Über Einkaufsgenehmigungen

Verwenden Sie Einkaufsgenehmigungen, um die internen Genehmigungsprozesse Ihrer Organisation umzusetzen, mit denen Sie sicherstellen können, dass die Ausgaben autorisiert werden und korrekt sind. Genehmigungsprozesse Adresse im Allgemeinen, welche Transaktionen von wem Genehmigung werden müssen.

Das Einrichten und Verwalten von Einkaufsgenehmigungen in Sage Intacct ist flexibel. Sie entscheiden, welche Einkaufstransaktionen Genehmigung werden müssen, wer sie genehmigen muss, in welcher Reihenfolge Genehmigung und ob Genehmigungen auf der Transaktionsbetrag basieren.

Wer kann was genehmigen?

Transaktionen mit den folgenden Vorlagentypen für die Transaktionsdefinition können genehmigt werden:

• Angebot
• Auftrag
• Rechnung

Die folgenden Benutzertypen können Genehmigende sein:

• Geschäftlicher Benutzer
• Kunde
• Mitarbeiter
• Projektmanager
• Zahlungsgenehmigender
• Plattform
• Warenlager

Genehmigungsrichtlinien

Genehmigungsrichtlinien sind das Kernstück Ihrer Einkaufsgenehmigungen, da sie die Genehmigungsprozesse für Ihre Transaktionsdefinitionen definieren. Sie können Genehmigungen für Transaktionen an bestimmte Personen oder Gruppen, an Personen in bestimmten Rollen oder basierend auf dem Transaktionsbetrag an bestimmte Personen weiterleiten. Sie können Genehmigungen auch mit einer Kombination dieser Ansätze weiterleiten.

In einer kleinen Organisation können Sie beispielsweise eine Bestellanforderung an die Führungskraft der Mitarbeiter und dann an eine bestimmte Person in der Abteilung Finanzabteilung weiterleiten. In einer großen Organisation sind die Aufgaben möglicherweise stärker getrennt und die Entscheidungsfindung zentralisierter. Daher können Sie in diesem Fall eine Bestellanforderung an den Manager des Mitarbeiter und dann basierend auf der Einkauf Betrag an andere Benutzer weiterleiten.

Die folgende Grafik veranschaulicht die wichtigsten Konzepte zu Genehmigungsrichtlinien:

1. Sie können eine Genehmigungsrichtlinie pro Transaktionsdefinition.

3. Die Regel-Typen in der Genehmigung-Richtlinie legen Sie das Genehmigungsrouting fest. Sie können einen oder mehrere Regeltypen angeben – bestimmter Benutzer, bestimmte Benutzergruppe, Wert-Genehmigung oder betitelte Rolle –, um die benötigten Genehmigungsprozesse zu erstellen.

4. Wenn eine Richtlinie einen Regeltyp für Wert-Genehmigung definieren Sie die Benutzer mit der richtigen Ausgabenbefugnis, um Transaktionen bis zu bestimmten Einkaufsbeträgen zu genehmigen.

   A Wert-Genehmigung auf Abteilungsbasis Enthält eine Standard-Regel für die Genehmigung von Abteilungen und optional spezifische Regeln für die Genehmigung von Abteilungen.

   A Wert-Genehmigung auf Berechtigungsebene Enthält einen Satz von Genehmigungsregeln auf Ebene.

Regeltypen

Die Regeltypen steuern, wie die Genehmigungen für eine Transaktion weitergeleitet werden.

Zur Route nach ...	Wählen Sie Folgendes als Regeltyp aus ...
Einen bestimmten Benutzer oder eine bestimmte Benutzergruppe	Auswählen Benutzerebene oder Benutzergruppenebene als Regeltyp und wählen Sie dann "Benannter Benutzer" aus. Im Liste werden nur Benutzer oder Gruppen mit entsprechenden Genehmigung Einkaufsberechtigungen für die Entität, Abteilung oder Gebiet angezeigt.
Benutzer, die den Wert der Transaktion gemäß ihrer Ausgabenbefugnis genehmigen.	Eine dieser Wertgenehmigungen: Wertgenehmigung – Abteilung oder Wertgenehmigung – Transaktionsabteilung (Abteilungswertgenehmigungen). Der Regelsatz, der der Wert-Genehmigung zugeordnet ist, bestimmt die Genehmigenden und die Genehmigungsbeträge für jede Abteilung. Die Genehmigungsweiterleitung beginnt mit dem ersten Genehmigenden und wird für jeden nachfolgenden Genehmigenden fortgesetzt, bis der Betrag des Einkaufs unter den Grenzwert des nächsten Genehmigenden fällt. Für "Wertgenehmigung – Abteilung" basiert die Weiterleitung auf dem Absender der Transaktion. Bei "Wertgenehmigung – Transaktionsabteilung" basiert die Weiterleitung auf der Abteilung für die Transaktion. Wertgenehmigung oder Wertgenehmigung – Progressiv (Wertgenehmigungen auf Berechtigungsebene). Sie können bis zu sechs Genehmigungsebenen und die Genehmigungsbeträge auf jeder Ebene festlegen. Jeder Benutzer mit der Berechtigung zur Genehmigung für eine bestimmte Ebene kann entsprechende Rechnungen genehmigen. Benutzer, die auf bestimmte Entitäten oder Abteilungen beschränkt sind, erhalten unabhängig von ihren E-Mail-Einstellungen möglicherweise keine Benachrichtigungen für diese Art von Wert Genehmigung. Für Wertgenehmigungwerden Genehmigungen direkt an die Genehmigenden für die Ebene gesendet, in die die Einkauf Betrag. Für Wertgenehmigung – Progressivbeginnt Genehmigung Arbeitsplan auf Ebene 1 und setzt sich über jede weitere Ebene fort, bis der Einkauf Betrag unter die nächste Ebene fällt. Wenn Sie eine wertbasierte Genehmigung als Stellvertreter delegieren, stellen Sie sicher, dass der Stellvertreter über die erforderliche Berechtigung für den Genehmigungswert verfügt.
Ein Manager in einer bestimmten Rolle	Eine dieser Titelrollen: Genehmigung der Abteilung. Manager der Abteilung, der der Mitarbeiter, der die Transaktion eingereicht hat, zugeordnet ist. Genehmigung durch Manager des Mitarbeiters. Manager des Mitarbeiters, der die Transaktion eingereicht hat. Genehmigung der Transaktionsabteilung. Manager*in der Abteilung, die in der Transaktion ausgewählt ist. Genehmigung des Transaktionsstandorts. Manager des Standorts, der in der Transaktion ausgewählt ist. Genehmigung des Transaktions-Projektmanagers. Manager des Projekts, das in der Transaktion ausgewählt ist.

