Configurer Intacct

Lorsqu’Intacct et Salesforce sont connectés, vous définissez de nombreuses options de configuration d’Advanced CRM Integration dans Intacct.

Intacct gère les options suivantes :

  • Activer des fonctionnalités
  • Synchronisation d’objets
    • Synchronisation d’objets standard
    • Synchronisation des transactions Intacct
  • Accès utilisateur
    • Tous les accès utilisateur sont gérés depuis Intacct par les administrateurs Intacct.

Ajouter des utilisateurs dans Intacct

Vous gérez tous les accès utilisateur à Advanced CRM Integration sur la page de configuration des abonnements dans Intacct. Un utilisateur ne peut avoir accès à l’intégration que s’il est à la fois un utilisateur dans Intacct et un utilisateur dans Salesforce.

Chaque utilisateur qui crée ou affiche des données Intacct dans Salesforce doit se voir accorder l’accès à l’intégration dans Intacct.

Exigences liées aux utilisateurs

Utilisez les informations suivantes pour vous aider à déterminer les utilisateurs à ajouter à la liste d’accès utilisateurs d’Advanced CRM Integration.

Utilisateurs Intacct

Les utilisateurs d’Intacct doivent disposer des permissions et du type d’utilisateur appropriés pour accéder aux applications qu’ils utilisent dans Intacct. Un Utilisateur professionnel est le type d’utilisateur le plus couramment utilisé.

Un utilisateur Intacct n’a besoin d’un compte Salesforce que s’il accède à des données disponibles uniquement dans Salesforce. Cependant, toutes les données synchronisées via l’intégration sont lisibles par ces derniers via Intacct.

S’ils n’ont pas besoin d’un compte Salesforce, ne les ajoutez pas à la liste d’accès utilisateurs. Toutefois, s’ils possèdent déjà un compte Salesforce, Intacct vous recommande de les ajouter à la liste d’accès utilisateurs.

Intacct recommande d’ajouter l’utilisateur que vous avez désigné comme utilisateur d’intégration (dans Choisir un utilisateur de l’intégration) à la liste des utilisateurs Intacct.

Utilisateurs Salesforce

Les utilisateurs Salesforce doivent disposer de la licence et des permissions appropriées pour accéder aux objets Salesforce standard et personnalisés utilisés dans l’intégration. Une licence Salesforce est la plus couramment utilisée. Les ensembles d’autorisations Salesforce requis sont appliqués à cet utilisateur lorsqu’il est ajouté à la liste d’accès utilisateurs. Selon le scénario d’intégration et vos personnalisations Salesforce existantes, vous devrez peut-être également modifier les permissions des utilisateurs existants.

Les utilisateurs Salesforce doivent également disposer d’un compte Intacct, mais n’ont pas toujours besoin d’un accès direct à Intacct.

Si l’utilisateur :

  • Ne le fait pas ont besoin d’un accès direct à Intacct, définissez leur type d’utilisateur sur Le CRM.
  • Si vous avez besoin d’un accès direct à Intacct, sélectionnez le niveau d’accès approprié en fonction des types d’utilisateurs.

Les utilisateurs Salesforce doivent être ajoutés à la partie Accès utilisateur de la configuration.

Les utilisateurs du CRM dans Intacct peuvent être attribués gratuitement.

Afficher la liste des utilisateurs

  1. Connectez-vous à Intacct en tant qu’administrateur.

  2. Accédez à Société > Administrateur > Abonnements > Intégration à Advanced CRM et sélectionnez Configurer.

  3. Sélectionnez l’icône Accès utilisateur Onglet en haut de la page de configuration pour afficher les utilisateurs.

Ajouter, modifier ou supprimer un utilisateur

Le mappage d’un utilisateur Intacct à un utilisateur Salesforce est une relation individualisée. Vous ne pouvez pas mapper plusieurs utilisateurs dans Intacct à un utilisateur dans Salesforce ou inversement.

Pour ajouter, modifier ou supprimer des utilisateurs :

Sur le Accès utilisateur Appuyez sur la touche de tabulation, effectuez l’une des opérations suivantes.

Action Étapes
Ajouter Ajouter un utilisateur
  1. Sur le Accès utilisateur Tab, sélectionnez Ajouter.
    Accorder l’accès utilisateur Ouvre.
  2. Sélectionnez un utilisateur Intacct dans le menu déroulant.
  3. Ajoutez l’adresse e-mail de l’utilisateur Salesforce dans le champ.
  4. Enregistrez vos modifications.
Éditer Modifier un utilisateur :
  1. Sur le Accès utilisateur , sélectionnez le crayon d’édition.
    Accorder l’accès utilisateur Ouvre.
  2. Mettez à jour les informations de l’utilisateur si nécessaire.
  3. Enregistrez vos modifications.
Supprimer (Corbeille) Supprimer un utilisateur :
  1. Sur le Accès utilisateur , sélectionnez Supprimer.
  2. Une confirmation s’ouvre. Choisir D’ACCORD pour supprimer l’utilisateur.

Lorsqu’un utilisateur dans Intacct est mappé à un utilisateur dans Salesforce, toute modification apportée aux fiches dans Intacct par l’utilisateur est synchronisée avec Salesforce. Les modifications sont ensuite attribuées au même utilisateur. Par exemple, si John Smith modifie une fiche d’article dans Intacct, la fiche de produit correspondante dans Salesforce est modifiée lors de la synchronisation. John Smith est le modificateur enregistré de l’enregistrement.

