Résoudre les problèmes d’automatisation de la réception des factures fournisseurs avec Achats

L’automatisation des comptes fournisseurs avec Achats est généralement disponible. Contactez votre responsable de compte ou votre responsable de canal pour ajouter l’automatisation de la comptabilité fournisseurs à votre société si ce n’est pas déjà fait.

Une fois que votre société est activée dans le backend, lisez Configurer l’automatisation de la réception des factures fournisseurs avec Achatspour savoir comment configurer votre configuration.

Si vous téléchargez un document fournisseur, que vous le voyez dans Analyse de l’statut dans la liste, puis qu’il disparaît, cela signifie que le fournisseur est configuré pour toujours créer des factures AP à partir de transactions automatisées.

Solution : Vous pouvez trouver la transaction dans la liste des factures. Si vous ne souhaitez plus que les transactions de ce fournisseur soient créées en tant que factures AP, Découvrez comment supprimer le paramètre.

Si l’IA/ML fait une prédiction incorrecte, vous pouvez Modifier la définition de transaction.

Lorsque vous sélectionnez Changer en, les définitions de transaction qui apparaissent dans la liste sont celles mappées pour votre entité, dans la configuration Achats.

Cela peut se produire lorsque la facture fournisseur correspond à une transaction source qui est mappée à une définition de transaction cible avec des restrictions.

En général, cela signifie que la définition de transaction a été créée au niveau général avec certaines restrictions et que votre configuration ne remplace pas ce mappage au niveau de l’entité.

Par exemple, supposons que vous créiez une définition de transaction cible restreinte pour l’entité de la région Ouest. Lorsque vous configurez le mappage définition de transaction dans le configuration Achats, si vous ne fournissez pas de mappage spécifique pour le entité de la région Ouest, le entité hérite du configuration de mappage du niveau général.

Lorsque vous téléchargez ultérieurement un document fournisseur qui correspond au mappage du document source pour le niveau général, Sage Intacct ne peut pas créer la facture fournisseur à l’aide de la transaction cible que vous avez mappée à la source. Au lieu de cela, Intacct utilise la définition de transaction par défaut PO-SYS Auto.

Découvrez comment mettre à jour la définition de transaction dans cette situation.

Pour modifier la définition de transaction, les conditions suivantes doivent être remplies.

• La transaction doit être à l’état de projet de statut.
• La transaction doit être créée en tant que brouillon automatisé et non en tant que brouillon manuel.
• Vous devez être en mode édition.

Si vous obtenez une erreur lors de la modification de la définition de transaction, c’est probablement parce que la transaction est toujours liée à une transaction source, telle qu’une commande d’achat ou un bon de réception. Lorsqu’un lien de transaction source existe, certains champs sont verrouillés et ne peuvent pas être modifiés. Supprimez d’abord la transaction source, puis réessayez.

L’automatisation SYS-PO est une définition de transaction d’espace réservé utilisée par Sage Intacct.

Pour les transactions d’une statut provisoire, l’automatisation SYS-PO indique que vous devez mettre à jour le définition de transaction et la correspondance source avant de modifier et de comptabiliser le transaction. Découvrez comment modifier la définition de transaction.

Pour les transactions dans un statut d’analyse, l’espace réservé n’apparaît que lors de l’analyse de la transaction et vous pouvez l’ignorer. Sage Intacct met à jour le type de transaction lorsque l’analyse est terminée et que le brouillon est créé.

Le regroupement de tous les postes en un seul total récapitulatif dans Achats peut avoir un impact sur les rapports sur les stocks. Lors de l’utilisation de cette fonctionnalité, pour optimiser la précision de l’IA et les rapports d’inventaire, nous vous suggérons de ne modifier que les lignes prédites au lieu de supprimer et d’ajouter des lignes.

Après avoir créé un nouveau fournisseur, Sage Intacct met à jour le modèle d’apprentissage automatique avec ces informations dans un délai de 24 heures.

Si vous téléchargez ou envoyez un e-mail Documents d’achat pour le fournisseur avant la mise à jour quotidienne, Intacct peut ne pas être en mesure de correspondre au fournisseur. Cependant, lorsque vous envoyez de nouvelles transactions les jours suivants, Intacct effectuera très probablement une correspondance précise.

Si votre transaction a été créée à l’aide d’un définition de transaction dont l’option Autoriser la modification de fournisseur est définie sur Jamais, vous ne pouvez pas corriger la correspondance de fournisseur établie par l’IA/ML.

En règle générale, lorsque vous comptabilisez une transaction après avoir effectué des corrections, l’IA/ML apprend de vos modifications et utilise ces informations pour faire de meilleures prédictions à l’avenir. Toutefois, si votre configuration ne vous permet pas de changer de fournisseur, l’IA/ML ne dispose pas d’informations mises à jour à utiliser pour les prédictions de correspondance des fournisseurs.

Solution : Vos options sont les suivantes.

• Supprimez le brouillon et créez la transaction manuellement, sans utiliser l’automatisation.
• Si vous n’avez pas besoin que l’option Autoriser la modification du fournisseur soit définie sur Jamais, remplacez le paramètre par Toujours ou Sauf le document converti.
  
