Importation CSV : Préparer les fichiers CSV d’écriture de journal du grand livre pour l’importation

L’importation de données est un moyen rapide d’obtenir des informations dans Sage Intacct. La façon dont vous préparez vos fichiers CSV affecte directement le succès ou l’échec de votre importation de données.

Étapes du processus d’importation CSV.

Commencez doucement : testez d’abord votre importation.

Pour assurer une importation fluide, Intacct recommande de commencer avec un ensemble limité et représentatif d’informations d’écriture de journal du grand livre.

Cette importation initiale sert d’essai, vous permettant de vérifier la compatibilité des données avec le format du modèle. Vous serez en mesure d’identifier les incohérences de formatage potentielles et de consolider votre compréhension du processus d’importation.

En testant avec un échantillon plus petit, vous atténuez les risques associés aux importations à grande échelle et obtenez des informations précieuses pour une importation de données réussie.

Télécharger un modèle à jour

Utilisez un modèle à jour pour vous assurer que votre importation se termine avec succès. Intacct personnalise les modèles que vous téléchargez en fonction des configuration spécifiques de votre société, y compris les dimensions.

Les modèles sont disponibles dans la liste de contrôle de configuration de la Société.

Abonnement Société
Disponibilité régionale

Toutes les régions
Type d’utilisateur Utilisateur professionnel avec privilèges d’administrateur
Permissions Liste de contrôle de configuration de la société : Exécuter

Pour ouvrir la liste de contrôle de configuration de la Société, accédez à Société > Mise en place > et sélectionnez Importer des données. Accédez à la section Configurer les transactions du Grand livre et sélectionnez l’icône Modèle Lien pour les écritures de journal du Grand livre.

Si vous ne pouvez pas accéder à la liste de contrôle de configuration de la société, contactez votre administrateur Intacct pour demander des permissions ou demandez-lui de télécharger un Grand livre Écritures de journal modèle pour vous.

Ajouter des données

Une fois que vous avez le modèle d’écritures de journal du Grand livre, il est temps d’ajouter vos données.

Avant d’ajouter des données, Intacct recommande de lire le champ de description de tous les en-têtes de colonne.

Si vous laissez les champs obligatoires vides, votre importation échouera. Le dépassement de la limite de caractères dans un champ entraînera l’échec de votre importation.

Familiarisez-vous avec les différents champs du modèle avant d’ajouter vos données.

Exemples de ligne d’en-tête et ligne de description d’en-tête dans un modèle d’importation CSV.

  1. En-tête de colonne.

  2. Descriptions des en-têtes de colonne.

Voici les champs obligatoires pour les écritures de journal du grand livre.

Si vous importez un fichier CSV et que vous ne fournissez pas d’informations pour ces champs, votre importation échouera.

Les définitions de champs de votre modèle expliquent quel type d’informations est requis pour chaque champ et comment saisir des informations valides. Il est toujours judicieux de lire les définitions de champs avant de procéder à des écritures.

Vous pouvez réorganiser les colonnes de votre fichier CSV pour une plus grande facilité d’utilisation. Toutefois, l’en-tête de colonne doit contenir le nom du champ exactement tel qu’il apparaît sur le modèle initial.

Si vous avez téléchargé un modèle à partir de la liste de contrôle de configuration de la société ou d’une page de liste d’objets, votre modèle contient les en-têtes et les dimensions propres à votre société. Les en-têtes dans un modèle standard peuvent ne pas contenir de définitions de champ propres à votre société.

Pour importer des valeurs de dimension, saisissez les informations dans la colonne de dimension appropriée de la feuille de calcul d’importation. Sinon, aucune information n’apparaît pour cette dimension.

Si vous avez renommé des dimensions (consultez la rubrique Terminologie pour en savoir plus), le nom de la dimension n’apparaît pas dans le modèle CSV, mais le nom de la dimension Intacct initiale apparaît bien.

