Importation CSV : Aperçu des définitions de champs
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L’utilisation de fichiers CSV pour importer des informations dans Sage Intacct facilite la saisie de lots volumineux de données. Lorsque vous importez un fichier, les informations doivent être saisies dans un format spécifique, et le format peut varier en fonction du type d’importation que vous effectuez.
Les formats requis sont décrits dans la deuxième ligne du fichier de modèle CSV pour l’importation spécifique et dans la Définitions champ par champ de la rubrique d’aide pour l’importation spécifique. Pour obtenir la liste des applications Intacct associées à des importations, reportez-vous à la section Importation CSV : Par application ou sujet.
Informations sur les définitions de champs
La colonne du fichier CSV chargé doit commencer par le nom du champ tel qu’il apparaît dans la définition. En outre, le contenu des données doit être conforme aux spécifications répertoriées pour ce nom de champ.
L’ordre des champs ou des colonnes dans votre fichier CSV n’a pas d’importance ; Toutefois, le en-tête colonne doit contenir le nom du champ exactement tel qu’il apparaît dans les définitions de champ.
Certains chargements, tels que les écritures de journal du Grand livre, ont des numéros de ligne. Le fonctionnement des numéros de ligne peut ne pas être évident pour vous au début. Pour obtenir un exemple illustratif, reportez-vous à la section Exemple de numéro de ligne.
Les exemples pour les explications de spécification de champ suivantes sont généralement tirés de Plan comptable. Les spécifications apparaissent toujours dans le même ordre, c’est-à-dire comme suit.
| Nom du champ : | NE PAS IMPORTER | ||||||||||
|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|
| # |
Toute ligne commençant par # est ignorée lors de l’importation. |
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| Nom du champ : |
Ce nom DOIT apparaître dans la ligne d’en-tête (première ligne) de la colonne du fichier CSV EXACTEMENT comme il apparaît dans le tableau des définitions de champ. L’ordre de la colonne dans le fichier CSV n’est pas important, à condition que vous ayez correctement inclus le nom du champ comme en-tête de la colonne. |
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| Nom du champ d’UI : |
Nom du champ dans l’interface utilisateur. Le nom du champ (ci-dessus) est formaté pour être utilisé dans la base de données Intacct. Le nom du champ de l’interface utilisateur est le nom qui s’affiche lorsque vous utilisez l’interface utilisateur d’Intacct et est censé être plus facile à lire. Par exemple, le champ Nom MIN_ORDER_Q aurait le nom du champ UI Quantité minimum de commande. Ce champ est inclus pour vous assurer que vous saisissez les informations pour le champ souhaité. |
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| Type : |
Il peut s’agir de caractères, d’un numéro ou d’une date. Caractère N’importe lequel L’ANSI 92 caractères de niveau d’entrée, à l’exception des caractères que vous ne pouvez pas saisir, tels que Échappement, ou de tout caractère spécifiquement non autorisé. Si les caractères ne sont pas autorisés, le champ Type peut spécifier Alphanumérique et trait de soulignement. Cela signifie qu’aucun caractère autre qu’alphabétique, numérique ou un trait de soulignement n’est valide. Numéro Toute numéro positive ou négatif est autorisée, à condition qu’elle soit comprise entre 0 et 99999999. Date Tous les formats de date suivants sont autorisés.
