Hauptbuchkonto in Transaktionen der Debitorenbuchhaltung überschreiben

Konfigurieren Sie "Debitorenbuchhaltung", um ein Standard-Hauptbuchkonto für die Debitorenbuchhaltung zu überschreiben, um Rechnungen oder Korrekturen zu erstellen. Insbesondere können Sie ein alternatives Hauptbuchkonto zum Überschreiben für Folgendes auswählen:

• Für eine gesamte Transaktion
• Auf Einzelpostenebene
• Für alle Transaktionen, an denen ein bestimmter Kunde beteiligt ist

Wenn Sie eine Ausgangsrechnung oder Anpassung eingeben, können Sie ein alternatives Forderungskonto aus einer vordefinierten Liste von Konten auswählen.

Informationen zur Kontoüberschreibung

Standardmäßig werden Transaktionen, die in "Forderungen" eingegeben werden, im Hauptbuchkonto erfasst, das in der Forderungskonfiguration ausgewählt wurde.

Administrator*innen können Intacct so konfigurieren, dass Benutzer*innen bei der Eingabe von Rechnungen oder Korrekturen unterschiedliche Hauptbuchkonten auswählen können. Um diese Option zu konfigurieren, befolgen Sie die Anweisungen unter Überschreibung des Hauptbuchkontos einrichten.

Nachdem die Überschreibungskonten eingerichtet wurden, stehen sie für Rechnungen und Anpassungen zur Auswahl. Darüber hinaus werden Transaktionen, die in diesen HB-Konten erfasst werden, automatisch in Reports zu Zahlungsausständen (Zeitraum) und zu Bestandsbüchern aufgenommen.

Gründe für das Überschreiben von Konten

Es gibt mehrere mögliche Gründe zum Überschreiben von Hauptbuchkonten. Einige Beispiele sind:

• Um bestimmte Arten von Forderungen oder Verbindlichkeiten zu trennen, z. B. Stammkunden und Vorschüsse an Mitarbeiter*innen.
• Zur Unterscheidung nach Geschäftstyp, z. B. Einzel- und Großhandel.
• Zur Unterscheidung nach Produktlinien, z. B. Hardware und Software.
• Zum Trennen von Kaufarten wie Kapitalkauf oder Handelskauf.
• Zur separaten Nachverfolgung von Bestands- und Nicht-Bestandsartikeln.

Standard-Hauptbuchkonto überschreiben

Wenn für Ihr Unternehmen die Überschreibung aktiviert ist, können Sie das Standard-Hauptbuchkonto für eine Ausgangsrechnung oder Anpassung für jeden Einzelposten oder nur auf Einzelpostenebene überschreiben.

So überschreiben Sie das Hauptbuchkonto für jeden Einzelposten in einer Forderungstransaktion:

1. Scrollen Sie auf der Rechnungs- oder Anpassungsseite nach unten zum Abschnitt Einträge und wählen Sie Standardwerte anzeigen aus.

   Der Standardabschnitt für Einträge wird angezeigt.

2. Wählen Sie unter Kreditorenkonto das Konto aus, das das Standardhauptbuchkonto überschreiben soll.

Das ausgewählte Konto wird mit allen Einzelposten in der Transaktion ausgefüllt. Intacct überschreibt das Standardhauptbuchkonto für die gesamte Transaktion.

So überschreiben Sie das Hauptbuchkonto für einen bestimmten Einzelposten in einer Forderungstransaktion:

1. Scrollen Sie auf der Rechnungs- oder Anpassungsseite nach unten zu dem entsprechenden Einzelposten im Abschnitt Einträge.
2. Wählen Sie unter Forderungskonto das Konto aus, das das konfigurierte Hauptbuchkonto überschreiben soll.

Intacct überschreibt das Standardhauptbuchkonto nur für diesen Einzelposten.

Hauptbuchkontoüberschreibung einrichten

Um die Überschreibungsfunktion in "Forderungen" einzurichten, aktivieren Sie die Überschreibungsoption und wählen Sie ein oder mehrere Hauptbuchkonten als alternative Hauptbuchkonten aus. Erteilen Sie dann einzelnen Benutzern die Berechtigung, alternative Konten auszuwählen, um das Standardkonto in Transaktionen zu überschreiben.

Sie können auch ein alternatives Hauptbuchkonto pro Kunde einrichten.

1. Hauptbuchkontoüberschreibung aktivieren

Der erste Schritt bei der Einrichtung der Verwendung alternativer Konten besteht darin, die Überschreibungsoption in "Forderungen" zu aktivieren.

1. Gehen Sie zu Debitorenbuchhaltung> Einrichtung > Konfiguration.

   Die Konfigurationsseite wird angezeigt.

