Kundeninformationen importieren und exportieren

Mit den Import- und Exportfunktionen in der Sage Intacct-Kundenliste können Sie ganz einfach:

• Ihre Kundenliste in einem Standarddateiformat (CSV, Excel, Word, PDF) exportieren, damit Sie die Informationen ausdrucken oder in einer anderen Anwendung verwenden können.
• Ihre Kundenliste schnell aktualisieren, indem Sie ausgewählte Daten exportieren, Änderungen vornehmen und dann Ihre Änderungen importieren.

Um die Kundenliste anzuzeigen, gehen Sie zu Debitorenbuchhaltung, Projekteoder Auftragserfassung und wählen Sie Kunden aus.

CSV-Import verwenden, um Kundeninformationen zu aktualisieren

Sie können Informationen zu mehreren Kunden gleichzeitig aktualisieren, indem Sie Kundendaten im Format CSV für Import exportieren, die resultierende Tabelle bearbeiten und dann Ihre Änderungen importieren.

Ein CSV-Import eignet sich gut zum:

• Aktualisieren von Informationen für mehrere Kunden gleichzeitig: Mit einem CSV-Import können Sie ausgewählte Daten für mehrere Kunden aktualisieren. Sie können beispielsweise die Kundenliste mit dem Feld "E-Mail-Adresse" exportieren. Bearbeiten Sie dann die E-Mail-Adressen in einer Tabelle und importieren Sie Ihre Änderungen.
• Hinzufügen neuer Kunden zu Ihrer bestehenden Kundenliste: Mit einem CSV-Import fügen Sie schnell neue Kunden hinzu, ohne die Kunden einzeln erstellen zu müssen. Jede Tabellenzeile, die eine eindeutige Kunden-ID enthält, wird als neuer Kundendatensatz hinzugefügt, sofern Sie alle erforderlichen Informationen angegeben haben.

Kundenliste exportieren

Wählen Sie aus, was aus der Kundenliste exportiert werden soll, einschließlich der Datenfelder, der Anzeige- und Sortierreihenfolge und der Liste der Kunden.

Unter Ansichten verwalten können Sie festlegen, was exportiert wird, und so eine benutzerdefinierte Ansicht der Kundenliste erstellen. Unter Ansichten verwalten können Sie festlegen, was exportiert wird, und so eine benutzerdefinierte Ansicht der Kundenliste erstellen. In der Ansicht können Sie die Liste so ändern, dass nur die Daten angezeigt werden, die Sie sehen möchten.

1. Suchen Sie die Option Ansichten verwalten oben in der Kundenliste und wählen Sie Neu aus.
2. Geben Sie einen Ansichtsnamen ein.

3. Wählen Sie wie folgt die Daten aus, die Sie einschließen möchten, aus und ordnen Sie sie an:

   • Wählen Sie die Spalten aus, die angezeigt werden sollen, und ordnen Sie sie an.

   • Filtern Sie Spalten nach den Daten, die Sie einschließen möchten.

     Zum Beispiel können Sie nach Kunden filtern, die sich in einem bestimmten Bundesstaat oder Gebiet befinden, oder nach Kunden, deren bevorzugte Zahlungsmethode ACH ist.

   • Um Kunden auf Entitätsebene einzuschließen, wählen Sie "Datensätze der Entität einschließen" aus.
   • Wählen Sie die Sortierreihenfolge aus.
4. Wenn die Ansicht für andere Benutzer verfügbar sein soll, wählen Sie Öffentlich aus.
5. Wählen Sie Speichern.

6. Wählen Sie unter Exportieren das gewünschte Format für die exportierte Datei aus.

   Tabelle mit Beschreibungen für jedes Exportformat.

   Exportformat	Beschreibung
   CSV	Kommagetrennte Datei (Comma-Separated-Values, CSV), die von den meisten Tabellenkalkulationsprogrammen geöffnet werden kann.
   Excel	Microsoft Excel-Datei (.xls).
   Word	Microsoft Word-Datei (.doc).
   PDF	Adobe PDF-Datei (.pdf).
   CSV für Import	CSV-Datei mit kommagetrennten Werten, die Kunden und Felder in einem Format enthält, mit dem Sie Ihre Kundenliste aktualisieren können. Wenn die aktuelle Ansicht der Kundenliste Felder enthält, die nicht durch einen Importvorgang aktualisiert werden können, werden diese Felder nicht in die Exportdatei aufgenommen.

1. Suchen Sie die Option Ansichten verwalten oben in der Kundenliste und wählen Sie Neue Ansicht erstellen aus.

2. Wählen Sie in Schritt 1 des Assistenten zum Erstellen einer neuen Ansicht die Datenspalten aus, die Sie einschließen möchten.

   Sie können zwischen Kundenname, ID oder Typ auswählen und standortbasierte Informationen zu einem Kunden verwenden.

3. Nehmen Sie bei Bedarf weitere Änderungen vor. Mit dem Assistenten können Sie Folgendes tun:

   • Die Reihenfolge auswählen, in der die Spalten angezeigt werden.
   • Die Liste der Kunden filtern. Zum Beispiel können Sie nach Kunden filtern, die sich in einem bestimmten Bundesstaat oder Gebiet befinden, oder nach Kunden, deren bevorzugte Zahlungsmethode ACH ist.
   • Die Sortierreihenfolge der Spalten auswählen, z. B. Sortieren von Kunden nach Nachnamen.

