Validation de la gestion des dépenses
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La gestion des dépenses automatise la validation par rapport à un budget spécifié. L’administrateur du budget a toujours le contrôle pour résoudre les dépassements de budget en fonction de situations individuelles qui ne peuvent pas toujours être prévues.
Une fois que vous avez configuré la Gestion des dépenses, les dépenses des applications sélectionnées (Achats, Comptes fournisseurs ou Grand livre) sont validées par rapport au budget spécifié. En fonction de votre configuration, si la comptabilisation d’une transaction dépasse le budget, la gestion des dépenses vous avertit du dépassement de budget ou empêche la transaction d’être comptabilisée.
Comment fonctionne la validation de la gestion des dépenses ?
La gestion des dépenses valide au niveau des éléments. En outre, elle valide les transactions par rapport au solde restant dans le budget. Si une ligne individuelle réussit l’étape de validation du budget, la ligne suivante est validée. En cas d’échec de validation d’un élément, vous recevez un message d’arrêt ou d’avertissement lorsque vous comptabilisez la transaction. Si tous les éléments affectent les mêmes comptes de dépenses, après validation de chaque élément, la gestion des dépenses effectue une vérification au niveau du document et valide au niveau du résumé.
Si un compte est crédité au cours d’une de vos transactions, la gestion des dépenses prend en compte ce crédit. Par exemple, si le budget d’un compte est de 1 000 $, mais qu’il est crédité de 500 $, la gestion des dépenses considère maintenant que le budget total de ce compte est de 1 500 $.
- Saisissez les informations de budget pour chaque combinaison de compte et de dimension souhaitée.
- Sélectionnez l’icône Si un budget n’a aucune correspondance, traitez-le comme étant nul afin que les transactions ne réussissent pas accidentellement la validation.
Validation basée sur les dimensions
Pour les dimensions du budget, la gestion des dépenses compare directement la valeur de la transaction à la dimension. Si vous incluez une valeur pour une dimension, l’élément est validé. Si la dimension n’a pas de valeur dans le budget spécifié, l’élément est accepté sans être validé. Pour éviter les articles non validés, sélectionnez l’icône Si un budget n’a aucune correspondance, traitez-le comme étant nul case à cocher.
Si vous validez par dimensions, assurez-vous de sélectionner les dimensions à valider en fonction de la façon dont vous saisissez votre budget.
Par exemple :
-
Votre budget comprend les éléments suivants Emplacement dimension.
-
Vous souhaitez contrôler les dépenses par établissement.
Pour ce faire, configurez Gestion des dépenses de sorte qu’elle utilise Emplacement dans sa validation.
Dans ce cas, la gestion des dépenses ignore toutes les autres dimensions parce qu’elles n’ont pas été sélectionnées, même si elles sont incluses dans un élément ou dans le budget. Cette transaction peut comporter plusieurs lignes pour le même établissement avec plusieurs services. Sinon Département est une dimension obligatoire, seul le budget combiné pour Emplacement est utilisé pour la validation. Cela est dû au fait que le service n’a pas de budget à prendre en compte et n’est pas inclus dans la configuration de la gestion des dépenses.
Par exemple, si vous prévoyez d’utiliser Département, Emplacementet Classe dans Gestion des dépenses, toutes ces dimensions doivent être activées dans Achats, Comptes fournisseurs et Grand livre. Vous activez ensuite la dimension dans Gestion des dépenses. C’est vrai, même si vous n’utilisez que le paramètre Classe dans les transactions d’achats uniquement et prévoyez d’utiliser la Gestion des dépenses uniquement dans Achats.
Appliquer la validation par rapport aux dimensions ou aux périodes de référence sans avoir de budget
La gestion des dépenses vérifie les fonds disponibles dans le budget spécifié en utilisant les dimensions spécifiées lors de la configuration. La gestion des dépenses nécessite qu’une transaction ait une valeur pour appliquer le budget. Si aucune combinaison de dimension et de compte n’est définie dans le budget, la gestion des dépenses ne peut pas valider les dépenses et la transaction est comptabilisée sans être validée.
Pour appliquer la validation lorsqu’il n’y a pas de valeur budgétaire, sélectionnez Si un budget n’a aucune correspondance, traitez-le comme étant nul case à cocher. La gestion des dépenses valide ensuite les dimensions ou d’autres éléments sans budget, comme si le budget était nul.
Valider par rapport à une période spécifiée
Vous pouvez choisir la période à utiliser pour votre validation de la gestion des dépenses.
Durée par défaut
Vous pouvez configurer la Gestion des dépenses de manière à ce qu’elle valide un budget pendant une certaine durée. En général, la période de référence sélectionnée comme durée par défaut dans Gestion des dépenses correspond aux périodes de référence utilisées dans votre budget.
Dates de début et de fin de projet
Si vous utilisez la dimension Projet, vous pouvez configurer la gestion des dépenses de manière à ce qu’elle utilise une date de début et de fin de projet pour valider un projet. Vous pouvez alors inclure des données de budget de projet dans le processus de validation.
Lorsque cette option est activée, la gestion des dépenses utilise les dates de début et de fin définies pour le projet pour la validation. Assurez-vous d’inclure complètement les dates de début et de fin. Lorsque vous saisissez les dates de début et de fin, tenez compte de la date des achats effectués avant le début du projet. Cela est nécessaire pour inclure les achats dans la validation.
Valider les dépenses engagées
Activez l’icône Inclure les dépenses engagées permettant d’inclure les transactions qui ont été enregistrées dans Achats, mais qui ne sont pas encore enregistrées comme dépenses réelles.
