À propos des approbations d’achat

Utilisez les approbations d’achat pour mettre en œuvre les processus d’approbation internes de votre organisation, qui permettent de s’assurer que les dépenses sont autorisées et correctes. Les processus d’approbation adresse généralement quelles transactions doivent approbation et par qui.

La configuration et la gestion des approbations d’achat dans Sage Intacct sont flexibles. Vous décidez quelles transactions d’achat doivent approbation, qui doit approuver, la séquence des approbation et si les approbations sont basées sur le montant en devise de transaction.

En savoir plus sur Paramétrage des approbations d’achat. Si vous utilisez le flux de travail d’approbation de Sage Construction Management, désactivez le flux de travail d’approbation dans Sage Intacct Construction avant de continuer.

Qui peut approuver quoi ?

Les transactions utilisant les types de modèles de définition de transaction suivants peuvent être approuvées :

  • Devis
  • Commande
  • Facture

De plus, les types d’utilisateurs suivants peuvent être des approbateurs :

  • Entreprise
  • Client
  • Collaborateur
  • Responsable projet
  • Approbateur de paiement
  • Plateforme
  • Entrepôt

Politiques d’approbation

Les stratégies d’approbation sont l’élément essentiel de vos approbations d’achat, car elles définissent les processus d’approbation de vos définitions de transaction. Vous pouvez envoyer les approbations de transactions à des personnes ou à des groupes spécifiques, à des personnes ayant des rôles spécifiques ou à des personnes en fonction du montant en devise de transaction. Vous pouvez également acheminer les approbations à l’aide d’une combinaison de ces approches.

Par exemple, dans une petite organisation, vous pouvez acheminer une demande d’achat au responsable de l’collaborateur, puis à une personne spécifique du service financier. Dans une grande organisation, les tâches peuvent être plus séparées et la prise de décision peut être plus centralisée. Par conséquent, dans ce cas, vous pouvez acheminer une demande d’achat au responsable de l’collaborateur, puis à d’autres utilisateurs en fonction du montant de l’achat.

Le graphique suivant illustre les concepts clés des politiques d’approbation :

Une politique d’approbation utilise une définition de transaction pour définir les types de règles et les permissions.

  1. Vous pouvez avoir une politique d’approbation par définition de transaction.

  3. L' Types de règles Dans la politique d’approbation, déterminez la gamme d’approbation. Vous pouvez spécifier un ou plusieurs types de règle (utilisateur spécifique, groupe d'utilisateurs, approbation de valeur ou rôle intitulée) pour créer les processus approbation dont vous avez besoin.

  4. Si une politique comprend un Type de règle d’approbation de valeur , vous allez définir les utilisateurs disposant de l’autorisation de dépenser appropriée pour approuver des transactions jusqu’à des montants d’achat spécifiques.

    A Approbation de la valeur par le service inclut une règle d’approbation de service par défaut et, éventuellement, des règles d’approbation de service spécifiques.

    A approbation de valeur basée sur le niveau permissions Contient un ensemble de règles d’approbation de niveau.

Types de règles

Les types de règles contrôlent la manière dont les approbations sont acheminées pour une transaction.

Pour acheminer vers ... Sélectionnez ce qui suit comme type de règle ...

Un utilisateur ou un groupe d’utilisateurs spécifique

Sélectionnez Niveau d’utilisateur ou Niveau du groupe d’utilisateurs comme type de règle, puis sélectionnez utilisateur nommée. Seuls les utilisateurs ou les groupes disposant des permissions d’approbation d’achat appropriées pour l’entité, le service ou le territoire apparaissent dans la liste.

Les utilisateurs qui approuvent la valeur de la transaction en fonction de leur pouvoir de dépenser.

