Création ou mise à jour d’enregistrements avec le service d’importation

Le service d’importation sépare la création de nouvelles fiches et la mise à jour des fiches existantes en deux flux de travail distincts. La séparation permet d’éviter toute modification involontaire des données et garantit une expérience d’importation plus fiable.

Pourquoi séparer la création et la mise à jour ?

  • Évite les écrasements accidentels.

  • Clarifie l’intention de l’utilisateur.

  • Permet une validation ciblée et une correction d’erreur.

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Vous devez également disposer des permissions nécessaires pour accéder à la zone spécifique d’Intacct dans laquelle vous souhaitez importer des informations.

Créer de nouveaux enregistrements

La création de nouveaux enregistrements signifie que vous ajoutez de nouvelles informations à Intacct.

Ces champs contiennent les informations essentielles nécessaires à une importation réussie. La numéro de champs obligatoires varie en fonction du type de données que vous ajoutez.

Les champs obligatoires sont un élément clé du processus de création d’importation. Ces champs contiennent les informations essentielles nécessaires à une importation réussie. Le numéro de champs obligatoires varie en fonction de ce que vous importez.

Par exemple :

  • L’importation d’une dimension Classe ne nécessite que deux champs.

  • L’importation d’une ressource de gestion des immobilisations peut nécessiter 9 champs ou plus.

Avant de commencer une importation Create, vérifiez le modèle d’importation spécifique pour voir quels champs sont obligatoires.

Pour importer de nouvelles fiches, vous devez d’abord préparer un fichier contenant les informations correctes. Commencez par identifier les données que vous souhaitez ajouter, puis remplissez le modèle, en veillant à inclure tous les champs obligatoires. Ensuite, téléchargez ce fichier sur le service d’importation. Le service exécute automatiquement des règles de validation pour vérifier les erreurs, telles que des données manquantes ou mal formatées. Vous pouvez ensuite corriger les erreurs détectées avant le chargement officiel des données et la création des nouvelles fiches.

Pour en savoir plus, consultez :

Mettre à jour les enregistrements existants

La mise à jour des enregistrements existants implique de modifier les informations contenues dans les enregistrements qui existent déjà dans Intacct. Pour mettre à jour les informations des fiches existantes (telles que les titres, les devises ou les statuts), votre fichier d’importation doit inclure l’ID de la fiche que vous souhaitez mettre à jour. Pour la plupart des enregistrements, l’ID (comme VendorID ou CustomerID) est suffisant pour mettre à jour les champs de la fiche.

Comment mettre à jour les enregistrements existants :

  1. Exportez les enregistrements que vous souhaitez mettre à jour, y compris leurs ID.

  2. Mettez à jour les champs pertinents de votre fichier.

  3. Incluez uniquement les identifiant et les champs que vous mettez à jour dans votre fichier d’importation.

  4. Utilisez le service d’importation pour charger et mapper votre fichier, puis examinez et validez les modifications avant l’importation.

Exemple : Mettre à jour les dossiers clients

Vous pouvez utiliser le service d’importation pour mettre à jour les informations sur l’employé. Vous pouvez utiliser l’ID de collaborateur pour mettre à jour ces enregistrements.

Dans cet exemple, certains clients ont été ajoutés à Intacct sans que leur ID de type de client ne leur soit attribué. Voici comment mettre à jour ces champs avec une importation.

Étape 1. Exporter les numéros d’identification client et les enregistrements à mettre à jour

Utilisez les listes Intacct comme point de départ pour vos fichiers d’importation.

  1. Aller à Comptes clients > clients.

  2. Filtrez la liste des clients en fonction de ceux dont l’ID de type de client est vide.

    Vous pouvez configurer une vue personnalisée qui inclut ces colonnes si nécessaire.

  3. Sélectionnez Exporter > Excel.

Voici un exemple de fichier Excel exporté pour les enregistrements de client auxquels l’ID de type de client est manquant.

  • La colonne A contient les numéros d’identification du client.

  • La colonne F est vide car ces enregistrements doivent être mis à jour.

  • Les autres colonnes contiennent des informations sur chaque client.

Étape 2. Mettre à jour les champs

Le fichier que vous préparez pour l’importation doit uniquement contenir l’identifiant client et la colonne contenant des informations mises à jour.

  1. Dans le fichier exporté, mettez à jour le ID de type de clientcolonne avec les informations appropriées pour chaque client.

  2. Supprimer toutes les colonnes sauf Identifiant du client et ID de type de client.

    Par exemple, le fichier suivant contient uniquement l’ID client existant et l’ID de type de client.

    Notez que :

    • Il n’y a que 2 colonnes d’informations. Toutes les autres colonnes ont été supprimées.

    • L’ID de type de client a été mis à jour avec de nouvelles informations.

  3. Enregistrez votre dossier.

Étape 3. Télécharger et importer des informations sur le client avec le service d’importation

  1. Accédez à Société > Configurer > Importer des données.

  2. Dans la section Importer un espace de travail en haut de la page, sélectionnez Nouveau service d’importation.

  3. Sélectionnez Comptes clients > clients > mise à jour.

  4. Sélectionnez Télécharger le fichier et sélectionnez le fichier contenant les enregistrements collaborateur mis à jour.

  5. Faites correspondre les champs de votre fichier aux champs d’Intacct et sélectionnez Continuer.

    Si vos en-têtes de colonne proviennent du fichier exporté, le mappage peut se faire automatiquement.

