Créer la séquence de numérotation de documents

Créez la séquence de numérotation réelle à l’aide de la numérotation de documents. Veillez à en créer autant que nécessaire pour répondre aux besoins de votre société. Créez une séquence pour chaque journal de chaque entité.

Si vous travaillez dans une entreprise multi-entités, assurez-vous d’être dans la bonne entité ou au niveau supérieur.

• Vous ne pouvez pas affecter une séquence documentaire créée au niveau de l’entité à une séquence comptable créée au niveau supérieur.

• Vous ne pouvez pas affecter une séquence documentaire créée dans une entité à une séquence comptable créée dans une autre entité.

1. Au niveau général, allez dans Société > Configurer > Paramètres et sélectionnez Ajouter (cercle) en regard de Séquences de document.

2. Remplissez les champs obligatoires et ajoutez toute autre information que vous souhaitez inclure dans votre séquence.

   Les champs obligatoires sont les suivants :

   • Identifiant de séquence

     Ne peut pas être modifié après l’enregistrement.

   • Nom de la séquence

   • Statut de la séquence

   • Type de séquence

     Ne peut pas être modifié après l’enregistrement.

   • Séquence principale

     Ne peut pas être modifié après l’enregistrement.

   • Séquence principale suivante

     Générée automatiquement, elle peut être modifiée.

3. Sélectionnez Enregistrer.

Consultez les descriptions des champs pour en savoir plus sur les informations à saisir dans chaque champ.

Activer le report de l’exercice fiscal

Si les règles de conformité ou légales de votre région exigent des séquences comptables incluant la date de transaction, vous pouvez configurer un report de l’exercice. Cette fonctionnalité est maintenant disponible pour les journaux du grand livre.

Le report de l’exercice fiscal pour les séquences de documents vous aide à gérer vos séquences alphabétiques et numériques avec des transitions de fin d’année facilitées, une meilleure organisation et une meilleure correspondance des transactions.

1. Accédez à Société > Configurer > Paramètres et sélectionnez Ajouter (cercle) en regard de Séquences de documents.

   Créez une nouvelle séquence et commencez à l’utiliser au début du prochain exercice. Évitez de modifier une séquence en milieu d’année.

2. Saisissez un ID de séquence.

   Utilisez un nom qui décrit le but de la séquence et le journal qui l’utilisera.

   Par exemple, saisissez séq-générale-GJ pour une séquence créée pour le journal du grand livre.

3. Remplissez les champs obligatoires restants et ajoutez toute autre information que vous souhaitez inclure dans votre séquence de documents.

4. Cochez la case Activer le report de l’exercice fiscal sur la séquence.

   Vous pouvez utiliser le report de l’exercice fiscal avec des séquences numériques et alphabétiques.

   Lorsque cette option est sélectionnée, la fin de l’exercice fiscal de votre société s’affiche, ainsi que le jour où le report a été activé pour cette séquence.

5. Sélectionnez la façon dont vous souhaitez que l’exercice fiscal soit ajouté à votre séquence de documents :

   • Aucun : lorsque cette option est sélectionnée, l’exercice fiscal n’apparaît pas dans votre séquence de documents.

   • Préfixe : lorsque cette option est sélectionnée, l’exercice fiscal est ajouté comme préfixe de report à votre séquence de documents, suivi d’un champ de séparateur modifiable.

   • Suffixe : lorsque cette option est sélectionnée, l’exercice fiscal est ajouté comme suffixe de report à votre séquence de documents, précédé d’un champ Séparateur modifiable.

6. Saisissez le format de la séquence.

   En plus du préfixe ou suffixe de report, vous pouvez ajouter un préfixe et un suffixe supplémentaires.

   Pour faciliter la mise en place de la séquence comptable et l’identification des opérations, utilisez les conventions suivantes :

   • Un préfixe ou l’identifiant du journal pour lequel ce système de numérotation est utilisé.
   • Un suffixe pour indiquer l’entité dans laquelle la transaction a été créée, ce qui est utile lorsque vous affichez les transactions depuis le niveau général.

7. Sélectionnez Enregistrer.

1. Accédez à Société > Configurer > Paramètres et sélectionnez Ajouter (cercle) en regard de Séquences de documents.

   Créez une nouvelle séquence et commencez à l’utiliser au début du prochain exercice. Évitez de modifier une séquence en milieu d’année.

2. Saisissez un ID de séquence.

   Utilisez un nom qui décrit le but de la séquence et le journal qui l’utilisera.

   Par exemple, saisissez séq-générale-GJ pour une séquence créée pour le journal du grand livre.

3. Remplissez les champs obligatoires restants et ajoutez toute autre information que vous souhaitez inclure dans votre séquence de documents.

4. Cochez la case Activer le report de l’exercice fiscal sur la séquence.

   Vous pouvez utiliser le report de l’exercice fiscal avec des séquences numériques et alphabétiques.

   Lorsque cette option est sélectionnée, la fin de l’exercice fiscal de votre société s’affiche, ainsi que le jour où le report a été activé pour cette séquence.

5. Sélectionnez la façon dont vous souhaitez que l’exercice fiscal soit ajouté à votre séquence de documents :

   • Aucun : lorsque cette option est sélectionnée, l’exercice fiscal n’apparaît pas dans votre séquence de documents.

   • Préfixe : lorsque cette option est sélectionnée, l’exercice fiscal est ajouté comme préfixe de report à votre séquence de documents, suivi d’un champ de séparateur modifiable.

   • Suffixe : lorsque cette option est sélectionnée, l’exercice fiscal est ajouté comme suffixe de report à votre séquence de documents, précédé d’un champ Séparateur modifiable.

6. Saisissez le format de la séquence.

   En plus du préfixe ou suffixe de report, vous pouvez ajouter un préfixe et un suffixe supplémentaires.

   Pour faciliter la mise en place de la séquence comptable et l’identification des opérations, utilisez les conventions suivantes :

   • Un préfixe ou l’identifiant du journal pour lequel ce système de numérotation est utilisé.
   • Un suffixe pour indiquer l’entité dans laquelle la transaction a été créée, ce qui est utile lorsque vous affichez les transactions depuis le niveau général.

7. Sélectionnez Enregistrer.

Lorsque le report de l’exercice fiscal est activé, les dix années suivantes de séquences de documents avec les exercices fiscaux correspondants s’affichent. Le champ Année n’est pas modifiable.

Étape suivante : Affecter des séquences à des journaux