L’une de ces approbations de valeur :

  • Approbation de la valeur - Ministère ou Approbation de la valeur - Département des transactions (Approbations de la valeur du département). Le groupe de règles associé à l’approbation de la valeur détermine les approbateurs et les montants d’approbation pour chaque service. L’acheminement de l’approbation commence avec le premier approbateur et se poursuit vers chaque approbateur successif jusqu’à ce que le montant de l’achat tombe en dessous des limites de l’approbateur suivant.
    • Pour l’approbation de la valeur - Département, l’acheminement est basé sur l’expéditeur de la transaction.
    • Pour Approbation de la valeur - Service des transactions, l’acheminement est basé sur le service de la transaction.
  • Approbation de la valeur ou Approbation de la valeur - Progressive (approbations de valeur au niveau de l’autorisation). Vous définissez jusqu’à 6 niveaux d’approbation et les montants d’approbation à chaque niveau. Toute utilisateur avec permissions approbation pour un niveau donné peut approuver.

    Il est possible que les utilisateurs qui sont restreints à des entités ou des services spécifiques ne reçoivent pas de notifications pour ce type d’approbation de la valeur, quelles que soient leurs préférences de messagerie.

    • Pour Approbation de la valeur, les approbations sont envoyées directement aux approbateurs pour le niveau dans lequel se situe le montant de l’achat.
    • Pour Approbation de la valeur - Progressive, l’acheminement de l’approbation commence au niveau 1 et progresse jusqu’à ce que le montant de l’achat tombe en dessous du niveau suivant.
Si vous délégataire un approbation basé sur des valeurs, assurez-vous que le délégataire a la valeur approbation requise permissions.

Un manager dans un rôle spécifique

L’un de ces rôles titrés :

  • Approbation du ministère. Responsable du service auquel est affecté le collaborateur qui a soumis la transaction.
  • Approbation du gestionnaire d’employés. Gestionnaire du collaborateur qui a soumis la transaction.
  • Approbation du service des transactions. Responsable du service sélectionné dans la transaction.
  • Approbation de l’emplacement de la transaction. Gestionnaire de l’établissement sélectionné dans la transaction.
  • Approbation du chef de projet de transaction. Responsable du projet sélectionné dans la transaction.

Pour approuver une transaction d’achat, un utilisateur doit être abonné à l’application Achats et disposer des autorisations d’approbation appropriées.

En savoir plus sur Politiques d’approbation et types de règles.

Approbations de valeurs de service et ensembles de règles

Les groupes de règles s’appliquent uniquement aux approbations de la valeur du service. Ils minimisent la surcharge liée à la gestion des règles supplémentaires nécessaires pour acheminer les approbations basées sur le montant de l’achat par service. Pour un Approbation de la valeur - Ministère ou Approbation de la valeur - Département des transactions règle, vous devez associer un groupe de règles au type de règle. Le groupe de règles définit le nombre d’approbateurs souhaité et les montants d’approbation associés.

Un groupe de règles comprend les éléments suivants :

  • La règle d’approbation de valeur par défaut pour tout service sans sa propre règle d’approbation de valeur spécifique
  • Toute règle d’approbation de valeur supplémentaire pour tous les départements qui ont besoin de leurs propres règles spécifiques
Bien qu’une seule règle d’approbation de la valeur puisse s’appliquer à la plupart de vos services, certains services peuvent avoir besoin de leurs propres règles avec des approbateurs et des montants d’approbation différents, ou les deux.

Supposons que vous souhaitiez que les approbations des demandes d’achat soient acheminées dans l’ordre suivant :

  1. Le responsable de l’auteur de la demande
  2. Utilisateurs qui approuvent en fonction de leur pouvoir de dépenser (montants d’achat)
  3. Un dernier utilisateur qui donne la dernière approbation

La politique d’approbation de la définition de transaction Demande d’achat peut ressembler à ce qui suit :

Une politique d’approbation peut contenir plusieurs types de règles pour différents groupes de règles.

Lorsque la groupe de règles des demandes d’achat comprend un règle par défaut pour toute service et un règle spécifique pour le service marketing :

Les groupes de règles peuvent contenir différents niveaux d’approbation de la valeur pour différents services.

