Über Einkaufsgenehmigungen

Verwenden Sie Einkaufsgenehmigungen, um die internen Genehmigungsprozesse Ihrer Organisation umzusetzen, mit denen Sie sicherstellen können, dass die Ausgaben autorisiert werden und korrekt sind. Genehmigungsprozesse Adresse im Allgemeinen, welche Transaktionen von wem Genehmigung werden müssen.

Das Einrichten und Verwalten von Einkaufsgenehmigungen in Sage Intacct ist flexibel. Sie entscheiden, welche Einkaufstransaktionen Genehmigung werden müssen, wer sie genehmigen muss, in welcher Reihenfolge Genehmigung und ob Genehmigungen auf der Transaktionsbetrag basieren.

Erfahren Sie mehr über Einrichten von Einkaufsgenehmigungen. Wenn Sie den Genehmigungs-Workflow von Sage Construction Management verwenden, deaktivieren Sie den Genehmigungs-Workflow in Sage Intacct Construction, bevor Sie fortfahren.

Wer kann was genehmigen?

Transaktionen mit den folgenden Vorlagentypen für Transaktionsdefinitionen können genehmigt werden:

  • Angebot
  • Auftrag
  • Rechnung

Die folgenden Benutzertypen können Genehmigende sein:

  • Geschäftlicher Benutzer
  • Kunde
  • Mitarbeiter
  • Projektmanager
  • Zahlungsgenehmigender
  • Plattform
  • Warenlager

Genehmigungsrichtlinien

Genehmigungsrichtlinien sind das Kernstück Ihrer Einkaufsgenehmigungen, da sie die Genehmigungsprozesse für Ihre Transaktionsdefinitionen definieren. Sie können Genehmigungen für Transaktionen an bestimmte Personen oder Gruppen, an Personen in bestimmten Rollen oder basierend auf dem Transaktionsbetrag an bestimmte Personen weiterleiten. Sie können Genehmigungen auch mit einer Kombination dieser Ansätze weiterleiten.

In einer kleinen Organisation können Sie beispielsweise eine Bestellanforderung an die Führungskraft der Mitarbeiter und dann an eine bestimmte Person in der Abteilung Finanzabteilung weiterleiten. In einer großen Organisation sind die Aufgaben möglicherweise stärker getrennt und die Entscheidungsfindung zentralisierter. Daher können Sie in diesem Fall eine Bestellanforderung an den Manager der Mitarbeiter und dann basierend auf der Einkauf Betrag an andere Benutzer weiterleiten.

Die folgende Grafik veranschaulicht die wichtigsten Konzepte zu Genehmigungsrichtlinien:

Eine Genehmigungsrichtlinie verwendet eine Transaktionsdefinition, um Regeltypen und Berechtigungen zu definieren.

  1. Sie können eine Genehmigungsrichtlinie pro Transaktionsdefinition.

  3. Die Regeltypen Bestimmen Sie in der Genehmigung Richtlinie das Genehmigung Routing. Sie können einen oder mehrere Regeltypen angeben – bestimmter Benutzer, bestimmte Benutzergruppe, Wert-Genehmigung oder bestimmte Rolle –, um die benötigten Genehmigungsprozesse zu erstellen.

  4. Wenn eine Richtlinie einen Regeltyp für Wert-Genehmigung definieren Sie die Benutzer mit der richtigen Ausgabenbefugnis, um Transaktionen bis zu bestimmten Einkaufsbeträgen zu genehmigen.

    A Abteilung-basierte Wert Genehmigung Enthält eine Standard Abteilung Genehmigung Regel und optional spezifische Abteilung Genehmigung Regeln.

    A Berechtigung-Level-basierte Wert Genehmigung Enthält einen Satz von Regeln für die Genehmigung auf Ebene.

Regeltypen

Die Regeltypen steuern, wie die Genehmigungen für eine Transaktion weitergeleitet werden.

Weiterleiten an ... Wählen Sie Folgendes als Regeltyp aus ...

Einen bestimmten Benutzer oder eine bestimmte Benutzergruppe

Auswählen Benutzerebene oder Benutzergruppenebene als Regeltyp und wählen Sie dann "Benannter Benutzer" aus. Nur Benutzer oder Gruppen mit entsprechenden Genehmigung Einkaufsberechtigungen für die Entität, Abteilung oder Gebiet werden in der Liste angezeigt.

Benutzer, die den Transaktionswert gemäß ihrer Ausgabenbefugnis genehmigen.

