Informationen zum automatisierten Rechnungseingang im Einkauf

Optimieren Sie den Prozess des Hinzufügens von Einkaufstransaktionen, indem Sie die Einkaufsautomatisierung aktivieren, die in Ihrem Abonnement für den automatisierten Rechnungseingang enthalten ist.

 

Workflow

Mit dem automatisierten Rechnungseingang im Einkauf legen Sie fest, welche Einkaufstransaktionen Sie automatisieren möchten. Sie können wählen, ob Transaktionen mit Dokumentabgleich, ohne Dokumentabgleich oder beides automatisiert werden sollen.

Anstatt Einkaufsdokumente manuell hinzuzufügen und in Lieferantenrechnungen zu konvertieren, lassen Sie Sage Intacct eingehende Transaktionen mit folgendem Ablauf für Sie erstellen:

  1. Sie senden Lieferantenrechnungsdokumente per E-Mail oder laden sie zur automatisierten Bearbeitung hoch.
  2. Sage Intacct verwendet künstliche Intelligenz (KI), um den Lieferanten und den Typ des Dokuments zu erkennen. Wenn der Abgleich konfiguriert ist, gleicht die KI die Lieferantenrechnung mit einer vorhandenen Einkaufs-Transaktion ab.
  3. Das System erstellt für Sie einen Transaktionsentwurf, dem das Quell-Dokument beigefügt wird. Erfahren Sie, wie Sage Intacct Transaktionsentwürfe ausfüllt.
  4. Sie validieren den Transaktionsentwurf anhand der Quell-Lieferantenrechnung, nehmen gegebenenfalls Korrekturen vor und buchen ihn dann.
    Wenn Sie Entwürfe überprüfen, haben Sie die Möglichkeit, den Transaktionstyp zu ändern, die Übereinstimmung zu einer anderen Einkaufstransaktion-Transaktion hinzuzufügen oder zu ändern oder die Entwurfs-Transaktion in eine Kreditoren-Rechnung zu ändern.
  5. Ihre Korrekturen werden an die KI-Engine zurückgespielt, die dann das ML-Modell aktualisiert, um zukünftige Prognosen zu verbessern.

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Änderungen vornehmen

  • Automatisierte Transaktionen werden in einer neuen Liste "Automatisierte Transaktionen" angezeigt, die in den Menüs "Einkauf" und "Kreditorenbuchhaltung" verfügbar ist.
  • Transaktionen werden immer als Entwürfe erstellt. Sie behalten die Kontrolle darüber, wann sie gebucht werden.
  • Sie können die Dokumentzuordnung für einen Transaktion-Entwurf jederzeit ändern, bevor Sie ihn buchen.
  • Wenn Sie der Meinung sind, dass der Transaktionsentwurf eine andere Transaktionsdefinition verwenden sollte, können Sie diese ändern.
  • Für Transaktionen, die nicht zum Einkauf-Workflow gehören, wie z. B. Miet- oder Versorgungsrechnungen, können Sie Ändern in Verbindlichkeiten Rechnung , um die Transaktion in die Kreditorenbuchhaltung zu verschieben.
  • Wenn Sie möchten, dass Sage Intacct alle zukünftigen Transaktionen für einen Lieferanten erstellt als Verbindlichkeiten Rechnungen festlegen können, Immer erstellen Verbindlichkeiten Rechnungen für diesen Lieferanten als Präferenz.
  • Importausnahmen wie Duplikate werden in der Liste "Automatisierte Transaktionen" gekennzeichnet, um Sie darauf aufmerksam zu machen.

Die Genauigkeit verbessert sich im Laufe der Zeit

Wenn Sie den automatisierten Rechnungseingang zum ersten Mal beim Einkauf verwenden, sind die Abgleiche von Lieferanten und Transaktionen möglicherweise nicht so genau, wie Sie es sich wünschen. Je häufiger Sie jedoch Lieferant Dokumente einreichen und die Transaktion Informationen korrigieren, desto mehr lernt KI/ML aus Ihren Korrekturen, um zukünftige Prognosen zu verbessern.

Erfahren Sie, wie KI beim automatisierten Transaktionsabgleich eingesetzt wird.

