Listes de transactions – Achats

Vous pouvez afficher toutes les transactions dans une seule liste ou dans des listes par type de transaction. En fonction de vos abonnements, autorisations et définition de transaction Contient les règles comptables, les paramètres de flux de travail, les paramètres de sécurité et autres caractéristiques d’une transaction. Les définitions de transaction sont gérées par les administrateurs. configurations, vous pouvez effectuer plusieurs actions à partir d’une liste de transactions.

Afficher une liste de transactions

Vous pouvez afficher toutes les transactions d’Achats dans une seule liste ou vous pouvez afficher une liste de transactions par type de transaction.

Afficher par type de transaction :

• Aller à Achats > Tous > Opérations et sélectionnez le type de transaction applicable.

  Pour consulter les demandes de fournitures, rendez-vous sur Achats > Tous > Stocks de fournitures >Etablissement. Apprenez à traiter les demandes de fournitures.

Afficher toutes les transactions :

• Aller à Achats > Tous > Autres activités liées à la transaction > Voir les transactions.

Modifier une transaction

Si vous disposez des autorisations appropriées, vous pouvez modifier la plupart des détails d’une transaction dont le statut est Brouillon, Refusé ou En attente.

Le tableau suivant décrit les conditions dans lesquelles vous Impossible de modifier une transaction et donne des solutions possibles pour vous permettre d’éditer la transaction :

Condition	Solution possible
Si la définition de transaction Modifier la politique est réglé sur « Pas de modification ».	Modifiez le Modifier la politique sur le définition de transaction.
Si vous avez déjà imprimé un document pour la transaction et la définition de transaction Modifier la politique est configurée pour interdire la modification d’une transaction après l’impression d’un document.	Modifiez le Modifier la politique sur le définition de transaction.
Si la définition de transaction a Activer la modification du fournisseur est réglé sur « Jamais »	Cela empêche les utilisateurs de changer de fournisseur dans les transactions brouillon et en attente. Modifiez le Activer la modification du fournisseur sur le définition de transaction.
Si la transaction nécessite une approbation et se trouve dans le cycle d’approbation (le statut de la transaction est Soumis ou Partiellement approuvé).	Procédez de l’une des manières suivantes : Supprimez la transaction et créez-en une nouvelle contenant les modifications. Attendez que la transaction soit approuvée ou refusée. Vous pouvez également consulter l’historique d’approbation pour voir qui doit fournir une approbation et demander à cette personne de refuser la transaction pour terminer le cycle d’approbation plus rapidement. Pour trouver l’approbation suivante : Sélectionnez Modifier ou Voir à côté de la transaction. Sous l’onglet Historique, sélectionnez l’icône Historique des approbations lien. Lorsque vous Modifier et soumettre à nouveau une transaction refusée, il entre dans le cycle d’approbation. Si vous modifiez et soumettez à nouveau une transaction approuvée, elle n’entre dans le cycle d’approbation que si la configuration d’approbation d’achat sur la page Configurer les achats est configurée pour nécessiter un nouveau cycle d’approbation si une transaction approuvée est modifiée.
Si la transaction a été convertie en une autre transaction.	Supprimez la transaction en aval. Par exemple, si vous souhaitez modifier une commande d’achat qui a été convertie en facture fournisseur, supprimez la facture fournisseur.
Si l’exercice est clôturé.	Ouvrir la période fiscale.
Si la transaction est partagée au sein d’une société multi-entités.	Les transactions partagées ne peuvent être modifiées qu’au niveau général. Si vous affichez la liste des transactions au niveau de l’entité, vous pouvez voir les transactions partagées. Toutefois, ces opérations seront répertoriées comme « n’appartenant pas » par l’entité et le Modifier n’apparaîtra pas. Si vous disposez des autorisations appropriées, passez au niveau général pour modifier la transaction.
Si la transaction inclut des frais d’approche réels qui ont été liés à une transaction source qui se trouve maintenant dans une période fermée.	Ouvrir la période fiscale pour la transaction source.
Si votre société est abonnée à la Application des taxes et la transaction a été incluse dans une déclaration fiscale (déclaration de TVA ou Déclaration d’activité professionnelle) qui a été préparée et soumise à une autorité gouvernementale dans le cadre de la procédure d’envoi de déclaration fiscale.	Entrez une transaction d’ajustement.

Supprimer une transaction

Si vous avez créé une transaction par erreur, vous pouvez supprimer la transaction à l’aide de la fonction Supprimer dans un liste transaction. La suppression d’un transaction supprime le transaction du système et rétablit toutes les données pertinentes du système à l’statut où elles se trouvaient avant la création du transaction (y compris les comptes GL, les comptes livre auxiliaire, etc.).

