Politiques d’approbation des achats

Les stratégies d’approbation définissent les critères permettant de décider quelles transactions d’achat doivent être approuvées et peuvent inclure une séquence d’approbateurs.

Pour en savoir plus sur les stratégies d’approbation, consultez À propos des approbations d’achat.

Abonnement	Achats
Type d’utilisateur	Utilisateur professionnel avec privilèges d’administrateur

Ajouter une politique d’approbation

Aller à Achats > Mise en place > plus, puis sélectionnez Ajouter (cercle) à côté de Politiques d’approbation.
Sélectionnez un Définition de la transaction.
La politique d’approbation s’appliquera aux transactions d’achat basées sur la définition de transaction que vous choisissez.
Pour chaque approbation par laquelle vous souhaitez acheminer la transaction d’achat, sélectionnez l’icône Type de règle.
Voir Description des champs pour plus de détails.
- Si vous sélectionnez Approbation de la valeur - Ministère ou Approbation de la valeur - Service des transactions Comme Type de règle, sélectionnez un groupe de règles. Utilisez la liste déroulante sur la ligne pour ajouter, modifier ou afficher le groupe de règles à utiliser. En savoir plus sur Ensembles de règles d’approbation de valeur.
- Si vous sélectionnez Approbation de valeur ou Approbation de la valeur - Progressive Comme type de règle, sélectionnez Ajouter ou Modifier sur la ligne pour ajouter ou modifier la règle d’approbation de la valeur à utiliser.
- Si vous sélectionnez Niveau d’utilisateur ou Niveau du groupe d’utilisateurs, seuls les utilisateurs ou les groupes de utilisateur ayant permissions pour liste les transactions d’achat nécessitant approbation peuvent être sélectionnés. En savoir plus sur Attribution d’autorisations.

Modifier une politique d’approbation

Aller à Achats > Configuration > Plus de > Politiques d’approbation.
Recherchez la politique d’approbation que vous souhaitez modifier.
Sélectionnez Plus d’actions > Modifier à la fin de la ligne.
Effectuez vos modifications.
Sélectionnez Enregistrer. Pour plus de détails, rendez-vous sur Description des champs.

Aller à Achats > Configuration > Plus de > Politiques d’approbation.
Recherchez la politique d’approbation que vous souhaitez modifier, puis sélectionnez Modifier.
Ajoutez, modifiez ou supprimez des informations selon vos besoins.
Pour plus d’informations, reportez-vous aux descriptions des champs.

Les modifications que vous apportez n’affectent pas les transactions d’achat qui sont actuellement dans le cycle d’approbation. Les modifications prennent effet chaque fois qu’une transaction d’achat est soumise, ce qui inclut les transactions suivantes :

Une transaction nouvellement soumise
Une transaction refusée qui est soumise à nouveau
Une transaction approuvée qui est modifiée lorsque la configuration des achats est configurée pour exiger un nouveau cycle d’approbation si une transaction approuvée est modifiée.

Afficher les détails d’une politique d’approbation

Aller à Achats > Configuration > En savoir plus > Politiques d’approbation. La liste des stratégies d’approbation s’affiche.
Recherchez la politique d’approbation à afficher, puis sélectionnez Voir.

Supprimer une politique d’approbation

Aller à Achats > Configuration > En savoir plus > Politiques d’approbation.
Recherchez la politique d’approbation à supprimer.
Cochez la case en regard de la stratégie d’approbation, puis sélectionnez Supprimer.

Aller à Achats > Configuration > En savoir plus > Politiques d’approbation.
Recherchez la politique d’approbation que vous souhaitez supprimer.
Sélectionnez Plus d’actions > Supprimer à la fin de la ligne.
Sélectionnez Supprimer pour confirmer.

Une transaction nouvellement soumise
Une transaction refusée qui est soumise à nouveau
Une transaction approuvée qui est modifiée lorsque la configuration des achats est configurée pour exiger un nouveau cycle d’approbation si une transaction approuvée est modifiée.