Longueur dans le tableau ci-dessous fait référence au maximum numéro de caractères autorisés dans le champ spécifique. Par exemple, le champ JOURNAL ne peut comporter que 4 caractères, alors que le champ DESCRIPTION peut en comporter 30.
Nom du champ :

JOURNAL

Nom du champ d’UI :

Journal

Type :

Caractère

Longueur :

4

Valeur par défaut :

Aucune

Dépendances :

Aucune

Obligatoire :

Oui

Modifiable :

Oui
Nom du champ : DATE

Nom du champ d’UI :

Date

Type :

Date

Longueur :

24

Valeur par défaut :

Date actuelle

Valeurs valides :

Tout format de date valide

Dépendances :

Aucune

Obligatoire :

Oui

Modifiable :

Oui

Remarque :

Généralement le lendemain de la fermeture de votre ancien système comptable et du démarrage d’un nouvel ensemble de livres dans Intacct. Si vous ne saisissez pas de date, la valeur par défaut est aujourd’hui.

Soyez prudent lorsque vous saisissez la date de début. Par exemple, si vous souhaitez imprimer des relevés financiers comparatifs, saisissez une date à partir des deux exercices fiscaux. Ensuite, faites des écritures de journal pour les soldes du GL de clôture pour toutes les périodes entre votre solde permanent et la date à laquelle vous commencez à utiliser Intacct.

Si vous téléchargez des transactions historiques, assurez-vous que vos soldes de départ CONTIENNENT ces transactions téléchargées et sélectionnez cette date.

Si vous définissez une date de début incorrecte pour vos soldes du GL, vous pouvez effacer les transactions à l’aide de la liste de contrôle de configuration de la société et recommencer.
Nom du champ : DESCRIPTION

Nom du champ d’UI :

Description

Type :

Caractère

Longueur :

30

Valeur par défaut :

Aucune

Valeurs valides :

Alphanumérique et trait de soulignement.

Dépendances :

Aucune

Obligatoire :

Oui

Modifiable :

Oui
Nom du champ : TAXSOLUTIONID - Cette section s’applique uniquement aux sociétés qui ont souscrit un abonnement à l’application Taxes.

Nom du champ d’UI :

Solution de taxe

Type :

Caractère

Longueur :

100

Valeur par défaut :

Aucune

Valeurs valides :

Alphanumérique et trait de soulignement.

Dépendances :

Pour les solutions fiscales TVA ou TPS. Fait référence à une solution fiscale TVA ou TPS valide.

Obligatoire :

Oui, uniquement si votre organisation est configurée pour plusieurs juridictions fiscales et que vous importez depuis le niveau supérieur.

Modifiable :

Non

Remarque :

Applicable uniquement en cas d’implications de taxe entrantes ou sortantes
Nom du champ : LINE_NO

Nom du champ d’UI :

Pas de nom de champ en tant que tel. Ces champs sont les numéros de ligne sur le côté gauche de la zone de transaction.

Type :

Numéro

Longueur :

Tout

Valeur par défaut :

Aucune

Valeurs valides :

Nombre entier positif

Dépendances :

Commencer par 1 pour la première ligne d’une transaction, puis incrémenter d’un pour chaque ligne suivante. Doit également être unique par écriture de journal et par journal. Par exemple, le résumé 1 peut contenir les numéros de ligne 1 à 20, le résumé 2 peut contenir les numéros de ligne 1 à 44, etc.

Obligatoire :

Oui

Modifiable :

Non
Nom du champ : ACCT_NO

Nom du champ d’UI :

Compte

Type :

Caractère

Longueur :

24

Valeur par défaut :

Aucune

Valeurs valides :

Toutes valeurs ; doivent être conformes à la spécification du compte principal/secondaire dans Société > Configuration : Informations sur la société

Dépendances :

Aucune

Obligatoire :

Oui

Modifiable :

Oui
Nom du champ : DEBIT

Nom du champ d’UI :

Débit

Type :

Numéro

Longueur :

38,2

Valeur par défaut :

Aucune

Valeurs valides :

Tout chiffre

Dépendances :

Le fichier téléchargé doit contenir un numéro dans l’un ou l’autre des champs DEBIT ou CREDIT. Par exemple, si vous n’avez pas de montant débité, vous devez avoir un crédit. Vous pouvez importer des nombres négatifs pour le débit ou le crédit. Dans ce cas, un montant de débit négatif sera traité comme un crédit, et un montant de crédit négatif sera traité comme un débit.

