Supprimer ou extourner un accusé de réception d’Achats

À l’occasion, vous devrez peut-être modifier ou extourner les effets d’un reçu d’Achats. Par exemple, vous avez peut-être eu une commande d’achat pour 1 000 widgets. Vous avez reçu les widgets et converti la commande d’achat en reçu. Cependant, lorsque vous avez ouvert la boîte, vous n’avez trouvé que 750 widgets. Vous souhaitez modifier la réception pour refléter la quantité appropriée.

A propos de la suppression ou de l’annulation des effets d’une réception d’Achats

Après la conversion d’une commande d’achat en reçu et avant que le reçu ne soit converti en facture fournisseur, vous pourriez découvrir que certaines marchandises n’ont pas été reçues. Pour corriger la réception afin de refléter la bonne quantité de marchandises reçues, vous pouvez soit :

• Supprimer le reçu : Supprime l’accusé de réception du système, ce qui vous permet de convertir à nouveau la commande d’achat en reçu, en spécifiant la quantité réellement reçue
• Modifiez le reçu pour extourner ses effets : Laisse le reçu dans le système avec la quantité qui a été réellement reçue, ce qui vous permet de suivre les modifications et de maintenir une piste d’audit

Pour supprimer ou modifier le reçu, il doit se trouver dans une période fiscale ouverte.

Exigences de définition de transaction pour supprimer ou extourner

Que vous supprimiez un reçu ou que vous extourniez ses effets pour modifier un reçu afin de refléter la quantité réelle de marchandises reçues, le Définitions de transaction pour la commande d’achat et le reçu doivent avoir certains attributs.

Attributs de définition de transaction nécessaires pour les actions entreprises

Action	Attributs de définition de transaction nécessaires
Supprimer un reçu	définition de transaction de commande d’achat : Aucun définition de transaction de réception : Stratégie de suppression = Supprimer ou Avant l’impression
Modifier un reçu pour extourner des effets	définition de transaction de commande d’achat : Gestion des conversions partielles = Laisser la transaction ouverte ou Fermer l’initial et créer une rupture de stock définition de transaction de réception : Modifier la politique = Modifier ou Avant l’impression

De plus, si vous ne recevez jamais la quantité de marchandises manquante, vous pouvez Création d’un workflow d’achat de clôture. Ce flux de travail vous permet de fermer toutes les commandes achat partiellement converties ou en rupture de stock qui restent ouvertes après la suppression ou la modification de la réception pour être annulée.

Supprimer un reçu

Si vous avez converti une commande d’achat en reçu et que vous vous rendez compte ensuite que vous n’avez pas reçu la quantité totale sur la commande, vous pouvez supprimer le reçu et convertir la commande d’achat en reçu en précisant à nouveau la bonne quantité. La suppression d’un reçu ramène toutes les données pertinentes du système à l’statut où elles se trouvaient avant la création du reçu (cela inclut les comptes GL, les comptes livre auxiliaire, les effets de stock, etc., selon la configuration de l’définition de transaction du reçu).

La suppression du reçu le supprime du système et ne laisse pas de piste d’audit.

1. Ouvrez le Liste des reçus et recherchez le reçu à supprimer.
2. Sélectionnez l’icône Supprimer à côté de la réception, puis sélectionnez l’icône Supprimer bouton. Selon vos préférences d’utilisateur, vous devrez peut-être confirmer la suppression en sélectionnant Supprimer D’accord.

   La suppression de l’accusé de réception rouvre l’commande d’achat et rétablit toutes les données pertinentes du système à l’statut où elles se trouvaient avant la création de l’accusé de réception (y compris les comptes généraux, les comptes livre auxiliaire, les effets de stock, etc., selon la configuration de l’comptabilisation du définition de transaction de l’accusé de réception).

