Evergreen-Vorlagen – Verträge

Eine Evergreen-Vorlage definiert eine Reihe von Aktionen, die Sage Intacct ausführt, wenn ein wiederkehrender Abrechnungszeitraum für eine Evergreen-Vertragsposition endet. Im Folgenden finden Sie Beispiele dafür, was eine Evergreen-Vorlage tun kann:

• Festlegen, wann die Vertragsposition für den vorherigen wiederkehrenden Abrechnungszeitraum geschlossen und die Vertragsposition für den nächsten wiederkehrenden Abrechnungszeitraum erstellt werden soll
• Bestimmen der Preisquelle für den wiederkehrenden Abrechnungszeitraum
• Senden Sie dem Kunden eine E-Mail, in der Sie ihn darüber informieren, dass der wiederkehrende Abrechnungszeitraum endet und ein neuer beginnt.

Informationen zu automatischen Evergreen-Verlängerungen

Eine Evergreen-Vertragsposition zeigt die geplante Abrechnung und den Umsatz für den laufenden wiederkehrenden Abrechnungszeitraum für ein Angebot an und verfolgt die Historie des wiederkehrenden Abrechnungszeitraums. Der wiederkehrende Abrechnungszeitraum basiert auf dem Abrechnungshäufigkeit, die monatlich, vierteljährlich oder jährlich erfolgen kann.

Wenn ein wiederkehrender Abrechnungszeitraum endet, erstellt Intacct in der Regel eine neue Vertragsposition mit derselben Vertragspositions-Nummer für den nächsten wiederkehrenden Abrechnungszeitraum und weist ihr einen Zeitraumauftragswert zu. Sie schließt die Vertragsposition für den vorherigen wiederkehrenden Abrechnungszeitraum und setzt die Vertragsposition für den nächsten wiederkehrenden Abrechnungszeitraum auf "In Bearbeitung".

Die Evergreen-Vorlage definiert, wann Intacct die Vertragsposition für den nächsten wiederkehrenden Abrechnungszeitraum erstellt und was die Standardpreisoption ist. Beispiel: Sie möchten, dass Intacct die Vertragsposition für den nächsten wiederkehrend Abrechnungszeitraum 7 Tage vor dem Ende des wiederkehrend Abrechnungszeitraums erstellt, und Sie möchten, dass der Preis standardmäßig auf den Original pauschalen/festen Betrag festgelegt ist.

Das Startdatum für den neuen wiederkehrenden Abrechnungszeitraum ist das Enddatum des vorherigen wiederkehrenden Abrechnungszeitraums plus 1 Tag.

Wenn die Evergreen-Vorlage Folgendes enthält Benachrichtigungenverwenden, sendet Intacct alle E-Mails an interne Mitarbeiter oder an den Kunden nach der angegebenen Nummer von Wiederholungen (die vor oder nach dem Startdatum der neuen Vertragsposition liegen kann). Sie können weiterhin Umsätze oder Ausgaben realisieren oder Rechnungen aus den geschlossenen Vertragspositionen generieren.

Erfahren Sie mehr zum Thema Wiederkehrende Abrechnungszeiträume.

Evergreen-Vorlage hinzufügen

Erstellen Sie so viele Evergreen-Vorlagen wie nötig, die auf Ihr Unternehmen zugeschnitten sind, und verwenden Sie die Evergreen-Vorlagen dann vertragsübergreifend wieder.

1. Gehe zu Verträge > Einrichtung >Vorlagen und wählen Sie Hinzufügen (Kreis) neben Evergreen.

2. Wählen Sie im Identifikationsdetails gehen Sie wie folgt vor:

   • Geben Sie eine kurze Kennung für die Verlängerungsvorlage in die Datei Verlängerungsvorlagen-ID -Feld.
   • Geben Sie eine aussagekräftige Beschreibung in die Leiste Beschreibung -Feld.
   • Übernehmen Sie die Standardeinstellung Status Aktiv, oder wenn Sie nicht möchten, dass die aktuelle Vorlage noch zur Verfügung steht, verwenden Sie das Status Dropdown-Liste zur Auswahl von "Inaktiv".

3. Wählen Sie im Wiederholungsoptionen gehen Sie wie folgt vor:

   • Geben Sie die Nummer der Tage vor oder nach dem Verlängerungsdatum der Vertragsposition "In Bearbeitung", dass Sage Intacct die Vertragsposition für den neuen wiederkehrenden Abrechnungszeitraum erstellt.

     Es empfiehlt sich, die Nummer der Tage entweder auf 0 oder 1 Tag Vorher Das Verlängerungsdatum. Dadurch wird die Verwirrung darüber beseitigt, welche Vertragsposition für den aktuellen wiederkehrenden Fakturierungszeitraum gilt, und Sie haben mehr Zeit, die Vertragsposition "In Bearbeitung" zu ändern.

