Importation CSV : Préparer les fichiers CSV d’écriture de journal du grand livre pour l’importation
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L’importation de données est un moyen rapide d’obtenir des informations dans Sage Intacct. La façon dont vous préparez vos fichiers CSV a une incidence directe sur le succès ou l’échec de votre importation de données.
Commencez doucement : testez d’abord votre importation.
Pour assurer une importation fluide, Intacct recommande de commencer avec un ensemble limité et représentatif d’informations d’écriture de journal du grand livre.
Cette importation initiale sert d’essai, vous permettant de vérifier la compatibilité des données avec le format du modèle. Vous serez en mesure d’identifier les incohérences de formatage potentielles et de consolider votre compréhension du processus d’importation.
En testant avec un échantillon plus petit, vous atténuez les risques associés aux importations à grande échelle et obtenez des informations précieuses pour une importation de données réussie.
Télécharger un modèle à jour
Utilisez un modèle à jour pour vous assurer que votre importation se termine avec succès. Intacct personnalise les modèles que vous téléchargez en fonction de la configuration spécifique de votre société, y compris les dimensions.
Les modèles sont disponibles dans la liste de contrôle de configuration de la société.
| Abonnement | Société |
|---|---|
| Disponibilité régionale |
Toutes les régions |
| Type d’utilisateur | Utilisateur professionnel avec privilèges d’administrateur |
| Permissions | Liste de contrôle de configuration de la société : Exécuter |
Pour ouvrir la Liste de contrôle de configuration de la société, accédez à > de la société Coup monté > et sélectionnez Importer des données. Accédez à la section Configurer les transactions du Grand livre et sélectionnez l’icône Modèle Lien pour les écritures de journal du Grand livre.
Ajouter des données
Une fois que vous avez le modèle d’écritures de journal du Grand livre, il est temps d’ajouter vos données.
Si vous laissez les champs obligatoires vides, votre importation échouera. Si vous dépassez la limite de caractères dans un champ, votre importation échouera.
Familiarisez-vous avec les différents champs du modèle avant d’ajouter vos données.
-
En-tête de colonne.
-
Descriptions des en-têtes de colonne.
Voici les champs obligatoires pour les écritures de journal du grand livre.
Les définitions de champs de votre modèle expliquent quel type d’informations est requis pour chaque champ et comment saisir des informations valides. Il est toujours judicieux de lire les définitions de champs avant de procéder à des écritures.
Vous pouvez réorganiser les colonnes de votre fichier CSV pour une plus grande facilité d’utilisation. Toutefois, l’en-tête de colonne doit contenir le nom du champ exactement tel qu’il apparaît sur le modèle initial.
Si vous avez téléchargé un modèle à partir de la liste de contrôle de configuration de la société ou d’une page de liste d’objets, votre modèle contient les en-têtes et les dimensions propres à votre société. Les en-têtes d’un Modèle standard peuvent ne pas contenir de définitions de champ spécifiques à votre société.
Pour importer des valeurs de dimension, saisissez les informations dans la colonne de dimension appropriée de la feuille de calcul d’importation. Sinon, aucune information n’apparaît pour cette dimension.
Si vous avez renommé des dimensions (voir Terminologie pour plus d’informations), le nom de votre dimension n’apparaît pas dans le modèle CSV, mais le le nom de la dimension Intacct d’origine ne le fait.
| Nom du champ : |
JOURNAL |
|---|---|
|
Nom du champ d’UI : |
Journal |
|
Type : |
Caractère |
|
Longueur : |
4 |
|
Valeur par défaut : |
Aucune |
|
Dépendances : |
Aucune |
|
Obligatoire : |
Oui |
|
Modifiable : |
Oui |
| Nom du champ : | DATE |
|
Nom du champ d’UI : |
Date |
|
Type : |
Date |
|
Longueur : |
24 |
|
Valeur par défaut : |
Date actuelle |
|
Valeurs valides : |
Tout format de date valide |
|
Dépendances : |
Aucune |
|
Obligatoire : |
Oui |
|
Modifiable : |
Oui |
|
Remarque : |
Généralement le lendemain de la fermeture de votre ancien système comptable et du démarrage d’un nouvel ensemble de livres dans Intacct. Si vous ne saisissez pas de date, la valeur par défaut est aujourd’hui. Soyez prudent lorsque vous saisissez la date de début. Par exemple, si vous souhaitez imprimer des relevés financiers comparatifs, saisissez une date à partir des deux exercices fiscaux. Ensuite, faites des écritures de journal pour les soldes du GL de clôture pour toutes les périodes entre votre solde permanent et la date à laquelle vous commencez à utiliser Intacct.
