Politiques d’approbation des achats

Cette liste prend en charge les Interface des listes améliorées. En savoir plus sur l’utilisation des listes améliorées.

Les politiques d’approbation définissent les critères permettant de décider quelles transactions d’achat doivent être approuvées, et peuvent inclure la séquence d’approbateurs.

Pour en savoir plus sur les politiques d’approbation, reportez-vous à la section À propos des approbations d’achat.
Abonnement Achats
Type d’utilisateur Utilisateur professionnel avec privilèges d’administrateur
Permissions

Achats :

  • Gérer

Ajouter une politique d’approbation

  1. Atteindre Achats > Coup monté > pluset sélectionnez Ajouter (cercle) À côté de Politiques d’approbation.
  2. Sélectionner une Définition de transaction.

    La politique d’approbation s’applique aux transactions d’achat basées sur la définition de transaction que vous choisissez.

  3. Pour chaque approbation par laquelle vous souhaitez acheminer la transaction d’achat, sélectionnez l’icône Type de règle.

    Voir Descriptions des champs pour plus de détails.

    • Si vous sélectionnez Approbation de la valeur - Service ou Approbation de la valeur – Service de transaction Sélectionnez un groupe de règles comme type de règle. Utilisez la liste déroulante de la ligne pour ajouter, modifier ou afficher le groupe de règles à utiliser. En savoir plus sur Groupes de règles d’approbation de la valeur.
    • Si vous sélectionnez Approbation de la valeur ou Approbation de la valeur - Progressive Comme type de règle, sélectionnez Ajouter ou Éditer sur la ligne pour ajouter ou modifier la règle d’approbation de la valeur à utiliser.
    • Si vous sélectionnez Niveau d’utilisateur ou Niveau du groupe d’utilisateurs, seuls les utilisateurs ou groupes d’utilisateurs autorisés à répertorier les transactions d’achat nécessitant une approbation peuvent être sélectionnés. En savoir plus sur Attribution de permissions.

Modifier une politique d’approbation

  1. Atteindre Achats > Coup monté > Plus de > Politiques d’approbation.
  2. Recherchez la politique d’approbation que vous souhaitez modifier.
  3. Choisir Plus d’actions > Éditer à la fin de la ligne.

  4. Effectuez vos modifications.

  5. Sélectionnez Enregistrer. Pour en savoir plus, consultez Descriptions des champs.
  1. Atteindre Achats > Coup monté > Plus de > Politiques d’approbation.
  2. Recherchez la politique d’approbation que vous souhaitez modifier, puis sélectionnez Éditer.
  3. Ajoutez, modifiez ou supprimez des informations suivant les besoins.

    Pour en savoir plus, consultez Descriptions des champs.

Les modifications que vous apportez n’affectent pas les transactions d’achat qui se trouvent actuellement dans le cycle d’approbation. Les modifications prennent effet à chaque fois qu’une transaction d’achat est soumise, ce qui inclut les transactions suivantes :

  • Une transaction nouvellement soumise
  • Une transaction refusée qui a été soumise à nouveau
  • Transaction approuvée qui est modifiée lorsque la configuration des achats est configurée pour exiger un nouveau cycle d’approbation si une transaction approuvée est modifiée.

Afficher les détails d’une politique d’approbation

  1. Atteindre Achat > Coup monté > Plus > Politiques d’approbation. La liste des politiques d’approbation s’affiche.
  2. Recherchez la politique d’approbation à afficher, puis sélectionnez Vue.

Supprimer une politique d’approbation

  1. Atteindre Achat > Coup monté > Plus > Politiques d’approbation.
  2. Recherchez la politique d’approbation à supprimer.
  3. Cochez la case en regard de la politique d’approbation, puis sélectionnez Supprimer.
  1. Atteindre Achat > Coup monté > Plus > Politiques d’approbation.
  2. Recherchez la politique d’approbation que vous souhaitez supprimer.

  3. Choisir Plus d’actions > Supprimer à la fin de la ligne.

  4. Choisir Supprimer pour confirmer.

Les modifications que vous apportez n’affectent pas les transactions d’achat qui se trouvent actuellement dans le cycle d’approbation. Les modifications prennent effet chaque fois qu’une transaction d’achat est soumise, ce qui inclut les transactions suivantes :

  • Une transaction nouvellement soumise
  • Une transaction refusée qui a été soumise à nouveau
  • Transaction approuvée qui est modifiée lorsque la configuration des achats est configurée pour exiger un nouveau cycle d’approbation si une transaction approuvée est modifiée.

