Imprimer des copies de paiement du remboursement

Imprimez des copies des remboursements de dépenses que vous avez déjà confirmés. Vous pouvez également imprimer des copies non négociables des chèques de remboursement imprimés originaux.

La page Imprimer les copies de paiement vous permet également d’envoyer des e-mails aux collaborateurs pour les informer des remboursements de dépenses que vous avez effectués. Vous pouvez Configurer des notifications de paiement automatiques pour les collaborateurs ou utilisez la page Imprimer les copies de paiement pour Envoyer des notifications pour les paiements que vous avez déjà émis.

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  • Imprimer les chèques : Exécuter

Imprimer des copies de paiement

L’impression de copies de paiement s’effectue en deux étapes, comme pour l’exécution d’un rapport. Tout d’abord, vous définissez des filtres pour Intacct afin de trouver le groupe de paiements que vous souhaitez ; Ensuite, vous sélectionnez les articles à imprimer.

  1. Ouvrez le Imprimer des copies de paiement à partir de l’une des applications suivantes :
    • Comptes fournisseurs
    • Dépenses
    • Gestion de la trésorerie
  2. Pour voir tous les paiements triés par chèque, dans la Imprimer des copies de paiement , sélectionnez Vue.
  3. Pour affiner la liste des copies de paiement à imprimer, sélectionnez Personnaliser pour revenir à la Imprimer des copies de paiement page Filtres. Suivez les étapes de la section Personnalisation et impression des copies de paiement ci-dessous.
Les copies du chèque contiennent les mêmes informations que le chèque initial. Si des informations ont changé depuis le paiement initial du chèque (par exemple, si le nom ou l’adresse du contact a changé), les copies ne refléteront pas ces modifications.

Personnaliser et imprimer des copies de paiement

Avant d’imprimer des copies de vos chèques, vous pouvez sélectionner la période et la plage de chèques à inclure, ainsi que spécifier un ordre de tri pour les chèques imprimés. Par exemple, vous pouvez imprimer une copie de paiement pour un collaborateur spécifique payé le dernier trimestre. Utilisés efficacement, les filtres peuvent faire apparaître uniquement les éléments souhaités, ce qui vous permet de sélectionner et d’imprimer rapidement sans avoir à faire défiler de longues listes de paiements.

  1. Sélectionnez la période de paiement dans le menu déroulant ou saisissez les dates de début et de fin souhaitées pour le cycle d’impression. Si vous ne spécifiez pas de période de paiement, le système utilise le mois en cours.
    • Vous pouvez spécifier la période de paiement ou les dates de début et de fin, mais pas les deux.
  2. Définissez les filtres pour obtenir les données souhaitées.
    • Les filtres vous permettent d’inclure ou d’exclure des types de données spécifiques, tels que les banques, les collaborateurs et les numéros de chèque. En règle générale, pour obtenir des résultats moins nombreux et plus précis, définissez davantage de filtres.
  3. Triez les chèques.
  4. Cochez la case correspondant à chaque chèque à imprimer.
    Vous pouvez cocher ou décocher toutes les cases d’une colonne en sélectionnant l’icône en forme de flèche diagonale en haut de la colonne.
  5. Pour ajouter un talon de chèque détaillé ou un talon de collaborateur à la copie de paiement, sélectionnez Imprimer le talon de chèque détaillé ou Imprimer la fiche détaillée de l’employérespectivement.
  6. Choisir Imprimer une copie.
    Intacct affiche une version PDF de vos copies de paiement marquées comme « Non négociable ».

    7. Assurez-vous que les paramètres de votre imprimante sont définis pour imprimer les chèques en taille réelle (sans mise à l’échelle) et que l’orientation est définie sur Portrait.

Champ Description

Sélectionner pour imprimer la copie

Cochez cette case pour chaque chèque dont vous souhaitez imprimer une copie. Le système crée un fichier PDF contenant une copie de chaque chèque sélectionné.

