Listes de transactions — Achats

Vous pouvez afficher toutes les transactions dans une liste ou dans des listes par type de transaction. En fonction de vos abonnements, permissions et Définition de transaction Contient les règles comptables, les paramètres de flux de travail, les paramètres de sécurité et autres caractéristiques d’une transaction. Les définitions de transaction sont gérées par les administrateurs. , vous pouvez effectuer plusieurs actions à partir d’une liste de transactions.

Afficher une liste de transactions

Vous pouvez afficher toutes les transactions d’achat dans une seule liste ou une liste de transactions par type de transaction.

Afficher par type de transaction :

• Atteindre Achat > Tout > Transactions et sélectionnez le type de transaction applicable.

  Pour afficher les demandes de fournitures, accédez à Achat > Tout > > d’inventaire des fournituresÉtabli. Découvrez comment Traiter les demandes de fournitures.

Afficher toutes les transactions :

• Atteindre Achat > Tout > Afficher les transactions.

Modifier une transaction

Si vous disposez des permissions appropriées, vous pouvez modifier la plupart des détails d’une transaction dont le statut est Brouillon, Refusé ou En attente.

Le tableau suivant décrit les conditions dans lesquelles vous Impossible de modifier une transaction et propose des solutions possibles pour vous permettre de modifier la transaction :

Condition	Solution possible
Si la définition de transaction Modifier la politique est défini sur « Aucune modification ».	Modifiez le Modifier la politique sur le Définition de transaction.
Si vous avez déjà imprimé un document pour la transaction et la définition de transaction Modifier la politique est paramétrée pour interdire la modification d’une transaction après l’impression d’un document.	Modifiez le Modifier la politique sur le Définition de transaction.
Si la définition de transaction a Activer la modification du fournisseur est défini sur « Jamais »	Cela empêche les utilisateurs de changer de fournisseur dans les transactions provisoires et en attente. Modifiez le Activer la modification du fournisseur paramètre sur le Définition de transaction.
Si la transaction nécessite une approbation et se trouve dans le cycle d’approbation (le statut de la transaction est Soumise ou Partiellement approuvée).	Procédez de l’une des manières suivantes : Supprimez la transaction et créez-en une nouvelle qui contient les modifications. Attendez que la transaction soit approuvée ou refusée. Vous pouvez également consulter l’historique d’approbation pour savoir qui doit donner son approbation et demander à cette personne de refuser la transaction afin de terminer le cycle d’approbation plus rapidement. Pour trouver la prochaine approbation : Choisir Éditer ou Vue à côté de la transaction. Dans l’onglet Historique, sélectionnez l’icône Historique d’approbation lien. Lorsque vous Modifier et soumettre à nouveau une transaction refusée, il entre dans le cycle d’approbation. Si vous modifiez et soumettez à nouveau une transaction approuvée, elle n’entre dans le cycle d’approbation que si la configuration de l’approbation des achats sur la page Configurer les achats est configurée pour exiger un nouveau cycle d’approbation si une transaction approuvée est modifiée.
Si la transaction a été convertie en une autre transaction.	Supprimez la transaction en aval. Par exemple, si vous souhaitez modifier un bon de commande qui a été converti en facture fournisseur, supprimez la facture fournisseur.
Si l’exercice fiscal est clôturé.	Ouvrir la période fiscale.
Si la transaction est partagée au sein d’une société multi-entités.	Les transactions partagées ne peuvent être modifiées qu’au niveau général. Si vous affichez la liste des transactions au niveau de l’entité, vous pouvez voir des transactions partagées. Toutefois, ces transactions seront répertoriées comme « Non détenues » par l’entité et le Éditer l’option n’apparaîtra pas. Si vous disposez des permissions appropriées, accédez au niveau général pour modifier la transaction.
Si la transaction inclut des frais d’approche réels qui ont été liés à une transaction source qui se trouve maintenant dans une période clôturée.	Ouvrir la période fiscale pour la transaction source.
Si votre société est abonnée au Application Taxes et la transaction a été incluse dans une déclaration fiscale (déclaration de TVA ou déclaration d’activité commerciale) qui a été préparée et soumise à une autorité gouvernementale à l’aide du processus d’envoi de déclaration fiscale.	Saisir une transaction de régularisation.

Supprimer une transaction

Si vous avez créé une transaction par erreur, vous pouvez la supprimer à l’aide de la fonction Supprimer d’une liste de transactions. La suppression d’une transaction supprime la transaction du système et restaure toutes les données pertinentes du système à l’état dans lequel elles se trouvaient avant sa création (cela inclut les comptes du grand livre, les comptes du livre auxiliaire, etc.).

