Résoudre les problèmes d’automatisation de la réception des factures fournisseurs avec Achats

L’automatisation de la réception des factures fournisseurs avec Achats est disponible pour tous. Contactez votre responsable de compte ou votre responsable de canal pour ajouter l’automatisation de la réception des factures fournisseurs à votre société, si ce n’est pas déjà fait.

Une fois que votre société est activée au niveau du backend, lisez Configurer l’automatisation de la réception des factures fournisseurs avec Achatspour savoir comment configurer votre configuration.

Si vous chargez un document fournisseur, que vous le voyez au statut En cours d’analyse dans la liste, puis qu’il disparaît, cela signifie que le fournisseur est configuré pour toujours créer des factures de CF à partir de transactions automatisées.

Solution : Vous trouverez la transaction dans la liste des factures fournisseurs. Si vous ne souhaitez plus que les transactions de ce fournisseur soient créées en tant que factures des CF, Découvrez comment supprimer ce paramètre.

Si l’IA/ML fait une prédiction incorrecte, vous pouvez Modifier la définition de transaction.

Lorsque vous sélectionnez Changer en, les définitions de transaction qui apparaissent dans la liste sont celles qui sont mappées pour votre entité, dans la configuration des achats.

Cela peut se produire lorsque la facture fournisseur correspond à une transaction source mise en correspondance avec une définition de transaction cible avec des restrictions.

En général, cela signifie que la définition de transaction a été créée au niveau général avec certaines restrictions et que votre configuration ne remplace pas ce mappage au niveau de l’entité.

Par exemple, supposons que vous créez une définition de transaction cible restreinte pour l’entité de la région Ouest. Lorsque vous configurez la correspondance de définition de transaction dans la configuration Achats, si vous ne fournissez pas de correspondance spécifique pour l’entité de la région Ouest, l’entité hérite de la configuration de correspondance du niveau général.

Lorsque vous chargez ultérieurement un document fournisseur qui correspond à la correspondance de document source pour le niveau général, Sage Intacct ne peut pas créer la facture fournisseur à l’aide de la transaction cible que vous avez mise en correspondance avec la source. Au lieu de cela, Intacct utilise la définition de transaction par défaut PO-SYS Auto.

Découvrez comment mettre à jour la définition de transaction dans cette situation.

Pour modifier la définition de transaction, les conditions suivantes doivent être remplies.

• La transaction doit être à l’état de brouillon.
• La transaction doit être créée en tant que brouillon automatisé et non en tant que brouillon manuel.
• Vous devez être en mode édition.

L’automatisation SYS-PO est une définition de transaction temporaire utilisée par Sage Intacct.

Pour les transactions à l’état de brouillon, l’automatisation SYS-PO indique que vous devez mettre à jour la définition de transaction et la correspondance de source avant de modifier et de comptabiliser la transaction. Découvrez comment modifier la définition de transaction.

Pour les transactions dont le statut est En cours d’analyse, l’espace réservé n’apparaît que pendant l’analyse de la transaction et vous pouvez l’ignorer. Sage Intacct met à jour le type de transaction lorsque l’analyse est terminée et que le brouillon est créé.

Selon la configuration que vous avez choisie lors de la configuration, Sage Intacct remplit le brouillon de facture fournisseur à l’aide de prédictions de l’IA/ML ou des éléments de la transaction d’achat source.

Si vous avez rejoint le programme Adoption précoce pour la correspondance au niveau des lignes, l’IA/ML compare la facture fournisseur avec la transaction source et prédit les correspondances. Les lignes que l’IA/ML détermine comme une correspondance proche sont signalées dans la colonne Exception, afin que vous puissiez comparer la quantité et le prix de l’article au document fournisseur.

Si la correspondance au niveau des lignes n’est pas activée, le brouillon de facture fournisseur est renseigné avec les éléments de la transaction d’achat source. Si le fournisseur vous a facturé des quantités ou des prix différents, ou s’il a ajouté des articles supplémentaires, vous devez apporter des corrections aux écritures avant de les comptabiliser.

