Extourner une transaction

Il est parfois possible que vous deviez extourner une transaction, soit parce qu’elle est dupliquée soit parce que vous avez payé une facture que vous ne souhaitiez pas régler dans l’immédiat. Quelle que soit la raison, vous avez la possibilité d’extourner de nombreux types de transactions.

Extourner une écriture de journal n’est pas tout à fait la même chose qu’extourner d’autres types de transactions. Consultez la rubrique Extourner une écriture de journal.

Après avoir extourné une transaction, vous ne pouvez pas annuler l’extourne. Cependant, vous pouvez créer une autre transaction pour remplacer la transaction initiale.

  1. Accédez à la page de liste de toutes les transactions qu’il est possible d’extourner, trouvez la transaction, puis sélectionnez Extourner à la fin de la ligne de transaction.
  2. À la page Date d’extourne de la transaction, saisissez les informations suivantes :
    • Mémo : nous vous recommandons d’indiquer le motif de l’extourne.
    • Date d’extourne : sélectionnez la date d’extourne de la transaction. Il s’agit généralement de la date de transaction initiale ou d’une date ultérieure.
  3. Sélectionnez Soumettre. Le système vous renvoie à la liste des transactions et affiche deux éléments pour cette transaction. (la transaction n’est pas simplement remise à zéro, il existe donc une piste d’audit.)
    • Le premier élément correspond à la transaction d’origine, dont le lien Extourner porte désormais le libellé Extournée.
    • Le deuxième élément ajouté par le système correspond à l’extourne de cette transaction, qui produit un effet net de zéro pour cette transaction. Cette transaction porte le libellé Extourne.

Si le lien d’extourne d’une transaction ne s’affiche pas, cela peut être dû à plusieurs raisons : votre application ne prend pas en charge les extournes, les permissions qui vous ont été accordées en tant qu’utilisateur ne vous autorisent pas à effectuer des extournes, ou vous tentez d’extourner une transaction qui ne peut pas l’être. Vérifiez ce qui suit :

  • Permissions utilisateur : Disposez-vous des permissions d’utilisateur appropriées ? Vérifiez vos permissions d’utilisateur pour vous assurer que vous pouvez extourner ce type de transaction. Vous êtes toujours dans le doute ? Contactez l’administrateur.
  • La transaction a déjà été extournée : Essayez-vous d’extourner une transaction qui l’a déjà été ? Consultez la transaction pour vérifier rapidement son état.
  • Type de transaction : Essayez-vous d’extourner une transaction qui ne peut pas l’être ? Voici les transactions qu’il est possible d’extourner. Si votre transaction ne figure pas dans cette liste, il est impossible de l’extourner.
    Transactions pouvant être extournées
    ApplicationTypes de transactions qu’il est possible d’extourner

    Comptes fournisseurs

    Comptes clients

    Gestion de la trésorerie

    Dépenses

    Écriture de journal

    Écritures de journal

    Extourner une écriture de journal n’est pas tout à fait la même chose qu’extourner d’autres types de transactions.
  • La période du livre auxiliaire est clôturée : la période doit être ouverte pour extourner la transaction. Si la période pendant laquelle la transaction a été créée est clôturée, vous pouvez :
    • Ouvrir la période clôturée pour extourner la transaction avec la date d’origine
    • Extourner la transaction dans la période ouverte actuelle
  • Transaction payée : La transaction est-elle partiellement ou entièrement payée ? La transaction doit être partiellement ou entièrement payée, sauf si vous avez configuré votre application d’extourne des transactions impayées, telles que factures fournisseurs, factures, dépenses ou régularisations.

    Pour information : si l’état de la transaction est

    • Sélectionnée : vous devez désactiver cet état, puis extourner la transaction
    • Partiellement payée ou Payée : vous devez extourner le paiement, puis extourner la transaction

Existe-t-il d’autres moyens d’extourner une transaction ?

Vous pouvez extourner une transaction des documents suivants :

  • Registre de chèques : annulez le paiement afin que le système extourne automatiquement la facture fournisseur.
  • Registre des justificatifs : extournez le justificatif de paiement.
  • Registre bancaire : extournez un justificatif de paiement ou extournez un paiement pour extourner automatiquement une facture fournisseur.

Pourquoi ne puis-je pas annuler une extourne ?

L’annulation d’une extourne n’est pas conforme aux meilleures pratiques comptables. Au lieu d’annuler une extourne, si elle a été réalisée par erreur par exemple, saisissez à nouveau la transaction initiale, en corrigeant les erreurs éventuelles.

Cela garantit que la transaction initiale, l’extourne et la nouvelle transaction fournissent une piste d’audit valide et sont conformes.

Principes comptables généralement reconnus (normes de comptabilité nord-américaines). Établis par les organismes de normalisation Financial Accounting Standards Board (Comité des normes comptables et financières – FASB), Governmental Accounting Standards Board (Conseil des normes comptables gouvernementales – GASB) et Financial Accounting Foundation (Fondation de comptabilité financière – FAF), les PCGR garantissent des rapports financiers uniformes et cohérents entre les gouvernements, les entreprises et les organisations à but non lucratif.

La conformité aux PCGR vise à garantir la transparence des rapports financiers et leur respect de règles bien définies.

Sage Intacct adhère à ces normes lors de la création de flux de travail qui aident à maintenir la conformité aux PCGR.

Par exemple, certains logiciels de comptabilité permettent de modifier les transactions dans les périodes clôturées. Sage Intacct exige que les livres soient rouverts afin d’y apporter des modifications. De cette façon, Sage Intacct garantit la conformité aux PCGR, une piste d’audit précise et des rapports historiques complets.

En savoir plus sur les PCGR.