Si vous téléchargez des transactions historiques, assurez-vous que vos soldes de départ CONTIENNENT ces transactions téléchargées et sélectionnez cette date. Si vous définissez une date de début incorrecte pour vos soldes du GL, vous pouvez effacer les transactions à l’aide de la liste de contrôle de configuration de la société et recommencer. |
| Nom du champ : | DESCRIPTION |
|
Nom du champ d’UI : |
Description |
|
Type : |
Caractère |
|
Longueur : |
30 |
|
Valeur par défaut : |
Aucune |
|
Valeurs valides : |
Alphanumérique et trait de soulignement. |
|
Dépendances : |
Aucune |
|
Obligatoire : |
Oui |
|
Modifiable : |
Oui |
| Nom du champ : | TAXSOLUTIONID - Ce champ s’applique uniquement aux sociétés abonnées au Application Taxes. |
|
Nom du champ d’UI : |
Solution de taxe |
|
Type : |
Caractère |
|
Longueur : |
100 |
|
Valeur par défaut : |
Aucune |
|
Valeurs valides : |
Alphanumérique et trait de soulignement. |
|
Dépendances : |
Pour les solutions fiscales TVA ou TPS. Fait référence à une solution fiscale TVA ou TPS valide. |
|
Obligatoire : |
Oui, uniquement si votre organisation est configurée pour plusieurs juridictions fiscales et que vous importez depuis le niveau supérieur. |
|
Modifiable : |
Non |
|
Remarque : |
Applicable uniquement en cas d’implications de taxe entrantes ou sortantes |
| Nom du champ : | LINE_NO |
|
Nom du champ d’UI : |
Pas de nom de champ en tant que tel. Ces champs sont les numéros de ligne sur le côté gauche de la zone de transaction. |
|
Type : |
Numéro |
|
Longueur : |
Tout |
|
Valeur par défaut : |
Aucune |
|
Valeurs valides : |
Nombre entier positif |
|
Dépendances : |
Commencer par 1 pour la première ligne d’une transaction, puis incrémenter d’un pour chaque ligne suivante. Doit également être unique par écriture de journal et par journal. Par exemple, le résumé 1 peut contenir les numéros de ligne 1 à 20, le résumé 2 peut contenir les numéros de ligne 1 à 44, etc. |
|
Obligatoire : |
Oui |
|
Modifiable : |
Non |
| Nom du champ : | ACCT_NO |
|
Nom du champ d’UI : |
Compte |
|
Type : |
Caractère |
|
Longueur : |
24 |
|
Valeur par défaut : |
Aucune |
|
Valeurs valides : |
Quelconque; Doit être conforme à la spécification du compte principal/secondaire dans Configuration du > société : Informations sur la société |
|
Dépendances : |
Aucune |
|
Obligatoire : |
Oui |
|
Modifiable : |
Oui |
| Nom du champ : | DEBIT |
|
Nom du champ d’UI : |
Débit |
|
Type : |
Numéro |
|
Longueur : |
38,2 |
|
Valeur par défaut : |
Aucune |
|
Valeurs valides : |
Tout chiffre |
|
Dépendances : |
Le fichier téléchargé doit contenir un numéro dans l’une ou l’autre des DEBIT ou CREDIT champ. Par exemple, si vous n’avez pas de montant débité, vous devez avoir un crédit. Vous pouvez importer des nombres négatifs pour le débit ou le crédit. Dans ce cas, un montant de débit négatif sera traité comme un crédit, et un montant de crédit négatif sera traité comme un débit. |
|
Obligatoire : |
Oui, si l’attribut CREDIT Le montant n’est pas présent. |
|
Modifiable : |
Oui |
|
Remarques : |
