À propos des approbations d’achat

Utilisez les approbations d’achat pour mettre en œuvre les processus d’approbation internes de votre organisation, qui permettent de s’assurer que les dépenses sont autorisées et correctes. Les processus d’approbation indiquent généralement quelles transactions doivent être approuvées et par qui.

La configuration et la gestion des approbations d’achat dans Sage Intacct sont flexibles. Vous décidez quelles transactions d’achat doivent être approuvées, qui doit approuver, la séquence d’approbation et si les approbations sont basées sur le montant de la transaction.

En savoir plus Configuration des approbations d’achat. Si vous utilisez le flux de travail d’approbation de Sage Construction Management, désactivez-le dans Sage Intacct Construction.

Qui peut approuver quoi ?

Les transactions utilisant les types de modèles de définition de transaction suivants peuvent être approuvées :

  • Devis
  • Commande
  • Facture

De plus, les types d’utilisateurs suivants peuvent être approbateurs :

  • Entreprise
  • Collaborateur
  • Responsable projet
  • Approbateur de paiement
  • Plateforme
  • Entrepôt

Politiques d’approbation

Les politiques d’approbation sont l’élément central de vos approbations d’achat, car elles définissent les processus d’approbation de vos définitions de transaction. Vous pouvez envoyer les approbations de transactions à des personnes ou des groupes spécifiques, à des personnes ayant des rôles spécifiques ou à des personnes en fonction du montant en devise de transaction. Vous pouvez également acheminer les approbations à l’aide d’une combinaison de ces approches.

Par exemple, dans une petite organisation, vous pouvez envoyer une demande d’achat au responsable du collaborateur, puis à une personne spécifique du service financier. Dans une grande organisation, les tâches peuvent être plus séparées et la prise de décision plus centralisée. Par conséquent, dans ce cas, vous pouvez envoyer une demande d’achat au responsable du collaborateur, puis à d’autres utilisateurs en fonction du montant de l’achat.

Le graphique suivant illustre les concepts clés des politiques d’approbation :

Une politique d’approbation utilise une définition de transaction pour définir les types de règles et les permissions.

  1. Vous pouvez avoir une politique d’approbation par Définition de transaction.

  3. Le Types de règles Dans la politique d’approbation, déterminez le cycle d’approbation. Vous pouvez spécifier un ou plusieurs types de règles (utilisateur spécifique, groupe d’utilisateurs, approbation de la valeur ou rôle intitulé) pour créer les processus d’approbation dont vous avez besoin.

  4. Si une stratégie comprend un Type de règle d’approbation de la valeur , vous définirez les utilisateurs disposant de l’autorité de dépenses appropriée pour approuver les transactions jusqu’à des montants d’achat spécifiques.

    Un Approbation de la valeur basée sur les services Inclut une règle d’approbation de service par défaut et, éventuellement, des règles d’approbation de service spécifiques.

    Un Approbation de la valeur basée sur le niveau des permissions Contient un ensemble de règles d’approbation de niveau.

Types de règles

Les types de règles contrôlent la façon dont les approbations sont acheminées pour une transaction.

Pour acheminer vers ... Sélectionnez le type de règle suivant ...

Un utilisateur ou un groupe d’utilisateurs spécifique

Choisir Niveau d’utilisateur ou Niveau du groupe d’utilisateurs comme type de règle, puis sélectionnez Utilisateur nommé. Seuls les utilisateurs ou les groupes disposant des permissions d’approbation d’achat appropriées pour l’entité, le service ou le territoire apparaissent dans la liste.

Utilisateurs qui approuvent la valeur de la transaction en fonction de leur plafond de dépenses.

