Charger des documents pour créer des transactions automatisées

Chargez les documents d’achat individuellement ou par lots, directement à partir de la liste des transactions automatisées dans Comptes fournisseurs ou Achats.

Abonnement

Achats

Comptes fournisseurs

Automatisation des CF

Services Sage Cloud
Disponibilité régionale

Toutes les régions
Type d’utilisateur

Utilisateur Entreprise, Plateforme, Chef de projet ou Entrepôt
Permissions

Comptes fournisseurs ou Achats

  • Transactions automatisées : Lister

Achats

  • Transactions d’achats : Lister, Ajouter
Configuration

Automatiser les transactions avec la mise en correspondance des documents activée.

Définitions de transaction mappées pour le niveau général et toutes les entités où les documents sont envoyés par e-mail ou chargés.
  1. Dans l’entité dans laquelle vous souhaitez mettre le document en correspondance, accédez à Achats > Tout > Transactions automatisées.

    La liste Transactions automatisées est également disponible dans le menu Compte fournisseur. Si vous ne voyez pas Transactions automatisées dans le menu, vérifiez vos permissions d’utilisateur ou de rôle.

    Vous pouvez charger des documents au niveau général ou au niveau de l’entité.
  2. Choisir Télécharger.
  3. Sélectionnez l’icône ID d’établissement à utiliser par défaut pour les documents que vous chargez.

    Sage Intacct utilise l’identifiant d’établissement uniquement lorsqu’aucune transaction d’achat correspondante n’est trouvée pour le document chargé.

  4. Chargez des fichiers en les faisant glisser et en les déposant dans la fenêtre contextuelle ou sélectionnez Parcourir les fichiers pour rechercher et ajouter les fichiers.

    Vous pouvez gagner du temps en chargeant jusqu’à 30 fichiers non chiffrés à la fois.

    Intacct accepte les documents suivants :

    • Fichiers au format PDF, JPG, JPEG, TIFF, HEIC ou PNG
    • Fichiers non chiffrés
    • Fichiers de 20 Mo maximum
    • Fichiers de moins de 200 pages

    Les fichiers PDF suivants ne sont pas pris en charge :

    • Les fichiers PDF non standard, tels que les fichiers PDF qui incluent JavaScript ou des fichiers intégrés
    • Les fichiers PDF créés avec la version 1.4 ou une version antérieure
    Intacct ne peut pas traiter les fichiers protégés par mot de passe.
  5. Choisir Télécharger lorsque vous avez terminé d’ajouter des fichiers.
  6. Choisir Rafraîchir dans la liste Transactions automatisées pour afficher le statut des documents chargés.
    • Analyse : Intacct traite le document chargé. Vous pouvez afficher le document, mais le brouillon de transaction n’a pas encore été créé.
    • Brouillon : Le brouillon de transaction est créé et la mise en correspondance des transactions est terminée. Vous pouvez afficher et modifier la transaction. Lorsque vous êtes prêt, soumettez ou comptabilisez la transaction.
    Le statut Analyse s’affiche pour les documents téléchargés pendant leur traitement. Les documents envoyés par e-mail apparaissent pour la première fois dans la liste des transactions automatisées lorsque le brouillon est terminé.

    Intacct crée une transaction provisoire pour chaque chargement de fichier, en utilisant la définition de transaction cible que vous avez mise en correspondance avec cette entité. Le fichier chargé est inclus en tant que pièce jointe.

    Pour vérifier à nouveau le statut des documents en cours d’analyse, sélectionnez Rafraîchir encore.

    Si vous avez un document qui est à l’état Analyse depuis plus de 2 heures, découvrez comment annuler le traitement.

Étape suivante : Modifier et comptabiliser des transactions automatisées.