Configurer l’e-mail de notification de paiement

Vous voulez informer les employés qu’ils ont été remboursés pour leurs dépenses ? Vous pouvez envoyer automatiquement des e-mails de notification de paiement aux employés sélectionnés, dès que les paiements sont confirmés.

Les notifications de paiement sont particulièrement utiles pour les employés qui sont remboursés pour leurs dépenses par le biais d’ACH, mais les notifications peuvent être envoyées automatiquement à n’importe quel collaborateur, quel que soit le mode de paiement.

Chambre de compensation automatisée (ACH) (ACH)) est un mode de paiement qui génère un format de fichier utilisé par les banques pour échanger des fonds entre comptes.

Configurer les notifications de paiement automatiques

Il existe un processus de configuration rapide et unique pour les notifications de paiement automatiques, dans lequel vous :

• Décidez quelles informations contact (de votre société) doivent être utilisées dans paiement e-mails de notification.
• Sélectionnez les employés qui doivent recevoir les notifications de paiement.

Déterminer l’adresse de l’e-mail à partir de contact

Sur la page Configurer les dépenses, vous pouvez choisir le contact de votre société à utiliser dans les e-mails envoyés aux employés. Ce contact peut être soit un utilisateur spécifique, soit les contacts de l’utilisateur qui sélectionne les frais à rembourser. Gardez à l’esprit que vous pouvez toujours choisir de remplacer le contact au moment où vous sélectionnez les dépenses à rembourser.

Les coordonnées de cet utilisateur seront utilisées à deux fins :

• Les e-mails de notification de paiement seront envoyés depuis l’adresse e-mail de ce contact.
• Le nom et l’adresse e-mail de ce contact seront inclus dans le corps de l’e-mail au cas où le collaborateur aurait des questions.

Sélectionnez le contact par défaut pour l’e-mail de notification de paiement

1. Accédez à Dépenses > Configurer > Configuration.
2. Faites défiler jusqu’à l’icône Paiements et localisez l’icône Contact pour notification options.
   • Si vous souhaitez que la personne qui traite le remboursement des dépenses soit utilisée comme informations de contact, sélectionnez Personne qui choisit les dépenses pour le remboursement.
   • Si vous souhaitez toujours utiliser les contacts d’une personne donnée, sélectionnez Le contact suivant puis sélectionnez l’utilisateur.
   Nous vous conseillons de vérifier le nom « Imprimer en tant que » et l’adresse e-mail des contacts que vous utilisez pour la notification de paiement. Si vous utilisez toujours la même personne que le contact, vous pouvez afficher les fiche de ce utilisateur en sélectionnant le utilisateur dans le menu déroulant, puis en sélectionnant l’icône d’affichage.

Sélectionnez les employés à notifier

Décidez quels employés doivent être informés des paiements et vérifiez qu’ils ont une adresse e-mail dans leurs fiches. En activant les notifications pour un collaborateur, vous indiquez que vous souhaitez que le collaborateur soit averti par e-mail chaque fois qu’un paiement lui est confirmé.

1. Aller à Dépenses > Tous > Employés.
2. Recherchez le collaborateur et sélectionnez Éditer.
3. Accédez au Informations sur le remboursement dans la fiche du collaborateur, et sélectionnez l’option Envoyer une notification de paiement automatique.

4. Sur le Personnes-ressources pour le collaborateur, vérifiez le nom et l’adresse e-mail du collaborateur.

   L’e-mail de notification de paiement utilisera automatiquement le nom et l’adresse e-mail figurant dans la fiche du contact principal du collaborateur.

   Pour afficher la fiche du contact principal du collaborateur, passez la souris sur la ligne Contact principal et sélectionnez l’icône d’affichage.

Traiter les paiements avec des notifications

Les remboursements de dépenses fonctionnent de la même manière, que vous ayez ou non configuré les employés pour qu’ils soient informés des paiements. Chaque fois que vous confirmez des paiements, nous vérifions si les notifications de paiement sont activées pour l’un des collaborateurs. Ces employés recevront automatiquement des notifications de paiement. Pour plus d’informations, rendez-vous sur Sélectionnez les dépenses à rembourser.

1. Aller à Dépenses > Tous > Remboursements > Sélectionnez les dépenses à rembourser.

2. Faites défiler jusqu’à l’icône Notifications de paiement section.

3. Confirmez l’utilisateur dans Contact à utiliser pour les e-mails de notification de paiement.

   Vous pouvez choisir un autre utilisateur.

4. Sélectionnez les notes de dépenses que vous souhaitez rembourser,

5. Sélectionnez Enregistrer.

   Une fois les paiements confirmés, des notifications seront automatiquement envoyées aux employés. Pour les paiements ACH ou les chèques, les notifications ne sont pas envoyées immédiatement. Vous devez générer le fichier de paiement ou imprimer les chèques, puis confirmer les paiements.

Envoi de notifications de paiement après coup

Même si vous avez déjà terminé de rembourser les employés, vous pouvez revenir en arrière et envoyer des e-mails de notification de paiement à partir de la page Imprimer des copies de paiement.

1. Aller à Dépenses > Tous > En savoir plus > Imprimer des copies de paiement.

2. Trouvez l’icône Filtres section Sélectionnez un Mode de paiement.

3. Sélectionnez Afficher.

4. Recherchez le paiement et sélectionnez l’adresse e-mail.

5. Dans le champ Adresse e-mail, vérifiez qu’il existe au moins une liste d’adresses e-mail.

   • Si le collaborateur dispose d’une adresse e-mail, celle-ci est pré-remplie pour vous.

   • Si vous souhaitez que les notifications par e-mail soient envoyées à des adresses supplémentaires, séparez chaque adresse e-mail par une virgule ou un point-virgule. Par exemple,

     tsmith@xyzcompany.com; bbarnabus@xyzcompany.com

6. Sélectionnez Imprimer ou envoyer par e-mail.

Foire aux questions (FAQ)