  Supprimez la définition de transaction de la configuration avant de pouvoir modifier les paramètres. Vous pouvez restaurer le mappage après avoir enregistré vos modifications.

La précision du rapprochement des fournisseurs dépend de deux facteurs :

• Depuis combien de temps utilisez-vous Rapprochement automatisé des transactions
• La qualité des données de votre fournisseur

Le temps est un facteur, car Intacct utilise l’apprentissage automatique pour déterminer la correspondance d’fiche d’fournisseur la plus probable pour les factures fournisseur que vous soumettez. Pour faire des prédictions, l’apprentissage automatique observe vos modèles de transactions au fil du temps et utilise ces informations pour créer un modèle.

Cela signifie qu’au début, Intacct ne connaît pas les meilleures prédictions à faire. Au fur et à mesure que vous continuez à utiliser le Rapprochement automatisé des transactions, les prédictions vont s’améliorer. Compte tenu des nombreux facteurs ayant une incidence sur les correspondances, tels que la qualité des analyses et les fournisseurs ayant des noms similaires, il est probable que la correspondance des fournisseurs n’offre pas une précision de 100 %. Vous devez cependant constater une nette amélioration au fil du temps.

La qualité des données de vos fournisseurs est importante, car si vous avez plusieurs fiches fournisseurs avec le même nom de fournisseur et la même adresse, Intacct ne sait pas quelle fiche fournisseur rapprocher. Cette procédure s’améliore également au fil du temps à mesure que l’apprentissage automatique apprend à utiliser la fiche adéquate.

Lorsque l’automatisation de la comptabilité fournisseurs avec Achats est activée, les règles intelligentes et les événements intelligents ne s’exécutent pas sur les transactions provisoires tant que vous n’avez pas soumis ou comptabilisé.

Ceci est vrai pour toute transaction provisoire que vous créez dans les applications Achats, Ventes ou Inventaire, même si la transaction provisoire utilise une définition de transaction qui n’est pas mise en correspondance avec les transactions automatisées.

La section Sous-totaux n’apparaît pas lorsque le fournisseur et tous les ID d’articles ne sont pas taxables.

Lorsqu’un document téléchargé reste dans le statut d’analyse pendant plus de 2 heures, Sage Intacct affiche un Annuler à côté de la facture fournisseur, sur le Transactions automatisées liste.

Vous pouvez autoriser Intacct à poursuivre l’analyse du fichier. Sinon, sélectionnez Annuler pour effectuer les opérations suivantes :

• Arrêtez l’analyse du document.
• Créez une transaction provisoire vide avec le document joint.

Après avoir annulé le traitement, vous pouvez saisir directement les détails de la transaction en utilisant le document joint comme référence.

Les factures fournisseurs créées à partir de documents envoyés par e-mail, plutôt que chargés, ne sont pas associées à un utilisateur. Par conséquent, ils sont affichés dans la piste d’audit comme étant créés par le système.

L' Télécharger et Actualiser apparaissent sur la page Transactions automatisées lorsque vous avez des transactions d’Achats : Ajoutez des permissions.

Si vous êtes un utilisateur limité à certains emplacements, vous pouvez télécharger des documents au niveau de l’entité uniquement.

Selon la configuration que vous avez choisie lors de la configuration, Sage Intacct remplit le brouillon de la facture fournisseur à l’aide de prédictions IA/ML ou d’éléments de ligne de la transaction d’achat source.

Si vous avez activé le rapprochement au niveau de la ligne, l’IA/ML compare la facture fournisseur avec la transaction source et prédit les correspondances de ligne. Les lignes que l’IA/ML détermine comme étant proches sont signalées dans la colonne Exception, ce qui vous permet de comparer la quantité et le prix de l’article au document du fournisseur.

Si vous n’avez pas activé le rapprochement au niveau de la ligne, le brouillon de facture fournisseur est renseigné avec les articles de la transaction d’achat source. Si le fournisseur vous a facturé des quantités ou des prix différents, ou s’il a ajouté des articles supplémentaires, vous devez apporter des corrections aux écritures avant de les comptabiliser.

Cela peut se produire dans les circonstances suivantes :

• La correspondance au niveau de la ligne est activée.
• L’IA/ML détecte un numéro de commande d’achat dans le document fournisseur qui peut être mis en correspondance avec une transaction source.
• L’IA/ML ne peut pas faire correspondre avec certitude les postes du document fournisseur à la transaction source.

Dans ce cas, plutôt que de vous donner des données douteuses en tant que correspondance, l’IA/ML laisse les postes vides.

Pour identifier les postes que vous devez ajouter, reportez-vous au document fournisseur joint à la facture fournisseur.

Si une facture fournisseur a été rapprochée d’une transaction source, mais que vous n’avez pas validé la facture fournisseur, le statut de la transaction source reste En cours.

Vous ne pouvez convertir qu’une transaction d’achat en attente ou partiellement convertie, ce qui signifie qu’aucune autre facture fournisseur ne sera rattachée à cette transaction source tant que vous n’aurez pas comptabilisé la facture fournisseur correspondante.

