Informationen zu Zahlungsbenachrichtigungen des Lieferanten

Durch Festlegen einer Option im Lieferantendatensatz können Sie bewirken, dass Sage Intacct automatisch Zahlungsbenachrichtigungs-E-Mails an Lieferanten sendet, sobald die Zahlung im Hauptbuch gebucht wird.

Zahlungsbenachrichtigungen werden an die primäre E-Mail-Adresse (und optional die sekundäre E-Mail-Adresse) des im Lieferantendatensatz angegebenen Zahlungskontakts gesendet.

Zahlungsbenachrichtigungen für Lieferanten konfigurieren

Konfigurieren Sie, welche Lieferanten Zahlungsbenachrichtigungen erhalten sollen, indem Sie Benachrichtigungen im Lieferantendatensatz aktivieren. Anschließend können Sie in der Konfiguration der Kreditorenbuchhaltung definieren, was in eine Zahlungsbenachrichtigung aufgenommen werden soll und ob sekundäre E-Mail-Adressen enthalten sein sollen. Wenn Sie Zahlungsgenehmigungen verwenden, können Sie auch festlegen, von wem Benachrichtigungs-E-Mails gesendet werden sollen.

Empfänger der Benachrichtigungen

Standardmäßig werden Zahlungsbenachrichtigungen an die primäre E-Mail-Adresse des Lieferanten-Zahlungskontakts gesendet. Wenn Sie Zahlungsbenachrichtigungen auch an die sekundäre E-Mail-Adresse für den Zahlungskontakt senden möchten, können Sie in der Konfiguration der Kreditorenbuchhaltung die Option Sekundäre E-Mail-Kontakte in automatische Zahlungsbenachrichtigungen einschließen aktivieren.

Um die E-Mail-Adressen eines Lieferanten zu überprüfen, wechseln Sie zum Tab "Kontaktliste" im Lieferantendatensatz. Wenn der Zahlungskontakt mit dem Lieferanten identisch ist, sendet Intacct automatische Zahlungsbenachrichtigungen an den primären Kontakt auf dem Tab "Lieferant". Wenn ein anderer Kontakt ausgewählt ist, öffnen Sie den Kontaktdatensatz, um die primäre und sekundäre E-Mail-Adresse anzuzeigen.

Absender der Benachrichtigungen

Wenn Sie unter "Rechnungen bezahlen" Rechnungen zur Zahlung auswählen, wird der im Feld Zahlungsbenachrichtigungen senden von ausgewählte Kontakt als Absender der Benachrichtigung ausgewählt. Dieses Feld wird standardmäßig auf den Benutzer gesetzt, der die zu zahlenden Rechnungen auswählt, es sei denn, Sie konfigurieren die Zahlungsgenehmigungen so, dass ein bestimmter Kontakt für alle Zahlungsbenachrichtigungen verwendet wird.

Was enthält die Zahlungsbenachrichtigung?

Wählen Sie aus, welche Informationen in Lieferantenzahlungsbenachrichtigungen angezeigt werden. Sie können wählen, ob Sie eine PDF-Datei der Zahlung anhängen oder die Zahlungsdetails direkt in der E-Mail anzeigen möchten oder beides.

Standardmäßig enthält die Benachrichtigung eine PDF-Datei mit den gleichen Informationen wie eine gedruckte Zahlungskopie.

Im Folgenden sind Zahlungsdetails aufgeführt, die in der Benachrichtigung enthalten sind:

  • Rechnungsnummer aller enthaltenen Rechnungen
  • Erstellungsdatum der Rechnung
  • Referenznummer
  • Fakturierte Summe
  • Ausstehender Betrag
  • Angewendete Rabatte
  • Angewendete Guthaben und Vorschüsse
  • Zahlungsbetrag

Weitere Informationen, wie Sie Informationen in die Benachrichtigungs-E-Mail aufnehmen oder ausschließen.

So können Lieferanten die Benachrichtigungs-E-Mail identifizieren

Um die Zahlungsbenachrichtigungs-E-Mail zu identifizieren, sollten Lieferanten Folgendes beachten:

  • Die E-Mail wird vom Zahlungsbenachrichtigungskontakt für Ihr Unternehmen gesendet.
  • Die Benachrichtigung wird an die E-Mail-Adresse des Lieferanten gesendet, die im Lieferantendatensatz als Zahlungskontakt aufgeführt ist.
  • Die E-Mail enthält Informationen zum Zahlungsdatum, zur Zahlungsmethode, die Zahlungsnummer und den Betrag der Zahlung.
  • Je nach Unternehmenskonfiguration ist ein Anhang mit einer PDF-Kopie der Zahlungsinformationen enthalten.
  • Der unter "Drucken als" aufgeführte Name des Lieferanten wird in der E-Mail-Begrüßungszeile angezeigt.
  • Die E-Mail enthält abschließend Kontaktinformationen für weitere Fragen und nennt den Namen Ihres Unternehmens, wie auf der Seite "Unternehmensinfo" angegeben.

Wenn Ihr Lieferant keine Zahlungsbenachrichtigungs-E-Mail erhalten hat.

Was Sie beachten sollten:

Abhängig von Ihrer Einrichtung für die Zahlungsgenehmigung haben Sie Zahlungsbenachrichtigungs-E-Mails möglicherweise so konfiguriert, dass sie von einem bestimmten Kontakt gesendet werden. Bei der Auswahl zu zahlender Rechnungen haben Sie jedoch die Möglichkeit, den Standardkontakt für Zahlungsbenachrichtigungs-E-Mails zu überschreiben und einen anderen Intacct-Benutzer auszuwählen.

  • E-Mail-Adresse des Lieferanten und "Drucken als"-Name:
    • Die E-Mail-Adresse und der "Drucken als"-Name des Lieferanten stammen aus dem Datensatz "Zahlungskontakt". Sie finden diesen unter "Kontakte" im Lieferantendatensatz.
    • Wenn für den Lieferanten kein Zahlungskontakt verfügbar ist, werden die E-Mail-Adresse und der "Drucken als"-Name verwendet, die auf dem ersten Tab des Lieferantendatensatzes aufgeführt sind.
  • Unternehmensname:
    • Wenn die Zahlung vom Top-Level aus erfolgt, wird in der E-Mail der Unternehmensname verwendet, der auf der Seite "Unternehmensinformationen" aufgeführt ist.
    • Wenn die Zahlung von einer Entität ausgestellt wird, verwenden Benachrichtigungen den für die Entität aufgeführten "Drucken als"-Namen.