  6. Vérifiez les informations chargées avant l’importation. Effectuez d’autres modifications si nécessaire.

    Voir Importer des outils de validation des données de service pour en savoir plus sur l’examen des données dans le service d’importation.

  7. Lorsque les informations sont correctes, sélectionnez Importer.

Mettre à jour les ID de fiche d’enregistrement

Vous pouvez utiliser le service d’importation pour mettre à jour le ID de fiche d’enregistrement pour les types de fiches d’enregistrement suivants :

  • Classes

  • Plan comptable

  • Comptes statistiques

Cela vous permet de modifier l’identifiant unique (ID) d’un fiche.

La mise à jour des ID de fiche d’enregistrement peut avoir un impact sur les intégrations, les rapports, les règles intelligentes et tout flux de travail d’automatisation ou d’API qui s’appuie sur l’ID initial. Assurez-vous de vérifier toutes les dépendances avant de continuer.

Le service d’importation inclut désormais un Mettre à jour l’ID pour faciliter ces importations. Cette liste déroulante vous permet de choisir entre les deux options de mise à jour :

  • Mise à jour : Modifiez les enregistrements existants sans changer l’ID unique de la fiche.

  • ID de mise à jour : Modifiez l’ID unique des enregistrements pris en charge.

Mettre à jour les options déroulantes.

Cette liste déroulante n’est disponible que pour les types de fiches d’enregistrement qui autorisent les modifications d’ID.

Comment mettre à jour les ID de fiche d’enregistrement :

  1. Préparez un fichier contenant les numéros d’enregistrement existants et les nouveaux ID des enregistrements que vous souhaitez mettre à jour.

  2. Utilisez le service d’importation et sélectionnez l’option Mettre à jour l’ID.

  3. Chargez votre fichier, mappez les champs et vérifiez les informations avant l’importation.

  4. Vérifiez que les ID ont été mis à jour et vérifiez s’il y a des impacts en aval.

Exemple : Mettre à jour les numéros de compte du Grand livre

Vous pouvez utiliser le service d’importation pour mettre à jour les numéros de compte du Grand livre.

La seule façon de mettre à jour les numéros de compte du Grand livre est d’utiliser le numéro de fiche associé au compte.

Avant de pouvoir importer des mises à jour dans les numéros de compte du Grand livre, vous devez Autoriser les modifications des numéros de compte.

Étape 1. Exporter des numéros de compte.

  1. Accédez à Grand livre > Tous > Comptes du Grand livre.

  2. Utilisez une vue qui affiche à la fois les colonnes Numéro de fiche et Numéro de compte de la liste.

    Vous pouvez configurer une vue personnalisée qui inclut ces colonnes si nécessaire.

  3. Filtrez le tableau pour inclure uniquement les comptes à mettre à jour.

  4. Sélectionnez Exporter > Excel.

    Voici un exemple de fichier Excel exporté pour les comptes du Grand livre. La colonne A contient les numéros de fiches. La colonne B contient les numéros de compte. Les autres colonnes contiennent des informations sur chaque compte.

    Image d’un fichier Excel comme décrit dans le texte.

Étape 2. Mettre à jour les numéros de compte dans le fichier exporté

Le fichier que vous préparez pour l’importation ne doit contenir que deux colonnes : les numéros de fiche existants et les numéros de compte mis à jour.

  1. Dans le fichier exporté, mettez à jour les numéros de compte par de nouveaux numéros.

  2. Supprimez toutes les colonnes sauf Numéro de fiche et Numéro de compte.

    Par exemple, le fichier suivant contient uniquement les numéros de fiche existants et les numéros de compte mis à jour.

    Fichier Excel avec les numéros de fiche dans la première colonne et les numéros de compte dans la deuxième colonne.

    Notez que :

    • Il n’y a que deux colonnes d’informations. Toutes les autres colonnes ont été supprimées.

    • Les numéros de compte ont été mis à jour par de nouveaux numéros.

  3. Enregistrez votre dossier.

Étape 3. Mettre à jour les numéros de compte avec le nouveau service d’importation

  1. Accédez à Société > Configurer > Importer des données.

  2. Dans la section Importer un espace de travail en haut de la page, sélectionnez Nouveau service d’importation.

    L’espace de travail du service d’importation s’ouvre.

  3. Sélectionnez Plan comptable > Mettre à jour > Mettre à jour l’ID.

    Zone de mise à jour du plan comptable montrant comment vous pouvez sélectionner Mettre à jour l’ID dans la liste déroulante Mettre à jour.

    L’espace de travail de mise à jour du plan comptable s’ouvre.

  4. Sélectionnez Charger le fichier et choisissez le fichier avec les numéros de compte mis à jour.

  5. Si votre fichier comporte plusieurs onglets, sélectionnez celui contenant les numéros de compte mis à jour.

  6. Faites correspondre les champs de votre fichier aux champs d’Intacct et sélectionnez Continuer.

    Si vos en-têtes de colonne proviennent du fichier exporté, la correspondance peut se faire automatiquement.

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  7. Vérifiez les informations chargées avant l’importation. Effectuez d’autres modifications si nécessaire.

    Voir Importer des outils de validation des données de service pour en savoir plus sur l’examen des données dans le service d’importation.

  8. Lorsque les informations sont correctes, sélectionnez Importer.