Configurer Intacct

Lorsqu’Intacct et Salesforce sont connectés, vous définissez de nombreuses options de configuration d’Advanced CRM Integration dans Intacct.

Intacct gère les options suivantes :

  • Activer des fonctionnalités
  • Synchronisation d’objets
    • Synchronisation d’objets standard
    • Synchronisation des transactions Intacct
  • Accès utilisateur
    • Tous les accès utilisateur sont gérés depuis Intacct par les administrateurs Intacct.

Ajouter des utilisateurs dans Intacct

Vous gérez tous les accès des utilisateurs à Advanced CRM Integration sur la page de configuration de l’abonnement dans Intacct. Un utilisateur ne peut avoir accès à l’intégration que s’il est à la fois un utilisateur dans Intacct et un utilisateur dans Salesforce.

Chaque utilisateur qui crée ou affiche des données Intacct dans Salesforce doit avoir accès à l’intégration dans Intacct.

Exigences liées aux utilisateurs

Utilisez les informations suivantes pour vous aider à déterminer les utilisateurs à ajouter à la liste Accès utilisateurs d’Advanced CRM Integration.

Utilisateurs Intacct

Les utilisateurs d’Intacct doivent disposer des permissions et du type de utilisateur appropriés pour accéder aux applications qu’ils utilisent dans Intacct. A Entreprise utilisateur est le type d’utilisateur le plus couramment utilisé.

Un utilisateur Intacct n’a besoin d’un compte Salesforce que s’il accède à des données disponibles uniquement dans Salesforce. Toutefois, toutes les données synchronisées via l’intégration sont lisibles par Intacct.

S’ils n’ont pas besoin d’un compte Salesforce, ne les ajoutez pas à la liste des accès utilisateurs. Toutefois, s’ils possèdent déjà un compte Salesforce, Intacct vous recommande de les ajouter à la liste des accès utilisateurs.

Intacct recommande d’ajouter l’utilisateur que vous avez désigné comme utilisateur d’intégration (dans Choisir un utilisateur d’intégration) à la liste de utilisateur Intacct.

Utilisateurs Salesforce

Les utilisateurs Salesforce doivent disposer de la licence et des permissions appropriées pour accéder aux objets Salesforce standard et personnalisés utilisés dans l’intégration. Une licence Salesforce est la plus couramment utilisée. Les jeux de permissions Salesforce requis sont appliqués à cet utilisateur lorsqu’il est ajouté à la liste des accès utilisateurs. Selon le scénario d’intégration et vos personnalisations Salesforce existantes, vous devrez peut-être également modifier les permissions des utilisateurs existants.

Les utilisateurs Salesforce doivent également disposer d’un compte Intacct, mais n’ont pas toujours besoin d’un accès direct à Intacct.

Si l’utilisateur :

  • Ne le fait pas ont besoin d’un accès direct à Intacct, définissez leur type d’utilisateur sur Le CRM.
  • Si vous avez besoin d’un accès direct à Intacct, sélectionnez le niveau d’accès approprié en fonction du type d’utilisateur.

Les utilisateurs Salesforce doivent être ajoutés à la partie Accès utilisateur de la configuration.

Les utilisateurs CRM dans Intacct peuvent être assignés gratuitement.

Afficher le liste utilisateur

  1. Connectez-vous à Intacct en tant qu’administrateur.

  2. Accédez à Société > Administrateur > Abonnements > Intégration à Advanced CRM et sélectionnez Configurer.

  3. Sélectionnez l’icône Accès utilisateur Onglet en haut de la page de configuration pour afficher les utilisateurs.

Ajouter, modifier ou supprimer un utilisateur

Le mappage d’un utilisateur Intacct à un utilisateur Salesforce est une relation un-à-un. Vous ne pouvez pas mapper plusieurs utilisateurs dans Intacct à un seul utilisateur dans Salesforce ou vice versa.

Pour ajouter, modifier ou supprimer des utilisateurs :

Sur le Accès utilisateur , effectuez l’une des opérations suivantes.

Action Étapes
Ajouter Ajouter un utilisateur
  1. Sur le Accès utilisateur Onglet, sélectionnez Ajouter.
    Accorder l’accès utilisateur s’ouvre.
  2. Sélectionnez un utilisateur Intacct dans le menu déroulant.
  3. Ajoutez l’adresse d’e-mail Salesforce utilisateur dans le champ.
  4. Enregistrez vos modifications.
Modifier Modifier un utilisateur :
  1. Sur le Accès utilisateur , sélectionnez le crayon Modifier.
    Accorder l’accès utilisateur s’ouvre.
  2. Mettez à jour les informations de l’utilisateur si nécessaire.
  3. Enregistrez vos modifications.
Supprimer (Corbeille) Supprimer un utilisateur :
  1. Sur le Accès utilisateur , sélectionnez Supprimer.
  2. Une confirmation s’ouvre. Sélectionnez D’accord pour supprimer l’utilisateur.

Lorsqu’un utilisateur dans Intacct est mappé à un utilisateur dans Salesforce, toute modification apportée aux fiches dans Intacct par le utilisateur est synchronisée avec Salesforce. Les modifications sont alors attribuées au même utilisateur. Par exemple, si John Smith modifie une fiche d’article dans Intacct, la fiche de produit correspondante dans Salesforce est modifiée lors de la synchronisation. John Smith est le modificateur enregistré de la fiche.

