Configurer l’e-mail de notification de paiement

Vous voulez informer les employés quand ils ont été remboursés pour leurs dépenses ? Vous pouvez envoyer automatiquement des e-mails de notification de paiement à certains collaborateurs, dès que les paiements sont confirmés.

Les notifications de paiement sont particulièrement utiles pour les collaborateurs qui sont remboursés de dépenses via ACH, mais les notifications peuvent être automatiquement envoyées à n’importe quel collaborateur, quel que soit son mode de paiement.

Chambre de compensation automatisée (ACH)) est un mode de paiement qui génère un format de fichier utilisé par les banques pour échanger des fonds entre comptes.

Configurer des notifications de paiement automatiques

Il existe un processus de configuration rapide et unique pour les notifications de paiement automatiques, dans lequel vous :

• Déterminez quelles coordonnées (de votre société) doivent être utilisées dans les e-mails de notification de paiement.
• Sélectionnez les collaborateurs qui doivent recevoir les notifications de paiement.

Déterminer l’adresse de l’e-mail De contact

Sur la page Configurer les dépenses, vous pouvez choisir le contact de votre société qui doit être utilisé dans les e-mails envoyés aux collaborateurs. Il peut s’agir d’un utilisateur spécifique ou des coordonnées de l’utilisateur qui sélectionne les dépenses à rembourser. N’oubliez pas que vous pouvez toujours choisir de remplacer le contact au moment où vous sélectionnez les dépenses à rembourser.

Les coordonnées de cet utilisateur seront utilisées à deux fins :

• Les e-mails de notification de paiement seront envoyés depuis l’adresse e-mail de ce contact.
• Le nom et l’adresse e-mail de ce contact seront inclus dans le corps de l’e-mail au cas où le collaborateur aurait des questions.

Sélectionner le contact par défaut pour l’e-mail de notification de paiement

1. Accédez à Dépenses > Configurer > Configuration.
2. Faites défiler vers le bas jusqu’au Paiements et localisez la section Contact pour notification Options.
   • Si vous souhaitez que la personne qui traite le remboursement de dépenses soit utilisée comme coordonnées, sélectionnez Personne qui sélectionne les dépenses à rembourser.
   • Si vous souhaitez toujours utiliser les coordonnées d’une certaine personne, sélectionnez Le contact suivant puis sélectionnez l’utilisateur.
   Nous vous conseillons de vérifier le nom « Imprimer en tant que » et l’adresse e-mail des contacts que vous utilisez pour la notification de paiement. Si vous utilisez toujours la même personne que le contact, vous pouvez afficher la fiche de cet utilisateur en le sélectionnant dans le menu déroulant, puis en sélectionnant l’icône d’affichage.

Sélectionner les collaborateurs à notifier

Décidez quels collaborateurs doivent être informés des paiements et vérifiez qu’ils ont une adresse e-mail enregistrée. En activant les notifications pour un collaborateur, vous indiquez que vous souhaitez qu’il soit averti par e-mail chaque fois qu’un paiement qui lui est adressé est confirmé.

1. Atteindre Dépense > Tout > Salariés.
2. Recherchez le collaborateur et sélectionnez Éditer.
3. Accédez à la Informations sur le remboursement de la fiche du collaborateur, et sélectionnez l’option Envoyer une notification de paiement automatique.

4. Sur le Contacts Appuyez sur la touche de tabulation pour le collaborateur, vérifiez son nom et son adresse e-mail.

   L’e-mail de notification de paiement utilise automatiquement le nom et l’adresse e-mail figurant dans la fiche du contact principal du collaborateur.

   Pour afficher la fiche du contact principal du collaborateur, passez le curseur sur la ligne correspondant au Contact principal et sélectionnez l’icône d’affichage.

Traiter les paiements avec des notifications

Les remboursements de dépenses fonctionnent de la même manière, que vous ayez configuré ou non les collaborateurs pour qu’ils soient informés des paiements. Chaque fois que vous confirmez les paiements, nous vérifions si les notifications de paiement sont activées pour l’un des collaborateurs. Ces collaborateurs recevront automatiquement des notifications de paiement. Pour en savoir plus, rendez-vous sur Sélectionner les dépenses à rembourser.

1. Atteindre Dépense > Tout > Remboursements > Sélectionner les dépenses à rembourser.

2. Faites défiler jusqu’au Notifications de paiement section.

3. Confirmez l’utilisateur dans Contact destinataire des e-mails de notification de paiement.

   Vous pouvez choisir un autre utilisateur.

4. Sélectionnez les rapports de dépenses que vous souhaitez rembourser,

5. Sélectionnez Enregistrer.

   Une fois les paiements confirmés, les notifications seront automatiquement envoyées aux collaborateurs. Pour les paiements ACH ou les chèques, les notifications ne sont pas envoyées immédiatement. Vous devez générer le fichier de paiement ou imprimer les chèques, puis confirmer les paiements.

Envoyer des notifications de paiement par la suite

Même si vous avez déjà terminé de rembourser les collaborateurs, vous pouvez revenir en arrière et envoyer des e-mails de notification de paiement à partir de la page Imprimer les copies de paiement.

1. Atteindre Dépense > Tout > Plus > Imprimer des copies de paiement.

2. Recherchez le Filtres Sélectionner une section Mode de paiement.

3. Sélectionnez Afficher.

4. Recherchez le paiement et sélectionnez l’e-mail.

5. Dans le champ Adresse e-mail, vérifiez qu’il existe au moins une liste d’adresses e-mail.

   • Si le collaborateur dispose d’une adresse e-mail, celle-ci est préremplie pour vous.

   • Si vous souhaitez que les notifications par e-mail soient envoyées à des adresses supplémentaires, séparez chaque adresse e-mail par une virgule ou un point-virgule. Par exemple

     tsmith@xyzcompany.com; bbarnabus@xyzcompany.com

6. Sélectionnez Imprimer ou envoyer par e-mail.

Foire aux questions (FAQ)