Obligatoire :

Oui, si le montant CREDIT n’est pas présent.

Modifiable :

Oui

Remarques :

Un nombre négatif est traité comme un crédit.
Nom du champ : CREDIT

Nom du champ d’UI :

Crédit

Type :

Numéro

Longueur :

38,2

Valeur par défaut :

Aucune

Valeurs valides :

Tout chiffre

Dépendances :

Aucune

Obligatoire :

Oui, si le montant DEBIT n’est pas présent.

Modifiable :

Oui

Remarques :

Un nombre négatif est traité comme un débit.
Nom du champ : EXCH_RATE_DATE

Nom du champ d’UI :

Date de taux de change

Type :

Date

Longueur :

10

Valeur par défaut :

Aujourd’hui

Valeurs valides :

Tout format de date valide

Dépendances :

Aucune

Obligatoire :

Oui, sauf si vous fournissez le EXCHANGE_RATE.

Modifiable :

Oui

Remarques :

utiliser uniquement pour les sociétés multi-entités. Ce champ détermine le taux de change à cette date.
Nom du champ : TAX_LINE_NO - Cette section s’applique uniquement aux sociétés qui ont souscrit un abonnement à l’application Taxes.

Nom du champ d’UI :

Pas de nom de champ en tant que tel. Ces champs sont des chiffres incrémentiels des lignes de taxe spécifiques aux éléments.

Type :

Numéro

Longueur :

4

Valeur par défaut :

Aucune

Valeurs valides :

Nombre entier positif

Dépendances :

Pour les solutions de taxe de type TVA et TPS. Commencer par 1 pour la première ligne fiscale d’un élément, puis incrémenter d’un pour chaque ligne suivante.

Obligatoire :

Oui, uniquement s’il existe des implications fiscales entrantes ou sortantes et qu’il existe plusieurs taxes pour la ligne.

Modifiable :

Non
Nom du champ : TAX_DETAILID - Cette section s’applique uniquement aux sociétés qui ont souscrit un abonnement à l’application Taxes.

Nom du champ d’UI :

Détails des taxes

Type :

Caractère

Longueur :

100

Valeur par défaut :

Aucune

Valeurs valides :

Alphanumérique et trait de soulignement.

Dépendances :

Pour les solutions fiscales TVA ou TPS. Fait référence à un identifiant de détail d’impôt valide.

Obligatoire :

Oui, uniquement en cas d’implications de taxe entrantes ou sortantes.

Modifiable :

Oui

Remarques :

Spécifiez à la fois un élément de taxe (TAX_DETAILID) et le montant de la taxe (TAX_AMOUNT).
Nom du champ : TAX_AMOUNT - Cette section s’applique uniquement aux sociétés qui ont souscrit un abonnement à l’application Taxes.

Nom du champ d’UI :

Taxe en devise de transaction

Type :

Numéro

Longueur :

38,2

Valeur par défaut :

Aucune

Valeurs valides :

Tout chiffre

Dépendances :

Pour les solutions de taxe TVA ou TPS

Obligatoire :

Oui, uniquement en cas d’implications de taxe entrantes ou sortantes.

Modifiable :

Oui

Remarques :

Spécifiez à la fois un élément de taxe (TAX_DETAILID) et le montant de la taxe (TAX_AMOUNT).

En savoir plus sur la procédure Importation CSV : Écritures de journal du grand livre.

Conseils de saisie des données

  • Ne changez pas les en-têtes des colonnes.

  • Masquez les colonnes pour faciliter la saisie des données, selon vos besoins.

  • Utilisez les majuscules uniquement pour les initiales.

  • Commencez à saisir les données sur la ligne 3 du modèle, après les lignes d’en-tête de colonne et de description.

  • Assurez-vous que toutes les dates utilisent le même format.
    Lorsque vous importez votre fichier CSV dans Intacct, vous sélectionnez un format de date. Le format de date que vous sélectionnez doit correspondre au format du fichier d’importation.

  • Formatez toutes les cellules sous forme de texte pour éviter les erreurs.
    L’application d’autres types de formats aux cellules peut être utile lors de l’ajout de données au modèle, mais elle peut entraîner des erreurs lors de l’importation.

