Über Einkaufsgenehmigungen

Verwenden Sie Einkaufsgenehmigungen, um die internen Genehmigungsprozesse Ihrer Organisation umzusetzen, mit denen Sie sicherstellen können, dass die Ausgaben autorisiert werden und korrekt sind. Genehmigungsprozesse Adresse im Allgemeinen, welche Transaktionen von wem Genehmigung werden müssen.

Das Einrichten und Verwalten von Einkaufsgenehmigungen in Sage Intacct ist flexibel. Sie entscheiden, welche Einkaufstransaktionen Genehmigung werden müssen, wer sie genehmigen muss, in welcher Reihenfolge Genehmigung und ob Genehmigungen auf der Transaktionsbetrag basieren.

Erfahren Sie mehr über Einkaufsgenehmigungen einrichten. Wenn Sie den Genehmigung-Workflow von Sage Construction Management verwenden, deaktivieren Sie den Genehmigung-Workflow in Sage Intacct Construction.

Wer kann was genehmigen?

Transaktionen mit den folgenden Vorlagentypen für die Transaktionsdefinition können genehmigt werden:

  • Angebot
  • Auftrag
  • Rechnung

Die folgenden Benutzertypen können Genehmigende sein:

  • Geschäftlicher Benutzer
  • Kunde
  • Mitarbeiter
  • Projektmanager
  • Zahlungsgenehmigender
  • Plattform
  • Warenlager

Genehmigungsrichtlinien

Genehmigungsrichtlinien sind das Kernstück Ihrer Einkaufsgenehmigungen, da sie die Genehmigungsprozesse für Ihre Transaktionsdefinitionen definieren. Sie können Genehmigungen für Transaktionen an bestimmte Personen oder Gruppen, an Personen in bestimmten Rollen oder basierend auf dem Transaktionsbetrag an bestimmte Personen weiterleiten. Sie können Genehmigungen auch mit einer Kombination dieser Ansätze weiterleiten.

In einer kleinen Organisation können Sie beispielsweise eine Bestellanforderung an die Führungskraft der Mitarbeiter und dann an eine bestimmte Person in der Abteilung Finanzabteilung weiterleiten. In einer großen Organisation sind die Aufgaben möglicherweise stärker getrennt und die Entscheidungsfindung zentralisierter. Daher können Sie in diesem Fall eine Bestellanforderung an den Manager der Mitarbeiter und dann basierend auf der Einkauf Betrag an andere Benutzer weiterleiten.

Die folgende Grafik veranschaulicht die wichtigsten Konzepte zu Genehmigungsrichtlinien:

Eine Genehmigungsrichtlinie verwendet eine Transaktionsdefinition, um Regeltypen und Berechtigungen zu definieren.

  1. Sie können eine Genehmigungsrichtlinie pro Transaktionsdefinition.

  3. Die Regel-Typen Bestimmen Sie in der Genehmigungsrichtlinie das Genehmigungsrouting. Sie können einen oder mehrere Regel Typen angeben – bestimmte Benutzer, Benutzergruppe, Wert Genehmigung oder betitelte Rolle –, um die Genehmigung Prozesse zu erstellen, die Sie benötigen.

  4. Wenn eine Richtlinie einen Regeltyp für Wert-Genehmigung definieren Sie die Benutzer mit der richtigen Ausgabenbefugnis, um Transaktionen bis zu bestimmten Einkaufsbeträgen zu genehmigen.

    A Abteilung-basierte Wert Genehmigung Enthält einen Standardwert Abteilung Genehmigung Regel und optional spezifische Abteilung Genehmigung Regeln.

    A Genehmigung auf Berechtigungsebene Enthält einen Satz von Genehmigungsregeln für Ebenen.

Regeltypen

Die Regeltypen steuern, wie die Genehmigungen für eine Transaktion weitergeleitet werden.

Um die Route nach ... Wählen Sie Folgendes als Regeltyp aus ...

Einen bestimmten Benutzer oder eine bestimmte Benutzergruppe

Auswählen Benutzerebene oder Benutzergruppenebene Wählen Sie dann "Benannter Benutzer" als Regeltyp aus. In der Liste werden nur Benutzer oder Gruppen mit den entsprechenden Genehmigungsberechtigungen für den Einkauf für die Entität, die Abteilung oder das Gebiet angezeigt.

Benutzer, die den Transaktionswert gemäß ihrer Ausgabenbefugnis genehmigen.

