Copilot-Varianzanalyse einrichten

Sie können die Copilot-Varianzanalyse so konfigurieren, dass Ihre Ist-Daten mit einem Budget verglichen werden, das in Sage Intacct vorhanden ist. Wenn Sie mehrere Budgets haben wird die Verwendung Ihres Betriebsbudgets empfohlen, das genehmigte Budgetdaten enthält.

Die Anforderungen an das Budget lauten:

• Das Budget muss auf Top-Level erstellt werden.
• Das Budget muss alle Entitäten enthalten, die Sie verfolgen möchten.
• Das Budget kann nicht als konsolidiertes Budget konfiguriert sein.
• Das Budget sollte eine Budgetposition für jede Kombination aus Hauptbuchkonto, Budget-Reportingzeitraum und Dimension enthalten, die Sie verfolgen möchten. Wenn keine entsprechenden Budgetdetails vorliegen, geht Copilot davon aus, dass der Budgetbetrag null ist.

Erfahren Sie, wie Sie ein Budget hinzufügen.

Die Copilot-Varianzanalyse verwendet die folgenden Kontogruppen, um Varianzdaten zu analysieren:

• Nettobetriebseinkommen
• Umsatz
• Umsatzkosten (falls zutreffend)
• Betriebsausgaben

Die Namen der Kontogruppen, die Sie für diese Kontogruppen verwenden möchten, können abweichen. Die Anforderungen an Kontogruppen lauten:

• Alle Hauptbuchkonten in den Kontogruppen, die Sie verwenden möchten, müssen als Kontotyp "Gewinn- und Verlustrechnung" haben.
• Die Kontogruppe "Nettobetriebseinkommen" muss dieselben Hauptbuchkonten enthalten, die auch in den Kontogruppen "Umsatz", "Umsatzkosten" und "Betriebsausgaben" enthalten sind.

Wenn Ihr Unternehmen mit einer Schnellstart-Vorlage erstellt wurde, sollten Sie über vorhandene Kontogruppen verfügen, mit denen Sie die Varianzanalyse einrichten können.

In der folgenden Tabelle sind diese Kontogruppen basierend auf dem Typ der verwendeten Schnellstart-Vorlage aufgeführt.

Erfahren Sie, wie Sie Hauptbuchkonten und Kontogruppen anzeigen.

Legen Sie fest, welchen Finanzbericht Sie für die jeweilige Dimensionsanalyse ausführen möchten. Wenn Sie beispielsweise nur nach Abteilung analysieren möchten, verwenden Sie einen Finanzbericht mit nach Abteilungen strukturierten Zeilen.

Der Finanzbericht muss Folgendes enthalten, um mit den in Copilot-Einblicken dargestellten Daten übereinzustimmen:

• Ist-Werte für das aktuelle Jahr seit Jahresbeginn (YTD) oder das aktuelle Geschäftsjahr seit Jahresbeginn (FYTD)
• Budget für das aktuelle YTD oder das aktuelle FYTD
• Ist-Werte für das vorherige YTD oder das vorherige FYTD

Wenn Ihr Unternehmen mit einer der Schnellstart-Vorlagen erstellt wurde, können Sie einen der Varianzanalyse-Reports aus der Schnellstart-Bibliothek installieren. Weitere Informationen finden Sie unter Informationen zum Varianzanalyse-Report.

Benutzer können den Finanzbericht direkt von Copilot aus starten, um Details einer gemeldeten Abweichung zu untersuchen. Beachten Sie das folgende erwartete Verhalten beim Starten eines Finanzberichts über Copilot:

• Wenn der Finanzbericht mit Eingabeaufforderungen eingerichtet ist, müssen Sie die Eingabeaufforderungen eingeben, bevor Sie den Report anzeigen können.
• Wenn Sie sich für die Analyse nach Abteilung sowie auch nach Standort oder Entität entscheiden, startet Copilot für uneingeschränkte Benutzer (Benutzer mit Zugriff auf Finanzinformationen der gesamten Organisation) standardmäßig den Finanzbericht des Standorts oder der Entität.

Copilot sendet Varianzanalyse-Benachrichtigungen an:

• Budgetverantwortliche, die als Manager*innen der Abteilung, der Entität oder des Standorts festgelegt wurden, wenn die Ist-Werte der Betriebsausgaben das Budget für die jeweilige Entität überschreiten.
• Finanzführungskräfte, die als uneingeschränkter Benutzer festgelegt wurden. Ein uneingeschränkter Benutzer ist eine Person, z. B. Controller*in oder CFO, die Zugriff auf Budget- und Ist-Daten des gesamten Unternehmens hat. Ihre Umgebung kann einen einzelnen oder eine Gruppe uneingeschränkter Benutzer*innen haben.

