Configurer l’e-mail de notification de paiement

Vous voulez informer les collaborateurs qu’ils ont été remboursés pour leurs dépenses ? Vous pouvez envoyer automatiquement des e-mails de notification de paiement aux collaborateurs sélectionnés, dès que les paiements sont confirmés.

Les notifications de paiement sont particulièrement utiles pour les collaborateurs qui sont remboursés pour des dépenses via ACH, mais les notifications peuvent être automatiquement envoyées à n’importe quel collaborateur, quel que soit le mode de paiement.

Chambre de compensation automatisée (ACH) (ACH)) est un mode de paiement qui génère un format de fichier utilisé par les banques pour échanger des fonds entre comptes.

Configurer les notifications de paiement automatique

Il existe un processus de configuration rapide et unique des notifications de paiement automatiques, dans lequel vous :

• Déterminez quelles informations de contact (provenant de votre société) doivent être utilisées dans paiement e-mails de notification.
• Sélectionnez les collaborateurs qui doivent recevoir les notifications de paiement.

Déterminer l’adresse de l’e-mail à partir de contact

Sur la page Configurer les dépenses, vous pouvez choisir le contact de votre société qui doit être utilisé dans les e-mails envoyés aux collaborateurs. Il peut s’agir contact d’un utilisateur spécifique ou des informations contact du utilisateur qui sélectionne les dépenses à rembourser. Gardez à l’esprit que vous pouvez toujours choisir de remplacer le contact au moment où vous sélectionnez les dépenses à rembourser.

Les coordonnées de cet utilisateur seront utilisées à deux fins :

• Les e-mails de notification de paiement seront envoyés depuis l’adresse e-mail de ce contact.
• Le nom et l’adresse e-mail de ce contact seront inclus dans le corps de l’e-mail au cas où le collaborateur aurait des questions.

Sélectionner le contact par défaut pour l’e-mail de notification de paiement

1. Accédez à Dépenses > Configurer > Configuration.
2. Faites défiler vers le bas jusqu’à l’icône Paiements et localiser la section Contact pour notification options.
   • Si vous souhaitez que la personne qui traite le remboursement des dépenses soit utilisée comme informations de contact, sélectionnez Personne qui sélectionne les dépenses à rembourser.
   • Si vous souhaitez toujours utiliser les contacts d’une personne donnée, sélectionnez Le contact suivant puis sélectionnez l’utilisateur.
   Nous vous conseillons de vérifier le nom « Imprimer en tant que » et l’adresse e-mail des contacts que vous utilisez pour la notification de paiement. Si vous utilisez toujours la même personne que le contact, vous pouvez afficher les fiche de ce utilisateur en sélectionnant le utilisateur dans le menu déroulant, puis en sélectionnant l’icône d’affichage.

Sélectionner les collaborateurs à notifier

Déterminez quels collaborateurs doivent être informés des paiements et vérifiez qu’ils disposent d’un adresse e-mail fiche. En activant les notifications pour un collaborateur, vous indiquez que vous souhaitez que le collaborateur soit averti par e-mail chaque fois qu’une paiement lui est confirmée.

1. Aller à Dépenses > Tous > Collaborateurs.
2. Recherchez le collaborateur et sélectionnez Éditer.
3. Accédez au Informations sur le remboursement dans la fiche du collaborateur, et sélectionnez l’option Envoyer une notification de paiement automatique.

4. Sur le Personnes-ressources Tabulation pour le collaborateur, vérifiez le nom et l’adresse e-mail du collaborateur.

   L’e-mail de notification de paiement utilise automatiquement le nom et l’adresse e-mail figurant sur la fiche du contact principal du collaborateur.

   Pour afficher le fiche du contact principal du collaborateur, passez le curseur sur la ligne correspondant au Contact principal et sélectionnez l’icône d’affichage.

Traiter les paiements avec des notifications

Les remboursements de dépenses fonctionnent de la même manière, que vous ayez configuré ou non les collaborateurs pour qu’ils soient informés des paiements. Chaque fois que vous confirmez des paiements, nous vérifions si les notifications de paiement sont activées pour l’un des collaborateurs. Ces collaborateurs recevront automatiquement des notifications de paiement. Pour en savoir plus, rendez-vous sur Sélectionner les dépenses à rembourser.

1. Aller à Dépenses > Tous > Remboursements > Sélectionner les dépenses à rembourser.

2. Faites défiler jusqu’au Notifications de paiement .

3. Confirmez l’utilisateur dans Contact destinataire des e-mails de notification de paiement.

   Vous pouvez choisir un autre utilisateur.

4. Sélectionnez les rapports de dépenses que vous souhaitez rembourser,

5. Sélectionnez Enregistrer.

   Une fois les paiements confirmés, les notifications seront automatiquement envoyées aux collaborateurs. Pour les paiements ACH ou les chèques, les notifications ne sont pas envoyées immédiatement. Vous devez générer le fichier de paiement ou imprimer les chèques, puis confirmer les paiements.

Envoyer des notifications de paiement par la suite

Même si vous avez déjà terminé de rembourser les collaborateurs, vous pouvez toujours revenir en arrière et envoyer des e-mails de notification de paiement à partir de la page Imprimer les copies de paiement.

1. Aller à Dépenses > Tous > En savoir plus > Imprimer des copies de paiement.

2. Recherchez le Filtres Section Sélectionner une Mode de paiement.

3. Sélectionnez Afficher.

4. Recherchez le paiement et sélectionnez l’e-mail.

5. Dans le champ E-mail adresse, confirmez qu’il existe au moins un e-mail adresse liste.

   • Si le collaborateur dispose d’une adresse e-mail, celle-ci est préremplie pour vous.

   • Si vous souhaitez que les notifications par e-mail soient envoyées à des adresses supplémentaires, séparez chaque adresse e-mail par une virgule ou un point-virgule. Par exemple,

     tsmith@xyzcompany.com; bbarnabus@xyzcompany.com

6. Sélectionnez Imprimer ou envoyer par e-mail.

Foire aux questions (FAQ)