Eine dieser Wertgenehmigungen:

  • Wertgenehmigung – Abteilung oder Wertgenehmigung – Transaktionsabteilung (Abteilungswertgenehmigungen). Die Regelsatz, die dem Wert zugeordnet ist Genehmigung bestimmt die Genehmigenden und Genehmigung Beträge für jede Abteilung. Die Genehmigungsweiterleitung beginnt mit dem ersten Genehmigenden und wird für jeden nachfolgenden Genehmigenden fortgesetzt, bis der Betrag des Einkaufs unter den Grenzwert des nächsten Genehmigenden fällt.
    • Für "Wertgenehmigung – Abteilung" basiert die Weiterleitung auf dem Absender der Transaktion.
    • Für "Wertgenehmigung – Transaktionsabteilung" basiert die Weiterleitung auf der Abteilung für die Transaktion.
  • Wertgenehmigung oder Wertgenehmigung – Progressiv (Wertgenehmigungen auf Berechtigungsebene). Sie können bis zu 6 Ebenen von Genehmigung und die Genehmigung Beträge auf jeder Ebene einrichten. Jeder Benutzer mit der Berechtigung für eine bestimmte Genehmigung kann entsprechende Rechnungen genehmigen.

    Benutzer, die auf bestimmte Geschäftsbereiche oder Abteilungen beschränkt sind, erhalten unabhängig von ihren E-Mail-Einstellungen möglicherweise keine Benachrichtigungen für diese Art von Wert Genehmigung.

    • Für Wertgenehmigungwerden Genehmigungen direkt an die Genehmigenden für die Ebene gesendet, in die die Einkauf Betrag.
    • Für Wertgenehmigung – Progressivbeginnt Genehmigung Weiterleitung auf Ebene 1 und setzt sich zu jeder nachfolgenden Ebene fort, bis die Einkauf Betrag unter die nächste Ebene fällt.
Wenn Sie eine wertbasierte Genehmigung Stellvertreter delegieren, stellen Sie sicher, dass der Stellvertreter über die erforderliche Berechtigung für den Genehmigungswert verfügt.

Eine Führungskraft in einer bestimmten Rolle

Eine dieser betitelten Rollen:

  • Genehmigung der Abteilung. Manager der Abteilung, der der Mitarbeiter, der die Transaktion eingereicht hat, zugewiesen ist.
  • Genehmigung durch Manager des Mitarbeiters. Manager des Mitarbeiters, der die Transaktion eingereicht hat.
  • Genehmigung der Transaktionsabteilung. Manager*in der Abteilung, die in der Transaktion ausgewählt ist.
  • Genehmigung des Transaktionsstandorts. Manager des Standorts, der in der Transaktion ausgewählt ist.
  • Genehmigung des Transaktions-Projektmanagers. Manager des Projekts, das in der Transaktion ausgewählt ist.

Um eine Einkaufs Transaktion genehmigen zu können, muss ein Benutzer die Einkauf Anwendung abonniert haben und über die entsprechenden Genehmigung Berechtigungen verfügen.

Erfahren Sie mehr zum Thema Genehmigung, Richtlinien und Regeltypen.

Abteilungswerte, Genehmigungen und Regelsätze

Regelsätze gelten nur für Wertgenehmigungen auf Abteilungsebene. Sie minimieren den Aufwand für die Verwaltung der zusätzlichen Regeln, die für die Weiterleitung von Genehmigungen erforderlich sind, die auf Einkauf Betrag von Abteilung basieren. Für einen Wertgenehmigung – Abteilung oder Wertgenehmigung – Transaktionsabteilung Regeltyp müssen Sie dem Regeltyp einen Regelsatz zuordnen. Der Regelsatz definiert die gewünschten Genehmigenden und deren Genehmigungsbeträge.

Ein Regelsatz umfasst Folgendes:

  • Der Standardwert Genehmigung für alle Abteilung ohne eigenen Wert Regel Genehmigung Regel
  • Jeder zusätzliche Wert Genehmigung Regeln für Abteilungen, die ihre eigenen spezifischen Regeln benötigen
Während ein Wert Genehmigung Regel für die meisten Ihrer Abteilungen funktionieren kann, benötigen andere Abteilungen möglicherweise ihre eigenen Regeln mit unterschiedlichen Genehmigenden, Genehmigung Beträgen oder beidem.

Angenommen, Sie möchten, dass Genehmigungen für Einkaufsanforderungen in der folgenden Reihenfolge weitergeleitet werden:

  1. Manager*in der einreichenden Person
  2. Benutzer, die auf der Grundlage ihrer Ausgabenbefugnis (Einkaufsbeträge) genehmigen
  3. Ein letzter Benutzer, der die letzte Freigabe gibt

Die Genehmigungsrichtlinie für die Transaktionsdefinition für die Bestellanforderung könnte wie folgt aussehen:

Eine Genehmigung kann mehrere Regeltypen für unterschiedliche Regelsätze enthalten.

Wenn der Regelsatz für Bestellanforderungen eine StandardRegel für jede Abteilung und eine spezifische Regel für die Marketing-Abteilung enthält:

Regelsätze können für verschiedene Abteilungen unterschiedliche Genehmigungen auf Wertebene enthalten.