Cela peut se produire dans les circonstances suivantes :

• L’IA/ML détecte un numéro de bon de commande dans le document du fournisseur qui peut être mis en correspondance avec une transaction source.
• L’IA/ML ne peut pas faire correspondre avec certitude les éléments du document fournisseur à la transaction source.

Dans ce cas, plutôt que de vous donner des données douteuses en tant que correspondance, l’IA/ML laisse les éléments vides.

Pour identifier les éléments que vous devez ajouter, reportez-vous au document fournisseur joint à la facture fournisseur.

La réduction de tous les éléments en un seul total résumé dans Achats peut avoir un impact sur les rapports d’inventaire. Lors de l’utilisation de cette fonctionnalité, afin d’optimiser la précision de l’IA et les rapports d’inventaire, nous vous suggérons de ne modifier que les lignes prédites au lieu de supprimer et d’ajouter des lignes.

Après avoir créé un nouveau fournisseur, Sage Intacct met à jour le modèle d’apprentissage automatique avec ces informations dans un délai de 24 heures.

Si vous chargez ou envoyez par e-mail Documents d’achats pour le fournisseur avant la mise à jour quotidienne, Intacct pouvait ne pas être en mesure de mettre en correspondance le fournisseur. Cependant, lorsque vous envoyez de nouvelles transactions les jours suivants, Intacct effectuera très probablement une correspondance précise.

Si votre transaction a été créée à l’aide d’une définition de transaction dont l’option Autoriser la modification du fournisseur est définie sur Jamais, vous ne pouvez pas corriger le rapprochement des fournisseurs effectué par l’IA/ML.

En règle générale, lorsque vous comptabilisez une transaction après avoir effectué des corrections, l’IA/ML apprend de vos modifications et utilise ces informations pour faire de meilleures prédictions à l’avenir. Toutefois, si votre configuration ne vous permet pas de modifier le fournisseur, l’IA/ML n’a pas d’informations mises à jour à utiliser pour les prédictions de rapprochement des fournisseurs.

Solution : Vos options sont les suivantes.

• Supprimez le brouillon et créez la transaction manuellement, sans utiliser l’automatisation.
• Si vous n’exigez pas que l’option Autoriser la modification du fournisseur soit définie sur Jamais, définissez le paramètre sur Toujours ou Sauf le document converti.
  
  Supprimez la définition de transaction de la configuration avant de pouvoir modifier les paramètres. Vous pouvez restaurer le mappage après avoir enregistré vos modifications.

La précision du rapprochement des fournisseurs dépend de deux facteurs :

• Depuis combien de temps utilisez-vous Mise en correspondance automatisée des transactions
• La qualité des données de votre fournisseur

Le temps est un facteur décisif, car Intacct utilise l’apprentissage automatique pour déterminer le rapprochement des fiches fournisseurs les plus probables pour les factures fournisseurs que vous soumettez. Pour faire des prédictions, l’apprentissage automatique observe vos modèles de transactions au fil du temps et utilise ces informations pour créer un modèle.

Cela signifie qu’au début, Intacct ne connaît pas les meilleures prédictions à faire. Au fur et à mesure que vous continuez à utiliser le Mise en correspondance automatisée des transactions, les prédictions s’amélioreront. Compte tenu des nombreux facteurs ayant une incidence sur les correspondances, tels que la qualité des analyses et les fournisseurs ayant des noms similaires, il est probable que la correspondance des fournisseurs n’offre pas une précision de 100 %. Vous devez cependant constater une nette amélioration au fil du temps.

La qualité des données de vos fournisseurs est importante, car si vous avez plusieurs fiches fournisseurs avec le même nom de fournisseur et la même adresse, Intacct ne sait pas quelle fiche fournisseur rapprocher. Cette procédure s’améliore également au fil du temps à mesure que l’apprentissage automatique apprend à utiliser la fiche adéquate.