  • Supprimez ou commentez (à l’aide du signe #) toutes les lignes supplémentaires.
    Les lignes vides entre les fiches ou les transactions peuvent provoquer des erreurs.

Vous pouvez ajouter des colonnes supplémentaires à votre modèle, telles qu’une colonne Remarques pour conserver des remarques sur les éléments. Les colonnes supplémentaires ne seront pas importées dans Intacct.

Passez en revue les Erreurs courantes d’importation CSV pour garder à l’esprit certains points lors de la saisie des données.

Enregistrez le fichier au format CSV

Avant d’enregistrer votre fichier, supprimez toutes les virgules de votre fichier.

Enregistrez le fichier sous <your-file-name>.csv après avoir saisi vos données.

Assurez-vous de l’enregistrer au format CSV brut et non pas dans l’un des autres formats CSV.

N’utilisez pas le format UTF CSV lors de l’enregistrement de votre fichier.

Examiner les données

Avant d’importer votre fichier, vérifiez vos données.

  • Assurez-vous que toutes les informations requises sont saisies.

    Consultez la ligne de description pour plus d’informations sur les champs obligatoires. Si un champ obligatoire est laissé vide, l’importation échouera.

  • Assurez-vous que les informations requises sont correctes.

    Les champs obligatoires doivent contenir l’ID de la fiche associée, tel que le numéro de compte du grand livre. Le libellé du compte n’est pas le numéro de compte.

    Les données saisies dans le fichier CSV doivent correspondre exactement à ce qui se trouve dans Intacct.

  • Vérifiez s’il y a des erreurs de format.

    N’utilisez pas de virgules dans un texte.

Examinez la Erreurs courantes d’importation CSV pour d’autres points à vérifier avant d’importer votre fichier.

Importer votre fichier

Après avoir saisi les données, enregistré votre fichier au format CSV et vérifié vos données, il est temps de procéder à l’importation.

Aller à Grand livre > Tous > Écritures de journal et sélectionnez Importer des transactions.

Intacct recommande d’utiliser certains champs de la boîte de dialogue d’importation pour toute importation.

Champs recommandés à remplir dans la boîte de dialogue d’importation.

  1. Choisir un fichier

    Utilisez cette option pour sélectionner votre fichier à importer. Votre fichier doit être un fichier CSV.

  2. Format de la date
    Lorsque vous importez votre fichier dans Intacct, définissez ce champ sur le format de date que vous avez utilisé dans votre fichier. Par défaut, le champ Format de Date est défini sur le format de date défini sur votre page Préférences. Voir Paramètres régionaux et généraux - Préférences utilisateur pour en savoir plus sur la sélection de votre format de date préféré.

  3. Traiter hors ligne
    Lorsque cette option est cochée, votre importation est traitée hors ligne. Cela signifie que :

    • Vous pouvez poursuivre d’autres tâches pendant le traitement de l’importation.

    • Toutes les erreurs rencontrées lors de l’importation sont envoyées dans un fichier à votre adresse e-mail. Le fichier d’erreur vous aide à résoudre les erreurs qui se sont produites lors de l’importation.

  4. Envoyer les résultats par e-mail à cette adresse
    Lorsque vous effectuez votre importation hors ligne, saisissez votre adresse e-mail ici. Il s’agit de l’e-mail qui sera utilisé pour vous envoyer des mises à jour et des informations sur votre importation, y compris le fichier d’erreur.

Saisissez votre adresse e-mail dans le champ Envoyer les résultats par e-mail à cette adresse.
Si vous laissez ce champ vide, vous ne recevrez pas d’informations sur votre importation, y compris le fichier contenant les erreurs qui ont pu se produire lors de l’importation.

Voir Préparer votre fichier pour l’importation CSV pour en savoir plus sur la préparation des fichiers CSV à importer.

Rechercher et corriger les erreurs

Pour en savoir plus sur la recherche et la correction des erreurs dans un fichier d’importation, regardez cette vidéo gratuite :

Importer et corriger les écritures de journal (5:00)

En savoir plus sur Rechercher et corriger les erreurs d’importation CSV.