Téléchargez des documents pour créer des transactions automatisées

Téléchargez des documents Achats individuellement ou par lots, directement à partir de la liste des transactions automatisées dans Comptes fournisseurs ou Achats.

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Disponibilité régionale

Toutes les régions
Type d’utilisateur

Utilisateur Entreprise, Plateforme, Chef de projet ou Entrepôt
Permissions

Comptes fournisseurs ou Achats

  • Transactions automatisées : Lister

Achats

  • Transactions d’achats : Lister, Ajouter
Configuration

Automatisez les transactions avec la correspondance des documents activée.

Définitions de transaction mappées pour le niveau général et toutes les entités où les documents sont envoyés par e-mail ou téléchargés.
  1. Dans l’entité dans laquelle vous souhaitez que le document soit mis en correspondance, accédez à Achats > Tous > Transactions automatisées.

    La liste des transactions automatisées est également disponible dans le menu Compte payable. Si vous ne voyez pas Transactions automatisées dans le menu, vérifiez vos autorisations d’utilisateur ou de rôle.

    Vous pouvez télécharger des documents au niveau général ou au niveau de l’entité.
  2. Sélectionnez Charger.
  3. Sélectionnez l’icône ID de l’emplacement à utiliser par défaut pour les documents que vous téléchargez.

    Sage Intacct utilise l’ID d’emplacement uniquement lorsqu’aucune transaction d’achat correspondante ne peut être trouvée pour le document téléchargé.

  4. Chargez des fichiers en les glissant et en les déposant dans la fenêtre contextuelle ou sélectionnez Parcourir les fichiers pour rechercher et ajouter les fichiers.

    Vous pouvez gagner du temps en téléchargeant jusqu’à 30 fichiers non cryptés à la fois.

    Intacct accepte les documents formatés comme suit :

    • Format : XML (EN16931), PDF, JPG, JPEG, TIFF, HEIC ou PNG
    • Chiffrement : Fichiers non chiffrés
    • Taille de fichier : Fichiers de 20 Mo maximum
    • Longueur du document : Moins de 200 pages

    La prise en charge des fichiers PDF exclut les types de fichiers suivants :

    • Les fichiers PDF non standard, tels que les fichiers PDF qui incluent JavaScript ou des fichiers intégrés
    • Les fichiers PDF créés avec la version 1.4 ou une version antérieure
    Intacct ne peut pas traiter les fichiers protégés par mot de passe.
  5. Sélectionnez Télécharger lorsque vous avez terminé d’ajouter des fichiers.
  6. Sélectionnez Actualiser dans la liste Transactions automatisées pour afficher le statut des documents chargés.
    • Analyse : Intacct traite le document téléchargé. Vous pouvez afficher le document, mais le brouillon de transaction n’a pas encore été créé.
    • Brouillon : Le brouillon de transaction est créé et le rapprochement des transactions est terminé. Vous pouvez afficher et modifier la transaction. Lorsque vous êtes prêt, soumettez ou comptabilisez la transaction.
    Le statut Analyse s’affiche pour les documents téléchargés pendant leur traitement. Les documents soumis par courriel apparaissent pour la première fois dans la liste des transactions automatisées lorsque l’ébauche est terminée.

    Intacct crée une transaction provisoire pour chaque chargement de fichier, à l’aide de la définition de transaction cible que vous avez mappée pour cette entité. Le fichier téléchargé est inclus en tant que pièce jointe.

    Pour vérifier à nouveau le statut des documents en cours d’analyse, sélectionnez Actualiser encore.

    Si vous avez un document qui est dans le statut d’analyse depuis plus de 2 heures, découvrez comment Annuler le traitement.

Étape suivante : Modifier et comptabiliser des transactions automatisées.