Messages de validation

Lorsque vous enregistrez une politique d’approbation, Sage Intacct vérifie l’exhaustivité de la configuration requise pour la politique. Cette vérification permet d’éviter les problèmes lors de la soumission de transactions d’achat par les utilisateurs.

Sage Intacct affiche une notification si la stratégie inclut l’un des types de règles suivants et si des collaborateurs, des services ou des sites n’ont pas de responsable affecté :

  • Approbation du responsable du collaborateur
  • Approbation du service ou Approbation du service de transaction
  • Approbation de l’établissement de transaction
  • Approbation de la valeur - Service ou Approbation de la valeur - Service de transaction (si le groupe de règles inclut Collaborateur, Responsable ou Responsable de service)

Vous pouvez utiliser la commande Assigner Créez un lien dans la notification pour examiner quels collaborateurs, services ou sites sont privés d’un responsable et affectez-en un.

Les collaborateurs validés sont des collaborateurs qui sont des utilisateurs et ont la permission d’ajouter des transactions d’achats.

Descriptions des champs

Le tableau suivant décrit chaque article de la page Politique d’approbation.

Descriptions des champs de page Politique d’approbation
Champ Description

Définition de transaction

Les transactions qui nécessitent une approbation. Vous pouvez configurer des approbations pour les transactions avec les types de modèles suivants :

  • Devis (devis d’achat ou demandes d’achat)
  • Commande (bons de commande)
  • Facture (factures fournisseurs)
    La facture fournisseur est comptabilisée dans le Grand livre une fois qu’elle a été entièrement approuvée, en utilisant la date de transaction comme date de comptabilisation. En outre, si la définition de transaction de la facture affecte la quantité et la valeur de l’inventaire, la quantité et la valeur ne sont pas affectées tant que la facture n’est pas entièrement approuvée.

Type de règle

Utilisez le type de règle pour créer une séquence d’approbations qui peut inclure l’approbation d’un utilisateur ou d’un groupe d’utilisateurs nommé, du responsable de l’utilisateur, du responsable du service de l’utilisateur, du montant de l’achat, etc.

Par exemple, vous pouvez souhaiter qu’une transaction d’achat soit d’abord approuvée par le responsable du collaborateur qui soumet la demande. Si le responsable approuve, vous pouvez passer à l’approbation de la valeur en fonction du service de la transaction et du montant de l’achat.

Les types de règles sont :