Le tableau suivant décrit les conditions dans lesquelles vous Impossible de supprimer une transaction et fournit des solutions possibles pour vous permettre de supprimer la transaction :

Condition	Solution possible
Si la définition de transaction Supprimer la politique est défini sur Aucune suppression.	Modifiez le Supprimer la politique sur le Définition de transaction.
Si vous avez déjà imprimé un document pour la transaction et la définition de transaction Supprimer la politique est paramétrée pour interdire la suppression d’une transaction après l’impression d’un document.	Modifiez le Supprimer la politique sur le Définition de transaction.
Si la transaction a été convertie en une autre transaction.	Supprimez la transaction en aval. Par exemple, si vous souhaitez supprimer un bon de commande mais qu’il a déjà été converti en facture fournisseur, supprimez la facture fournisseur.
Si l’exercice fiscal est clôturé.	Ouvrir la période fiscale.
Si la transaction est partagée au sein d’une société multi-entités.	Les transactions partagées ne peuvent être supprimées qu’au niveau général. Si vous affichez la liste des transactions au niveau de l’entité, vous pouvez voir des transactions partagées. Toutefois, ces transactions seront répertoriées comme « Non détenues » par l’entité et l’option Supprimer n’apparaîtra pas. Si vous disposez des permissions appropriées, passez au niveau général pour supprimer la transaction.
Si la transaction inclut des frais d’approche réels qui ont été liés à une transaction source qui se trouve maintenant dans une période clôturée.	Ouvrir la période fiscale pour la transaction source.
Si le contrôle d’inventaire est configuré pour ne pas autoriser l’inventaire négatif et que la suppression d’une transaction entraîne une quantité d’un article négative.	Consultez votre administrateur système pour déterminer si l’activation de l’inventaire négatif est la bonne option pour votre société.

Pour supprimer une ou plusieurs transactions :

1. Ouvrez la liste des transactions applicables et recherchez les transactions à supprimer.
2. Cochez la case en regard de chaque transaction.

3. Sélectionnez Plus d’actions  > Supprimer à la fin de la ligne.

   Selon vos préférences utilisateur, le système peut vous inviter à confirmer la suppression.

1. Ouvrez la liste des transactions applicables et recherchez les transactions à supprimer.
2. Cochez la case dans la Supprimer en regard de chaque transaction.

3. Sélectionnez l’icône Supprimer bouton.

   Selon vos préférences utilisateur, le système peut vous inviter à confirmer la suppression.

Personnaliser une vue de liste de transactions

Vous pouvez personnaliser n’importe quelle liste de transactions en créant votre propre vue. Par exemple, vous pouvez choisir de créer une vue qui inclut l’élément Date de dernière modification colonne et le Total de la transaction colonne.

1. En haut de la liste des transactions, sélectionnez Gérer la vue Et puis Nouveau.
2. Sur le Créer une nouvelle vue , saisissez un nom pour votre vue dans la Nom champ.
3. Sélectionnez les colonnes à inclure dans la vue.
4. Sélectionnez Enregistrer.
   La nouvelle vue s’affiche automatiquement.

1. En haut de la liste des transactions, sélectionnez Gérer les vues Et puis Créer une nouvelle vue.
2. Sur le Créer une nouvelle vue , sélectionnez les colonnes que vous souhaitez afficher.
3. Sélectionnez Enregistrer.
4. Saisissez un nom pour votre vue dans la Nom puis sélectionnez Sauvegarder.
5. En haut de la liste des transactions, sélectionnez l’icône Vue et sélectionnez votre vue dans la liste.

En savoir plus sur Personnalisation des vues.

Que puis-je faire d’autre à partir d’une liste de transactions ?

En fonction de vos abonnements, permissions et configurations de documents de transaction, vous pouvez effectuer tout ou partie des actions suivantes à partir d’une liste de transactions.

Descriptions de colonne

Colonne	Description
Type	Type de transaction d’achat. Par exemple, un bon de commande, une facture fournisseur, etc.
Numéro de document	Identifiant unique de transaction.
Numéro de référence	Référence à un autre numéro de document ou à un autre texte de référence associé à la transaction.
Nom du fournisseur	Le fournisseur associé à la transaction.
Devise de transaction	Devise dans laquelle la transaction est exprimée. Cette colonne ne s’applique qu’aux sociétés multidevises.
Devise de tenue de compte	La devise fonctionnelle pour la transaction. Cette colonne ne s’applique qu’aux sociétés multi-entités et multidevises qui ont plusieurs devises de tenue de compte activées et ne s’affiche que pour la société de niveau général.
Date	La date de transaction.
Statut	Statut de la transaction en tant que flux de travail. Pour en savoir plus À propos des statuts des transactions. Recherche de transactions dans un statut spécifique Les vues de liste des transactions offrent un guichet unique pour afficher et accéder à toutes les transactions d’un type spécifique, par exemple, les factures fournisseurs ou les factures. Mais qu’en est-il de la recherche de transactions dans un statut spécifique, comme brouillon, payé, payé en partie, etc. ? Il existe deux façons simples de trouver des transactions dans un statut spécifique : Filtrer le statut de la transaction à la volée : Dans la vue de la liste des transactions, saisissez le statut dans la colonne Statut, puis sélectionnez Accéder. La liste affiche uniquement les transactions qui se trouvent dans ce statut. Créer une vue personnalisée permanente qui filtre le statut de la transaction : Créer la vueet définissez le filtre sur Statut = <state>où <state> est égal à l’état que vous recherchez, par exemple Brouillon, Posté, Payé, Inverse, et ainsi de suite.</state></state> Cette vue personnalisée est toujours disponible dans la liste des transactions.