Fehlerbehebung bei Rechnungsgenehmigungen – Verbindlichkeiten

Intacct erfasst Genehmigungen unter den folgenden Bedingungen automatisch:

• Wenn der Regeltyp "Lieferantenbasierte Genehmigung" lautet, aber im Lieferantendatensatz kein Rechnungsgenehmigender festgelegt ist.

• Wenn der Regeltyp "Wertgenehmigung" (berechtigungsbasiert) lautet und der Einreichende auch der Genehmigende ist, der für die jeweilige Wertebene verantwortlich ist.

• Wenn der Regeltyp "Wertgenehmigung" (berechtigungsbasiert) lautet und der Rechnungsbetrag unter dem Mindestgenehmigungsbetrag für Ebene 1 liegt.

• Wenn die Rechnung von einer Person eingereicht wird, die in der Konfiguration der Rechnungsgenehmigung als uneingeschränkter Benutzer ausgewählt ist.

Um die automatisch genehmigte Rechnung anzuzeigen, wählen Sie in der Liste "Rechnungen genehmigen" Alle anzeigen aus.

Möglicherweise hat Ihr Unternehmen die Kreditorenbuchhaltung so konfiguriert, dass Genehmigungen für Rechnungen, die aus Kundenerstattungen erstellt wurden, übersprungen werden.

Stellen Sie zunächst sicher, dass für Ihr Unternehmen auf der Seite "Kreditorenbuchhaltung konfigurieren" E-Mail-Benachrichtigungen zur Rechnungsgenehmigung aktiviert sind. Dadurch können Benutzer auf der Seite "Einstellungen" die Einstellungen für E-Mail-Benachrichtigen verwalten.

Verfügen Sie über die richtigen Berechtigungen?

Um die Liste "Rechnungszahlungen genehmigen" anzuzeigen, benötigen Sie die Berechtigung für "Rechnungen genehmigen (Liste)" in "Verbindlichkeiten".

Wenn Ihr Unternehmen Wertgenehmigungen verwendet, benötigen Sie auch die entsprechenden Berechtigungen für "Rechnungsgenehmigungsebenen" in "Kreditorenbuchhaltung".

Ihre Admins können Ihnen bei der Ermittlung Ihrer Berechtigungen behilflich sein.

Unterliegt die Rechnung der Rechnungsgenehmigung?

Einige Rechnungen sind vom Prozess der Rechnungsgenehmigung ausgenommen. Dazu gehören die folgenden:

• Rechnungen, die als historische Rechnungen importiert wurden (und nicht im Hauptbuch erfasst werden)
• In "Einkauf" erstellte Rechnungen, die einen separaten Genehmigungsprozess durchlaufen

Verwenden Sie eine benutzerdefinierte oder gefilterte Ansicht?

Überprüfen Sie, ob Sie alle verfügbaren Rechnungen anzeigen. Wählen Sie ganz links auf der Seite die Dropdown-Liste aus und stellen Sie sicher, dass Alle ausgewählt ist (und nicht z. B. "Zuletzt angezeigt", was die angezeigten Rechnungen einschränken würde).

Sind Sie ein Genehmigender?

Intacct erfasst Genehmigungen unter den folgenden Bedingungen automatisch:

• Wenn der Regeltyp "Lieferantenbasierte Genehmigung" lautet, aber im Lieferantendatensatz kein Rechnungsgenehmigender festgelegt ist.

• Wenn der Regeltyp "Wertgenehmigung" (berechtigungsbasiert) lautet und der Einreichende auch der Genehmigende ist, der für die jeweilige Wertebene verantwortlich ist.

• Wenn der Regeltyp "Wertgenehmigung" (berechtigungsbasiert) lautet und der Rechnungsbetrag unter dem Mindestgenehmigungsbetrag für Ebene 1 liegt.

• Wenn die Rechnung von einer Person eingereicht wird, die in der Konfiguration der Rechnungsgenehmigung als uneingeschränkter Benutzer ausgewählt ist.

Um die automatisch genehmigte Rechnung anzuzeigen, wählen Sie in der Liste "Rechnungen genehmigen" Alle anzeigen aus.

Überprüfen Sie, wo sich die Rechnung im Genehmigungsprozess befindet, indem Sie auf der Seite "Rechnungsinformationen" den Tab Historie auswählen.

Wenn sich die Rechnung noch im Status "Eingereicht" befindet und Sie über die Berechtigung zum Bearbeiten von Rechnungen verfügen, können Sie die Rechnung zurückrufen und sie aus der Genehmigungswarteschlange entfernen.

Wenn der Rechnungsstatus "Eingereicht" lautet und Sie zum Bearbeiten von Rechnungen berechtigt sind, deutet das Fehlen des Links "Zurückrufen" darauf hin, dass die Rechnung von einem Benutzer eingereicht wurde, der nicht über Bearbeitungsberechtigungen verfügt. Bitten Sie in diesem Fall den Genehmigenden, die Rechnung abzulehnen. Dann kann sie aktualisiert und erneut eingereicht werden.

Sie können Genehmigungen delegieren, wenn die Option in der Konfiguration der Kreditorenbuchhaltung aktiviert ist. Nachdem Ihr Administrator die Delegierung von Rechnungsgenehmigungen eingerichtet hat, wird die Option zum Aktivieren der Delegierung in "Meine Einstellungen" unter "E-Mail-Benachrichtigungen" angezeigt.

Die Delegierung von Rechnungsgenehmigungen wird derzeit für wertbasierte Genehmigende nicht unterstützt.