Validierung des Ausgabenmanagements

Das Ausgabenmanagement automatisiert die Validierung anhand eines bestimmten Budgets. Der Budgetadministrator hat weiterhin die Kontrolle, um Budgetüberschreitungen auf der Grundlage individueller Situationen zu beheben, die nicht immer vorhersehbar sind.

Nachdem Sie das Ausgabenmanagement konfiguriert haben, werden die Ausgaben in ausgewählten Anwendungen (Einkauf, Verbindlichkeiten oder Hauptbuch) anhand des angegebenen Budgets überprüft. Wenn die Erfassung einer Transaktion das Budget überschreitet, warnt Sie das Ausgabenmanagement je nach Konfiguration entweder vor der Budgetüberschreitung oder verhindert die Erfassung der Transaktion.

Wie funktioniert die Validierung des Ausgabenmanagements?

Das Ausgabenmanagement validiert auf Einzelpostenebene. Darüber hinaus werden Transaktionen anhand des verbleibenden Saldos im Budget validiert. Wenn eine einzelne Position die Budgetvalidierung besteht, wird die nächste Position validiert. Wenn ein Einzelposten die Validierung nicht besteht, erhalten Sie eine Stopp- oder Warnmeldung, wenn Sie die Transaktion erfassen.

Wenn während einer Ihrer Transaktionen Guthaben auf ein Konto verrechnet wird, berücksichtigt das Ausgabenmanagement dieses Guthaben. Wenn das Budget für ein Konto beispielsweise 1000 USD beträgt, ihm aber 500 USD als Guthaben verrechnet werden, geht das Ausgabenmanagement jetzt davon aus, dass das Gesamtbudget dieses Kontos 1500 USD beträgt.

Wenn Sie nur das Ausgabenmanagement aktivieren, wird nicht automatisch alles überprüft. Für das Ausgabenmanagement ist ein expliziter Budgetwert oder ein Hinweis erforderlich, dass Sie die Ausgaben für Konten ohne eingegebenes Budget stoppen oder eine Warnung erhalten möchten. Das bedeutet, dass Sie einen der folgenden Schritte ausführen müssen:

Geben Sie Budgetinformationen für jede gewünschte Kombination aus Konto und Dimension ein.
Wählen Sie die Option Wenn ein Budget keine Übereinstimmung aufweist, soll das Budget als Null behandelt werden, damit Transaktionen nicht versehentlich die Validierung bestehen.

Dimensionsbasierte Validierung

Bei Dimensionen im Budget vergleicht das Ausgabenmanagement den Transaktionswert direkt mit der Dimension. Wenn Sie einen Wert für eine Dimension angeben, wird der Einzelposten validiert. Wenn die Dimension keinen Wert im angegebenen Budget hat, wird der Einzelposten ohne Validierung übergeben. Um nicht validierte Elemente zu verhindern, aktivieren Sie das Kontrollkästchen Wenn ein Budget keine Übereinstimmung aufweist, soll das Budget als Null behandelt werden.

Das Ausgabenmanagement validiert nur anhand der untergeordneten Dimension in allen über-/untergeordneten Dimensionsbeziehungen. Geben Sie Ihr Budget für Dimensionen auf untergeordneter Ebene zur Validierung ein.

Wenn Sie nach Dimensionen validieren, stellen Sie sicher, dass Sie die zu validierenden Dimensionen basierend auf der Eingabe Ihres Budgets auswählen.

Beispiel:

Ihr Budget umfasst die Dimension Standort.
Sie möchten die Ausgaben nach Standort steuern.

Um dies einzurichten, konfigurieren Sie das Ausgabenmanagement für die Verwendung von Standort bei der Validierung.