Lorsque l’automatisation de la réception des factures fournisseurs avec Achats est activée, les règles intelligentes et les événements intelligents ne s’exécutent pas sur les transactions provisoires tant que vous n’avez pas soumis ou comptabilisé.

Cela est vrai pour tout brouillon que vous créez dans les applications Achats, Ventes ou Inventaire, même lorsque le brouillon utilise une définition de transaction qui n’est pas mise en correspondance pour la mise en correspondance des transactions automatisées.

La section Sous-totaux n’apparaît pas lorsque les identifiants fournisseur et tous les articles ne sont pas imposables.

Lorsqu’une facture fournisseur chargée reste au statut En cours d’analyse plus de 2 heures, Sage Intacct affiche un Annuler en regard de la facture fournisseur, sur la Transactions automatisées liste.

Vous pouvez autoriser Intacct à poursuivre l’analyse du fichier. Sinon, sélectionnez Annuler pour effectuer les opérations suivantes :

• Arrêtez l’analyse du document.
• Créez une transaction provisoire vide avec le document joint.

Après avoir annulé le traitement, vous pouvez saisir directement les détails de la transaction en utilisant le document joint comme référence.

Si une facture fournisseur a été mise en correspondance avec une transaction source, mais que vous n’avez pas comptabilisé la facture fournisseur, le statut de la transaction source reste En cours.

Vous ne pouvez convertir qu’une transaction d’achat en attente ou partiellement convertie, ce qui signifie qu’aucune autre facture fournisseur ne sera mise en correspondance avec cette transaction source tant que vous n’aurez pas comptabilisé la facture fournisseur correspondante.

Pour résoudre ce problème, examinez et comptabilisez la facture fournisseur correspondante avant de charger des documents fournisseur supplémentaires qui font référence à la même transaction d’achat source.

Si vous avez déjà chargé les factures fournisseurs, comptabilisez la facture fournisseur correspondante, puis sélectionnez manuellement une transaction convertie pour la deuxième facture fournisseur.

Les factures fournisseurs créées à partir de documents envoyés par e-mail, plutôt que chargés, ne sont pas associées à un utilisateur. Par conséquent, ils sont affichés dans la piste d’audit comme étant créés par le système.

Le Télécharger et Rafraîchir apparaissent sur la page Transactions automatisées lorsque vous avez des transactions d’achats : Ajoutez des permissions.

Si vous êtes un utilisateur limité à certains établissements, vous ne pouvez charger des documents qu’au niveau de l’entité.

Intacct lit les pièces jointes à partir de l’en-tête et non du corps de l’e-mail. Les e-mails envoyés au format Texte enrichi (format hérité) ajoutent des pièces jointes sous forme d’icônes au corps du message, au lieu de les ajouter à l’en-tête du message. Intacct ne peut pas lire ces pièces jointes.

Solution : Dans votre application de messagerie, effectuez l’une des modifications suivantes :

• Définissez le format par défaut du message sur HTML.
• Sélectionnez le format HTML du message individuel lors du transfert une facture fournisseur.

Lorsque vous supprimez une entité, la boîte aux lettres configurée est désactivée. Lorsque vous créez une nouvelle entité, Intacct configure une nouvelle adresse e-mail avec une adresse unique. Pour ce faire, Intacct ajoute _2 après l’ID d’entité.

Par exemple, imaginons que votre ID de société est examplecorp et que votre ID d’entité est E100. Intacct configure une boîte aux lettres pour cette entité avec l’adresse examplecorpe100@sagemail.com.

Lorsque vous supprimez l’entité NA, Intacct supprime examplecorpe100@sagemail.com. Lorsque vous créez une nouvelle entité et que vous lui donnez le même ID d’entité que NA, Intacct configure une nouvelle boîte aux lettres avec l’adresse examplecorpe100_2@sagemail.com.