Lorsque cette option est activée, les dépenses engagées qui ne sont pas encore dépensées peuvent être suivies dans un ou plusieurs livres définis par l’utilisateur et incluses dans la validation. Lorsque la transaction d’origine est comptabilisée, elle est prise en compte dans le calcul qui détermine les fonds disponibles dans le budget. Lorsque vous libérez la dépense engagée en la convertissant en dépense réelle ou en l’annulant, la réserve ne s’applique plus.
Pour utiliser cette fonctionnalité, vous devez activer les livres définis par l’utilisateur. Et si vous utilisez des flux de travail d’achats, les définitions de transaction associées doivent être configurées pour gérer les dépenses engagées.
L’aperçu des dépenses est calculé en fonction de la comptabilisation principale du grand livre définie pour la définition de transaction. Si vous avez activé une comptabilisation supplémentaire, cette comptabilisation secondaire n’est pas reflétée dans l’aperçu des dépenses.
Par exemple:
-
Vous avez configuré la gestion des dépenses pour inclure les dépenses engagées et créé un livre défini par l’utilisateur pour en assurer le suivi.
-
Une définition de transaction de bon de commande est configurée pour être comptabilisée dans le livre des dépenses engagées.
-
Vous souhaitez que le montant indiqué dans le livre des dépenses engagées soit déduit de vos dépenses engagées lorsque vous affichez les informations d’aperçu des dépenses dans la facture d’achat.
Meilleures pratiques :
-
Créez une définition de transaction qui précède immédiatement la facture dans le flux de travail d’achat.
-
Configurez cette transaction pour libérer le montant de la facture du livre de dépenses engagées.
Cette étape permet également d’assurer la bonne compensation du livre des dépenses engagées et d’éviter d’avoir à régulariser les écarts entre le total du bon de commande et le total de la facture.
Exceptions et cas spéciaux de validation
Dans Sage Intacct, les éléments suivants sont des cas spéciaux et des exceptions au cours de la validation des dépenses :
| Article | Détails |
|---|---|
| Cas particuliers: ces éléments nécessitent une attention particulière en raison de la validation des dépenses | |
| Transactions importées |
Si la gestion des dépenses est activée et que vous importez des transactions dans une application où la validation est appliquée, les transactions du fichier d’importation doivent respecter le budget spécifié. Cela s’applique même si l’application est définie sur Arrêter ou Avertir car l’intervention est nécessaire. Pour importer ces transactions, vous pouvez désactiver Gestion des dépenses de la zone d’application pendant l’importation ou Ajustez votre budget. Voir Formation à la demande : Budgets pour en savoir plus sur l’utilisation des budgets dans Intacct. |
| Transactions récurrentes |
Si la gestion des dépenses est activée et qu’il existe des transactions récurrentes dans une application où la validation est appliquée, les transactions récurrentes sont générées uniquement si elles ne dépassent pas le budget spécifié. Cela s’applique même si l’application est définie sur Arrêter ou Avertir car l’intervention est nécessaire. Pour générer ces transactions, vous pouvez désactiver Gestion des dépenses pour l’application associée pendant qu’elles sont générées, ou vous pouvez Ajustez votre budget. Voir Formation à la demande : Budgets pour en savoir plus sur l’utilisation des budgets dans Intacct. |
| Exceptions: La gestion des dépenses ne valide pas ces articles | |
| Les transactions d’achats générées à partir de transactions de traitement |
Les transactions de traitement du service Achats sont utilisées pour fusionner ou fractionner des documents d’achats. La gestion des dépenses ne prend pas en charge les transactions générées à l’aide de cette méthode. Si ces transactions sont converties ultérieurement en un autre type de transaction, Gestion des dépenses peut alors les valider. |
| Extournes | Pour permettre la saisie de corrections, Gestion des dépenses ne valide pas les transactions générées par la saisie d’une extourne. |
Que se passe-t-il si le budget change ?
Si votre budget change, la gestion des dépenses gère le changement à l’avenir. Les transactions passées comptabilisées dans les applications validées par la gestion des dépenses ne sont pas affectées par la modification, mais les transactions nouvelles ou révisées sont validées par rapport au budget mis à jour.
Par exemple, si un service dispose d’un budget de 5 000 USD pour une période de validation, les transactions sont validées par rapport à cette valeur budgétaire. Si le budget est modifié à mi-parcours de la période et que le budget du service est maintenant de 8 000 USD, toutes les nouvelles transactions sont validées par rapport au budget de 8 000 USD. En outre, si une transaction qui dépasse la limite du budget de 5 000 USD est modifiée et enregistrée, la transaction mise à jour est validée par rapport au budget mis à jour, et non par rapport au budget initial.
Suivre vos dépenses
Vous pouvez afficher l’impact budgétaire d’une transaction avant et après sa comptabilisation ou sa soumission.
- Informations sur les dépenses Vous permet de vérifier de manière proactive les dépenses de la transaction en cours par rapport aux fonds budgétaires disponibles lorsque vous créez une transaction. Choisir Afficher l’aperçu des dépenses sur une transaction prise en charge afin de voir son impact budgétaire. Informations sur les dépenses est la seule partie de la gestion des dépenses à laquelle une permission est associée. Pour accorder la permission, ouvrez le Abonnements dans un rôle ou un utilisateur, puis accédez à la fenêtre Compagnie fenêtre des permissions. Accorder ou refuser le Aperçu des dépenses - Exécuter à partir de là. Par défaut, la permission est accordée aux utilisateurs.
- Historique des dépenses Assure le suivi de la validation de vos dépenses pour chaque transaction au moment de la comptabilisation dans la Piste d’audit. Consultez la piste d’audit de chaque transaction pour voir si la dépense était conforme au budget ou si elle le dépassait.
