Supprimer ou extourner un reçu d’achat

Il peut arriver que vous deviez modifier ou annuler les effets d’un reçu d’achat. Par exemple, vous avez peut-être eu une commande d’achat pour 1 000 widgets. Vous avez reçu les widgets et converti le bon de commande en reçu. Cependant, lorsque vous avez ouvert la boîte, vous n’avez trouvé que 750 widgets. Vous souhaitez modifier le reçu pour refléter la quantité appropriée.

À propos de la suppression ou de l’annulation des effets d’un reçu d’achat

Après qu’un bon de commande a été converti en reçu et avant que le reçu n’ait été converti en facture fournisseur, vous pouvez découvrir que certaines marchandises n’ont pas été reçues. Pour corriger le reçu afin de refléter la quantité appropriée de marchandises reçues, vous pouvez :

• Supprimer le reçu : Supprime le reçu du système, ce qui vous permet ensuite de convertir à nouveau le bon de commande en reçu, en spécifiant la quantité réellement reçue
• Modifiez le reçu pour annuler ses effets : Laisse le reçu dans le système avec la quantité réellement reçue, ce qui vous permet de suivre les modifications et de gérer une piste d’audit

Pour supprimer ou modifier le reçu, il doit se trouver dans une période fiscale ouverte.

Exigences de la définition de transaction à supprimer ou à extourner

Que vous supprimiez un reçu ou que vous extourniez ses effets pour modifier un reçu afin de refléter la quantité réelle de marchandises reçues, la Définitions de transaction pour la commande d’achat et le reçu doivent avoir certains attributs.

Attributs de définition de transaction nécessaires pour les actions entreprises

Action	Attributs de définition de transaction nécessaires
Supprimer un reçu	Définition de transaction de commande d’achat : Aucun Définition de transaction de réception : Supprimer la politique = Supprimer ou Avant l’impression
Modifier un reçu pour annuler les effets	Définition de transaction de commande d’achat : Gestion de conversion partielle = Laisser la transaction ouverte ou Clôturer l’originale et créer une commande en souffrance Définition de transaction de réception : Modifier la politique = Éditer ou Avant l’impression

De plus, si vous ne recevez jamais la quantité de marchandises manquante, vous pouvez Créer un flux de travail de clôture des achats. Ce flux de travail vous permet de fermer tout bon de commande partiellement converti ou en souffrance qui reste ouvert après la suppression du reçu ou sa modification en vue de son extourne.

Supprimer un reçu

Si vous avez converti un bon de commande en reçu et que vous vous rendez compte ensuite que vous n’avez pas reçu la quantité totale sur la commande, vous pouvez supprimer le reçu et convertir le bon de commande en reçu, en précisant à nouveau la quantité correcte. La suppression d’un reçu restaure toutes les données pertinentes du système à l’état dans lequel elles se trouvaient avant la création du reçu (cela inclut les comptes du grand livre, les comptes du livre auxiliaire, les effets d’inventaire, etc., selon la configuration de la définition de transaction pour le reçu).

La suppression du reçu le supprime du système et ne laisse pas de piste d’audit.

1. Ouvrez le fichier applicable Liste des reçus et recherchez le reçu à supprimer.
2. Sélectionnez l’icône Supprimer à côté du reçu, puis cochez la case Supprimer bouton. Selon vos préférences utilisateur, vous devrez peut-être confirmer la suppression en sélectionnant D’ACCORD.

   La suppression du reçu entraîne la réouverture du bon de commande et la restauration de toutes les données pertinentes dans le système à l’état dans lequel elles se trouvaient avant la création du reçu (cela inclut les comptes du grand livre, les comptes du livre auxiliaire, les effets d’inventaire, etc., selon la configuration de la comptabilisation de la définition de transaction pour le reçu).