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| Longueur : |
La longueur peut être fixe, variable ou non applicable, selon le champ. Longueur variable. Généralement utilisé pour des éléments tels qu’un nom de compte, qui peut comporter de 0 à 80 caractères. Longueur fixe Un numéro de caractères spécifié. Par exemple, le champ NORMAL_BALANCE pour le chargement d’un plan comptable indique que vous devez comporter deux caractères, qui sont CR et DB pour le crédit ou le débit. |
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| Valeur par défaut : |
La valeur par défaut désignée pour le champ est répertoriée ici à titre d’information. Si vous n’indiquez pas de valeur valide (ligne suivante), la valeur par défaut du champ est utilisée lors du chargement. |
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| Valeurs valides : |
Chaque modèle d’importation fournit une liste de valeurs que le champ accepte lors du chargement. Il peut contenir la valeur par défaut et une autre ou une plage de valeurs que le champ acceptera. Le type de valeur valide dépend du type de données que vous chargez. |
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| Dépendances : |
Parfois, vous ne pouvez pas saisir d’informations sur le champ B tant que vous n’avez pas saisi d’informations sur le champ A. Le champ B dépend du champ A pour fonctionner correctement. Les dépendances résultent de la façon dont les données de votre société sont liées les unes aux autres. Par exemple, dans une importation de plan comptable, la dépendance répertoriée pour le champ CLOSETOACCT_NO indique « Doit accéder à une compte valide ». Cela signifie que votre société doit contenir un numéro de compte comme numéro de compte de clôture. Pour remplir les conditions de cette dépendance, vous devez rechercher un numéro de compte de clôture valide dans l’application de comptabilité. Il peut y avoir de nombreux types de dépendances. La description de ce champ statut les dépendances requises, ou Aucune si aucune n’est requise. |
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| Obligatoire : |
Indique si le champ du modèle d’importation est requis pour l’importation. Lorsque le champ est obligatoire (Oui), vous devez saisir les informations relatives au champ. Si vous ne saisissez pas les informations requises, votre importation peut comporter des erreurs ou échouer du tout. Lorsque le champ n’est pas obligatoire (Non), vous pouvez toujours saisir des informations pour le champ. Des dépendances peuvent également exister pour les champs obligatoires. Par exemple, lors d’un chargement plan comptable, le champ CLOSETOACCT_NO peut dépendre des données du champ FERMETURE. Si cette dépendance existe pour ce champ, la description requise inclura des instructions sur la marche à suivre, telles que : Si CLOSEABLE=C, vous devez inclure des données valides dans le champ CLOSETOACCT_NO. |
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| Modifiable : |
Indique si le champ peut être modifié après son importation. Par exemple, Champs ID ne sont pas modifiables. Parfois, le fait qu’un champ soit modifiable est conditionnel. Par exemple, dans Factures fournisseurs, le BILL_NO est modifiable si la facture fournisseur n’est pas partiellement payée ou payée. |
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| Remarques : |
Parfois, du matériel explicatif est inclus dans cette zone facultative. |
Voici un exemple de la Tableau de description champ par champ du plan comptable, qui indique comment les informations relatives à un champ sont présentées. Ces informations sont incluses dans chaque modèle d’importation.
| Nom du champ : | ACCT_NO |
|---|---|
| Nom du champ d’UI : | Compte principal et compte auxiliaire |
| Type : | Caractère |
| Longueur : | 24 |
| Valeur par défaut : | Aucune |
| Valeurs valides : |
Tout. Doit être conforme aux comptes principal/auxiliaire. |
| Dépendances : | Aucune |
| Obligatoire : | Oui |
| Modifiable : | Non |
Les champs contenant des entrées valides prédéfinies (telles que Vrai/Faux) doivent commencer par une majuscule. Par exemple : Vrai et non VRAI ou vrai. La casse doit être identique pour les identifiants, et les entrée prédéfinies doivent commencer par une majuscule.
Définitions des champs du contact
Intacct utilise des préfixes pour distinguer les types de contacts qui peuvent être importés.
| Contact | Préfixe |
|---|---|
| Contact principal | Aucune |
| Paiement du fournisseur à contact | P_ |
| contact de retour du fournisseur | R_ |
| contact de facturation du client | B_ |
| Adresse d’expédition du client contact | S_ |
Pour en savoir plus sur les définitions de champ de contact, consultez la rubrique Importations CSV : Définitions des champs du contact.
Comment fonctionnent les champs vides ?
Dans la plupart des importations, si vous laissez un champ vide dans le fichier d’importation, l’entrée vierge remplace toutes les informations existantes dans Intacct lors du chargement.
Par exemple, supposons que la valeur existante 123456 dans un champ dans Intacct et que vous chargez un champ vide pour le même champ avec une importation CSV. Lorsque vous examinez ce champ dans Intacct, vous verrez que la valeur initial 123456 a été remplacée par aucune information et que le champ est vide.
Deux importations ne fonctionnent pas de cette façon :
- Le Mise à jour Fournisseur Transactions 1099 Importer
- Le Mise à jour Fournisseur 1099 Soldes d’ouverture importation.
Si un champ est laissé vide dans ces importations, la valeur existante dans Intacct est conservée dans Intacct. Afin de supprimer la valeur existante dans Intacct pour ces deux importations, saisissez la valeur suivante : NULL dans les champs sélectionnés. Examinez chaque modèle d’importation pour plus d’informations.
Télécharger des modèles standard
Pour télécharger des modèles standard pour les importations CSV, reportez-vous à la section Télécharger un modèle d’importation.