2. Aktivieren Sie unter "Funktionalität aktivieren" das Kontrollkästchen Hauptbuchkonto-Überschreibung in Forderungen aktivieren …
3. Wählen Sie Speichern.

2. Eine alternative Hauptbuchkontoliste einrichten

Nachdem Sie die Überschreibung in "Forderungen" aktiviert haben, können Sie ein Hauptbuchkonto zur Verwendung als alternatives Forderungskonto markieren.

1. Gehen Sie zu Hauptbuch > Alle > Hauptbuch.
2. Wählen Sie Bearbeiten neben dem Konto, das Sie als alternatives Hauptbuchkonto in Transaktionen verwenden möchten.
3. Wählen Sie unter Alternative Hauptbuchkonten das Forderungskonto als Typ des Transaktionskontos aus, den dieses Konto überschreiben kann.
4. Wählen Sie Speichern.

Dieses Konto wird jetzt in Dropdown-Listen alternativer Hauptbuchkonten auf den Seiten für Ausgangsrechnungen, Rechnungsanpassungen und Kunden angezeigt:

3. Benutzerberechtigungen für die Überschreibung aktivieren

Sie können die Berechtigungen ändern, damit einzelne Benutzer das Standard-Hauptbuchkonto mit einem alternativen Konto überschreiben können.

1. Wechseln Sie zu Unternehmen > Einrichtung  > Benutzer.
2. Suchen Sie die jeweiligen Benutzer*innen und wählen Sie in derselben Zeile Abonnements aus.

   Das Unternehmen: Die Seite "Benutzeranwendungsabonnements" wird für diesen Benutzer angezeigt.

3. Suchen Sie nach "Debitorenbuchhaltung" und wählen Sie Berechtigungen aus.

   Die Seite mit den Berechtigungen für Debitorenbuchhaltung wird angezeigt.

4. Scrollen Sie auf der Seite nach unten, um nach Ausgangsrechnungen oder Anpassungen zu suchen, und wählen Sie Debitorenkonto überschreiben aus.
5. Wählen Sie Speichern.

Diese Benutzer*innen haben nun die Berechtigung, das Standard-Hauptbuchkonto für die ausgewählten Transaktionen mit einem alternativen Hauptbuchkonto zu überschreiben.

Ein alternatives Hauptbuchkonto pro Kunde festlegen

Wenn Sie ein Hauptbuchkonto zum Überschreiben aller Transaktionen verwenden möchten, an denen ein bestimmter Kunde beteiligt ist, können Sie dieses Hauptbuchkonto auf der Seite "Kundeninformationen" auswählen.

Wenn Sie in Zukunft eine Transaktion erstellen, an der dieser Kunde beteiligt ist, verwendet Intacct für das Hauptbuchkonto automatisch das hier ausgewählte Alternativkonto.

Rangfolge in einer Transaktion mit mehreren alternativen Konten

Intacct folgt einer festgelegten Rangfolge für die Verwendung alternativer Hauptbuchkonten für die Debitorenbuchhaltung in Transaktionen. Die folgende Tabelle enthält Beispiele für die Rangfolge:

Beispiele	Forderungen-Einstellung	Alternative Hauptbuchkontooptionen			Verwendetes Konto
		Transaktionsauswahl	Auswahl auf Positionsebene	Wahl des Kunden
1	1500 – Forderungen				1500 – Forderungen: konfigurierte Forderungen-Einstellung
2	1500 – Forderungen	1502 – Forderungen aus Lieferungen und Leistungen			1502 – Forderungen aus Lieferungen und Leistungen: Alternative Transaktionsauswahl
3	1500 – Forderungen		1503 – Forderungen Erw.		1503 – Forderungen Erw.: Alternative für einen bestimmten Einzelposten 1500 – Forderungen: für verbleibende Einzelposten
4	1500 – Forderungen			1501 – Forderungen Sonstiges	1501 – Forderungen Sonstiges: alternative Lieferantenauswahl
5	1500 – Forderungen	1502 – Forderungen aus Lieferungen und Leistungen		1501 – Forderungen Sonstiges	1502 – Forderungen aus Lieferungen und Leistungen: Transaktionsauswahl
6	1500 – Forderungen		1503 – Forderungen Erw.	1501 – Forderungen Sonstiges	1503 – Forderungen Erw.: Alternative für einen bestimmten Einzelposten 1501 – Forderungen Sonstiges: Alternativer Lieferant für verbleibende Einzelposten
7	1500 – Forderungen	1502 – Forderungen aus Lieferungen und Leistungen	1503 – Forderungen Erw.	1501 – Forderungen Sonstiges	1502 – Forderungen aus Lieferungen und Leistungen: Alternative Transaktionsauswahl