Informationen zum automatisierten Rechnungseingang im Einkauf

Der automatisierte Rechnungseingang mit Einkauf hilft bei der Automatisierung der Erstellung von Einkauf-Transaktionen aus Lieferanten-Rechnungen und anderen Dokumenten des Lieferanten. Mithilfe von künstlicher Intelligenz (KI) und maschinellem Lernen (ML) analysiert Sage Intacct hochgeladene und per E-Mail gesendete Dokumente, extrahiert wichtige Informationen, versucht, den richtigen Lieferanten zu identifizieren, und erstellt Transaktionsentwürfe zur Überprüfung.

Sie können den automatisierten Rechnungseingang mit Einkauf so konfigurieren, dass Transaktionen mit Dokument-Abgleich oder ohne Dokument-Abgleich oder beidem verarbeitet werden. Wenn der Dokumentabgleich aktiviert ist, versucht Sage Intacct, eingehende Lieferantendokumente vor der Erstellung des Entwurfs der Transaktion mit vorhandenen Einkaufstransaktionen abzugleichen.

Vorgehensweise

Anstatt Einkauf-Transaktionen manuell zu erfassen und umzuwandeln, reichen Sie Lieferanten-Dokumente zur automatisierten Verarbeitung ein, indem Sie sie hochladen oder per E-Mail an ein von Sage bereitgestelltes Postfach senden. Sage Intacct analysiert das Dokument, erstellt einen Entwurf einer Transaktion und hängt als Referenz das Original Lieferant-Dokument an.

Die Transaktion entwurf wird mit Informationen aus dem Lieferanten-Dokument, Transaktions-Definitionen, KI-Prognosen und ggf. abgeglichenen Einkaufs-Transaktionen ausgefüllt. Nachdem Sie den Entwurf der Transaktion überprüft haben, können Sie Korrekturen vornehmen und die Transaktion entweder speichern, einreichen oder erfassen.

Überprüfung automatisierter Transaktionen

Alle automatisierten Transaktionen werden als Entwürfe erstellt, sodass Sie die Kontrolle über die endgültige Transaktion behalten. Während der Überprüfung können Sie Lieferanten überprüfen, Einzelpositionen und Beträge überprüfen und die Transaktion vor der Buchung mit dem beigefügten Lieferanten-Dokument vergleichen.

Bei Bedarf können Sie Änderungen vornehmen, bevor Sie die Transaktion abschließen. Sie können zum Beispiel:

  • Ändern Sie die abgeglichene Einkaufs-Transaktion.

  • Ändern Sie die Transaktionsdefinition, die zum Erstellen des Transaktionsentwurfs verwendet wird.

  • Verschieben Sie die Transaktion in die Kreditorenbuchhaltung, wenn sie nicht zum Einkauf-Workflow gehört.

  • Beheben Sie Importausnahmen und korrigieren Sie fehlende oder falsche Informationen.

Die Genauigkeit verbessert sich im Laufe der Zeit

Maschinelles Lernen verbessert Transaktionsprognosen und die Abgleichsgenauigkeit im Laufe der Zeit, indem es aus Transaktionen und Korrekturen von Benutzern lernt. Wenn Sie Transaktionen überprüfen, korrigieren und buchen, verwendet Sage Intacct dieses Feedback, um zukünftige Prognosen zu verbessern.

Obwohl die Automatisierung die manuelle Dateneingabe erheblich reduzieren kann, sollten Sie weiterhin Transaktionsentwürfe überprüfen und wichtige Details vor der Buchung validieren.

Bevor Sie beginnen

Bevor Sie Lieferantendokumente automatisch verarbeiten können, müssen Sie "Automatisierter Rechnungseingang bei Einkauf" konfigurieren und die Transaktionszuordnungen definieren, die bestimmen, wie eingehende Dokumente verarbeitet werden. Je nach Workflow müssen Sie möglicherweise auch Transaktionen aktualisieren, damit sie die Anforderungen an die automatisierte Verarbeitung erfüllen.

Nach Abschluss der Konfiguration können Sie mit dem Hochladen oder Versenden von Lieferanten-Dokumenten per E-Mail beginnen und die von Sage Intacct erstellten Transaktionsentwürfe überprüfen.