Um Benachrichtigungen zur Copilot-Varianzanalyse erhalten zu können, müssen Dimensionsmanager*in und uneingeschränkte Benutzer*innen über Folgendes verfügen:

• Einen Mitarbeiterdatensatz (nur Dimensionsmanager*innen). Der Mitarbeiterdatensatz muss mit dem entsprechenden Benutzerdatensatz verknüpft sein.
• Einen Benutzerdatensatz mit dem Benutzertyp "Unternehmen" oder "Mitarbeiter".

Erfahren Sie, wie Sie Mitarbeiter*innen und Benutzer*innen hinzufügen.

In jedem Dimensionsdatensatz muss ein*e Manager*in festgelegt sein, damit der entsprechende Budgetverantwortliche Benachrichtigungen auf Dimensionsebene erhält. Abhängig von den für die Varianzanalyse verwendeten Dimensionen müssen Sie, je nachdem, wie Ihr Unternehmen das Budget verwaltet, Manager*innen Abteilungen, Standorten oder Entitäten zuweisen.

1. Führen Sie einen der folgenden Schritte aus:
   • Gehen Sie zu Reports > Einrichtung > Dimensionen und wählen Sie Abteilungen.
   • Gehen Sie zu Reports > Einrichtung > Dimensionen und wählen Sie Standorte.
   • Gehen Sie zu Unternehmen > Einrichtung > Konfiguration und wählen Sie Entitäten.
2. Wählen Sie in der entsprechenden Dimensionsliste Bearbeiten neben der gewünschten Dimension aus.
3. Verwenden Sie die Dropdown-Liste Manager, um den oder die gewünschte*n Manager*in auszuwählen.

   Wenn Sie die gewünschte Person nicht in der Dropdown-Liste sehen, stellen Sie sicher, dass für sie ein Mitarbeiter-Datensatz existiert.

4. Speichern Sie den Datensatz.

Wenn Sie die Copilot-Varianzanalyse konfigurieren, können Sie einen einzelnen oder eine Gruppe uneingeschränkter Benutzer*innen festlegen, an die Copilot Benachrichtigungen sendet. Uneingeschränkte Benutzer*innen haben Zugriff auf alle Budget- und Ist-Daten Ihres Unternehmens. Befolgen Sie Ihre internen Geschäftsprozesse, um zu bestimmen, wer Zugriff auf diese Daten haben soll.

Benutzer*innen, die auf bestimmte Abteilungen oder Standorte beschränkt sind, können nicht Mitglied dieser uneingeschränkten Benutzergruppe sein.

Erfahren Sie, wie Sie eine Benutzergruppe erstellen.

Sage Intacct-Administrator*innen können die Copilot-Varianzanalyse abonnieren.

1. Gehen Sie zu Unternehmen > Admin > Abonnements und aktivieren Sie den Schalter, um die Sage Copilot-Abschlussautomatisierung zu abonnieren.
2. Wählen Sie Konfigurieren.
3. Wählen Sie Varianzanalyse aktivieren.
4. Wählen Sie Speichern.

Nachdem Sie die Copilot-Varianzanalyse abonniert haben, wählen Sie die Konfigurationsoptionen in der Anwendung "Budgets".

1. Gehen Sie zu Budgets > Einrichtung > Konfiguration und wählen Sie Copilot-Varianzanalyse.

   Die Seite Copilot-Varianzanalyse konfigurieren wird angezeigt.

2. Wählen Sie in der Dropdown-Liste Budget das entsprechende Budget aus.
3. Wenn Ihr Unternehmen die Kassen- und Periodenrechnung als Buchführungsmethode verwendet, wählen Sie in der Dropdown-Liste Reportingbuch entweder das Reportingbuch Kasse oder Periode. Andernfalls wird dieses Feld entsprechend automatisch auf "Periode" oder "Kasse" gesetzt.
4. Wenn Sie andere Reportingbücher in die Varianzanalyse einbeziehen möchten, wählen Sie das entsprechende Buch aus Andere Bücher.
5. Führen Sie einen der folgenden Schritte aus:
   • Aktivieren Sie das Kontrollkästchen Reportingbuch mit anderen Büchern kombinieren, wenn Sie keine anderen Bücher ausgewählt haben oder wenn Sie andere Bücher ausgewählt haben und Daten sowohl der Hauptreportingbücher als auch der ausgewählten anderen Bücher analysieren möchten.
   • Wenn Sie andere Bücher ausgewählt haben und Daten nur mithilfe der anderen Bücher analysieren möchten, lassen Sie das Kontrollkästchen leer. Dies ist nicht üblich.
6. Wählen Sie unter Kontogruppen für Budgeteinblicke in den Dropdown-Listen die Kontogruppen Nettobetriebseinkommen, Umsatz, Umsatzkosten und Betriebsausgaben, die Sie zuvor festgelegt haben.
7. Gehen Sie im AbschnittAnalysieren nach wie folgt vor:

   • Wenn in Ihrem Unternehmen mehrere Basiswährungen aktiviert sind, wählen Sie die Entitäten aus, die Sie in die Einblicke der Varianzanalyse einbeziehen möchten.

