Informationen zum automatisierten Rechnungseingang im Einkauf

Optimieren Sie das Hinzufügen von Transaktionen im Einkauf, indem Sie die Automatisierung des Einkaufs aktivieren, die in Ihrem Abonnement für den automatisierten Rechnungseingang enthalten ist.

 

Workflow

Mit dem automatisierten Rechnungseingang mit Einkauf definieren Sie, welche Einkauf Transaktionen Sie automatisieren möchten. Sie können wählen, ob Sie Transaktionen mit Dokumentabgleich, ohne Dokumentabgleich oder beides automatisieren möchten.

Anstatt Einkaufsdokumente manuell zu Lieferantenrechnungen hinzuzufügen und zu konvertieren, lassen Sie Sage Intacct eingehende Transaktionen mit folgendem Ablauf für Sie erstellen:

  1. Sie senden Lieferantenrechnungsdokumente per E-Mail oder laden sie zur automatisierten Bearbeitung hoch.
  2. Sage Intacct verwendet künstliche Intelligenz (KI), um den Lieferanten und den Dokumenttyp zu erkennen. Wenn der Abgleich konfiguriert ist, gleicht die KI die Lieferantenrechnung mit einer vorhandenen Einkaufs-Transaktion ab.
  3. Das System erstellt für Sie einen Transaktionsentwurf, dem das Quell-Dokument beigefügt wird. Erfahren Sie, wie Sage Intacct Transaktionsentwürfe ausfüllt.
  4. Sie überprüfen den Transaktionsentwurf anhand der Quell-Lieferantenrechnung, nehmen gegebenenfalls Korrekturen vor und buchen ihn dann.
    Wenn Sie Entwürfe überprüfen, haben Sie die Möglichkeit, den Transaktionstyp zu ändern, die Übereinstimmung zu einer anderen Einkaufs-Transaktion hinzuzufügen oder zu ändern oder die Entwurfs-Transaktion in eine Kreditoren-Rechnung zu ändern.
  5. Ihre Korrekturen werden an die KI-Engine zurückgespielt, die dann das ML-Modell aktualisiert, um zukünftige Prognosen zu verbessern.

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Änderungen vornehmen

  • Automatisierte Transaktionen werden in einer neuen Liste für automatisierte Transaktionen angezeigt, die in den Menüs "Einkauf" und "Kreditorenbuchhaltung" verfügbar ist.
  • Transaktionen werden immer als Entwürfe erstellt. Sie behalten die Kontrolle darüber, wann sie gebucht werden.
  • Sie können die Dokumentzuordnung für einen Transaktionstransaktionsentwurf jederzeit ändern, bevor Sie ihn buchen.
  • Wenn Sie der Meinung sind, dass der Entwurf einer Transaktion eine andere Transaktionsdefinition verwenden sollte, können Sie diese ändern.
  • Für Transaktionen, die nicht in den Einkauf Workflow gehören, wie z. B. Miet- oder Stromrechnungen, können Sie Ändern in Verbindlichkeiten Rechnung aus, um die Transaktion in die Kreditorenbuchhaltung zu verschieben.
  • Wenn Sie möchten, dass Sage Intacct alle zukünftigen Transaktionen für einen Lieferanten erstellt als Verbindlichkeiten Rechnungen können Sie festlegen Immer erstellen Verbindlichkeiten Rechnungen für diesen Lieferanten als Präferenz.
  • Importausnahmen wie Duplikate werden in der Liste "Automatisierte Transaktionen" gekennzeichnet, um Sie darauf aufmerksam zu machen.

Die Genauigkeit verbessert sich mit der Zeit

Wenn Sie den automatisierten Rechnungseingang zum ersten Mal beim Einkauf verwenden, sind Lieferanten- und Transaktionsabgleiche möglicherweise nicht so genau, wie Sie es sich wünschen. Je häufiger Sie jedoch Lieferant Dokumente verwenden und die Transaktion Informationen korrigieren, desto mehr lernt KI/ML aus Ihren Korrekturen, um zukünftige Prognosen zu verbessern.

Erfahren Sie, wie KI beim automatisierten Transaktionsabgleich eingesetzt wird.