L’une de ces approbations de valeur :

  • Approbation de la valeur - Service ou Approbation de la valeur - Service de la transaction (Approbations de la valeur du service). Le groupe de règles associé à l’approbation de la valeur détermine les approbateurs et les montants d’approbation pour chaque service. Le cycle d’approbation commence par le premier approbateur et continue vers chaque approbateur successif jusqu’à ce que le montant de l’achat se situe sous la limite inférieure de l’approbateur suivant.
    • Pour Approbation de la valeur – Service, l’acheminement est basé sur l’émetteur de la transaction.
    • Pour Approbation de la valeur – Service de la transaction, l’acheminement est basé sur le service de la transaction.
  • Approbation de la valeur ou Approbation de la valeur - Progressive (Approbations de la valeur au niveau des permissions). Vous définissez jusqu’à 6 niveaux d’approbation et les montants d’approbation à chaque niveau. Tout utilisateur disposant d’une permission d’approbation pour un niveau donné peut donner son approbation.

    Les utilisateurs qui sont restreints à des entités ou des services spécifiques peuvent ne pas recevoir de notifications pour ce type d’approbation de la valeur, quelles que soient leurs préférences en matière d’e-mail.

    • Pour Approbation de la valeur, les approbations sont envoyées directement aux approbateurs au niveau correspondant au montant de l’achat.
    • Pour Approbation de la valeur - Progressive, le cycle d’approbation commence au niveau 1 et progresse vers chaque niveau successif jusqu’à ce que le montant de l’achat tombe en dessous du niveau suivant.
Si vous déléguez une approbation basée sur la valeur, vérifiez que le délégataire dispose de la permission de valeur d’approbation requise.

Un responsable dans un rôle spécifique

L’un de ces rôles titrés :

  • Approbation du service. Responsable du service auquel est affecté le collaborateur ayant soumis la transaction.
  • Approbation du responsable du collaborateur. Responsable du collaborateur qui a soumis la transaction.
  • Approbation du service de transaction. Responsable du service sélectionné dans la transaction.
  • Approbation de l’établissement de transaction. Responsable de l’emplacement sélectionné dans la transaction.
  • Approbation du chef de projet de transaction. Responsable du projet sélectionné dans la transaction.

Pour approuver une transaction d’achat, un utilisateur doit être abonné à l’application Achats et disposer des permissions d’approbation appropriées.

En savoir plus sur Politiques d’approbation et types de règles.

Approbations de la valeur du service et groupes de règles

Les groupes de règles s’appliquent uniquement aux approbations de la valeur du service. Ils réduisent les frais généraux liés à la gestion des règles supplémentaires nécessaires à l’acheminement des approbations en fonction du montant de l’achat par service. Pour un Approbation de la valeur - Service ou Approbation de la valeur - Service de transaction Type de règle, vous devez associer un groupe de règles au type de règle. Le groupe de règles définit les approbateurs souhaités et les montants d’approbation associés. Un groupe de règles comprend :

  • La règle d’approbation de la valeur par défaut s’applique à tout service n’ayant pas de règle d’approbation de la valeur qui lui est propre
  • Toute règle d’approbation de la valeur supplémentaire pour tous les services qui ont besoin de leurs propres règles spécifiques
Bien qu’une règle d’approbation de la valeur puisse s’appliquer à la plupart de vos services, certains services peuvent avoir besoin de leurs propres règles avec des approbateurs et des montants d’approbation différents, ou les deux.

Supposons que vous souhaitiez que les approbations des demandes d’achat soient acheminées dans l’ordre suivant :

  1. Responsable de l’émetteur
  2. Utilisateurs qui approuvent en fonction de leur plafond de dépenses (montants des achats)
  3. Un utilisateur final qui donne la dernière approbation

La politique d’approbation de la définition de transaction de demande d’achat peut ressembler à ceci :

Une politique d’approbation peut contenir plusieurs types de règles pour différents groupes de règles.

Lorsque le groupe de règles Demandes d’achat inclut une règle par défaut pour un service et une règle spécifique pour le service marketing :

Les groupes de règles peuvent contenir différents niveaux d’approbation de la valeur pour différents services.