Eine dieser Wertgenehmigungen:

  • Wertgenehmigung – Abteilung oder Wertgenehmigung – Transaktionsabteilung (Abteilungswertgenehmigungen). Die Regelsatz, die mit dem Wert verknüpft ist Genehmigung bestimmt die Genehmigenden und Genehmigung Beträge für jede Abteilung. Die Genehmigungsweiterleitung beginnt mit dem ersten Genehmigenden und wird für jeden nachfolgenden Genehmigenden fortgesetzt, bis der Betrag des Einkaufs unter den Grenzwert des nächsten Genehmigenden fällt.
    • Für "Wertgenehmigung – Abteilung" basiert die Weiterleitung auf dem Absender der Transaktion.
    • Bei "Wertgenehmigung – Transaktionsabteilung" basiert die Weiterleitung auf der Abteilung für die Transaktion.
  • Wertgenehmigung oder Wertgenehmigung – Progressiv (Wertgenehmigungen auf Berechtigungsebene). Sie können bis zu sechs Ebenen von Genehmigung und die Genehmigung Beträge auf jeder Ebene einrichten. Jeder Benutzer mit der Berechtigung zur Genehmigung für eine bestimmte Ebene kann entsprechende Rechnungen genehmigen.

    Benutzer, die auf bestimmte Geschäftsbereiche oder Abteilungen beschränkt sind, erhalten unabhängig von ihren E-Mail-Einstellungen möglicherweise keine Benachrichtigungen für diesen Genehmigung Wert.

    • Für Wertgenehmigungwerden Genehmigungen direkt an die Genehmigenden für die Ebene gesendet, in die die Einkauf Betrag.
    • Für Wertgenehmigung – Progressiv, beginnt Genehmigung Weiterleitung auf Ebene 1 und setzt sich zu jeder nachfolgenden Ebene fort, bis die Einkauf Betrag unter die nächste Ebene fällt.
Wenn Sie eine wertbasierte Genehmigung Stellvertreter delegieren, stellen Sie sicher, dass der Stellvertreter über die erforderliche Berechtigung für den Genehmigungswert verfügt.

Eine Führungskraft in einer bestimmten Rolle

Eine dieser betitelten Rollen:

  • Genehmigung der Abteilung. Manager der Abteilung, der der Mitarbeiter zugeordnet ist, der die Transaktion eingereicht hat.
  • Genehmigung durch Manager des Mitarbeiters. Manager des Mitarbeiters, der die Transaktion eingereicht hat.
  • Genehmigung der Transaktionsabteilung. Manager*in der Abteilung, die in der Transaktion ausgewählt ist.
  • Genehmigung des Transaktionsstandorts. Manager des Standorts, der in der Transaktion ausgewählt ist.
  • Genehmigung des Transaktions-Projektmanagers. Manager*in des Projekts, das in der Transaktion ausgewählt ist.

Um eine Einkaufs Transaktion genehmigen zu können, muss ein Benutzer die Einkauf Anwendung abonniert haben und über die entsprechenden Genehmigung Berechtigungen verfügen.

Erfahren Sie mehr zum Thema Genehmigungsrichtlinien und -regeln.

Abteilungswertgenehmigungen und Regelsätze

Regelsätze gelten nur für Wertgenehmigungen von Abteilungen. Sie minimieren den Aufwand für die Verwaltung der zusätzlichen Regeln, die für die Weiterleitung von Genehmigungen erforderlich sind, die auf Einkauf Betrag von Abteilung basieren. Für eine Wertgenehmigung – Abteilung oder Wertgenehmigung – Transaktionsabteilung Regel müssen Sie dem Regeltyp einen Regelsatz zuordnen. Der Regelsatz definiert die gewünschten Genehmigenden und deren Genehmigungsbeträge. Ein Regelsatz umfasst:

  • Der Standardwert Genehmigung für alle Abteilung ohne eigenen Wert Regel Genehmigung Regel
  • Alle zusätzlichen Regeln für die Genehmigung von Werten für alle Abteilungen, die ihre eigenen spezifischen Regeln benötigen
Ein Wert Genehmigung Regel ist vielleicht für die meisten Ihrer Abteilungen praktikabel, andere Abteilungen benötigen jedoch möglicherweise ihre eigenen Regeln mit unterschiedlichen Genehmigenden, Genehmigung Beträgen oder beidem.

Angenommen, Sie möchten, dass Genehmigungen für Einkaufsanforderungen in der folgenden Reihenfolge weitergeleitet werden:

  1. Manager*in der einreichenden Person
  2. Benutzer, die auf der Grundlage ihrer Ausgabenbefugnis genehmigen (Einkaufsbeträge)
  3. Einen letzten Benutzer, der das letzte Abzeichnen gibt

Die Genehmigungsrichtlinie für die Transaktionsdefinition der Bestellanforderung könnte wie folgt aussehen:

Eine Genehmigung kann mehrere Regeltypen für verschiedene Regelsätze enthalten.

Wenn der Regelsatz für Bestellanforderungen eine StandardRegel für jede Abteilung und eine spezifische Regel für die Marketing-Abteilung enthält:

Regelsätze können für verschiedene Abteilungen unterschiedliche Genehmigungen auf Wertebene enthalten.