   Pour plus de détails sur les conditions dans lesquelles vous ne pouvez pas supprimer un reçu et les solutions possibles, reportez-vous à la section Supprimer une transaction d’achat.)
3. Convertissez partiellement la commande d’achat rouverte en réception, en saisissant la quantité réellement reçue.
4. Si l’attribut Gestion de conversion partielle dans la définition de transaction pour la commande d’achat est défini sur Laisser la transaction ouverte ou Clôturer l’initial et créer une commande en souffrance, vous pouvez gérer la commande d’achat qui a été laissée partiellement ouverte :
   • Si vous recevez la quantité manquante à l’origine
     1. Dans la liste de commande d’achat applicable, recherchez la commande d’achat (ou la commande d’achat en souffrance si la définition de transaction de la commande d’achat a été définie sur Clôturer la transaction et créer une reliquat).
     2. Convertissez la commande d’achat en reçu, en saisissant la quantité manquante à l’origine. Vous obtiendrez deux réceptions qui totalisent la quantité initiale de la commande d’achat.
   • Facultatif : Si vous ne recevez jamais la quantité manquante à l’origine
     1. Dans la liste de commande d’achat applicable, recherchez la commande d’achat (ou la commande d’achat en souffrance si la définition de transaction de la commande d’achat a été définie sur Clôturer la transaction et créer une reliquat).
     2. Convertissez la commande d’achat en commande d’achat de clôture. En savoir plus sur Configuration et utilisation d’un workflow de commande d’achat de clôture.
        
5. Convertissez le reçu en facture fournisseur lorsque le fournisseur vous facture. N’oubliez pas que si vous avez reçu la quantité que vous n’avez pas reçue à l’origine, vous aurez deux reçus à convertir en factures fournisseur.

Inverser les effets d’un reçu

Si vous avez converti une commande d’achat en reçu et que vous vous rendez compte ensuite que vous n’avez pas reçu la totalité de la quantité indiquée sur la commande d’achat, vous pouvez modifier le reçu pour extourner les effets pour la quantité manquante.

1. Ouvrez le Liste des reçus, recherchez le reçu et sélectionnez Modifier.
   Pour plus de détails sur les conditions dans lesquelles vous ne pouvez pas modifier un reçu et les solutions possibles, consultez Modifier une transaction d’achat.
2. Modifiez le Quantité à la quantité réelle que vous avez reçue, puis sélectionnez Poste. Sage Intacct prend les actions suivantes en fonction de la Gestion des conversions partielles dans la définition de transaction de la commande d’achat.

   Actions entreprises pour les options de gestion des conversions partielles

   Option de gestion de la conversion partielle	Mesures prises
   Laisser la transaction ouverte	Modifie la quantité dans la réception et annule toutes les données pertinentes dans le système pour la quantité non reçue (comptes généraux, comptes du livre auxiliaire, effets de stock, etc., selon la configuration de la définition de transaction de la réception) Rouvre la commande d’achat pour repousser la quantité non reçue en modifiant le Qté convertie et réinitialise le statut de la commande d’achat sur Partiellement converti
   Fermer l’original et créer une commande en souffrance	Modifie la quantité dans la réception et annule toutes les données pertinentes dans le système pour la quantité non reçue (comptes généraux, comptes du livre auxiliaire, effets de stock, etc., selon la configuration de la définition de transaction de la réception) Laisse la commande d’achat initial dans le statut de Converti Crée une commande d’achat en attente pour renvoyer la quantité non reçue et définit le statut de la commande d’achat en souffrance sur En attente

3. Gérez la commande d’achat, qui est maintenant ouverte, en effectuant l’une des actions suivantes :
   • Si vous recevez la quantité manquante à l’origine
     1. Dans la liste de commande d’achat applicable, recherchez la commande d’achat (ou la commande d’achat en souffrance si la définition de transaction de la commande d’achat a été définie sur Clôturer la transaction et créer une reliquat).
     2. Convertissez la commande d’achat en reçu, en saisissant la quantité manquante à l’origine dans le reçu. Vous obtiendrez deux réceptions qui totalisent la quantité initiale de la commande d’achat.
   • Facultatif : Si vous ne recevez jamais la quantité manquante à l’origine
     1. Dans la liste de commande d’achat applicable, recherchez la commande d’achat (ou la commande d’achat en souffrance si la définition de transaction de la commande d’achat a été définie sur Clôturer la transaction et créer une reliquat).
     2. Convertissez la commande d’achat en commande d’achat de clôture. En savoir plus sur Configuration et utilisation d’un workflow de commande d’achat de clôture.
        
4. Convertissez le reçu en facture fournisseur lorsque le fournisseur vous facture. N’oubliez pas que si vous avez reçu la quantité que vous n’avez pas reçue à l’origine, vous aurez deux reçus à convertir en factures fournisseur.