In diesem Fall ignoriert das Ausgabenmanagement alle anderen Dimensionen, da sie nicht ausgewählt sind, selbst wenn sie in einem Einzelposten oder im Budget enthalten sind. Diese Transaktion kann mehrere Positionen für denselben Standort, aber mehrere Abteilungen haben. Soweit Abteilung nicht eine erforderliche Dimension ist, wird nur das kombinierte Budget für Standort für die Validierung verwendet. Dies liegt daran, dass die Abteilung kein Budget berücksichtigen muss und nicht in der Ausgabenmanagementkonfiguration enthalten ist.

Stellen Sie für jede Dimension, die Sie für die Validierung des Ausgabenmanagements verwenden möchten, sicher, dass sie in Einkauf, Kreditorenbuchhaltung und Hauptbuch aktiviert ist. Andernfalls können Sie die Dimension nicht auswählen, wenn Sie das Ausgabenmanagement konfigurieren.

Wenn Sie z. B. vorhaben, die Dimensionen Abteilung, Standort und Klasse im Ausgabenmanagement zu verwenden, müssen alle diese Dimensionen zuerst in "Einkauf", "Verbindlichkeiten" und "Hauptbuch" aktiviert werden. Anschließend aktivieren Sie die Dimension im Ausgabenmanagement. Dies gilt auch dann, wenn Sie die Dimension Klasse nur in Einkaufstransaktionen verwenden und planen, das Ausgabenmanagement nur im Einkauf zu verwenden.

Validierung anhand von Dimensionen oder Reportingzeiträumen ohne Budget erzwingen

Das Ausgabenmanagement prüft anhand der bei der Konfiguration angegebenen Dimensionen, ob die Mittel im angegebenen Budget verfügbar sind. Für das Ausgabenmanagement muss eine Transaktion einen Wert haben, um das Budget durchzusetzen. Wenn im Budget keine Kombination aus Konto und Dimension definiert ist, kann das Ausgabenmanagement die Ausgaben nicht validieren, und die Transaktion wird ohne Validierung erfasst.

Um die Validierung zu erzwingen, wenn kein Budgetwert vorhanden ist, aktivieren Sie das Kontrollkästchen Wenn ein Budget keine Übereinstimmung aufweist, soll das Budget als Null behandelt werden. Das Ausgabenmanagement validiert dann Dimensionen oder andere Elemente ohne Budget, als ob das Budget Null wäre.

Validierung anhand eines angegebenen Zeitrahmens

Sie können auswählen, welchen Zeitrahmen Sie für Ihre Ausgabenmanagement-Validierung verwenden möchten.

Standarddauer

Sie können das Ausgabenmanagement so konfigurieren, dass ein Budget für einen bestimmten Zeitraum validiert wird. In der Regel stimmt der Reportingzeitraum, der im Ausgabenmanagement als Standarddauer ausgewählt wurde, mit den in Ihrem Budget verwendeten Reportingzeiträumen überein.

Start- und Enddatum des Projekts verwenden

Wenn Sie die Projektdimension verwenden, können Sie das Ausgabenmanagement so konfigurieren, dass ein Start- und Enddatum für die Validierung eines Projekts verwendet wird, sodass Sie Projektbudgetdaten in den Validierungsprozess einbeziehen können.

Um das Start- und Enddatum eines Projekts zu verwenden, müssen Sie ein Projekt entweder in der Anwendung "Projekte" oder als Dimension in "Forderungen" definieren. Darüber hinaus muss für das Projekt ein Start- und ein Enddatum definiert sein.

Wenn diese Option aktiviert ist, verwendet das Ausgabenmanagement für die Validierung das Start- und Enddatum des Projekts. Stellen Sie sicher, dass Sie das vollständige Start- und Enddatum angeben. Berücksichtigen Sie bei der Eingabe von Start- und Enddaten das Datum für Einkäufe, die vor Projektbeginn getätigt wurden. Dies ist notwendig, um die Käufe in die Validierung einzubeziehen.

Wenn für Ihr Projekt kein Start- und Enddatum angegeben ist, führt das Ausgabenmanagement eine Validierung anhand des Felds Dauer auf der Seite Ausgabenmanagement konfigurieren durch.