   Pour plus de détails sur les conditions dans lesquelles vous ne pouvez pas supprimer un reçu et les solutions possibles, consultez Supprimer une transaction d’achat.)
3. Convertissez partiellement la commande d’achat rouverte en reçu, en saisissant la quantité réellement reçue.
4. Si le Gestion de conversion partielle dans la définition de transaction de la commande d’achat est défini sur Laisser la transaction ouverte ou Clôturer l’originale et créer une commande en souffrance, vous pouvez gérer la commande d’achat qui est restée partiellement ouverte :
   • Si vous recevez la quantité manquante à l’origine
     1. Dans la liste des commandes d’achat applicable, recherchez la commande d’achat (ou la commande d’achat en souffrance si la définition de transaction pour la commande d’achat a été définie sur Clôturer la transaction et créer une commande en souffrance).
     2. Convertissez le bon de commande en reçu, en saisissant la quantité manquante à l’origine. Vous obtiendrez deux reçus qui totalisent la quantité initiale de la commande d’achat.
   • Optionnel: Si vous ne recevez jamais la quantité manquante à l’origine
     1. Dans la liste des commandes d’achat applicable, recherchez la commande d’achat (ou la commande d’achat en souffrance si la définition de transaction pour la commande d’achat a été définie sur Clôturer la transaction et créer une commande en souffrance).
     2. Convertissez la commande d’achat en commande d’achat de clôture. En savoir plus Configuration et utilisation d’un flux de travail de clôture des commandes d’achat.
        
5. Convertissez le reçu en facture fournisseur lorsque le fournisseur vous le facture. N’oubliez pas que si vous avez reçu la quantité que vous n’avez pas reçue à l’origine, vous aurez deux reçus à convertir en factures fournisseur.

Extourner les effets d’un reçu

Si vous avez converti un bon de commande en reçu et que vous vous rendez compte ensuite que vous n’avez pas reçu la quantité totale sur le bon de commande, vous pouvez modifier le reçu pour annuler les effets de la quantité manquante.

1. Ouvrez le fichier applicable Liste des reçus, recherchez le reçu et sélectionnez Éditer.
   Pour plus de détails sur les conditions dans lesquelles vous ne pouvez pas modifier un reçu et les solutions possibles, voir Modifier une transaction d’achat.
2. Modifiez le Quantité à la quantité réelle que vous avez reçue, puis sélectionnez Publier. Sage Intacct effectue les actions suivantes en fonction des Gestion de conversion partielle dans la définition de transaction pour la commande d’achat.

   Actions effectuées pour les options de gestion des conversions partielles

   Option de gestion de conversion partielle	Mesures prises
   Laisser la transaction ouverte	Modifie la quantité dans le reçu et annule toutes les données pertinentes dans le système pour la quantité non reçue (comptes du grand livre, comptes du livre auxiliaire, effets sur les stocks, etc., selon la configuration de la définition de transaction pour le reçu) Rouvre la commande d’achat pour repousser la quantité non reçue en modifiant le Qté convertie et réinitialise le statut de la commande d’achat sur Partiellement converti
   Fermer l’original et créer une commande en souffrance	Modifie la quantité dans le reçu et annule toutes les données pertinentes dans le système pour la quantité non reçue (comptes du grand livre, comptes du livre auxiliaire, effets sur les stocks, etc., selon la configuration de la définition de transaction pour le reçu) Laisse la commande d’achat initiale au statut Converti Crée une commande d’achat en souffrance pour repousser la quantité non reçue et définit le statut de la commande d’achat en souffrance sur En instance

3. Gérez la commande d’achat, qui est maintenant ouverte, en effectuant l’une des actions suivantes :
   • Si vous recevez la quantité manquante à l’origine
     1. Dans la liste des commandes d’achat applicable, recherchez la commande d’achat (ou la commande d’achat en souffrance si la définition de transaction pour la commande d’achat a été définie sur Clôturer la transaction et créer une commande en souffrance).
     2. Convertissez le bon de commande en reçu, en saisissant la quantité qui manquait à l’origine sur le reçu. Vous obtiendrez deux reçus qui totalisent la quantité initiale de la commande d’achat.
   • Optionnel: Si vous ne recevez jamais la quantité manquante à l’origine
     1. Dans la liste des commandes d’achat applicable, recherchez la commande d’achat (ou la commande d’achat en souffrance si la définition de transaction pour la commande d’achat a été définie sur Clôturer la transaction et créer une commande en souffrance).
     2. Convertissez la commande d’achat en commande d’achat de clôture. En savoir plus Configuration et utilisation d’un flux de travail de clôture des commandes d’achat.
        
4. Convertissez le reçu en facture fournisseur lorsque le fournisseur vous le facture. N’oubliez pas que si vous avez reçu la quantité que vous n’avez pas reçue à l’origine, vous aurez deux reçus à convertir en factures fournisseur.