Si vous répétez ce processus, en supprimant l’entité et en créant une nouvelle avec le même ID d’entité, Intacct configure une nouvelle boîte aux lettres et incrémente le numéro, comme ceci : examplecorpe100_3@sagemail.com.

Lorsque vous désactivez une entité, Intacct ne supprime pas la boîte aux lettres associée. Si vous ou un fournisseur transférez des factures fournisseurs à la boîte aux lettres, le système crée des transactions provisoires, mais vous ne pouvez pas intervenir dessus tant que l’entité est inactive.

Avant de désactiver une entité, informez tous les fournisseurs qui transmettent régulièrement des factures fournisseurs à la boîte aux lettres que l’adresse électronique n’est plus surveillée.

Voir Désactiver ou supprimer une entité pour en savoir plus.

Les exceptions d’importation vous alertent des problèmes détectés lors du traitement des documents chargés ou envoyés par e-mail. Par exemple, une facture fournisseur en double ou un fichier illisible.

Dans les cas où Intacct ne peut pas saisir tout ou partie des informations de la facture fournisseur, renseignez les détails de la facture fournisseur vous-même en utilisant la pièce jointe comme référence. Si la pièce jointe est illisible, soumettez un nouveau fichier ou demandez au fournisseur de renvoyer la facture fournisseur.

Lorsque vous modifiez ou affichez un brouillon comportant une exception d’importation, un message d’exception plus détaillé s’affiche. L’exception d’importation disparaît une fois que vous avez enregistré, comptabilisé ou envoyé la transaction.

Les exceptions d’importation potentielles sont les suivantes :

Pour déterminer si un document chargé ou envoyé par e-mail est un doublon, Sage Intacct compare le fichier que vous envoyez aux fichiers précédemment chargés et envoyés par e-mail, pour la même entité. Voici des scénarios potentiels dans lesquels une facture fournisseur en double pourrait ne pas être identifiée comme une copie :

• L’image du fichier n’est pas identique à la facture fournisseur précédemment soumise.

  Si une facture fournisseur a été numérisé deux fois par erreur et les numérisations sont différentes, il est possible que le système n’identifie pas la copie.

• Les fichiers en double ont été envoyés à différentes entités et non au niveau général.

  Si vous avez chargé la facture fournisseur sur 2 entités différentes ou l’avez envoyée par e-mail aux adresses de 2 entités différentes, le système ne compare pas les factures fournisseur.

• Les documents en double ont été envoyés simultanément.

  Si vous soumettez un lot de factures fournisseurs comprenant des doublons, les doublons peuvent être traités simultanément. Si les factures fournisseurs sont analysées en même temps, Sage Intacct n’aura pas de brouillon rempli à utiliser pour la comparaison. Pour éviter ce genre de situation, vérifiez si votre liste de pièces jointes contient des noms de fichiers en double avant de transférer un lot de factures fournisseurs.

Lorsque vous modifiez une définition de transaction que vous utilisez actuellement pour l’automatisation de la réception des factures fournisseurs avec les achats, vous devez conserver les paramètres requis. Pour en savoir plus sur ces paramètres, lisez Modifier les définitions de transaction pour les utiliser avec l’automatisation de la réception des factures fournisseurs avec les achats.

Avant de pouvoir supprimer une définition de transaction que vous utilisez actuellement pour la mise en correspondance des transactions automatisées, vous devez la supprimer de la configuration. Une fois que vous l’avez supprimée, les factures fournisseurs entrantes ne peuvent plus être mises en correspondance avec les transactions sources existantes qui utilisent la transaction supprimée.

Vous ne pouvez pas modifier la valeur Peut être créé à partir de lorsqu’une définition de transaction est utilisée pour l’automatisation de la réception des factures fournisseurs avec les achats. Pour modifier ce champ, vous devez supprimer la définition de transaction de la table de correspondance et enregistrer votre configuration.