Bevor Sie beginnen

Für die Automatisierung des Einkaufs ist ein automatisierter Rechnungseingang erforderlich. Wenn Ihr Unternehmen zuvor noch kein Abonnement für den automatisierten Rechnungseingang hatte, beginnt der Einrichtungsprozess für den automatisierten Einkauf, nachdem der automatisierte Rechnungseingang vollständig aktiviert wurde. Ihre Daten werden mit dem Sage Network synchronisiert, wenn der automatisierte Rechnungseingang eingerichtet ist, sodass die KI eingehende Transaktionen mit Ihren Lieferanten abgleichen kann.

Nachdem die Aktivierung im Back-End abgeschlossen ist, können Sie Intacct mitteilen, welche Transaktionsdefinitionen in den folgenden Situationen verwendet werden sollen:

  • Beim Erstellen von Entwürfen von Lieferantenrechnungen
  • Wenn bei der Suche nach der Quell-Einkaufs-Transaktion der Dokumentabgleich ausgewählt ist
Möglicherweise müssen Sie Bearbeiten Sie Ihre Transaktionsdefinitionen um bestimmte Anforderungen zu erfüllen, bevor Sie die Transaktionsdefinition konfigurieren.

Nachdem Sie Transaktion Definitionen in Ihrem Einkauf Konfiguration zugeordnet und Ihre Änderungen gespeichert haben, werden Ihre Quelleinkaufstransaktionen mit dem Sage Network synchronisiert, damit die KI Transaktionen abgleichen kann.

Wenn der automatisierte Rechnungseingang mit Einkauf aktiviert ist, werden Smart Rules und Smart Events erst dann für Transaktionsentwürfe ausgeführt, wenn Sie sie einreichen oder buchen.

Dies gilt für jeden Entwurf, den Sie in den Anwendungen "Einkauf", "Auftragserfassung" oder "Bestand" erstellen, auch wenn der Entwurf eine Transaktionsdefinition verwendet, die nicht für den automatischen Transaktion Abgleich zugeordnet ist.

Erfahren Sie mehr darüber, wie Sie Automatisierten Rechnungseingang im Einkauf einrichten.

Regionale Verfügbarkeit

Der automatisierte Rechnungseingang mit Einkauf ist in allen unterstützten Regionen verfügbar.

Zusätzliche Informationen oder Einschränkungen

  • Ein Abonnement für den automatisierten Rechnungseingang ist erforderlich.
  • Der automatische Transaktion Abgleich unterstützt den 2-Wege- und 3-Wege-Abgleich von Lieferant Rechnungen mit Einkaufstransaktionen.
    • Eine Lieferantenrechnung kann mit einer Quell-Transaktion abgeglichen werden.
    • Sie können eine Quell Transaktion rechnung, z. B. eine Bestellung, mehreren Lieferant Rechnungen zuordnen, solange sich andere abgeglichene Lieferant Rechnungen nicht im Entwurf oder in Bearbeitung befinden. Buchen Sie alle Entwürfe oder laufenden Lieferantenrechnungen, um eine andere Transaktion derselben Quelle zuzuordnen.
  • Wenn Sie zum Zeitpunkt der Aktivierung der Automatisierung des Einkaufs bereits den automatisierten Rechnungseingang abonniert hatten, beachten Sie, dass sich dadurch die Handhabung eingehender Rechnungen ändert. Wenn Sie ein Dokument aus der Liste "Rechnungen" hochladen, wird wie zuvor ein Rechnungsentwurf erstellt. Rechnungen, die Sie per E-Mail senden oder die Sie über die Liste "Automatisierte Transaktionen" hochladen, werden jedoch als Entwürfe von Lieferantenrechnungen verarbeitet. Sie werden in der Liste "Automatisierte Transaktionen" angezeigt. Sie können Ändern einer Lieferantenrechnung in eine Kreditoren-Rechnung während es sich noch im Entwurfs-Status befindet. Automatisierte Rechnungen werden auch in der Liste "Automatisierte Transaktionen" angezeigt.
  • Bei abgeglichenen automatisierten Transaktionen werden Einzelposten im Lieferantenrechnung Entwurf aus dem Quelleinkaufs-Transaktion und nicht aus dem Lieferant Dokument übernommen. Vergleichen Sie Einzelpositionen und nehmen Sie Anpassungen vor, bevor Sie die Lieferantenrechnung buchen.
  • Wird nicht für Transaktionen unterstützt, die Avalara AvaTax zur Berechnung der Umsatzsteuer verwenden.