4. Wählen Sie unter Exportieren das gewünschte Format für die exportierte Datei aus.

   Tabelle mit Beschreibungen für jedes Exportformat.

   Exportformat	Beschreibung
   CSV	Kommagetrennte Datei (Comma-Separated-Values, CSV), die von den meisten Tabellenkalkulationsprogrammen geöffnet werden kann.
   Excel	Microsoft Excel-Datei (.xls).
   Word	Microsoft Word-Datei (.doc).
   PDF	Adobe PDF-Datei (.pdf).
   CSV für Import	CSV-Datei mit kommagetrennten Werten, die Kunden und Felder in einem Format enthält, mit dem Sie Ihre Kundenliste aktualisieren können. Wenn die aktuelle Ansicht der Kundenliste Felder enthält, die nicht durch einen Importvorgang aktualisiert werden können, werden diese Felder nicht in die Exportdatei aufgenommen.

CSV-Datei aktualisieren

1. Öffnen Sie die CSV-Datei in einem Tabellenkalkulationsprogramm.

2. Aktualisieren Sie die Tabelle.

   • Sie können Informationen für bestehende Kunden aktualisieren. Sie können z. B. Kundenadressen korrigieren oder E-Mail-Adressen für ausgewählte Kunden hinzufügen.
   • Sie können auch neue Kunden hinzufügen. Wenn die von Ihnen angegebene Kunden-ID noch nicht in Intacct vorhanden ist, wird ein neuer Kundendatensatz erstellt.

3. Wenn Sie fertig sind, speichern Sie die Tabelle im .csv-Format.

Änderungen importieren

Weitere Informationen zum Importieren von Kundeninformationen finden Sie unter CSV-Import: Neue Kundendaten.

1. Wählen Sie die Schaltfläche Importieren oben rechts in der Kundenliste aus.

2. Wählen Sie die zu importierende CSV-Datei aus.

3. Geben Sie die E-Mail-Adresse an, an die die Ergebnisse gesendet werden.

   Wenn Datensätze nicht importiert werden können, werden Sie per E-Mail darüber benachrichtigt.

4. Wählen Sie bei Bedarf weitere Optionen aus.

Richtlinien für die Aktualisierung von Kunden

Das Wichtigste, was Sie beim Aktualisieren von Kundendatensätzen durch einen CSV-Import beachten sollten, ist, dass sich Änderungen, die Sie in der Tabelle vornehmen, auf Ihre Kundenreports auswirken.

• Wenn Sie Tabellenkalkulationsdaten für einen Kunden aktualisieren, überschreiben die von Ihnen angegebenen Informationen die Daten im vorhandenen Kundendatensatz.
• Wenn Sie Daten aus der Tabelle entfernen, werden die entsprechenden Informationen aus dem Kundendatensatz entfernt.

Empfohlene Vorsichtsmaßnahmen:

• Erstellen Sie eine Sicherungskopie Ihrer Kundeninformationen, bevor Sie Änderungen vornehmen. Speichern Sie eine Kopie der Tabelle CSV für Import, damit Sie einen Kundendatensatz haben, bevor Sie ihn aktualisieren.
• Bevor Sie umfangreiche Änderungen vornehmen, testen Sie den Aktualisierungsprozess. Versuchen Sie, einige Testkunden zu erstellen, und aktualisieren Sie dann nur diese Kundendatensätze.

Zusätzliche Tipps:

• Wenn Sie die Datei CSV für Import exportieren, stellen Sie sicher, dass Sie die Spalte "Kundennummer" einschließen. Dadurch wird der zu aktualisierende Kundendatensatz eindeutig identifiziert.
• Die Spaltenreihenfolge ist dabei nicht wichtig; beispielsweise muss die Kunden-ID nicht an erster Stelle stehen. Die Kopfzeile identifiziert den Inhalt jeder Spalte.

• Beachten Sie beim Aktualisieren der Datei "CSV für Import", dass für verschiedene Feldtypen unterschiedliche Informationen erforderlich sind.

  • Geben Sie für Kontrollkästchenoptionen WAHR ein, um die Option zu aktivieren, und FALSCH, um die Option zu deaktivieren.

Tipps zum Hinzufügen neuer Kunden

Pflichtfelder für Neukunden

Wenn Sie neue Kunden hinzufügen, müssen mindestens die folgenden Spalten enthalten sein:

• Kundennummer: Achten Sie darauf, eine eindeutige Kundennummer einzugeben, die noch nicht in Intacct verwendet wurde.
• Kundenname: Geben Sie den Namen des Kunden ein.
• Drucken als: Geben Sie den Namen des Kunden ein, wie er in Zahlungen und Reports angezeigt werden soll.
• Benutzerdefinierte Pflichtfelder: Wenn Sie benutzerdefinierte Felder erstellt haben, die Pflichtangaben enthalten, müssen Sie auch diese Spalten einschließen.

Empfohlene Felder für Neukunden

Es wird auch empfohlen, die folgenden Spalten einzuschließen:

• Kundenkontonummer

• Kontaktdaten

  • Vorname
  • Nachname
  • Telefon
  • E-Mail
  • URL
  • Anschrift
  • Stadt
  • Bundesland oder Gebiet
  • Postleitzahl
  • Land