Créer une facture fournisseur

Découvrez comment créer une facture fournisseur dans Sage Intacct. Une fois que vous avez créé une facture fournisseur, vous pouvez la déplacer dans le flux de travail habituel des comptes fournisseurs. La facture fournisseur peut nécessiter une approbation, après quoi vous pouvez la sélectionner pour paiement sur la page Payer les factures fournisseurs et créer une demande de paiement.

Si vous devez saisir plusieurs factures fournisseurs, vous pouvez importer des factures fournisseurs à la place, pour gagner du temps.

Saisir les informations de l’en-tête

1. Accédez à Comptes fournisseurs > Tous et sélectionnez Ajouter (cercle) en regard de Factures fournisseurs.

2. Sélectionnez Ajouter.

3. Saisissez une date.

   La date de comptabilisation dans le grand livre est définie par défaut dans le champ Date, mais vous pouvez la remplacer.

4. Sélectionnez un fournisseur.

   Par défaut, les champs Payer à et Retourner à contiennent les contacts sélectionnés dans la fiche du fournisseur. Vous pouvez remplacer ces valeurs.

5. Vous pouvez également sélectionner Remplir à partir de la dernière facture fournisseur pour copier les détails de la dernière facture fournisseur créée pour ce fournisseur.

   Si vous recevez régulièrement des factures fournisseurs similaires d’un fournisseur, cette option peut vous faire gagner du temps avec la saisie de données. Intacct copie la description, les conditions de paiement, les pièces jointes, les informations sur la devise et les écritures des éléments de la facture fournisseur précédente. Vous pouvez ensuite modifier les informations selon vos besoins.

6. Saisissez un numéro de facture fournisseur.

   Il s’agit du numéro attribué par le fournisseur indiqué sur la facture fournisseur. Ce numéro est unique à la facture fournisseur et est fréquemment utilisé pour rechercher les détails de la facture fournisseur.

7. Saisissez un numéro de référence.

   Il s’agit d’un numéro tel qu’un bon de commande ou un numéro de compte qui pourrait être utile lors des recherches ou des rapports sur cette facture fournisseur. Ce numéro apparaît sur le rapport des détails du Grand livre et est imprimé sur le chèque et les talons du fournisseur.

8. Saisissez une description.

9. Saisissez des conditions de paiement.

   Intacct calcule la date d’échéance pour vous si vous avez sélectionné une condition de paiement pour cette facture fournisseur, ou si la condition de paiement par défaut provient de la fiche d’informations du fournisseur ou de la facture fournisseur précédente.

10. Vous pouvez également saisir une date de paiement recommandée.

    Si vous définissez une date de paiement de facture fournisseur par défaut sur la fiche du fournisseur, Intacct calcule la date de paiement recommandée par défaut pour vous, sur toutes les nouvelles factures fournisseurs pour ce fournisseur. Vous pouvez remplacer la date calculée ou, si vous n’avez pas défini de date de paiement de facture fournisseur par défaut pour le fournisseur, saisir une date lors de la saisie de facture fournisseur.

    Sur la page Payer les factures fournisseurs, vous pouvez utiliser les filtres avancés pour filtrer en fonction de la date de paiement recommandée.
    Comment une Date de paiement recommandée par défaut est-elle calculée ?

    Dans l’onglet Informations de paiement de la page Informations relatives au fournisseur, vous pouvez déterminer la manière dont vous souhaitez qu’Intacct calcule cette date en définissant la Date de paiement de facture fournisseur par défaut. Vous pouvez baser la valeur par défaut sur la Date de remise, la Date de facture fournisseur ou la Date d’échéance, en incluant un décalage.

    Lorsque vous saisissez une facture fournisseur pour le fournisseur, Intacct remplit la Date de paiement recommandée à l’aide des paramètres que vous avez définis pour le paramètre Date de paiement de facture fournisseur par défaut dans la fiche du fournisseur. Ces paramètres définissent si la date doit être calculée en fonction de la Date de la facture fournisseur, de la Date d’échéance ou de la Durée de remise, et peuvent spécifier un nombre de jours à utiliser comme décalage.