Pour résoudre ce problème, vérifiez et comptabilisez la facture fournisseur correspondante avant de télécharger des documents fournisseur supplémentaires qui font référence à la même transaction d’achat source.

Si vous avez déjà téléchargé les factures fournisseur, comptabilisez la facture fournisseur correspondante, puis sélectionnez manuellement une transaction Convertie à partir de pour la deuxième facture fournisseur.

La configuration des tolérances de correspondance dans les configurations d’Achats vous permet de continuer à afficher le résumé des exceptions. Si les tolérances de correspondance ne sont pas activées, le système suppose que vous avez apporté des modifications pour résoudre les écarts, de sorte que le résumé des exceptions est effacé et que les postes ne sont plus marqués pour révision.

En savoir plus sur les tolérances de correspondance.

Intacct lit les pièces jointes à partir de l’en-tête et non du corps de l’e-mail. Les e-mails envoyés au format Texte enrichi (format hérité) ajoutent des pièces jointes sous forme d’icônes au corps du message, au lieu de les ajouter à l’en-tête du message. Intacct ne peut pas lire ces pièces jointes.

Solution : Dans votre application de messagerie, effectuez l’une des modifications suivantes :

• Définissez le format par défaut du message sur HTML.
• Changer le format du message individuel en HTML lors du transfert une facture fournisseur.

Lorsque vous supprimez une entité, la boîte aux lettres configurée est désactivée. Lorsque vous créez une nouvelle entité, Intacct configure une nouvelle adresse e-mail avec une adresse unique. Pour ce faire, Intacct ajoute _2 après l’ID d’entité.

Par exemple, imaginons que votre ID de société est examplecorp et que votre ID d’entité est E100. Intacct configure une boîte aux lettres pour cette entité avec l’adresse examplecorpe100@sagemail.com.

Lorsque vous supprimez l’entité NA, Intacct supprime examplecorpe100@sagemail.com. Lorsque vous créez une nouvelle entité et que vous lui donnez le même ID d’entité que NA, Intacct configure une nouvelle boîte aux lettres avec l’adresse examplecorpe100_2@sagemail.com.

Si vous répétez ce processus, en supprimant l’entité et en créant une nouvelle avec le même ID d’entité, Intacct configure une nouvelle boîte aux lettres et incrémente le numéro, comme ceci : examplecorpe100_3@sagemail.com.

Lorsque vous désactivez une entité, Intacct ne supprime pas la boîte aux lettres associée. Si vous ou un fournisseur transférez des factures fournisseur dans la boîte aux lettres, le système créera des transactions provisoires, mais vous ne pourrez pas les traiter tant que l’entité est inactive.

Avant de désactiver une entité, informez tous les fournisseurs qui transfèrent régulièrement des factures fournisseurs vers la boîte aux lettres que l’adresse e-mail n’est plus surveillée.

Voir Désactiver ou supprimer une entité pour en savoir plus.

Les exceptions d’importation vous alertent des problèmes détectés lors du traitement des documents chargés ou envoyés par e-mail. Par exemple, une facture fournisseur dupliquée ou un fichier illisible.

Dans les cas où Intacct ne peut pas capturer une partie ou la totalité des informations de la facture fournisseur, vous pouvez remplir les détails vous-même, en utilisant la pièce jointe comme référence. Si la pièce jointe est illisible, soumettez un nouveau fichier ou demandez au fournisseur de renvoyer la facture fournisseur.

Lorsque vous modifiez ou affichez un brouillon comportant une exception d’importation, un message d’exception plus détaillé s’affiche. L’exception d’importation disparaît une fois que vous avez enregistré, comptabilisé ou envoyé la transaction.

Les exceptions d’importation potentielles sont les suivantes :

Pour déterminer si un document chargé ou envoyé par e-mail est un doublon, Sage Intacct compare le fichier que vous envoyez aux fichiers précédemment chargés et envoyés par e-mail, pour la même entité. Voici les scénarios potentiels dans lesquels une facture fournisseur dupliquée peut ne pas être identifiée comme un duplicata :

• L’image du fichier n’est pas identique à la facture fournisseur précédemment soumise.

  Si une facture fournisseur a été analysé deux fois par erreur et les balayages sont différents, le système peut ne pas identifier le dupliqué.

• Les fichiers en double ont été envoyés à différentes entités et non au niveau général.

  Si vous avez chargé les facture fournisseur sur 2 entités différentes ou les avez envoyées par e-mail aux adresses de 2 entités différentes, le système ne compare pas les factures fournisseur.

• Les documents en double ont été envoyés simultanément.

  Si vous soumettez un lot de factures fournisseur qui comprend des doublons, ceux-ci peuvent être traités simultanément. Si les factures du fournisseur sont analysées en même temps, Sage Intacct ne disposera pas d’une ébauche terminée à des fins de comparaison. Pour éviter cette situation, vérifiez que votre liste de pièces jointes ne contient pas de noms de fichiers en dupliqué avant d’envoyer un lot de factures fournisseur.