Un nombre négatif est traité comme un crédit. |
| Nom du champ : | CREDIT |
|
Nom du champ d’UI : |
Crédit |
|
Type : |
Numéro |
|
Longueur : |
38,2 |
|
Valeur par défaut : |
Aucune |
|
Valeurs valides : |
Tout chiffre |
|
Dépendances : |
Aucune |
|
Obligatoire : |
Oui, si l’attribut DEBIT Le montant n’est pas présent. |
|
Modifiable : |
Oui |
|
Remarques : |
Un nombre négatif est traité comme un débit. |
| Nom du champ : | EXCH_RATE_DATE |
|
Nom du champ d’UI : |
Date de taux de change |
|
Type : |
Date |
|
Longueur : |
10 |
|
Valeur par défaut : |
Aujourd’hui |
|
Valeurs valides : |
Tout format de date valide |
|
Dépendances : |
Aucune |
|
Obligatoire : |
Oui, sauf si vous fournissez l' EXCHANGE_RATE. |
|
Modifiable : |
Oui |
|
Remarques : |
utiliser uniquement pour les sociétés multi-entités. Ce champ détermine le taux de change à cette date. |
| Nom du champ : | TAX_LINE_NO - Ce champ s’applique uniquement aux sociétés abonnées au Application Taxes. |
|
Nom du champ d’UI : |
Pas de nom de champ en tant que tel. Ces champs sont des chiffres incrémentiels des lignes de taxe spécifiques aux éléments. |
|
Type : |
Numéro |
|
Longueur : |
4 |
|
Valeur par défaut : |
Aucune |
|
Valeurs valides : |
Nombre entier positif |
|
Dépendances : |
Pour les solutions de taxe de type TVA et TPS. Commencer par 1 pour la première ligne fiscale d’un élément, puis incrémenter d’un pour chaque ligne suivante. |
|
Obligatoire : |
Oui, uniquement s’il existe des implications fiscales entrantes ou sortantes et qu’il existe plusieurs taxes pour la ligne. |
|
Modifiable : |
Non |
| Nom du champ : | TAX_DETAILID - Ce champ s’applique uniquement aux sociétés abonnées au Application Taxes. |
|
Nom du champ d’UI : |
Détails des taxes |
|
Type : |
Caractère |
|
Longueur : |
100 |
|
Valeur par défaut : |
Aucune |
|
Valeurs valides : |
Alphanumérique et trait de soulignement. |
|
Dépendances : |
Pour les solutions fiscales TVA ou TPS. Fait référence à un identifiant de détail d’impôt valide. |
|
Obligatoire : |
Oui, uniquement en cas d’implications fiscales entrantes ou sortantes. |
|
Modifiable : |
Oui |
|
Remarques : |
Spécifiez à la fois un élément de taxe (TAX_DETAILID) et le montant de la taxe (TAX_AMOUNT). |
| Nom du champ : | TAX_AMOUNT - Ce champ s’applique uniquement aux sociétés abonnées au Application Taxes. |
|
Nom du champ d’UI : |
Taxe en devise de transaction |
|
Type : |
Numéro |
|
Longueur : |
38,2 |
|
Valeur par défaut : |
Aucune |
|
Valeurs valides : |
Tout chiffre |
|
Dépendances : |
Pour les solutions de taxe TVA ou TPS |
|
Obligatoire : |
Oui, uniquement en cas d’implications fiscales entrantes ou sortantes. |
|
Modifiable : |
Oui |
|
Remarques : |
Spécifiez à la fois un élément de taxe (TAX_DETAILID) et le montant de la taxe (TAX_AMOUNT). |
En savoir plus sur la procédure Importation CSV : Écritures de journal du Grand livre.
Conseils de saisie des données
-
Ne changez pas les en-têtes des colonnes.
-
Masquez les colonnes pour faciliter la saisie des données, selon vos besoins.
-
Utilisez les majuscules uniquement pour les initiales.