Le tableau suivant décrit les conditions dans lesquelles vous Impossible de supprimer une transaction et vous propose des solutions possibles pour vous permettre de supprimer la transaction :

Condition	Solution possible
Si la définition de transaction Stratégie de suppression est défini sur Non supprimer.	Modifiez le Stratégie de suppression sur le définition de transaction.
Si vous avez déjà imprimé un document pour la transaction et la définition de transaction Supprimer la politique est configurée pour interdire la suppression d’une transaction après l’impression d’un document.	Modifiez le Stratégie de suppression sur le définition de transaction.
Si la transaction a été convertie en une autre transaction.	Supprimez la transaction en aval. Par exemple, si vous souhaitez supprimer une commande d’achat mais qu’elle a déjà été convertie en facture fournisseur, supprimez la facture fournisseur.
Si l’exercice est clôturé.	Ouvrir la période fiscale.
Si la transaction est partagée au sein d’une société multi-entités.	Les transactions partagées ne peuvent être supprimées qu’au niveau général. Si vous affichez la liste des transactions au niveau de l’entité, vous pouvez voir les transactions partagées. Toutefois, ces transactions sont répertoriées comme « N’appartenant pas » à l’entité et l’option Supprimer n’apparaît pas. Si vous disposez des autorisations appropriées, passez au niveau général pour supprimer la transaction.
Si la transaction inclut des frais d’approche réels qui ont été liés à une transaction source qui se trouve maintenant dans une période fermée.	Ouvrir la période fiscale pour la transaction source.
Si le contrôle des stocks est configuré pour ne pas autoriser les stocks négatifs et que la suppression d’une transaction entraînerait une quantité négative pour un article.	Consultez votre administrateur système pour déterminer si l’activation de l’inventaire négatif est la bonne option pour votre société.

Pour supprimer une ou plusieurs transactions :

1. Ouvrez la liste des transactions applicables et recherchez les transactions à supprimer.
2. Cochez la case à côté de chaque transaction.

3. Sélectionnez Plus d’actions  > Supprimer à la fin de la ligne.

   Selon vos préférences utilisateur, Intacct peut vous inviter à confirmer la suppression.

1. Ouvrez la liste des transactions applicables et recherchez les transactions à supprimer.
2. Cochez la case dans le Supprimer colonne à côté de chaque transaction.

3. Sélectionnez l’icône Supprimer bouton.

   Selon vos préférences utilisateur, Intacct peut vous inviter à confirmer la suppression.

Personnaliser l’affichage d’une liste de transactions

Vous pouvez personnaliser n’importe quelle liste de transactions en créant votre propre vue. Par exemple, vous pouvez choisir de créer une vue qui inclut la fonction Date de modification colonne et le Total de la transaction colonne.

1. En haut de la liste des transactions, sélectionnez Gérer la vue et puis Nouveau.
2. Sur le Créer une nouvelle vue , entrez un nom pour votre vue dans la page Nom domaine.
3. Sélectionnez les colonnes que vous souhaitez inclure dans la vue.
4. Sélectionnez Enregistrer.
   La nouvelle vue s’affiche automatiquement.

1. En haut de la liste des transactions, sélectionnez Gérer les vues et puis Créer une nouvelle vue.
2. Sur le Créer une nouvelle vue , sélectionnez les colonnes que vous souhaitez afficher.
3. Sélectionnez Enregistrer.
4. Entrez un nom pour votre vue dans le Nom , puis sélectionnez Enregistrer.
5. En haut de la liste des transactions, sélectionnez l’icône Voir et sélectionnez votre vue dans la liste.

En savoir plus sur Personnalisation des vues.

Que puis-je faire d’autre à partir d’une liste de transactions ?

En fonction de vos abonnements, permissions et configurations de document de transaction, vous pouvez effectuer tout ou partie des actions suivantes à partir d’une liste de transactions.

Descriptions de colonne

Colonne	Description
Type	Le type de transaction d’achat. Par exemple, une commande d’achat, une facture fournisseur, etc.
Numéro de document	L’identifiant unique de la transaction.
Numéro de référence	Référence à un autre numéro de document ou à tout autre texte de référence associé à la transaction.
Nom du fournisseur	Le fournisseur associé à la transaction.
Devise de transaction	La devise dans laquelle la transaction est exprimée. Cette colonne ne s’applique qu’aux sociétés multi-devises.
Devise de tenue de compte	La devise fonctionnelle de la transaction. Cette colonne ne s’applique qu’aux sociétés multi-entités et multi-devises qui ont plusieurs devises de base activées et s’affiche uniquement au niveau de la société de niveau général.
Date	La date de transaction.
Statut	Le statut du flux de travail de la transaction. En savoir plus À propos des états de transaction. Recherche de transactions dans un statut spécifique Les vues de liste des transactions offrent un guichet unique pour afficher et accéder à toutes les transactions d’un type spécifique, par exemple, les factures fournisseurs ou les factures. Mais qu’en est-il de la recherche de transactions dans un statut spécifique, comme brouillon, payé, payé en partie, etc. ? Il existe deux façons simples de trouver des transactions dans un statut spécifique : Filtrer le statut de la transaction à la volée : Dans la vue de la liste des transactions, saisissez le statut dans la colonne Statut, puis sélectionnez Accéder. La liste affiche uniquement les transactions qui se trouvent dans ce statut. Créer une vue personnalisée permanente qui filtre le statut de la transaction : Créez la vue et définissez le filtre sur Statut = <statut>, où <statut> est le statut que vous recherchez, comme Brouillon, Comptabilisé, Payé, Extourné, etc. Cette vue personnalisée est toujours disponible dans la liste des transactions.