Messages de validation

Lorsque vous enregistrez une politique d’approbation, Sage Intacct vérifie l’exhaustivité de la configuration requise pour la politique. Cette vérification permet d’éviter les problèmes ultérieurs lorsque les utilisateurs soumettent des transactions d’achat.

Sage Intacct affiche une notification si la politique inclut l’un des types de règles suivants et si des employés, des services ou des emplacements n’ont pas de responsable attribué :

Approbation du gestionnaire d’employés
Approbation du ministère ou Approbation du service des transactions
Approbation de l’emplacement de la transaction
Approbation de la valeur - Ministère ou Approbation de la valeur - Département des transactions (si le groupe de règles inclut Gestionnaire d’employés ou Responsable de service)

Vous pouvez utiliser l’icône Attribuer lien dans la notification pour rechercher quels employés, services ou sites n’ont pas de responsable et en attribuer un.

Les employés qui sont validés sont des employés qui sont des utilisateurs et qui ont les permissions d’ajouter des transactions d’achat.

Descriptions des champs :

Le tableau suivant décrit chaque article de la page Stratégie d’approbation.

Descriptions des champs de la page de politique d’approbation
Champ	Description
Définition de transaction	Les transactions qui nécessitent une approbation. Vous pouvez configurer des approbations pour les transactions avec les types de modèles suivants : Devis (devis d’achat ou demandes d’achat) Commande (bons de achat) Facture (factures fournisseur) La facture fournisseur est validée dans le GL une fois qu’elle a été entièrement approuvée, en utilisant la date de la transaction comme date de comptabilisation. En outre, si le définition de transaction du facture affecte la quantité et la valeur de l’inventaire, le quantité et la valeur ne sont pas affectés tant que le facture n’est pas entièrement approuvé.
Type de règle	Utilisez le type de règle pour créer une séquence d’approbations qui peut inclure des approbation par un utilisateur ou un groupe d'utilisateurs nommé, le responsable du utilisateur, le responsable du service du utilisateur, le montant du achat, etc. Par exemple, vous pouvez souhaiter qu’une transaction d’achat soit d’abord approuvée par le responsable de l’collaborateur qui l’a soumise. Si le responsable approuve, vous pouvez procéder à l’approbation de la valeur en fonction du service pour la transaction et du montant de l’achat. Les types de règles sont : Approbation de la valeur : Les demandes d’approbation sont envoyées en fonction du montant de l’achat. La règle d’approbation de valeur pour l’approbation de valeur et l’approbation de valeur : Progressif détermine les niveaux d’approbation et les montants d’approbation à chaque niveau. Les demandes d’approbation sont envoyées directement au niveau correspondant au montant de l’achat. Il est possible que les utilisateurs qui sont restreints à des entités ou des services spécifiques ne reçoivent pas de notifications pour ce type d’approbation de la valeur, quelles que soient leurs préférences de messagerie. Approbation de valeur : Progressif : Les demandes d’approbation sont envoyées en fonction du montant de l’achat. La règle d’approbation de valeur pour l’approbation de valeur et l’approbation de valeur : Progressif détermine les niveaux d’approbation et les montants d’approbation à chaque niveau. L’acheminement des approbations commence au niveau 1 et progresse à travers chaque niveau jusqu’à ce que le montant de l’achat tombe en dessous du niveau suivant. Il est possible que les utilisateurs qui sont restreints à des entités ou des services spécifiques ne reçoivent pas de notifications pour ce type d’approbation de la valeur, quelles que soient leurs préférences de messagerie. Approbation de valeur : Département : Les demandes d’approbation sont envoyées en fonction du service de l’collaborateur qui soumet la transaction et du montant de l’achat. La valeur approbation règle pour le service ou la valeur par défaut approbation règle si le service n’a pas sa propre valeur spécifique approbation règle, qui sont définis par le groupe de règles sélectionné, déterminent le numéro des approbateurs et leurs limites de montant de approbation. L’acheminement