Imprimer le talon de chèque détaillé

Cochez cette case pour chaque chèque pour lequel vous souhaitez ajouter des détails de transaction au talon de chèque.

Imprimer la fiche détaillée de l’employé

Cochez cette case pour chaque chèque pour lequel vous souhaitez ajouter des détails de transaction au talon de paie collaborateurs.

Définir la période

Vous pouvez utiliser l’une des périodes de paiement prédéfinies disponibles dans la Période de paiement et En date du ou créez votre propre période de paiement à l’aide de la Date de début et Date de fin Boîtes.

  • Dans la section Période :

    PREMIÈRE OPTION

    • Sélectionnez l’icône Période de paiement flèche vers le bas, puis sélectionnez la période souhaitée.
    • Saisissez une Date d’effet (la date que le système utilisera comme référence pour la période sélectionnée. Laissez la date du jour vide).
    OU

    Tapez un spécifique Date de début et/ou un Date de fin. (Si vous préférez, vous pouvez également spécifier ces dates en sélectionnant l’icône située en regard de chaque case de date pour ouvrir une fenêtre de calendrier, puis en sélectionnant la date souhaitée.

La table suivante décrit chaque article de la section Période de cette page :

Si vous remplissez toutes les cases de la période (c’est-à-dire si vous remplissez la Période de paiement et En date du en plus des cases Date de début et Date de fin boîtes), le système base votre tâche d’impression uniquement sur les dates de début et de fin spécifiées. Il ignore la période de paiement et la date d’effet spécifiées.
Champ Période Remarques Limites

Période de paiement

Ces périodes sont toujours relatives à la date d’effet.

Toutes les périodes commencent le premier jour de la période, c’est-à-dire le premier jour du mois, du trimestre ou de l’année que vous sélectionnez.

Fonctionne uniquement avec Date d’effet. Ne s’applique pas si vous sélectionnez une Date de début ou une Date de fin.

En date du

Laissez ce champ vide pour utiliser automatiquement la date d’aujourd’hui.

Fonctionne uniquement avec Période de paiement. Ne s’applique pas si vous sélectionnez une Date de début ou une Date de fin.

Date de début, Date de fin

Laissez le Date de début Vide pour inclure toutes les informations depuis la date la plus ancienne de vos données Sage Intacct jusqu’à la date de fin (incluse). N’indiquez rien dans le champ Date de fin pour inclure toutes les informations de la date de début jusqu’à la date du jour.

Le format doit être MM/JJ/AAAA.

Définir les filtres d’impression

Utilisez les filtres pour cibler les résultats de votre tâche d’impression. Les filtres vous permettent en effet d’isoler les données de votre choix en vue de les regrouper. Vous pouvez définir la combinaison de filtres de votre choix.

  1. Pour sélectionner les types de paiements à inclure dans votre tâche d’impression, sélectionnez Mode de paiement puis sélectionnez le type de paiement à inclure (chèque, carte de crédit, virement ou espèces).
  2. Pour sélectionner un compte courant spécifique, sélectionnez l’icône Compte courant , puis sélectionnez le compte que vous souhaitez inclure.
    3. Les administrateurs peuvent prédéfinir un compte bancaire par défaut sur la page Configurer la gestion de la trésorerie (> de la société Admin > Abonnements > Gestion de la trésorerie > Configurer). Pour les sociétés multi-entités partagées, vous pouvez définir un compte bancaire par défaut entité par entité.
  3. Pour afficher les résultats de fournisseurs spécifiques, utilisez la Du fournisseur et Au fournisseur listes déroulantes.

    4. Tout De et À Les paires de champs fonctionnent de la même manière. Utilisez-les pour obtenir des résultats de recherche dans une plage aussi large ou aussi fine que vous le souhaitez, de tout ce qui se trouve dans le système à un seul objet spécifique.

    Pour exécuter ce rapport pour un seul objet :

    1. À partir de la De liste déroulante, sélectionnez l’objet souhaité.
    2. À partir de la À liste déroulante, sélectionnez le même objet.