Bevor Sie beginnen

Für den automatisierten Einkauf ist der automatisierte Rechnungseingang erforderlich. Wenn Ihr Unternehmen zuvor keinen automatisierten Rechnungseingang abonniert hat, beginnt der Einrichtungsprozess für den automatisierten Einkauf, nachdem der automatisierte Rechnungseingang vollständig aktiviert wurde. Ihre Daten werden mit dem Sage Network synchronisiert, wenn der automatisierte Rechnungseingang eingerichtet ist. Dadurch kann die KI eingehende Transaktionen mit Ihren Lieferanten abgleichen.

Nachdem die Aktivierung im Back-End abgeschlossen ist, können Sie Intacct mitteilen, welche Transaktionsdefinitionen in den folgenden Situationen verwendet werden sollen:

  • Beim Erstellen von Entwürfen von Lieferantenrechnungen
  • Bei der Suche nach der Quell-Einkaufs-Transaktion, wenn der Dokumentabgleich ausgewählt ist
Möglicherweise müssen Sie Bearbeiten Sie Ihre Transaktionsdefinitionen um bestimmte Anforderungen zu erfüllen, bevor Sie die Transaktionsdefinition konfigurieren.

Nachdem Sie Transaktion Definitionen in Ihrem Einkauf Konfiguration zugeordnet und Ihre Änderungen gespeichert haben, werden Ihre Quelleinkaufstransaktionen mit Sage Network synchronisiert, damit die KI Transaktionen abgleichen kann.

Wenn der automatisierte Rechnungseingang mit Einkauf aktiviert ist, werden Smart Rules und Smart Events erst dann für Transaktionsentwürfe ausgeführt, wenn Sie sie einreichen oder buchen.

Dies gilt für jeden Entwurf, den Sie in den Anwendungen "Einkauf", "Auftragserfassung" oder "Bestand" erstellen, auch wenn der Entwurf eine Transaktionsdefinition verwendet, die nicht für den automatisierten Transaktion Abgleich zugeordnet ist.

Erfahren Sie mehr darüber, wie Sie Automatisierten Rechnungseingang im Einkauf einrichten.

Regionale Verfügbarkeit

Der automatisierte Rechnungseingang mit Einkauf ist in allen unterstützten Regionen verfügbar.

Zusätzliche Informationen oder Einschränkungen

  • Ein Abonnement für die AP-Automatisierung ist erforderlich.
  • Der automatisierte Transaktionsabgleich unterstützt den 2-Wege- und 3-Wege-Abgleich von Lieferantenrechnungen mit Einkaufstransaktionen.
    • Eine Lieferantenrechnung kann mit einer Quell-Transaktion abgeglichen werden.
    • Sie können eine Quell-Transaktion, z. B. eine Bestellung, mehreren Lieferantenrechnungen zuordnen, solange sich andere abgeglichene Lieferantenrechnungen nicht im Entwurf oder in Bearbeitung befinden. Buchen Sie alle Entwürfe oder laufenden Lieferantenrechnungen, um eine andere Transaktion derselben Quelle zuzuordnen.
  • Wenn Sie den automatisierten Rechnungseingang bereits abonniert hatten, als Sie den automatisierten Einkauf aktivieren, beachten Sie, dass sich dadurch die Handhabung eingehender Rechnungen ändert. Wenn Sie ein Dokument aus der Liste "Rechnungen" hochladen, wird wie zuvor ein Rechnungsentwurf erstellt. Rechnungen, die Sie per E-Mail senden oder die Sie über die Liste "Automatisierte Transaktionen" hochladen, werden jedoch als Entwürfe von Lieferantenrechnungen verarbeitet. Sie werden in der Liste "Automatisierte Transaktionen" angezeigt. Sie können Ändern einer Lieferantenrechnung in eine Kreditoren-Rechnung solange er sich noch im Entwurf Status. Automatisierte Rechnungen werden auch in der Liste "Automatisierte Transaktionen" angezeigt.
  • Bei abgeglichenen automatisierten Transaktionen werden die Einzelposten im Entwurf Lieferantenrechnung aus dem Quelleinkaufs-Transaktion und nicht aus dem Lieferant Dokument übernommen. Vergleichen Sie Einzelposten und nehmen Sie Anpassungen vor, bevor Sie die Lieferantenrechnung buchen.
  • Wird nicht für Transaktionen unterstützt, die Avalara AvaTax zur Berechnung der Umsatzsteuer verwenden.