    Par exemple, supposons que les conditions de paiement du fournisseur soient définies sur 2/10 Net 30 et que vous définissiez la Date de paiement de facture fournisseur par défaut sur la Date de remise. Lorsque vous saisissez une nouvelle facture fournisseur, Intacct définit la Date de paiement recommandée sur 10 jours avant la date d’échéance, en fonction des conditions de paiement. Dans un autre exemple, si les conditions de paiement du fournisseur sont définies sur Net 45 et que vous voulez être sûr de payer la facture fournisseur 3 jours avant son échéance, vous pouvez définir la Date de paiement de la facture par défaut sur la Date d’échéance - 3 jours.

11. Ajoutez une pièce jointe.

    Si vous avez sélectionné Remplir à partir de la dernière facture fournisseur pour copier les détails de la facture fournisseur, vous pouvez remplacer l’ancienne pièce jointe par la dernière facture fournisseur.
    Besoin d’aide ?

    Pour stocker de manière permanente et sécurisée une version numérique d’un document de support, sélectionnez une pièce jointe dans la liste déroulante située en regard de Pièce jointe. Vous pouvez également sélectionner Ajouter et charger votre pièce jointe. Une pièce jointe est un groupe d’un ou plusieurs documents justificatifs, comme des feuilles de calcul, des images numérisées ou des documents de traitement de texte. En savoir plus sur les personnes autorisées à ajouter des pièces jointes.

    Vous pouvez glisser-déposer vos fichiers pour ajouter une pièce jointe. Pour joindre un document à plusieurs écritures de journal, voir Traitement en bloc.

12. Saisissez une date d’échéance.

    Intacct calcule la date d’échéance pour vous si vous avez sélectionné une condition de paiement pour cette facture fournisseur, ou si la condition de paiement par défaut provient de la fiche d’informations du fournisseur ou de la facture fournisseur précédente.

13. Sélectionnez la priorité de paiement pour cette facture fournisseur.

    La valeur par défaut est Normal. Si vous définissez une priorité de paiement dans la fiche des informations sur le fournisseur, Intacct copie cette valeur.

    Vous pouvez trier les factures fournisseurs prioritaires à payer sur la page Payer les factures fournisseurs.

14. Pour ne pas sélectionner la facture fournisseur pour le paiement, sélectionnez Mettre cette facture fournisseur en attente.

    Débloquez la facture fournisseur pour le paiement lorsque vous êtes prêt à créer une demande de paiement.

15. Si vous êtes invité à faire un résumé, faites une sélection dans la liste déroulante.

    Le champ Résumé s’affiche lorsque votre société a configuré la fréquence de résumé pour ce type de transaction à définir par l’utilisateur. Pour toutes les autres fréquences de résumé, telles que quotidiennes ou mensuelles, Intacct crée automatiquement le résumé pour vous et ajoute la nouvelle transaction au résumé.

    Qu’est-ce qu’un résumé ?

    Les résumés regroupent le même type de transactions, en vue de les traiter simultanément. L’avantage d’utiliser un résumé est que le groupe de transactions est comptabilisé sur le GL sur une seule ligne. À partir de cette ligne, vous pouvez, si vous le souhaitez, accéder à n’importe quelle transaction individuelle.

    Vous pouvez demander à Sage Intacct de créer, comptabiliser et fermer automatiquement des résumés à une fréquence que vous spécifiez en sélectionnant un intervalle de temps. Vous pouvez également créer, comptabiliser et fermer des résumés vous-même.

    Lorsque vous créez un résumé pour la première fois, il est ouvert et vous pouvez saisir des transactions. Après avoir fermé un résumé, vous ne pouvez pas y comptabiliser de transactions, ce qui vous évite de comptabiliser des transactions à la mauvaise période. Pour ajouter ou supprimer des transactions d’un résumé fermé, rouvrez ce dernier.

    Voir Vue d’ensemble des résumés des CF pour plus d’informations.

16. (Sociétés multidevises) Saisissez les informations de devise et de taux de change dans la section Devise.
    1. Sélectionnez la devise de transaction à utiliser.

       S’il ne s’agit pas de la devise de tenue de compte de votre société, passez aux deux étapes suivantes.

       Un de vos fournisseurs effectue des transactions dans une autre devise ? Définissez la devise par défaut dans sa fiche Informations sur le fournisseur en fonction de la devise qu’il utilise. Ensuite, lorsque vous créez une facture, un acompte ou une régularisation pour le fournisseur, Intacct définit automatiquement la devise de transaction de façon à correspondre à la devise par défaut.

    2. Sélectionnez un Type de taux de change tel que Taux de change journalier Intacct ou Taux publié par le WSJ.

       Si vous savez quel est le taux de change pour cette transaction ou si vous avez conclu un contrat avec le fournisseur sur un taux de change défini, saisissez-le dans le champ Taux de change.

