Créer des informations provisoires, les comptabiliser et les enregistrer

La façon dont vous ajoutez des informations dans Sage Intacct dépend du type d’informations que vous souhaitez saisir. Vous pouvez :

  • Saisir des informations ayant une incidence sur le grand livre, comme les transactions
  • Saisir des informations qui n’ont aucun impact sur le grand livre, comme les fournisseurs, les clients et les articles, ainsi que les informations de configuration telles que les transactions modèles

Vous pouvez enregistrer, enregistrer en tant que brouillon et comptabiliser des informations sur Intacct.

Brouillon

Lorsque vous créez (entièrement ou partiellement) une transaction et que vous sélectionnez Brouillon, la transaction est maintenant saisie dans Intacct, mais n’a pas d’incidence sur d’autres éléments pour le moment. Par exemple, si vous créez une transaction provisoire dans Ventes ou Achats, vous ne pouvez pas la convertir en un autre document du cycle de vie des ventes ou des achats sans la comptabiliser au préalable. Un autre exemple est qu’il est impossible de convertir les commandes de vente provisoires dans Ventes en factures de vente.

  1. Pour saisir une régularisation, accédez à Comptes fournisseurset sélectionnez Ajouter (cercle) À côté de Ajustements.
  2. Ajoutez les informations qui décrivent la régularisation.
  3. Sélectionnez le type de régularisation que vous créez dans la Type liste déroulante.
  4. Pour enregistrer une version numérique d’un document de support, dans la liste déroulante en regard de Attachement, sélectionnez une pièce jointe.
  5. Saisissez les informations de chaque élément dans cette régularisation.
  6. Choisir Brouillon et nouveau >Brouillon. Intacct enregistre l’écriture, mais ne la comptabilise pas. Pour l’enregistrer en tant que brouillon tout en poursuivant la création de régularisations, sélectionnez Brouillon et nouveau.

Lorsque vous enregistrez une régularisation en tant que brouillon, elle n’a aucune incidence sur le système. Vous enregistrez simplement les modifications apportées jusqu’à présent. Par la suite, vous ou un autre utilisateur pouvez revenir à cette transaction et la comptabiliser.

Publier

Après avoir créé une transaction dans Comptes fournisseurs, Comptes clients et Grand livre, et sélectionné Publier, si toutes les conditions sont remplies, la transaction est envoyée au grand livre.

Certaines transactions dans Achats, Commandes clients et Stock sont basées sur des transactions modèles qui indiquent l’absence d’incidence sur le grand livre. Dans ce cas, lorsque vous sélectionnez Publier, la transaction n’a pas d’incidence sur le Grand livre. Par exemple, si vous créez une demande d’achat ou un devis de vente, il n’est pas nécessaire de consigner la transaction dans le grand livre, car elle n’a pas d’impact sur les CF ou les CC tant que le document n’est pas converti en facture fournisseur dans le cycle de vie.

  1. Atteindre Commandes clients et sélectionnez Ajouter (cercle) À côté de Commande de vente OE.
  2. Saisissez les informations relatives à la commande de vente dans la Commande de vente OE page.
  3. Lorsque vous avez terminé, sélectionnez Publier pour l’enregistrer et la comptabiliser. À ce stade, vous pourriez également l’enregistrer en tant que brouillon et y revenir ultérieurement.

Vous pouvez maintenant faire passer la vente à l’étape suivante du flux de travail.

Sauvegarder

Lorsque vous créez certaines fiches (notamment des clients, des fournisseurs et des articles) utilisées pour générer des transactions, sélectionnez Sauvegarder ajoute les fiches à Intacct.

Lorsque vous enregistrez une fiche, vous ne comptabilisez pas une transaction. Vous créez simplement un type de fiche utilisé dans les transactions. Par exemple, les clients, les fournisseurs et les utilisateurs sont tous enregistrés, car ils servent à créer des factures fournisseurs, des factures et des demandes de dépenses de collaborateurs.

En règle générale, les articles qu’il est possible d’enregistrer ne sont pas enregistrés en tant que brouillon ni comptabilisés.

  1. Atteindre Comptes clients > Coup monté > clientset sélectionnez Ajouter (cercle) À côté de Clientèle.
  2. Dans l’onglet Client, saisissez les coordonnées du client et les informations relatives à sa société.
  3. Sélectionnez l’onglet Informations supplémentaires, puis saisissez les informations comptables de ce client, notamment le parent, le groupe GL ou la limite de crédit.
  4. Sélectionnez l’onglet Liste des contacts, puis saisissez les catégories et les contacts à associer à ce client, ainsi que les contacts client appropriés pour la facturation et l’expédition.
  5. Vous pouvez éventuellement spécifier les modes de paiement du client.
  6. Choisir Sauvegarder pour enregistrer la fiche client.

Vous pouvez désormais sélectionner ce client lors de la création de factures fournisseurs, de factures et d’autres transactions.

Rechercher une transaction

Pour faciliter la localisation des écritures de journal, qu’elles soient au statut de brouillon ou comptabilisées, et d’autres transactions, la liste Transactions de chaque objet contient un État colonne. Cette colonne indique si l’écriture a été enregistrée en tant que Brouillon ou Posté.

  • Filtrez à la volée les transactions provisoires ou comptabilisées : Dans la vue de la liste des transactions appropriée, sélectionnez Brouillon ou Posté dans le État colonne.
  • Créez une vue personnalisée permanente qui filtre les transactions provisoires ou comptabilisées : Créer une vueet définissez le filtre sur Statut = Brouillon ou Statut = Comptabilisé. La vue personnalisée est disponible à chaque fois que vous accédez à la liste.

Supprimer une transaction brouillon

Vous pouvez supprimer les transactions que vous enregistrez en tant que brouillon. Quel que soit l’emplacement de création de la transaction provisoire, par exemple une régularisation des CF, une facture fournisseur, une écriture de journal ou toute autre transaction provisoire, le mode de suppression est le même.

  1. Trouvez la liste appropriée, par exemple Liste des régularisations des CF, Écriture de journal > Afficher les transactions, Achats > factures fournisseurs et ainsi de suite.
  2. Sélectionnez la transaction, puis sélectionnez Supprimer.
  3. Choisir D’ACCORD pour confirmer la suppression.

Pour supprimer une transaction qui a déjà été comptabilisée, extournez-la au préalable.