Vorgemerkte Ausgaben validieren

Aktivieren Sie die Funktion Vorgemerkte Ausgaben einschließen, um Transaktionen einzubeziehen, die in "Einkauf" erfasst wurden, aber noch nicht als Ist-Ausgabe erfasst wurden.

Wenn diese Option aktiviert ist, können Ausgaben, die zugesagt, aber noch nicht ausgegeben sind, in einem oder mehreren benutzerdefinierten Büchern nachverfolgt und in die Validierung einbezogen werden. Wenn die auslösende Transaktion erfasst wird, wird sie in die Berechnung einbezogen, die die im Budget verfügbaren Mittel bestimmt. Wenn Sie die zugesagte Ausgabe freigeben, indem Sie sie in eine Ist-Ausgabe umwandeln oder stornieren, gilt die Reserve nicht mehr.

Um diese Funktion verwenden zu können, müssen Sie benutzerdefinierte Bücher aktivieren. Und wenn Sie Einkaufs-Workflows verwenden, müssen die zugehörigen Transaktionsdefinitionen eingerichtet werden, um vorgemerkte Ausgaben zu verwalten.

Wenn Sie vorgemerkte Ausgaben in einem benutzerdefinierten Buch verfolgen und "Einkauf" verwenden

"Einblicke in Aufwendungen" führt Berechnungen basierend auf der primären Hauptbucherfassung aus, die für die Transaktionsdefinition eingerichtet ist. Wenn Sie die zusätzliche Erfassung aktiviert haben, wird diese sekundäre Erfassung nicht in "Einblicke in Aufwendungen" berücksichtigt.

Beispiel:

Sie haben das Ausgabenmanagement so eingerichtet, dass vorgemerkte Ausgaben berücksichtigt werden, und ein benutzerdefiniertes Buch erstellt, um diese zu verfolgen.
Sie haben eine Kaufauftrag-Transaktionsdefinition eingerichtet, die im Buch für vorgemerkte Ausgaben erfasst wird.
Sie möchten, dass der im Buch für vorgemerkte Ausgaben angegebene Betrag von Ihren vorgemerkten Ausgaben abgezogen wird, wenn Sie Informationen zu "Einblicke in Aufwendungen" in der Einkaufsrechnung anzeigen.

Best Practice:

Erstellen Sie eine Transaktionsdefinition, die im Einkaufs-Workflow unmittelbar vor der Rechnung liegt.
Richten Sie diese Transaktion ein, um den Rechnungsbetrag aus dem Buch für vorgemerkte Ausgaben freizugeben.

Dieser Schritt stellt auch sicher, dass das Buch für vorgemerkte Ausgaben ordnungsgemäß ausgeglichen wird, und vermeidet, dass Abweichungen zwischen der Bestellsumme und der Rechnungssumme angepasst werden müssen.

Validierung von Sonderfällen und Ausnahmen

In Sage Intacct stellen die folgenden Elemente bei der Ausgabenvalidierung Sonderfälle und Ausnahmen dar:

Element	Details
Sonderfälle: Diese Posten erfordern aufgrund der Ausgabenvalidierung besondere Aufmerksamkeit
Importierte Transaktionen	Wenn das Ausgabenmanagement aktiviert ist und Sie Transaktionen in eine Anwendung importieren, in der die Validierung erzwungen wird, müssen die Transaktionen in der Importdatei innerhalb des angegebenen Budgets liegen. Dies gilt unabhängig davon, ob Sie die Anwendung auf Stoppen oder Warnen eingestellt haben, da ein Eingreifen notwendig ist. Um diese Transaktionen zu importieren, passen Sie Ihr Budget an, bevor Sie den Import ausführen. Siehe On-Demand-Schulung: Budgets für weitere Informationen zum Arbeiten mit Budgets in Intacct.
Wiederkehrende Transaktionen	Wenn das Ausgabenmanagement aktiviert ist und wiederkehrende Transaktionen in einer Anwendung vorhanden sind, in der die Validierung erzwungen wird, werden die wiederkehrenden Transaktionen nur generiert, wenn sie innerhalb des angegebenen Budgets liegen. Dies gilt unabhängig davon, ob Sie die Anwendung auf Stoppen oder Warnen eingestellt haben, da ein Eingreifen notwendig ist. Um diese Transaktionen zu importieren, passen Sie Ihr Budget an, bevor Sie den Import ausführen. Siehe On-Demand-Schulung: Budgets für weitere Informationen zum Arbeiten mit Budgets in Intacct.
Ausnahmen: Das Ausgabenmanagement validiert diese Posten nicht.
Einkaufstransaktionen, die auf Grundlage von Prozesstransaktionen generiert wurden	Prozesstransaktionen werden im Einkauf verwendet, um Einkaufsbelege zusammenzuführen oder aufzuteilen. Das Ausgabenmanagement unterstützt keine Transaktionen, die mit dieser Methode generiert wurden. Wenn diese Transaktionen später in einen anderen Transaktionstyp konvertiert werden, kann das Ausgabenmanagement sie validieren.
Zurückbuchungen	Um die Möglichkeit der Eingabe von Korrekturen zu unterstützen, validiert das Ausgabenmanagement keine Transaktionen, die durch die Eingabe einer Zurückbuchung generiert wurden.

Was passiert, wenn sich das Budget ändert?

Wenn sich Ihr Budget ändert, kümmert sich das Ausgabenmanagement um die Änderung. Vergangene Transaktionen, die in Anwendungen verbucht und vom Ausgabenmanagement validiert wurden, sind von der Änderung nicht betroffen, aber neue oder überarbeitete Transaktionen werden anhand des aktualisierten Budgets validiert.

Wenn eine Abteilung beispielsweise über ein Budget von 5.000 USD für einen Validierungszeitraum verfügt, werden Transaktionen anhand dieses Budgetwerts validiert. Wenn das Budget nach der Hälfte des Zeitraums geändert wird und das Budget der Abteilung jetzt 8.000 beträgt, werden alle neuen Transaktionen anhand des Budgets von 8.000 validiert. Wenn eine Transaktion, die das Budget von 5.000 überschritten hat, bearbeitet und gespeichert wird, wird die aktualisierte Transaktion anhand des aktualisierten anstatt des ursprünglichen Budgets validiert.

Ausgaben verfolgen

Sie können die Auswirkungen einer Transaktion auf das Budget sowohl vor als auch nach der Erfassung oder Übermittlung anzeigen.

Einblicke in Aufwendungen ermöglicht es Ihnen, die Ausgaben der aktuellen Transaktion proaktiv mit den beim Erstellen einer Transaktion verfügbaren Budgetmitteln abzugleichen. Wählen Sie für eine unterstützte Transaktion Einblicke in Aufwendungen anzeigen, um die Auswirkungen der Transaktion auf das Budget zu sehen.
Einblicke in Aufwendungen ist der einzige Teil des Ausgabenmanagements, dem eine Berechtigung zugeordnet ist. Um die Berechtigung zu erteilen, öffnen Sie das Fenster Abonnements in einer Rolle oder einem Benutzer und wechseln Sie dann zum Berechtigungsfenster Unternehmen. Gewähren oder verweigern Sie die Berechtigung Einblicke in Aufwendungen – Ausführen von dort aus. Die Berechtigung wird Benutzern standardmäßig erteilt.
Ausgabenverlauf verfolgt Ihre Ausgabenvalidierung für jede Transaktion zum Zeitpunkt der Erfassung im Prüfprotokoll. Zeigen Sie das Prüfprotokoll für jede Transaktion an, um zu sehen, ob die Ausgaben innerhalb des Budgets lagen oder das Budget überschritten haben.