    3. Saisissez ou sélectionnez une date dans Date de taux de change.

       Par défaut, la date est celle d’aujourd’hui, mais vous pouvez la modifier. Par exemple, vous pouvez la remplacer par la date à laquelle la transaction a été émise ou la date à laquelle vous avez l’intention de payer la transaction.

       Si vous modifiez le champ Date, la date de taux de change est automatiquement mise à jour.

Saisir des éléments

Dans la section Écritures, vous pouvez ajouter des valeurs directement à chaque élément ou sélectionner Afficher les valeurs par défaut pour définir les valeurs par défaut permettant de renseigner automatiquement chaque élément.

Pour définir une valeur par défaut pour chaque élément existant et nouveau, sélectionnez la liste déroulante sous le champ approprié et choisissez une valeur.

Vous pouvez remplacer n’importe quelle valeur par défaut de n’importe quel élément.

En savoir plus sur la configuration d’éléments par défaut.

1. Sélectionnez un compte pour recevoir la dépense.

   Si votre société est configurée pour utiliser les libellés de compte, sélectionnez un Libellé de compte à la place.

   Définissez un compte par défaut pour ce fournisseur en modifiant le champ Compte de dépenses par défaut de l’onglet Informations supplémentaires de la fiche du fournisseur.
2. Si le fournisseur est configuré pour le suivi 1099 et activé pour le remplacement de l’indicateur 1099, vous pouvez indiquer des éléments individuels pour le traitement 1099.

3. Saisissez le montant de l’élément, même s’il est de zéro.

   Pour les sociétés multidevises, saisissez le montant en devise de transaction, qui est le montant dans la devise de transaction. Cette opération calcule le montant en tenue de compte de l’élément dans la devise de tenue de compte de votre société en fonction du taux de change défini dans l’en-tête.

   Saisissez-vous un élément négatif comme crédit en ligne ?

4. (Sociétés activées pour les ventilations) Sélectionnez un modèle de ventilation de transaction pour l’élément afin de distribuer le montant de la facture fournisseur dans les dimensions spécifiées.

   Cette sélection remplace le modèle de ventilation dans la section Écritures par défaut. Toutes les dimensions par défaut que vous avez sélectionnées pour ces éléments ne transitent pas par la table des ventilations de transaction. Sélectionnez Personnaliser la ventilation au-dessus de la table pour définir les valeurs. Vous pouvez sélectionner Afficher les valeurs par défaut et saisir une valeur par défaut pour tous les éléments de votre table de ventilation. En savoir plus sur la façon d’attribuer des factures fournisseurs, des factures ou des entrées de journal.

   Utiliser des ventilations de transactions

   1. Créez une ventilation de transaction s’il n’y en a pas encore. Cette nouvelle ventilation de transaction apparaît dans votre liste de ventilations et vous pourrez la sélectionner la prochaine fois que vous attribuerez une facture fournisseur, une facture ou une écriture de journal. Intacct applique automatiquement la distribution que vous avez spécifiée lors de la création de cette ventilation de transaction.
      Pour plus d’informations, reportez-vous à la section Modifier ou afficher les définitions de ventilation de transaction.
   2. Sélectionnez l’élément et la ventilation de transaction à utiliser.
      Une fois que vous avez sélectionné une ventilation de transaction, Intacct supprime toutes les valeurs de dimension sélectionnées pour l’élément. À la place, il renseigne directement les valeurs de dimension de la ventilation de transaction.
   3. Pour modifier les dimensions de l’élément, sélectionnez l’onglet Afficher les détails, puis Personnaliser la ventilation.

   Même lorsqu’une ventilation de transaction avec une distribution prédéterminée des montants est affectée à un élément, vous pouvez toujours remplacer ces montants. Vous pouvez également remplacer certains aspects de la ventilation au niveau de l’élément de la page de transaction correspondante (factures fournisseurs, factures ou écritures de journal).

   Pour plus d’informations sur le remplacement des ventilations, voir Appliquer une ventilation de transaction à une facture fournisseur, une facture ou une écriture de journal.

   Remplacer une ventilation de transaction

   Vous pouvez appliquer une ventilation de transaction à des lignes individuelles d’une transaction ou à la transaction entière. Si vous l’appliquez à l’ensemble de la transaction, toutes les écritures d’élément héritent de la répartition de la ventilation. Toutefois, vous pouvez remplacer cette attribution ligne par ligne.