     In der Varianzanalyse stehen nur Entität-Gruppen zur Auswahl, die dieselbe Basiswährung verwenden. Sie können bis zu zehn Entität-Gruppen auswählen.

   • Wenn Sie Budgetdaten nach Standort oder Entität analysieren möchten, wählen Sie das Kontrollkästchen Standort oder Entität und dann einen Standort- oder Entitätsfinanzbericht.
   • Wenn Sie Budgetdaten nach Abteilungen analysieren möchten, wählen Sie Abteilung und dann einen Abteilungsfinanzbericht.

   Wenn Sie bereits über einen Finanzbericht verfügen, der Budgetabweichungen nach Standort, Entität oder Abteilung aufweist, wählen Sie diesen Report in der entsprechenden Dropdown-Liste aus.

   Wenn Sie noch keinen Report haben und Ihr Unternehmen mit einer Schnellstart-Vorlage erstellt wurde, können Sie einen der Varianzanalyse-Reports aus der Schnellstart-Bibliothek installieren.

   Weitere Informationen finden Sie unter Schnellstart-Bibliothek: Vorlagen für Finanzberichte.

8. Wenn Sie E-Mail-Benachrichtigungen erhalten möchten, aktivieren Sie im Bereich Kanäle benachrichtigen das Kontrollkästchen E-Mail.
9. Aktivieren Sie unter Benachrichtigen, wenn das Kontrollkästchen Die Ist-Werte der Betriebsausgaben übersteigen das Budget und wählen Sie dann die entsprechende Häufigkeit. Wenn Sie beispielsweise "Wöchentlich" auswählen, werden die entsprechenden Dimensionsmanager*innen und uneingeschränkten Benutzer*innen wöchentlich benachrichtigt, wenn die Ausgaben das Budget überschreiten.
10. Im Abschnitt Zu benachrichtigende Person müssen Sie für Benachrichtigungen mindestens eine*n Benutzer*in oder eine Benutzergruppe auswählen.
    1. Aktivieren Sie das betreffende Kontrollkästchen Dimensionsmanager. Wenn Sie beispielsweise die Analyse nach Abteilung ausgewählt haben, wählen Sie Abteilungsleiter.
    2. Wählen Sie eine*n uneingeschränkte*n Benutzer*in oder eine uneingeschränkte Benutzergruppe aus.

       Die uneingeschränkten Benutzer*innen bzw. die Mitglieder der uneingeschränkten Benutzergruppen gehören in der Regel zum Controlling, sind Finanzdirektor*innen usw. Diese erhalten Einblicke in die Daten der Varianzanalysen für Ihr gesamtes Unternehmen.

       • Aktivieren Sie das Kontrollkästchen Uneingeschränkter Benutzer, um Einblicke an eine*n uneingeschränkte*n Benutzer*in zu senden. Wählen Sie dann in der Dropdown-Liste den oder die Benutzer.
       • Aktivieren Sie das Kontrollkästchen Uneingeschränkte Benutzergruppe, um Erkenntnisse an eine Gruppe von Benutzer*innen zu senden. Wählen Sie dann in der Dropdown-Liste die Benutzergruppe.
    Um eine Varianzanalyse durchführen zu können, müssen Benutzer*innen eine der folgenden Voraussetzungen erfüllen:

    • Sie müssen uneingeschränkte Benutzer*innen oder Mitglieder der uneingeschränkten Benutzergruppe sein.
    • Wenn Sie die Analyse nach Standort oder Abteilung durchführen, müssen sie als Standort- oder Abteilungsleiter*in eingerichtet sein.
11. Speichern Sie die Konfiguration.

Alle Dimensionsmanager*innen und uneingeschränkten Benutzer*innen benötigen die folgenden Berechtigungen, um die Copilot-Varianzanalyse verwenden zu können:

• Sage Copilot-Abschlussautomatisierung: Varianzanalyse – Ausführen
• Hauptbuch: Reports: Finanzen – Anzeigen
• Hauptbuch: Aufschlüsselung zu allen Transaktionen aus Reports – Aktivieren

Erfahren Sie, wie Sie Benutzer- und Rollenberechtigungen zuweisen.

Darüber hinaus benötigen Benutzer*innen Zugriffsrechte auf die Finanzberichte, die Sie in der Konfiguration definiert haben. Wenn Ihr Unternehmen standardmäßig allen Personen den Zugriff auf Finanzberichte verweigert, gewähren Sie im Finanzbericht unter "Berechtigungen" den Zugriff den entsprechenden Benutzer*innen.

Erfahren Sie mehr über Berechtigungen auf Finanzberichtebene.