     • Wenn Sie 0 verwenden, erstellt Intacct den neuen wiederkehrenden Fakturierungszeitraum nach Mitternacht (zuzüglich aller Versatz) am Startdatum des neuen wiederkehrenden Abrechnungszeitraums.
     • Wenn Sie 1 verwenden, erstellt Intacct den neuen wiederkehrenden Fakturierungszeitraum nach Mitternacht (zuzüglich etwaiger Verschiebungen) am Startdatum des neuen wiederkehrenden Fakturierungszeitraums minus 1.

     Angenommen, der wiederkehrende Abrechnungszeitraum ist monatlich, die Fakturierung wird auf den Kalendermonat (01 - Monatsende) festgelegt und heute ist der 26. Mai.

     Anzahl der Tage vor dem Verlängerungsdatum des wiederkehrenden Abrechnungszeitraums, der in der Evergreen-Vorlage definiert ist	Datum: Die Vertragsposition für den nächsten wiederkehrenden Abrechnungszeitraum wird erstellt und die Vertragsposition für den vorherigen wiederkehrenden Abrechnungszeitraum wird geschlossen	"In Bearbeitung" wiederkehrender Abrechnungszeitraum am 26. Mai
     0	Juni 01	01. - 31. Mai
     1	31. Mai	01. - 31. Mai
     7	25. Mai	01. - 30. Juni

     Wählen Sie das Gewünschte aus Preisbildungsoption.

4. Wählen Sie im Kunden-E-Mail Abschnitt des Benachrichtigung angeben, ob Intacct im Rahmen des neuen Erstellungsprozesses für den wiederkehrenden Abrechnungszeitraum eine E-Mail an den Kunden senden soll. Wenn ja, gehen Sie wie folgt vor:

   • Wählen Sie eine E-Mail-Vorlage.
   • Geben Sie einen Wert in die Leiste Nach der Nummer der Wiederholungen -Feld. Angenommen, Sie haben einen Evergreen-Vertrag für ein monatliches Abonnement und möchten den Kunden alle 12 Monate benachrichtigen, um ihm für seine Treue als Kunde zu danken. In diesem Feld würden Sie 12 eingeben.

5. Wählen Sie im Interne E-Mail-Warnung Abschnitt des Benachrichtigung angeben, ob Intacct im Rahmen des neuen Erstellungsprozesses für den wiederkehrenden Abrechnungszeitraum eine E-Mail an Mitarbeiter Ihres Unternehmens senden soll. Wenn ja, gehen Sie wie folgt vor:

   • Wählen Sie eine E-Mail-Vorlage.
   • Geben Sie einen Wert in die Leiste Nach der Nummer der Wiederholungen -Feld.

6. Wählen Sie Speichern.

Evergreen-Vorlage bearbeiten

Änderungen an einer Evergreen-Vorlage gelten in Zukunft auch für neue Evergreen-Verträge, denen die Evergreen-Vorlage zugeordnet ist. Wenn Sie die Tage oder Verlängerungsdatum Felder in einer Evergreen-Vorlage haben, haben Sie auch die Möglichkeit, Ihre Änderungen mit bestehenden Evergreen-Verträgen zu synchronisieren. Durch die Synchronisierung wird das Auslösedatum für laufende Verträge, die mit der Vorlage verknüpft sind, aktualisiert. Weitere Informationen zum Synchronisieren von Evergreen-Vorlagen.

1. Gehe zu Verträge > Einrichtung >Vorlagen > Evergreen.

2. Suchen Sie die Vorlage, die Sie bearbeiten möchten.

3. Wählen Sie Bearbeiten am Ende der Zeile aus.

4. Nehmen Sie die notwendigen Änderungen vor.

   Wenn Sie den Tage oder Verlängerungsdatum -Felder erscheint ein Pop-up-Fenster mit den folgenden Optionen:

   • Auswählen Synchronisieren So aktualisieren Sie das Auslösedatum für laufende Verträge, die dieser Vorlage zugeordnet sind. Während der Synchronisierung werden die Vorlage und die zugehörigen Verträge gesperrt, um gleichzeitige Änderungen zu verhindern. Sie erhalten eine E-Mail-Benachrichtigung, wenn die Synchronisierung abgeschlossen ist.
   • Wählen Sie Nicht synchronisieren, wenn Sie die Synchronisierung später durchführen möchten. Sie haben immer noch die Möglichkeit, das Auslösedatum zu einem späteren Zeitpunkt mit allen oder einigen Verträgen zu synchronisieren.
   • Wählen SieAbbrechen, um mit der Bearbeitung der Vorlage fortzufahren.