Wenn eine Bestellanforderung über 6.000 USD für eine andere Abteilung als die Marketing-Abteilung eingereicht wird, gehen die Genehmigungen an:

  1. Manager*in der einreichenden Person
  2. Abteilungsleiter
  3. Mark Lee
  4. Frank Smith

Wenn die Bestellanforderung für die Marketing-Abteilung eingereicht worden wäre, würden die Genehmigungen an folgende Adressen gehen:

  1. Manager*in der einreichenden Person
  2. Marketing Abteilung Manager (Mark Lee muss in diesem Fall nicht genehmigen, da der Marketingabteilungsleiter befugt ist, bis zu 20.000 USD zu genehmigen)
  3. Frank Smith

Erfahren Sie mehr zum Thema Regelsätze für Wertgenehmigungen auf Abteilungsebene.

Wertgenehmigungen und -ebenenregeln auf Berechtigungsebene

Berechtigungsbasierte Wertgenehmigungen benötigen auch zusätzliche Regeln für die Weiterleitung von Genehmigungen auf der Grundlage Einkauf Betrag. Wenn Sie angeben Wertgenehmigung oder Wertgenehmigung – Progressivstellen Sie sicher, dass die Genehmigungsregeln für die Ebene die gewünschten Genehmigungsebenen und die Genehmigungsbeträge auf jeder Ebene definieren. Jeder Benutzer mit der Berechtigung für eine bestimmte Genehmigungsebene kann entsprechende Rechnungen genehmigen.

Angenommen, Sie möchten, dass Genehmigungen für Einkaufsanforderungen in der folgenden Reihenfolge weitergeleitet werden:

  1. Manager*in der einreichenden Person
  2. Jede Ebene Genehmigender, bis die Einkauf in den Genehmigung Betrag der Ebene fällt

Die Genehmigungsrichtlinie für die Transaktionsdefinition für die Bestellanforderung könnte wie folgt aussehen:

Eine Genehmigung auf Wertebene kann mehrere Regeltypen für unterschiedliche Regelsätze enthalten.

Der Ebenenwert Genehmigung für "Wertgenehmigung – Progressiv" Regel Regel Typ ist definiert als:

Wertebenengenehmigungen können progressive Wertsteigerungen beinhalten.

Bei einer Bestellanforderung von 1.500 USD gehen die Genehmigungen an:

  1. Manager*in der einreichenden Person
  2. Benutzer mit der Berechtigung zur Genehmigung von Einkäufen auf Ebene 1
  3. Benutzer mit der Berechtigung zur Genehmigung von Einkäufen auf Ebene 2

Wenn der Regeltyp in der Richtlinie wie folgt lautet Wertgenehmigung mit der gleichen Regel für die Genehmigung von Werten, würden die Genehmigungen an Folgendes gehen:

  1. Manager*in der einreichenden Person
  2. Benutzer mit Einkauf auf Ebene 2 Genehmigung Berechtigung (Genehmigung durchläuft die Ebenen nicht progressiv und geht direkt zu der Ebene, in die die Einkauf Betrag fällt).

Erfahren Sie mehr über die Wert Genehmigung Regeln für Wertgenehmigungen auf Berechtigung-Ebene.

Automatische Genehmigungen

Manchmal wird ein Schritt in der Genehmigung automatisch genehmigt und die Genehmigung wird an den nächsten Genehmigenden weitergeleitet. Die automatische Genehmigung erfolgt, wenn:

  • Die letzte Person, die eine Transaktion berührt, der Einreichende oder Genehmigende, ist auch der nächste Genehmigende in der Sequenz. Dies ist der Fall, es sei denn, die Genehmigung bezieht sich auf einen Berechtigung-basierten Wert Genehmigung da eine Ebene mehr als eine erforderliche Genehmigender haben kann

  • Bei einem Abteilung- oder Berechtigung basierten Wert Genehmigung unterschreitet der Betrag den Minimum Betrag für die erste Genehmigender oder die erste Ebene

E-Mail-Benachrichtigung

Teilen Sie Genehmigenden mit, wann ihre Genehmigung erforderlich ist. Sie können E-Mail-Benachrichtigungen automatisch senden lassen, indem Sie E-Mail-Benachrichtigungen in der Konfiguration der Einkaufs-Anwendung Ihrer Organisation aktivieren. Um E-Mail-Benachrichtigungen zu erhalten, müssen die Einstellungen für Genehmigende festgelegt sein.

Genehmigungen delegieren

Sorgen Sie dafür, dass Genehmigungen auch dann ausgeführt werden, wenn die Genehmigenden abwesend sind. Genehmigungen automatisch umleiten, indem Sie Folgendes aktivieren Delegierung von Genehmigungen in der Einkaufs-Konfiguration Ihrer Organisation und Zuweisen eines Stellvertreters für jeden Genehmigenden. Wenn ein Genehmigender in seinen Einstellungen auf "Abwesend" setzt, sendet Sage Intacct Genehmigungen für alle neuen Einkaufstransaktionen an den Stellvertreter des Genehmigenden.

Weitere Informationen zur Delegierung von Genehmigungen