. Dans le Type de données champ, sélectionnez Achèvement de.

   3. Sélectionnez l’icône Nom de la tâche.

9. Sélectionnez Enregistrer.