de l’approbation commence avec le premier approbateur et progresse jusqu’à chaque approbateur successif jusqu’à ce que le montant de l’achat tombe en dessous des limites de l’approbateur suivant. Approbation de valeur : Service de transaction : Les demandes d’approbation sont envoyées en fonction du service sélectionné dans la transaction et du montant de l’achat. La valeur approbation règle pour le service ou la valeur par défaut approbation règle si le service n’a pas sa propre valeur spécifique approbation règle, qui sont définis par le groupe de règles sélectionné, déterminent le numéro des approbateurs et leurs limites de montant de approbation. L’acheminement de l’approbation commence avec le premier approbateur et progresse jusqu’à chaque approbateur successif jusqu’à ce que le montant de l’achat tombe en dessous des limites de l’approbateur suivant. (Un seul service peut être sélectionné par transaction.) Approbation du ministère : Les demandes d’approbation sont envoyées au gestionnaire du service auquel est affecté le collaborateur qui soumet la transaction. Approbation du gestionnaire d’employés : Les demandes d’approbation sont envoyées au gestionnaire du collaborateur qui soumet la transaction. Approbation du service des transactions : les demandes d’approbation sont envoyées au responsable du service sélectionné dans la transaction. (Un seul service peut être sélectionné par transaction.) Approbation de l’emplacement de la transaction : Les demandes d’approbation sont envoyées au gestionnaire de l’établissement sélectionné dans la transaction. (Un seul établissement peut être sélectionné par transaction.) Approbation du chef de projet de transaction : les demandes d’approbation sont envoyées au responsable du projet sélectionné dans la transaction. (Un seul projet peut être sélectionné par transaction.) Niveau d’utilisateur : Les demandes d’approbation sont envoyées à un utilisateur sélectionné. Niveau du groupe d’utilisateurs : Les demandes d’approbation sont envoyées à un groupe d’utilisateurs sélectionné.
Utilisateur ou groupe d’utilisateurs	Sélectionnez un utilisateur ou un groupe d’utilisateurs. Pour qu’un utilisateur ou un groupe d'utilisateurs nommé apparaisse dans le liste, le utilisateur ou le groupe d'utilisateurs doit avoir un type de utilisateur autre que CRM et avoir permissions pour liste les transactions d’achat qui doivent approbation. En outre, le utilisateur ou le groupe d'utilisateurs ne doit pas être limité à des entités, des services ou des territoires.
Groupe de règles	Ce champ s’applique lorsque Approbation de la valeur : Département ou Approbation de la valeur : Département Transaction est sélectionné comme type de règle. Le groupe de règles identifie les règles d’approbation de la valeur utilisées pour acheminer les demandes d’approbation. N’oubliez pas qu’une règle d’approbation de valeur définit les approbateurs que vous souhaitez et leurs montants d’approbation. Un groupe de règles inclut la règle d’approbation de valeur par défaut qui s’applique à tout service sans sa propre règle d’approbation de valeur spécifique et, éventuellement, une ou plusieurs règles d’approbation de valeur pour des services spécifiques. Bien qu’une seule règle d’approbation de la valeur puisse s’appliquer à la plupart de vos services, certains services peuvent avoir besoin de leurs propres règles avec des approbateurs et des montants d’approbation différents, ou les deux. En savoir plus sur les groupes de règles d’approbation de la valeur et les règles d’approbation de la valeur.
Gérer	Ce champ s’applique lorsque Approbation de la valeur ou Approbation de la valeur : Progressif est sélectionné comme type de règle. Vous pouvez sélectionner l’icône Modifier lien dans la section Gérer Colonne permettant d’ajouter ou de modifier la règle d’approbation de la valeur utilisée pour envoyer les demandes d’approbation. Le règle approbation pour ces deux types de règle définit le numéro des niveaux de approbation nécessaires et les montants approbation pour chaque niveau. Les approbateurs d’un niveau spécifique sont les utilisateurs qui ont permissions pour l’achat de approbation à ce niveau. En savoir plus sur les règles d’approbation de la valeur pour les approbations basées sur les permissions.