5. Wählen Sie Speichern.

1. Gehe zu Verträge > Einrichtung >Vorlagen > Evergreen.

2. Auswählen Bearbeiten neben der entsprechenden Vorlage.

3. Bearbeiten Sie die gewünschten Felder und wählen Sie Speichern.

   Wenn Sie den Tage oder Verlängerungsdatum -Felder erscheint ein Pop-up-Fenster mit den folgenden Optionen:

   • Auswählen Synchronisieren So aktualisieren Sie das Auslösedatum für laufende Verträge, die dieser Vorlage zugeordnet sind. Während der Synchronisierung werden die Vorlage und die zugehörigen Verträge gesperrt, um gleichzeitige Änderungen zu verhindern. Sie erhalten eine E-Mail-Benachrichtigung, wenn die Synchronisierung abgeschlossen ist.
   • Wählen Sie Nicht synchronisieren, wenn Sie die Synchronisierung später durchführen möchten. Sie haben immer noch die Möglichkeit, das Auslösedatum zu einem späteren Zeitpunkt mit allen oder einigen Verträgen zu synchronisieren.
   • Wählen SieAbbrechen, um mit der Bearbeitung der Vorlage fortzufahren.

Evergreen-Vorlage anzeigen

1. Gehe zu Verträge > Einrichtung >Vorlagen > Evergreen.

2. Suchen Sie die Vorlage, die Sie anzeigen möchten.
3. Wählen Sie die ID der Vorlage aus.

1. Gehe zu Verträge > Einrichtung >Vorlagen > Evergreen.

2. Auswählen Ansehen neben der entsprechenden Vorlage.

Evergreen-Vorlage löschen

Sie können eine Evergreen-Vorlage Entfernen, wenn sie nicht von Verträgen verwendet wurde. Dadurch wird die Vorlage aus Intacct entfernt. Alternativ können Sie eine Vorlage deaktivieren (den Status auf "Inaktiv" ändern), wodurch sie nicht in Vorlagenauswahllisten angezeigt wird, die Vorlage jedoch für historische Zwecke beibehalten wird.

1. Gehe zu Verträge > Einrichtung >Vorlagen > Evergreen.

2. Suchen Sie die Vorlage, die Sie Entfernen möchten.

3. Wählen Sie am Ende der Zeile Mehr Aktionen > Entfernen.

4. Wählen Sie zur Bestätigung Entfernen aus.

1. Gehe zu Verträge > Einrichtung >Vorlagen > Evergreen.

2. Auswählen Löschen neben der entsprechenden Vorlage.

   Intacct fordert Sie auf, das Entfernen zu bestätigen.

3. Wählen Sie OK aus.

   Die Vorlage wird aus der Liste entfernt.

Feldbeschreibungen:

Feldbeschreibungen für Evergreen-Vorlagen

Feld	Beschreibung
Evergreen-Vorlagen-ID	Eine kurze Kennung für die Evergreen-Vorlage. Diese ID wird in allen entsprechenden Auswahllisten in Intacct angezeigt.
Beschreibung	Eine aussagekräftige Beschreibung der Evergreen-Vorlage, die Benutzern bei der Auswahl der richtigen Vorlage helfen kann. Beispiel: "Gleicher Preis, E-Mail des Kunden nach 11 Vorkommen".
Status	Auswählen Aktiv oder Inaktiv. Wenn Sie "Aktiv" auswählen, steht die Vorlage zur Verfügung. Wenn Sie "Inaktiv" auswählen, steht die Vorlage nicht zur Verfügung. Sie können den Status der Vorlage nach Bedarf ändern.

