Status einer ausgewählten Rechnung ändern

Der Rechnungsstatus "Ausgewählt" gibt an, dass Sie die Rechnung zur Zahlung ausgewählt haben und die Zahlung noch nicht abgeschlossen ist. Um die Rechnung aus dem Status "Ausgewählt" zu verschieben, müssen Sie die zugehörige Zahlungsanforderung genehmigen und die Zahlung abschließen. Wie Sie die Zahlung abschließen, hängt davon ab, ob Sie die Rechnung mit einer Zahlungsmethode bezahlen, die Sie in Sage Intacct ausfüllen, oder ob Sie eine Zahlungsmethode erfassen, die außerhalb von Intacct erfolgt ist.

Zahlungen, die Sie in Intacct abschließen

Für Zahlungsmethoden, bei denen Sie die Zahlung in Intacct verarbeiten, z. B. gedruckte Schecks, Bankdateien und ACH-Dateien, müssen Sie die Zahlung generieren und dann bestätigen. Wenn Sie die Zahlung generieren, aber nicht bestätigen, wird der Zahlungsstatus in "Geliefert" aktualisiert und der Rechnungsstatus bleibt "Ausgewählt". Nachdem Sie sie bestätigt haben, wird die Zahlung im Hauptbuch gebucht und der Rechnungsstatus wird auf "Bezahlt" oder "Teilweise bezahlt" aktualisiert.

Anhand des Zahlungsstatus in der Zahlungsanforderung können Sie den nächsten Schritt festlegen. Solange der Zahlungsstatus "Eingereicht", "Genehmigt" oder "Zugestellt" lautet, bleibt die Rechnung ausgewählt.

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Die folgende Tabelle zeigt, wie Sie Zahlungsanforderungen abschließen, die in Intacct verwaltet werden.

Schritte zum Ändern des Zahlungsstatus basierend auf der Zahlungsmethode

Workflow-Schritt

Zahlungen mit Scheck oder gemeinsamem Scheck

ACH-Zahlung

Bankdateizahlung

Ändern des Zahlungsstatus von "Genehmigt" in "Geliefert"

Drucken Sie den Scheck auf der Seite Schecks drucken.

Generieren Sie die ACH-Datei in der Anwendung "Zahlungsverkehr".

Wenn Sie eine NACHA-konforme Bankdatei verwenden, befolgen Sie die Verfahren für Bankdateien.

Generieren Sie die Bankdatei und laden Sie sie in der Anwendung "Zahlungsverkehr" herunter.

Ändern des Zahlungsstatus von "Geliefert" in "Abgeschlossen"

Bestätigen Sie den Scheck auf der Seite "Schecks drucken".

Bestätigen und erfassen Sie die ACH-Datei.

Laden Sie die Datei in das Bankportal hoch und bestätigen Sie sie.

 

Zahlungen, die Sie in Intacct erfassen

Zahlungen, die außerhalb von Sage Intacct verwaltet werden, sind Zahlungen, bei denen Sie eine Zahlung erfassen, die an anderer Stelle stattgefunden hat. Beispiele für diese Zahlungsmethoden sind Barmittel, Datensatzübertragungen (EFT und manuelle Schecks), Kreditkartenzahlungen und Vendor Payments powered by CSI. Diese externen Zahlungen werden in der Regel gebucht, sobald die Zahlungsanforderung genehmigt wurde.

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Wenn eine Rechnung, die Sie mit einer dieser Zahlungsmethoden bezahlt haben, im Status "Ausgewählt" hängen bleibt, kann dies einen der folgenden Gründe haben:

  • Die Zahlungsanforderung muss noch genehmigt werden. Wenden Sie sich an den Genehmigenden.
  • Eine weitere Zahlung für die Rechnung wurde geleistet, und diese Zahlung ist nicht abgeschlossen.

Auswahl einer Rechnung aufheben, ohne die Zahlung abzuschließen

Um die Auswahl der Rechnung aufzuheben, ohne sie zu bezahlen, stornieren Sie die Zahlungsanforderung.

Wenn Sie beispielsweise feststellen, dass Sie die falsche Zahlungsmethode ausgewählt haben und den Zahlungsvorgang von vorne beginnen müssen, wird der Rechnungsstatus durch das Stornieren der Zahlungsanforderung auf "Gebucht" oder "Teilweise bezahlt" zurückgesetzt. Sie können sie dann unter "Rechnungen bezahlen" erneut zur Zahlung auswählen.