   Lorsque vous modifiez les dimensions/valeurs attribuées, la ventilation est redéfinie comme « Personnalisée », car elle contient maintenant une répartition de ventilation spécifique unique à cet élément. Les valeurs attribuées uniques sont stockées avec votre élément à des fins de piste d’audit.

   Pour remplacer une ventilation des transactions :

   Sélectionnez l’élément que vous souhaitez remplacer, puis sélectionnez l’onglet Afficher les détails. La zone de détails Répartition de la ventilation s’affiche.

   Supposons par exemple que vous disposez d’une ventilation de transaction par défaut qui répartit le coût sur les services de l’emplacement de San Francisco, en montants égaux. Vous pouvez remplacer la répartition des services si nécessaire, par exemple pour attribuer 1 000 $ aux opérations, 100 $ au support et 440 $ aux services.

   Si vous modifiez les montants pour que le total soit différent de celui que vous avez saisi dans la page de la transaction, le total est mis à jour lorsque vous enregistrez et retournez à la page de la transaction.

5. Sélectionnez un autre compte CF pour remplacer le compte du Grand livre des CF par défaut.

   Intacct renseigne le compte de remplacement CF que vous sélectionnez ici pour chaque élément de cette transaction.

   Pour remplacer le compte du Grand livre des CF pour un élément, sélectionnez l’onglet Afficher les détails pour cet élément et effectuez les modifications à ce site.

6. Saisissez un mémo qui apparaît sur le talon de chèque.

   Ce mémo n’apparaît pas sur la face du chèque. En savoir plus sur l’impression d’informations supplémentaires sur les chèques et les talons de chèques.

7. Sélectionnez le service ou le site pour l’établissement.

   Si vous utilisez des dimensions supplémentaires, telles qu’un client, un collaborateur ou un élément, et que vous leur attribuez la dépense, sélectionnez la liste déroulante des dimensions correspondantes et sélectionnez la valeur.

   L’inclusion d’une dimension Entrepôt dans une transaction de vente n’a pas d’incidence sur les valeurs de l’inventaire. Elle est uniquement utilisée à des fins de suivi et de génération de rapports.

   Vous ne voyez pas le site que vous souhaitez sélectionner ?

   Lorsque vous créez une facture fournisseur au niveau général, vous pouvez sélectionner l’un des sites actifs, sauf si votre compte utilisateur est limité à des entités spécifiques.

   Lorsque vous créez une facture fournisseur au niveau de l’entité, vous pouvez sélectionner l’un des sites actifs au sein de cette entité uniquement.

8. Pour définir des dimensions supplémentaires qui ne sont pas visibles dans la ligne, sélectionnez l’onglet Afficher les détails (ou Ctrl + flèche vers le bas) pour les afficher.

   Cet onglet apparaît au milieu de la ligne et est visible lorsque vous sélectionnez un champ dans la saisie.

   Si vous devez souvent définir une dimension qui ne s’affiche pas par défaut dans la ligne, vous pouvez déplacer les champs de saisie pour l’inclure. Par exemple, si vous fournissez souvent un identifiant d’article pour chaque élément, vous pouvez promouvoir la dimension au niveau de la ligne.
9. Si votre société utilise la fonction Débloquer pour payer et que vous souhaitez débloquer et autoriser un élément pour le paiement, cochez la case Débloquer pour payer à la fin de la ligne.

   Débloquer pour payer vous permet de contrôler les éléments d’une facture fournisseur qui sont disponibles pour le paiement. Par défaut, l’option Débloquer pour payer n’est pas sélectionnée pour une nouvelle ligne, ce qui signifie que l’élément doit être autorisé pour le paiement (débloqué) avant de pouvoir être payé. Pour débloquer un élément lors de la saisie d’une facture fournisseur, vous avez besoin des permissions Factures fournisseurs suivantes : Permissions de déblocage.

   En savoir plus sur le déblocage d’éléments pour paiement.

10. Comptabilisez la facture fournisseur.

    Si vous utilisez les approbations de factures fournisseurs, sélectionnez plutôt Soumettre.

    Si vous n’êtes pas prêt à comptabiliser la facture fournisseur, sélectionnez Brouillon pour l’enregistrer comme brouillon.

Étapes suivantes

Les prochaines étapes dépendent de l’utilisation ou non des approbations de factures fournisseurs par votre société.