Si une demande d’achat de 6 000 $ est soumise pour un service autre que le service du marketing, les approbations seront envoyées à :

  1. Le responsable de l’auteur de la demande
  2. Responsable de département
  3. Mark Lee
  4. Frank Smith

Si la demande d’achat avait été soumise pour le service Marketing, les approbations seraient adressées à :

  1. Le responsable de l’auteur de la demande
  2. Gestionnaire du service marketing (Mark Lee n’a pas besoin d’approuver dans ce cas, car le gestionnaire du service marketing a le pouvoir d’approuver jusqu’à 20 000 $)
  3. Frank Smith

En savoir plus sur Règles pour l’approbation de la valeur du service.

Approbations de valeurs au niveau de l’autorisation et règles de niveau

Les approbations de valeur basées sur l’autorisation nécessitent également des règles supplémentaires pour acheminer les approbations en fonction du montant de l’achat. Si vous spécifiez Approbation de valeur ou Approbation de la valeur - Progressive, assurez-vous que les règles d’approbation de niveau définissent les niveaux d’approbation souhaités et les montants d’approbation à chaque niveau. Tout utilisateur disposant d’une permission d’approbation pour un niveau donné peut donner son approbation.

Supposons que vous souhaitiez que les approbations des demandes d’achat soient acheminées dans l’ordre suivant :

  1. Le responsable de l’auteur de la demande
  2. Chaque approbateur de niveau jusqu’à ce que l’achat ne dépasse pas le montant d’approbation du niveau

La politique d’approbation de la définition de transaction Demande d’achat peut ressembler à ce qui suit :

Une politique d’approbation du niveau de valeur peut contenir plusieurs types de règles pour différents groupes de règles.

Lorsque la règle d’approbation de la valeur de niveau pour le type de règle Approbation de la valeur - Progressive est définie comme suit :

Les approbations de niveau de valeur peuvent inclure des augmentations de valeur progressives.

Pour une demande d’achat de 1 500 $, les approbations seraient accordées à :

  1. Le responsable de l’auteur de la demande
  2. Utilisateurs disposant d’un approbation d’achat de niveau 1 permissions
  3. Utilisateurs disposant d’un approbation d’achat de niveau 2 permissions

Si le type de règle dans la stratégie avait été Approbation de la valeur Avec la même règle d’approbation de valeur de niveau, les approbations iraient à :

  1. Le responsable de l’auteur de la demande
  2. Les utilisateurs avec un approbation d’achat de niveau 2 permissions (approbation n’est pas progressif à travers les niveaux et passe directement au niveau dans lequel le achat montant se situe).

En savoir plus sur le Règles d’approbation de valeur pour les approbations de valeur de niveau basées sur des permissions.

Approbations automatiques

Parfois, une étape de la séquence d’approbation est automatiquement approuvée et l’approbation passe à l’approbateur suivant. L’approbation automatique se produit lorsque :

  • La dernière personne à avoir touché une transaction, l’expéditeur ou l’approbateur, est également l’approbateur suivant dans la séquence. Cela est vrai, sauf si l’approbation concerne une approbation de valeur basée sur les permissions, car un niveau peut avoir plus d’un approbateur requis

  • Pour une approbation de valeur basée sur le service ou sur les permissions, le montant est inférieur au montant minimum pour le premier approbateur ou le premier niveau

Notification par e-mail

Informez les approbateurs lorsque leur approbation est nécessaire. Vous pouvez envoyer automatiquement des notifications par e-mail en activant les notifications par e-mail dans la configuration de l’application Achats de votre organisation. Pour recevoir des notifications par e-mail, les approbateurs doivent avoir leurs préférences définies.

Délégation de l’approbation

Maintenez les approbations en mouvement même en l’absence des approbateurs. Rediriger automatiquement les approbations en activant Délégation de l’approbation dans la configuration des Achats de votre organisation et l’affectation d’un délégataire pour chaque approbateur. Lorsqu’un approbateur décide de s’absenter du bureau dans ses préférences, Sage Intacct envoie les approbations pour toute nouvelle transaction d’achat au délégué de l’approbateur.

En savoir plus sur la délégation d’approbations.