Si un utilisateur non mappé modifie une fiche dans Intacct, la modification est synchronisée avec Salesforce et attribuée à l’utilisateur d’intégration.

Activer ou désactiver la synchronisation

Advanced CRM Integration vous permet d’activer ou de désactiver toutes les activités de synchronisation à partir de la page de configuration d’Intacct.

Quand Activer la synchronisation entre Intacct et Salesforce est sélectionné, la synchronisation est activée pour tous les éléments configurés. La synchronisation se produit en temps réel.

Il est courant de désactiver la synchronisation lorsque vous configurez votre intégration, puis de l’activer lorsque vous êtes prêt à effectuer la synchronisation.

Pour désactiver toute synchronisation :

  1. Connectez-vous à Intacct en tant qu’administrateur.

  2. Accédez à Société > Administrateur > Abonnements > Intégration à Advanced CRM et sélectionnez Configurer.

  3. Désélectionnez le Activer la synchronisation entre Intacct et Salesforce case à cocher et Sauvegarder.

Avant de définir vos options d’intégration, préparez vos données dans Intacct et Salesforce. La préparation de vos données consiste à nettoyer vos données de compte, de produits et de prix afin qu’elles soient précises, complètes et prêtes à être synchronisées.

Activer la synchronisation par phase

Une fois la synchronisation initiale vérifiée, il est courant d’activer différents types d’informations par phases et de vérifier que la synchronisation fonctionne comme prévu.

Les phases de synchronisation suggérées, telles que décrites ci-dessous.

En général, vous :

  1. Sélectionnez les informations que vous souhaitez synchroniser ; par exemple, Contrats.
  2. Nettoyez les données existantes : vérifiez que les informations sont exactes et aussi complètes que possible.
  3. Vérifiez que les mappages de champs fonctionnent comme prévu, y compris les mappages de champs personnalisés.
  4. Ajustez les mises en page Salesforce pour refléter vos processus métier.
  5. Activez la synchronisation des informations sélectionnées.
  6. Vérifiez que la synchronisation dans Intacct et Salesforce fonctionne comme prévu.

Répétez ce processus avec l’ensemble d’informations suivant que vous souhaitez synchroniser jusqu’à ce que tous les types d’informations nécessaires aient été synchronisés. Cette approche de la synchronisation de vos données vous permet de configurer votre intégration avec plus de précision et de résoudre les problèmes d’une fenêtre plus étroite d’options de configuration.

Mappage des champs

Pour une synchronisation correcte des données entre Intacct et Salesforce, les champs standard sont mappés aux champs correspondants de l’autre application. Tous les champs standard des deux applications sont mappés automatiquement.

La correspondance des champs standard ne peut pas être modifiée. Les affectations de mappage de champs standard sont disponibles à titre de référence lorsque vous sélectionnez Mappage des champs sur Intacct Configurer l’intégration d’Advanced CRM du type d’informations que vous synchronisez.

Vous pouvez mapper des champs personnalisés pour chaque type d’information à l’aide de la liste Mappage personnalisé. Cette liste est également disponible lorsque vous sélectionnez Mappage des champs pour le type d’informations que vous synchronisez.

Pour en savoir plus sur le mappage des champs standard et personnalisés, consultez la rubrique Mappage des champs standard et Mappage des champs personnalisés.

Types de fiches dans Salesforce

Advanced CRM Integration fournit deux types de fiches pour identifier les opportunités de contrats ou de commandes clients : Contrat et Commandes clients. Les types de fiches permettent de contrôler quelles opportunités peuvent être utilisées pour créer des contrats ou des transactions de commandes clients.

Dans la mesure du possible, utilisez les types de fiches suivants tel quel. Si vous avez des types de fiches existants que vous souhaitez utiliser, reportez-vous à la section Types de fiche d’opportunité personnalisée pour les commandes clients.

En raison de l’utilisation de types de fiches dans Salesforce Opportunities, vous devrez peut-être ajuster les permissions utilisateur pour permettre de créer des opportunités du type de fiche correct.

Les types de fiches doivent être attribués à vos utilisateurs, selon les besoins. En outre, l’accès correct à la mise en page doit également être attribué au type de fiche correspondant.

Un type de fiche Contrat ou Ventes est requis pour une opportunité si vous souhaitez créer un contrat dans Intacct.

Lorsque vous utilisez vos propres types de fiches, pensez à modifier les valeurs de liste de sélection disponibles pour les champs de liste de sélection de l’objet.

Piste d’audit pour Advanced CRM Integration

La piste d’audit a été activée pour Advanced CRM Integration sur la page de configuration d’Intacct. La piste d’audit permet désormais de savoir quand vous activez ou désactivez les synchronisations, ainsi que la source que vous sélectionnez pour les directions de synchronisation.

La piste d’audit ne suit pas les modifications apportées aux mappages de champs ou aux documents de commandes clients pour le moment.

Pour afficher la piste d’audit d’Advanced CRM :

  1. Accédez à Société > Administrateur > Abonnements > Intégration à Advanced CRM et sélectionnez Configurer.

  2. Accédez à la Plus d’actions menu et sélectionnez Afficher la piste d’audit.
    La piste d’audit s’ouvre.