Informationen zu Lieferanten-Zahlungsbenachrichtigungen

Lieferanten-Zahlungsbenachrichtigungen sind E-Mails, mit denen Lieferanten darüber informiert werden, wenn Sie bezahlt haben. Benachrichtigungen können je nach Konfiguration der Kreditorenbuchhaltung Zahlungsdetails, eine PDF-Kopie der Zahlung oder beides enthalten.

Zahlungsbenachrichtigungen helfen Lieferanten, Zahlungen zu identifizieren, und bieten Kontaktinformationen, wenn sie Fragen haben.

Wann Benachrichtigungen gesendet werden

Sage Intacct sendet Lieferanten-Zahlungsbenachrichtigungen, nachdem Zahlungen im Hauptbuch bestätigt wurden. Sie können auch Zahlungsbenachrichtigungen senden, nachdem die Zahlung gebucht wurde.

Bei Standard-ACH-Zahlungen und -Schecks werden Benachrichtigungen gesendet, nachdem Sie die Zahlungsdatei generiert oder Schecks gedruckt und dann die Zahlungen bestätigt haben.

Wer Benachrichtigungen erhält

Lieferanten-Zahlungsbenachrichtigungen werden an die E-Mail-Adresse des Zahlungskontakts des Lieferanten gesendet. Wenn der Zahlungskontakt mit dem Lieferanten identisch ist, verwendet Sage Intacct die E-Mail-Adresse aus dem Lieferantendatensatz. Wenn ein anderer Zahlungskontakt ausgewählt wird, verwendet Sage Intacct die E-Mail-Adresse aus diesem Kontaktdatensatz.

Wenn Ihr Unternehmen so konfiguriert ist, dass sekundäre E-Mail-Adressen bei automatischen Zahlungsbenachrichtigungen eingeschlossen werden, kann Sage Intacct auch automatische Benachrichtigungen an die sekundäre E-Mail-Adresse für den Zahlungskontakt senden.

Absender der Benachrichtigungen

Welcher Kontakt als Absender verwendet wird, hängt davon ab, wie Zahlungsbenachrichtigungen konfiguriert sind.

Abhängig von Ihrer Einrichtung für die Zahlungsgenehmigung haben Sie Zahlungsbenachrichtigungs-E-Mails möglicherweise so konfiguriert, dass sie von einem bestimmten Kontakt gesendet werden. Bei der Auswahl von Rechnungen zur Zahlung kann jedoch ein anderer Kontakt aus dem Feld Zahlungsbenachrichtigungen senden von ausgewählt werden.

Zahlungsbenachrichtigungen können aus den folgenden Quellen gesendet werden:

  • Benutzerkonto, von dem Rechnungen zur Zahlung ausgewählt werden

  • Ein bestimmter Kontakt, der während der Zahlungsverarbeitung ausgewählt wurde

  • Ein festgelegter Kontakt, der für alle Zahlungsbenachrichtigungen verwendet wird, wenn Zahlungsgenehmigungen aktiviert sind

Der ausgewählte Kontakt wird als Absender- und Antwort-Kontakt in der Benachrichtigungs-E-Mail angezeigt.

Was ist in Benachrichtigungen enthalten?

Standardmäßig enthalten Lieferanten-Zahlungsbenachrichtigungen eine PDF-Datei mit den gleichen Informationen wie eine gedruckte Zahlungskopie.

  • Zahlungskopie-PDF aufnehmen

  • Zahlungsdetails direkt in E-Mail einschließen

  • Sowohl PDF als auch Zahlungsdetails einschließen

  • PDF-Datei nicht aufnehmen

  • Rechnungsnummer der enthaltenen Rechnungen

  • Erstellungsdatum der Rechnung

  • Referenznummer

  • Fakturierte Summe

  • Ausstehender Betrag

  • Angewendete Rabatte

  • Angewendete Guthaben und Vorschüsse

  • Zahlungsbetrag

So können Lieferanten Zahlungsbenachrichtigungs-E-Mails identifizieren

In der Begrüßung der Benachrichtigungs-E-Mail wird der "Drucken als"-Name des Lieferanten verwendet. Welcher Unternehmensname verwendet wird, hängt davon ab, wo die Zahlung ausgestellt wird:

  • Wenn die Zahlung vom Top-Level aus erfolgt, wird in der E-Mail der Unternehmensname der Seite "Unternehmensinformationen" verwendet.

  • Wenn die Zahlung von einer Entität ausgestellt wird, wird in der E-Mail der "Drucken als"-Name für die Entität verwendet.

Hinweise zu Empfänger- und Absenderinformationen

Der Name und die E-Mail-Adresse des Empfängerkontakts stammen vom Zahlungskontakt. Wenn der Lieferant keinen Zahlungskontakt hat, verwendet Sage Intacct die E-Mail-Adresse und den "Drucken als"-Namen aus dem ersten Tab des Lieferantendatensatzes.