Si une demande d’achat est soumise pour 6 000 $ pour un service autre que le service marketing, les approbations sont envoyées à :

  1. Responsable de l’émetteur
  2. Responsable de service
  3. Mark Lee
  4. Frank Smith

Si la demande d’achat avait été soumise pour le service Marketing, les approbations seraient envoyées à :

  1. Responsable de l’émetteur
  2. Responsable du service marketing (Mark Lee n’a pas besoin d’approuver dans ce cas, car le responsable du service marketing a le pouvoir d’approuver jusqu’à 20 000 $)
  3. Frank Smith

En savoir plus sur Groupes de règles pour les approbations de la valeur du service.

Approbations de la valeur au niveau des permissions et règles de niveau

Les approbations de la valeur basées sur les permissions nécessitent également des règles supplémentaires pour acheminer les approbations en fonction du montant de l’achat. Si vous spécifiez Approbation de la valeur ou Approbation de la valeur - Progressive, assurez-vous que les règles d’approbation de niveau définissent les niveaux d’approbation souhaités et les montants d’approbation à chaque niveau. Tout utilisateur disposant d’une permission d’approbation pour un niveau donné peut donner son approbation.

Supposons que vous souhaitiez que les approbations des demandes d’achat soient acheminées dans l’ordre suivant :

  1. Responsable de l’émetteur
  2. Chaque niveau approbateur jusqu’à ce que l’achat ne dépasse pas le montant d’approbation du niveau

La politique d’approbation de la définition de transaction de demande d’achat peut ressembler à ceci :

Une politique d’approbation du niveau de valeur peut contenir plusieurs types de règles pour différents groupes de règles.

Lorsque la règle d’approbation de la valeur de niveau pour le type de règle Approbation de la valeur - Progressive est définie comme suit :

Les approbations de niveau de valeur peuvent inclure des augmentations progressives de la valeur.

Pour une demande d’achat de 1 500 $, les approbations seraient accordées à :

  1. Responsable de l’émetteur
  2. Utilisateurs disposant d’une permission d’approbation d’achat de niveau 1
  3. Utilisateurs disposant d’une permission d’approbation d’achat de niveau 2

Si le type de règle dans la stratégie avait été Approbation de la valeur Avec la même règle d’approbation de la valeur de niveau, les approbations iraient à :

  1. Responsable de l’émetteur
  2. Utilisateurs disposant d’une permission d’approbation d’achat de niveau 2 (l’approbation n’est pas progressive d’un niveau à l’autre et va directement au niveau dans lequel se situe le montant de l’achat).

En savoir plus sur le Règles d’approbation de la valeur pour les approbations de la valeur de niveau basées sur les permissions.

Approbations automatiques

Parfois, une étape de la séquence d’approbation est automatiquement approuvée et l’approbation passe à l’approbateur suivant. L’approbation automatique se produit lorsque :

  • La dernière personne à avoir touché à une transaction, l’émetteur ou l’approbateur, est également l’approbateur suivant dans la séquence, sauf si l’approbation concerne une approbation de la valeur basée sur les permissions, car un niveau peut avoir plusieurs approbateurs requis

  • Pour une approbation de la valeur basée sur un service ou sur une permission, le montant tombe en dessous du montant minimum pour le premier approbateur ou le premier niveau

Notification par e-mail

Vous souhaitez indiquer aux approbateurs quand leur approbation est nécessaire ? Vous pouvez recevoir automatiquement des notifications par e-mail en activant l’option Notifications par e-mail dans la configuration de l’application Achats de votre organisation. Pour recevoir les notifications par e-mail, les approbateurs doivent avoir défini leurs préférences.

Délégation de l’approbation

Vous souhaitez poursuivre les approbations même en cas d’absence des approbateurs ? Rediriger automatiquement les approbations en activant Délégation de l’approbation dans la configuration des achats de votre organisation et d’affecter un délégataire à chaque approbateur. Lorsqu’un approbateur indique qu’il est absent dans ses préférences, Sage Intacct envoie les approbations pour toute nouvelle transaction d’achat au délégataire de l’approbateur.

En savoir plus sur Délégation de l’approbation.