  • Approbation de valeur : Les demandes d’approbation sont envoyées en fonction du montant de l’achat. La règle d’approbation de la valeur pour l’approbation de la valeur et l’approbation de la valeur : La fonction Progressive détermine les niveaux d’approbation et les montants d’approbation à chaque niveau. Les demandes d’approbation sont envoyées directement au niveau correspondant au montant de l’achat. Les utilisateurs qui sont restreints à des entités ou des services spécifiques peuvent ne pas recevoir de notifications pour ce type d’approbation de la valeur, quelles que soient leurs préférences en matière d’e-mail.
  • Approbation de valeur : Progressif: Les demandes d’approbation sont envoyées en fonction du montant de l’achat. La règle d’approbation de la valeur pour l’approbation de la valeur et l’approbation de la valeur : La fonction Progressive détermine les niveaux d’approbation et les montants d’approbation à chaque niveau. Le cycle d’approbation commence au niveau 1 et progresse à chaque niveau jusqu’à ce que le montant de l’achat tombe en dessous du niveau suivant. Les utilisateurs qui sont restreints à des entités ou des services spécifiques peuvent ne pas recevoir de notifications pour ce type d’approbation de la valeur, quelles que soient leurs préférences en matière d’e-mail.
  • Approbation de valeur : Département: Les demandes d’approbation sont envoyées en fonction du service du collaborateur qui envoie la transaction et du montant de l’achat. La règle d’approbation de la valeur pour le service ou la règle d’approbation de la valeur par défaut si le service n’a pas sa propre règle d’approbation de la valeur spécifique, qui sont définies par le groupe de règles sélectionné, déterminent le nombre d’approbateurs et leurs limites de montant d’approbation. Le cycle d’approbation commence par le premier approbateur et progresse vers chaque approbateur successif jusqu’à ce que le montant de l’achat se situe sous la limite inférieure de l’approbateur suivant.
  • Approbation de valeur : Service de transaction : Les demandes d’approbation sont envoyées en fonction du service sélectionné dans la transaction et du montant de l’achat. La règle d’approbation de la valeur pour le service ou la règle d’approbation de la valeur par défaut si le service n’a pas sa propre règle d’approbation de la valeur spécifique, qui sont définies par le groupe de règles sélectionné, déterminent le nombre d’approbateurs et leurs limites de montant d’approbation. Le cycle d’approbation commence par le premier approbateur et progresse vers chaque approbateur successif jusqu’à ce que le montant de l’achat se situe sous la limite inférieure de l’approbateur suivant. (Un seul service peut être sélectionné par transaction.)
  • Approbation du service : Les demandes d’approbation sont envoyées au responsable du service auquel est affecté le collaborateur qui soumet la transaction.
  • Approbation du responsable du collaborateur : Les demandes d’approbation sont envoyées au responsable du collaborateur qui soumet la transaction.
  • Approbation du service de transaction : Les demandes d’approbation sont envoyées au responsable du service sélectionné dans la transaction. (Un seul service peut être sélectionné par transaction.)
  • Approbation de l’établissement de transaction : Les demandes d’approbation sont envoyées au responsable de l’emplacement sélectionné dans la transaction. (Un seul emplacement peut être sélectionné par transaction.)
  • Approbation du chef de projet de la transaction : Les demandes d’approbation sont envoyées au responsable du projet sélectionné dans la transaction. (Un seul projet peut être sélectionné par transaction.)
  • Niveau d’utilisateur : Les demandes d’approbation sont envoyées à un utilisateur sélectionné.
  • Niveau du groupe d’utilisateurs : Les demandes d’approbation sont envoyées à un groupe d’utilisateurs sélectionné.

Utilisateur ou groupe d’utilisateurs

Sélectionnez un utilisateur ou un groupe d’utilisateurs. Pour qu’un utilisateur ou un groupe d’utilisateurs nommé apparaisse dans la liste, l’utilisateur ou le groupe d’utilisateurs doit avoir un type d’utilisateur autre que CRM et avoir la permission de répertorier les transactions d’achat nécessitant une approbation. En outre, l’utilisateur ou le groupe d’utilisateurs ne doit pas être limité à des entités, des services ou des territoires.

Groupe de règles

Ce champ est applicable lorsque Approbation de valeur : Département ou Approbation de valeur : Service de transaction est sélectionné comme type de règle. Le groupe de règles identifie les règles d’approbation de la valeur utilisées pour acheminer les demandes d’approbation. N’oubliez pas qu’une règle d’approbation de la valeur définit le nombre d’approbateurs souhaité et les montants d’approbation associés.

Un groupe de règles comprend la règle d’approbation de la valeur par défaut qui s’applique à tout service n’ayant pas de règle d’approbation de la valeur spécifique et, éventuellement, une ou plusieurs règles d’approbation de la valeur pour des services spécifiques. Bien qu’une règle d’approbation de la valeur puisse s’appliquer à la plupart de vos services, certains services peuvent avoir besoin de leurs propres règles avec des approbateurs et des montants d’approbation différents, ou les deux.

En savoir plus sur Groupes de règles d’approbation de la valeur et Règles d’approbation de la valeur.

Gérer

Ce champ est applicable lorsque Approbation de la valeur ou Approbation de valeur : Progressif est sélectionné comme type de règle. Vous pouvez sélectionner l’icône Éditer dans la section Gérer pour ajouter ou modifier la règle d’approbation de la valeur utilisée pour envoyer les demandes d’approbation. La règle d’approbation pour ces deux types de règles définit le nombre de niveaux d’approbation nécessaires et les montants d’approbation pour chaque niveau. Les approbateurs d’un niveau spécifique sont les utilisateurs qui ont la permission d’approuver les achats à ce niveau.

En savoir plus sur le Règle d’approbation de la valeur pour les approbations basées sur les permissions.