Si un utilisateur non mappé modifie un fiche dans Intacct, la modification est synchronisée avec Salesforce et attribuée au utilisateur d’intégration.

Activer ou désactiver la synchronisation

Advanced CRM Integration vous permet d’activer ou de désactiver toutes les activités de synchronisation à partir de la page de configuration d’Intacct.

Quand Activer la synchronisation entre Intacct et Salesforce est sélectionné, la synchronisation est activée pour tous les éléments configurés. La synchronisation se fait en temps réel.

Il est courant de désactiver la synchronisation pendant que vous configurez votre intégration, puis de l’activer lorsque vous êtes prêt à la synchroniser.

Pour désactiver toute synchronisation :

  1. Connectez-vous à Intacct en tant qu’administrateur.

  2. Accédez à Société > Administrateur > Abonnements > Intégration à Advanced CRM et sélectionnez Configurer.

  3. Désélectionnez le Activer la synchronisation entre Intacct et Salesforce case à cocher et Enregistrer.

Avant de définir vos options d’intégration, préparez vos données dans Intacct et Salesforce. La préparation de vos données consiste à nettoyer vos données de compte, de produits et de prix afin qu’elles soient précises, complètes et prêtes à être synchronisées.

Activer la synchronisation par phase

Une fois la synchronisation initiale vérifiée, il est courant d’activer différents types d’informations par phase et de vérifier que la synchronisation fonctionne comme prévu.

Les phases de synchronisation suggérées, telles que décrites ci-dessous.

En général, vous :

  1. Sélectionnez les informations que vous souhaitez synchroniser ; par exemple, Contrats.
  2. Nettoyez les données existantes : vérifiez que les informations sont exactes et aussi complètes que possible.
  3. Vérifiez que les mappages de champs fonctionnent comme prévu, y compris les mappages de champs personnalisés.
  4. Ajustez les mises en page Salesforce pour refléter vos processus métier.
  5. Activez la synchronisation des informations sélectionnées.
  6. Vérifiez que la synchronisation dans Intacct et Salesforce fonctionne comme prévu.

Répétez ce processus avec le prochain ensemble d’informations que vous souhaitez synchroniser jusqu’à ce que tous les types d’informations nécessaires aient été synchronisés. Cette approche de la synchronisation de vos données vous permet de configurer votre intégration avec plus de précision et de résoudre les problèmes d’une fenêtre d’options de configuration plus étroite.

Mappage des champs

Pour une synchronisation correcte des données entre Intacct et Salesforce, les champs standard sont mappés aux champs correspondants de l’autre application. Tous les champs standard des deux applications sont mappés automatiquement.

La correspondance des champs standard ne peut pas être modifiée. Les affectations de mappage de champs standard sont disponibles à titre de référence lorsque vous sélectionnez Mappage des champs sur Intacct Configurer Advanced CRM Integration page du type d’informations que vous synchronisez.

Vous pouvez mapper des champs personnalisés pour chaque type d’information à l’aide de la liste Mappage personnalisé. Cette liste est également disponible lorsque vous sélectionnez Mappage des champs pour le type d’informations que vous synchronisez.

Pour plus d’informations sur le mappage standard et champ personnalisé, voir Mappage des champs standard et Mappage des champs personnalisés.

Types de fiches dans Salesforce

Advanced CRM Integration fournit deux types de fiches pour identifier les opportunités de contrats ou de Ventes clients : Contrat et Ventes. Les types de fiches permettent de contrôler les opportunités qui peuvent être utilisées pour créer des contrats ou des transactions de commandes clients.

Dans la mesure du possible, utilisez ces types de fiches En l’état. Si vous avez des types de fiche existants que vous souhaitez utiliser, reportez-vous à la section Types de fiche d’opportunité personnalisée pour les Ventes.

En raison de l’utilisation de types de fiche sur les opportunités Salesforce, vous devrez peut-être ajuster utilisateur permissions pour vous permettre de créer des opportunités du type de fiche approprié.

Les permissions de type fiche doivent être attribuées selon les besoins à vos utilisateurs. En outre, l’accès correct à la mise en page doit également être attribué au type de fiche correspondant.

Un type fiche de contrat ou de Ventes est requis sur une opportunité si vous souhaitez créer un contrat dans Intacct.

Lorsque vous utilisez vos propres types de fiches, pensez à modifier les valeurs de liste de sélection disponibles pour les champs de liste de sélection de l’objet.

Piste d’audit pour Advanced CRM Integration

La piste d’audit a été activée pour Advanced CRM Integration sur la page de configuration d’Intacct. La piste d’audit permet désormais de savoir quand vous activez ou désactivez les synchronisations et la source que vous sélectionnez pour les instructions de synchronisation.

La piste d’audit ne suit pas les modifications apportées aux mappages de champs ou aux documents de Ventes pour le moment.

Pour afficher la piste d’audit pour Advanced CRM :

  1. Accédez à Société > Administrateur > Abonnements > Intégration à Advanced CRM et sélectionnez Configurer.

  2. Accédez au Plus d’actions menu et sélectionnez Afficher la piste d’audit.
    La piste d’audit s’ouvre.