Wenn eine Bestellanforderung über 6.000 USD für eine andere Abteilung als die Marketing-Abteilung eingereicht wird, gehen die Genehmigungen an:

  1. Manager*in der einreichenden Person
  2. Abteilungsleiter
  3. Mark Lee
  4. Frank Smith

Wenn die Bestellanforderung für die Marketing-Abteilung eingereicht worden wäre, würden die Genehmigungen an folgende Adresse gehen:

  1. Manager*in der einreichenden Person
  2. Marketing Abteilung Manager (Mark Lee muss in diesem Fall nicht genehmigen, da der Leiter der Marketingabteilung befugt ist, bis zu 20.000 USD zu genehmigen)
  3. Frank Smith

Erfahren Sie mehr zum Thema Regelsätze für Wertgenehmigungen auf Abteilungsebene.

Wertgenehmigungen und -ebenenregeln auf Berechtigungsebene

Berechtigungsbasierte Wertgenehmigungen benötigen auch zusätzliche Regeln für die Weiterleitung von Genehmigungen basierend auf Einkauf Betrag. Wenn Sie angeben, Wertgenehmigung oder Wertgenehmigung – ProgressivStellen Sie sicher, dass die Regeln für die Genehmigung der Ebene die gewünschten Genehmigungsebenen und die Genehmigungsbeträge auf jeder Ebene definieren. Jeder Benutzer mit der Berechtigung für eine bestimmte Genehmigungsebene kann entsprechende Rechnungen genehmigen.

Angenommen, Sie möchten, dass Genehmigungen für Einkaufsanforderungen in der folgenden Reihenfolge weitergeleitet werden:

  1. Manager*in der einreichenden Person
  2. Jede Ebene Genehmigender, bis die Einkauf in den Genehmigung der Ebene fällt Betrag

Die Genehmigungsrichtlinie für die Transaktionsdefinition der Bestellanforderung könnte wie folgt aussehen:

Eine Genehmigungsrichtlinie auf Wertebene kann mehrere Regeltypen für verschiedene Regelsätze enthalten.

Der Ebenenwert Genehmigung für "Wertgenehmigung – Progressiv" Regel Regel Typ wie folgt definiert:

Wertebenengenehmigungen können progressive Wertsteigerungen beinhalten.

Bei einer Bestellanforderung von 1.500 USD würden die Genehmigungen wie folgt lauten:

  1. Manager*in der einreichenden Person
  2. Benutzer mit der Berechtigung für die Genehmigung von Einkäufen auf Ebene 1
  3. Benutzer mit der Berechtigung für die Genehmigung von Einkäufen auf Ebene 2

Wenn der Regeltyp in der Richtlinie wie folgt lautet Wertgenehmigung mit dem gleichen Ebenenwert Genehmigung Regel, gehen die Genehmigungen an:

  1. Manager*in der einreichenden Person
  2. Benutzer mit Einkauf auf Ebene 2 Genehmigung Berechtigung (Genehmigung ist nicht progressiv durch die Ebenen und geht direkt zu der Ebene über, in die die Einkauf Betrag fällt).

Erfahren Sie mehr über die Wert- Genehmigung Regeln für Wertgenehmigungen auf Berechtigung-basierter Ebene.

Automatische Genehmigungen

Manchmal wird ein Schritt in der Genehmigung Sequenz automatisch genehmigt und Genehmigung geht zum nächsten Genehmigender über. Die automatische Genehmigung erfolgt, wenn:

  • Die letzte Person, die eine Transaktion berührt, der Einreicher oder die Genehmigender, ist auch die nächste Genehmigender in der Sequenz, es sei denn, es handelt sich bei der Genehmigung um einen Berechtigung-basierten Wert Genehmigung weil eine Ebene mehr als eine erforderliche Genehmigender haben kann

  • Bei einer Abteilung-basierten oder Berechtigung-basierten Wert-Genehmigung unterschreitet der Betrag den Minimum Betrag für die erste Genehmigender oder die erste Ebene

E-Mail-Benachrichtigung

Möchten Sie genehmigende Personen darüber informieren, wann ihre Genehmigung erforderlich ist? Sie können E-Mail-Benachrichtigungen automatisch senden lassen, indem Sie E-Mail-Benachrichtigungen im Konfiguration der Einkauf Anwendung Ihrer Organisation aus. Um die E-Mail-Benachrichtigungen zu erhalten, müssen die Präferenzen der Genehmigenden festgelegt sein.

Genehmigungen delegieren

Möchten Sie die Genehmigungen auch dann fortsetzen, wenn die Genehmigenden abwesend sind? Genehmigungen automatisch umleiten, indem Sie Folgendes aktivieren Delegierung von Genehmigungen in der Einkaufs-Konfiguration Ihrer Organisation und dem Zuweisen eines Stellvertreters für jeden Genehmigenden. Wenn ein Genehmigender in seinen Einstellungen auf "Abwesend" gesetzt ist, sendet Sage Intacct Genehmigungen für alle neuen Einkaufstransaktionen an den Stellvertreter des Genehmigenden.

Weitere Informationen zur Delegierung von Genehmigungen