    Pour exécuter ce rapport pour une plage spécifique d’objets :

    1. À partir de la De liste déroulante, sélectionnez l’objet souhaité au début de la plage.
    2. À partir de la À liste déroulante, sélectionnez l’objet que vous souhaitez voir à la fin de la plage.

    Pour exécuter ce rapport pour tous les objets :

    Laissez les deux champs vides.

    Si vous avez un grand nombre d’objets ou si le rapport prend trop de temps à traiter, utilisez la commande De et À pour exécuter une série de rapports plus petits. Par exemple, vous pouvez exécuter cinq rapports, un pour chacun des objets dont les noms commencent par A-E, puis F-J, K-O, P-T et U-Z.

    Un objet est un terme fourre-tout qui fait référence à un élément de données spécifique dans le système. Les clients, les fournisseurs, les articles et les comptes sont tous des exemples d’objets.

    1. Pour filtrer le rapport par entité, saisissez le nom de l’entité dans la Entité ou sélectionnez la flèche vers le bas, puis sélectionnez l’entité souhaitée dans la liste qui s’affiche.
      2. Vous devez saisir ou sélectionner une entité si vous souhaitez exécuter ce rapport au niveau général. Le système utilise l’entité que vous spécifiez pour déterminer la devise appropriée.

    2. Sélectionnez l’icône Afficher les chèques au niveau de l’entité pour afficher les chèques payés par la société de niveau général ainsi que par l’entité sélectionnée.

  5. Pour afficher les résultats d’un chèque spécifique ou d’une série de chèques, utilisez le bouton Chèque de et Vérifier listes déroulantes.

Consultez le tableau suivant pour identifier chaque élément de la section Filtres de cette page :

Champ Filtre Remarques

Mode de paiement

Inclure uniquement les paiements effectués par le mode de paiement sélectionné

Chèques par page

S’affiche si vous avez choisi d’imprimer des copies de paiement pour les chèques. L’impression d’un chèque par page inclut le talon du collaborateur et le talon de chèque. Si vous choisissez d’imprimer trois chèques sur une seule page, vous excluez le fournisseur et le chèque Talons.

Ce champ est mémorisé.

Compte courant/compte de carte de crédit/compte bancaire

Inclure uniquement les paiements écrits à partir du compte sélectionné.

Du fournisseur, Au fournisseur

Incluez uniquement les données de fournisseurs spécifiques. Par défaut, ces cases sont vides, ce qui signifie que le rapport inclut tous les fournisseurs.

De chèque#, à chèque# ou type de carte

Inclure uniquement le chèque ou la gamme de chèques spécifiés ou les frais du type de carte de crédit spécifié.

Entité

Inclure uniquement les paiements de l’entité sélectionnée

Afficher les chèques au niveau de l’entité

Inclure les paiements de toutes les entités, y compris la société de niveau général

Trier les paiements

Utilisez les filtres des options de tri des chèques pour déterminer l’ordre de tri et le nombre de fiches à afficher par page. Par défaut, Intacct trie les paiements par date. Vous pouvez effectuer un tri en fonction d’un ou de plusieurs des articles figurant dans les zones Trier par.

  1. Dans la zone Trier par, sélectionnez le nom de l’article, puis la flèche droite pour l’ajouter à la zone de droite. Pour supprimer un article, sélectionnez celui-ci dans la zone de droite, puis la flèche gauche pour le replacer dans la zone de gauche.

    Intacct trie les chèques en fonction de l’ordre des articles dans la zone Trier par de droite.

  2. Pour modifier l’ordre de tri d’un article, sélectionnez-le, puis sélectionnez les flèches Haut et Bas afin de le déplacer vers le haut ou vers le bas de la liste.
  3. Pour modifier le nombre de chèques affichés sur une page, sélectionnez 50, 100 ou 200 dans Nombre maximal de lignes.
  4. Lorsque les filtres sont définis comme vous le souhaitez, sélectionnez Afficher. Pour revenir à la page des filtres et des formats, sélectionnez Personnaliser.