Wiederholungsoptionen

Feldbeschreibungen für Wiederholungsoptionen

Feld	Beschreibung
Wenn die Tage Verlängerungsdatum	Die Nummer der Tage davor oder Nachher Das Verlängerungsdatum des wiederkehrenden Abrechnungszeitraums, an dem das System die Vertragsposition für den nächsten wiederkehrenden Abrechnungszeitraum erstellen soll. Es empfiehlt sich, die Nummer der Tage entweder auf 0 oder 1 Tag Vorher Das Verlängerungsdatum: Wenn Sie 0 verwenden, erstellt Intacct den neuen wiederkehrenden Fakturierungszeitraum nach Mitternacht (zuzüglich etwaiger Verschiebungen) am Startdatum des neuen wiederkehrenden Fakturierungszeitraums. Wenn Sie 1 verwenden, erstellt Intacct den neuen wiederkehrenden Fakturierungszeitraum nach Mitternacht (zuzüglich etwaiger Verschiebungen) am Startdatum des neuen wiederkehrenden Fakturierungszeitraums minus 1. Dadurch wird die Verwirrung darüber beseitigt, welche Vertragsposition für den aktuellen wiederkehrenden Fakturierungszeitraum gilt, und Sie haben mehr Zeit, Änderungen an der Vertragsposition "In Bearbeitung" vorzunehmen. Siehe Ein Beispiel. Siehe Unternehmensinformationen für Informationen zum Definieren der Verschiebung der geplanten Auftragsausführung. Wenn Sie dieses Feld bearbeiten, wird die Option ausgelöst, Ihre Änderungen mit bestehenden Verträgen zu synchronisieren. Weitere Informationen zum Synchronisieren von Vorlagen.
Preisgestaltung	Folgende Optionen stehen zur Verfügung: Wie Original: Die Vertragsposition für jeden neuen wiederkehrenden Abrechnungszeitraum verwendet denselben pauschalen/festen Betrag wie der erste wiederkehrende Abrechnungszeitraum. Vorgeschlagener Preis: Die Vertragsposition für jeden neuen wiederkehrenden Abrechnungszeitraum verwendet den pauschalen/festen Betrag aus dem Preisliste für die Fakturierung im Vertrag angegeben. Wenn im Vertrag keine Preisliste für die Fakturierung definiert ist, kann Intacct den neuen wiederkehrenden Fakturierungszeitraum nicht erstellen und die automatische Verlängerung schlägt fehl. Benutzerdefiniert: Erfordert, dass der Benutzer manuell festlegt Bestimmte Werte für den ÜberschreibungsBetrag in der Vertragsposition "In Bearbeitung" für den nächsten wiederkehrenden Abrechnungszeitraum oder eine Reihe wiederkehrender Abrechnungszeiträume. Aufschlag oder Abschlag: Intacct gewährt für jeden wiederkehrenden Abrechnungszeitraum einen Rabatt oder einen Aufschlag um den angegebenen Prozentsatz oder tatsächlichen Betrag. In der Regel verwenden Sie diese Option nur, wenn alle Vertragspositionen im Vertrag eine jährliche Fakturierungshäufigkeit aufweisen. Wählen Sie eine der folgenden Optionen. Aufschlag in Prozent Prozentualer Abschlag Tatsächlicher Aufschlag Tatsächlicher Abschlag Geben Sie den Prozentsatz als ganze Nummer an (z. B. 5). Geben Sie für Beträge den Wert des Betrags an (z. B. 500,00). Evergreen-Beträge überschreiben In einer Vertragsposition angegeben ist, überschreibt alle Preisoptionen für Evergreen-Vorlagen.

Benachrichtigung: Kunden-E-Mail

Benachrichtigung: Feldbeschreibungen für Kunden-E-Mails

Feld	Beschreibung
An den Kunden senden	Geben Sie an, ob im Rahmen des neuen Erstellungsprozesses für den wiederkehrenden Abrechnungszeitraum eine E-Mail an den Kunden gesendet werden soll.
Nach der Anzahl der Wiederholungen	Die Nummer der Wiederholungen, nach denen Intacct die E-Mail an den Kunden sendet. Angenommen, Sie haben einen Evergreen-Vertrag für ein monatliches Abonnement und möchten den Kunden alle 12 Monate benachrichtigen, um ihm für seine Treue als Kunde zu danken. Geben Sie 12 in dieses Feld ein. Intacct sendet eine E-Mail zu den Zeiträumen 12, 24, 36 usw.
E-Mail-Vorlage	Verwenden Sie die Dropdown-Liste, um die E-Mail-Vorlage auszuwählen, die Sie für die Benachrichtigungs-E-Mail an den Kunden verwenden möchten. Die E-Mail-Vorlage kann die entsprechenden Parameter für die Von/An-E-Mail-Adresse und benutzerdefinierten Text enthalten. Mehr erfahren Informationen zu E-Mail-Vorlagen.

Benachrichtigungen: Interne E-Mail-Warnung

Benachrichtigungen: Feldbeschreibungen für interne E-Mail-Warnung

Feld	Beschreibung
E-Mail-Warnung senden	Geben Sie an, ob im Rahmen des neuen Erstellungsprozesses für den wiederkehrenden Abrechnungszeitraum eine E-Mail an Ihr Vertriebsteam oder andere interne Prüfer gesendet werden soll.
Nach der Anzahl der Wiederholungen	Die Nummer der Wiederholungen, nach denen Intacct die interne E-Mail sendet. Angenommen, Sie geben 5 in dieses Feld ein. Intacct sendet die interne E-Mail zu den Zeiträumen 5, 10, 15, 20 usw.
E-Mail-Vorlage	Wählen Sie in der Dropdown-Liste die E-Mail-Vorlage aus, die Sie für die interne Benachrichtigungs-E-Mail verwenden möchten. Die E-Mail-Vorlage kann die entsprechenden Parameter für die Von/An-E-Mail-Adresse und benutzerdefinierten Text enthalten.