-
Commencez à saisir les données sur la ligne 3 du modèle, après les lignes d’en-tête de colonne et de description.
-
Assurez-vous que toutes les dates utilisent le même format.
Lorsque vous importez votre fichier CSV dans Intacct, vous sélectionnez un format de date. Le format de date que vous sélectionnez doit correspondre au format du fichier d’importation. -
Formatez toutes les cellules sous forme de texte pour éviter les erreurs.
L’application d’autres types de formats aux cellules peut être utile lors de l’ajout de données au modèle, mais elle peut entraîner des erreurs lors de l’importation. -
Supprimez ou commentez (à l’aide du signe #) toutes les lignes supplémentaires.
Les lignes vides entre les fiches ou les transactions peuvent provoquer des erreurs.
Examinez la Erreurs courantes d’importation CSV pour garder à l’esprit certains points lors de la saisie des données.
Enregistrez le fichier au format CSV
Avant d’enregistrer votre fichier, supprimez toutes les virgules de votre fichier.
Enregistrer le fichier en tant que <your-file-name>.csv après avoir saisi vos données.
Assurez-vous de l’enregistrer au format CSV brut et non pas dans l’un des autres formats CSV.
Examiner les données
Avant d’importer votre fichier, vérifiez vos données.
- Assurez-vous que toutes les informations requises sont saisies.
Consultez la ligne de description pour plus d’informations sur les champs obligatoires. Si un champ obligatoire est laissé vide, l’importation échouera. -
Assurez-vous que les informations requises sont correctes.
Les champs obligatoires doivent contenir l’ID de la fiche associée, tel que le numéro de compte du grand livre. Le libellé du compte n’est pas le numéro de compte.
Les données saisies dans le fichier CSV doivent correspondre exactement à ce qui se trouve dans Intacct.
-
Vérifiez s’il y a des erreurs de format.
N’utilisez pas de virgules dans un texte.
Examinez la Erreurs courantes d’importation CSV pour d’autres points à vérifier avant d’importer votre fichier.
Importer votre fichier
Après avoir saisi les données, enregistré votre fichier au format CSV et vérifié vos données, il est temps de les importer.
Atteindre Grand livre > Tout > Écritures de journal et sélectionnez Importer des transactions.
La boîte de dialogue d’importation comporte des champs qu’Intacct vous recommande d’utiliser systématiquement pour toute importation.
-
Choisir un fichier
Utilisez cette option pour sélectionner votre fichier à importer. Votre fichier doit être un fichier CSV.
-
Format de date
Lorsque vous importez votre fichier dans Intacct, définissez ce champ sur le format de date que vous avez utilisé dans votre fichier. Le champ Format de date est défini par défaut sur le format de date défini sur votre page Préférences. Voir Préférences générales pour en savoir plus sur la sélection du format de date de votre choix. -
Traiter hors ligne
Lorsque cette option est cochée, votre importation est traitée hors ligne. Cela signifie que :-
Vous pouvez poursuivre d’autres tâches pendant le traitement de l’importation.
-
Toutes les erreurs rencontrées lors de l’importation sont envoyées dans un fichier à votre adresse e-mail. Le fichier d’erreur vous aide à résoudre les erreurs qui se sont produites lors de l’importation.
-
-
Envoyer les résultats par e-mail à cette adresse
Lorsque vous effectuez votre importation hors ligne, saisissez votre adresse e-mail ici. Il s’agit de l’e-mail qui sera utilisé pour vous envoyer des mises à jour et des informations sur votre importation, y compris le fichier d’erreur.
Si vous laissez ce champ vide, vous ne recevrez pas d’informations sur votre importation, y compris le fichier contenant des erreurs qui ont pu se produire lors de l’importation.
Voir Préparer votre fichier pour l’importation CSV pour plus d’informations sur la préparation des fichiers CSV pour l’importation.
Rechercher et corriger les erreurs
Apprenez-en davantage sur la façon de rechercher et de corriger les erreurs dans un fichier d’importation avec cette vidéo gratuite :
En savoir plus sur Rechercher et corriger les erreurs d’importation CSV.