Um eine Einkaufs Transaktion genehmigen zu können, muss ein Benutzer die Einkauf Anwendung abonniert haben und über die entsprechenden Genehmigung Berechtigungen verfügen.

Erfahren Sie mehr zum Thema Genehmigungsrichtlinien und -regeln.

Abteilungswertgenehmigungen und Regelsätze

Regelsätze gelten nur für Wertgenehmigungen von Abteilungen. Sie minimieren den Aufwand für die Verwaltung der zusätzlichen Regeln, die für die Weiterleitung von Genehmigungen erforderlich sind, die auf Einkauf Betrag von Abteilung basieren. Für einen Wertgenehmigung – Abteilung oder Wertgenehmigung – Transaktionsabteilung Regeltyp müssen Sie dem Regeltyp einen Regelsatz zuordnen. Der Regelsatz definiert die gewünschten Genehmigenden und deren Genehmigungsbeträge.

Ein Regelsatz umfasst Folgendes:

• Der Standardwert Genehmigung Regel für alle Abteilung ohne eigenen Wert Genehmigung Regel
• Alle zusätzlichen Regeln für die Genehmigung von Werten für Abteilungen, die ihre eigenen Regeln benötigen

Erfahren Sie mehr zum Thema Regelsätze für Wertgenehmigungen von Abteilungen.

Wertgenehmigungen und -ebenenregeln auf Berechtigungsebene

Berechtigungsbasierte Wertgenehmigungen benötigen auch zusätzliche Regeln für die Weiterleitung von Genehmigungen auf der Grundlage Einkauf Betrag. Wenn Sie Wertgenehmigung oder Wertgenehmigung – Progressivstellen Sie sicher, dass die Genehmigungsregeln für die Ebene die gewünschten Genehmigungsebenen und die Genehmigungsbeträge auf jeder Ebene definieren. Jeder Benutzer mit der Berechtigung für eine bestimmte Genehmigungsebene kann entsprechende Rechnungen genehmigen.

Erfahren Sie mehr über die Wert- Genehmigung Regeln für Wertgenehmigungen auf Berechtigung-Ebene.

Automatische Genehmigungen

Manchmal wird ein Schritt in der Genehmigungsabfolge automatisch genehmigt und die Genehmigung wird an den nächsten Genehmigenden weitergeleitet. Die automatische Genehmigung erfolgt, wenn:

• Die letzte Person, die eine Transaktion anfasst, der Einreicher oder Genehmigende, ist auch der nächste Genehmigende in der Sequenz. Dies ist der Fall, es sei denn, die Genehmigung bezieht sich auf einen Berechtigung-basierten Wert Genehmigung da eine Ebene mehr als eine erforderliche Genehmigender haben kann

• Bei einer Abteilung- oder Berechtigung basierten Wert Genehmigung unterschreitet die Betrag den Minimum Betrag für die erste Genehmigender oder die erste Ebene

E-Mail-Benachrichtigung

Teilen Sie den Genehmigenden mit, wann ihre Genehmigung erforderlich ist. Sie können E-Mail-Benachrichtigungen automatisch senden lassen, indem Sie E-Mail-Benachrichtigungen im Konfiguration der Einkauf Anwendung Ihrer Organisation aktivieren. Um E-Mail-Benachrichtigungen zu erhalten, müssen die Einstellungen für Genehmigende festgelegt sein.

Genehmigungen delegieren

Sorgen Sie dafür, dass Genehmigungen auch während der Abwesenheit der Genehmigenden ausgeführt werden. Genehmigungen automatisch umleiten, indem Sie Folgendes aktivieren Delegierung von Genehmigungen in der Einkaufs-Konfiguration Ihrer Organisation und das Zuweisen eines Stellvertreters für jeden Genehmigenden. Wenn ein Genehmigender in seinen Einstellungen auf "Abwesend" setzt, sendet Sage Intacct Genehmigungen für alle neuen Einkaufstransaktionen an den Stellvertreter des Genehmigenden.

Weitere Informationen zur Delegierung von Genehmigungen