Bevor Sie ein Budget erstellen

Budgets sind leistungsstarke Werkzeuge, die Sie in der Finanzplanung und im Reporting verwenden können. Viele Reports und Dashboards in Sage Intacct enthalten Budgetinformationen, mit denen Sie den Fortschritt Ihres Unternehmens im Laufe eines Jahres überwachen und die tatsächlichen Ergebnisse mit den prognostizierten Ergebnissen vergleichen können.

Planen Sie, bevor Sie Ihr Budget erstellen. Die Einrichtung Ihres Budgets wirkt sich auf die Details aus, die Sie in Reports anzeigen können. Sie können die Notwendigkeit minimieren, Finanzberichte zu bearbeiten, die Budgetdaten verwenden. Überlegen Sie sorgfältig, wie Sie Ihre Budgets einrichten und wie Sie sie vorbereiten. Am wichtigsten ist, dass Sie bei der Planung Ihrer Budgets Folgendes berücksichtigen:

• Reportingzeiträume
• Wie oft Sie das Budget voraussichtlich aktualisieren werden
• Anzahl der von Ihnen verwendeten Budgets

Darüber hinaus verwenden viele Organisationen das Ausgabenmanagement, um die Ausgabenvalidierung anhand von Budgets zu erzwingen, was eine zusätzliche Konfiguration und Überlegungen dahingehend erfordert, wie Sie Ihre Ausgaben validieren möchten.

Voraussetzungen

Bevor Sie ein Budget erstellen oder importieren können, müssen mehrere Elemente in Sage Intacct eingerichtet werden:

• Für die Budgetierung zu verwendende Reportingzeiträume: Reportingzeiträume müssen vorhanden sein und das Kontrollkästchen Für Budgetierung verwenden aktiviert sein. Die für die Budgetierung verwendeten Reportingzeiträume sind in der Regel monatlich. Außerdem dürfen sich die für die Budgetierung verwendeten Reportingzeiträume nicht überschneiden.

  Sie können beispielsweise nicht alle der folgenden Reportingzeiträume für die Budgetierung in einem bestimmten Jahr verwenden, da sie sich überschneiden:

  • Januar

  • Februar

  • März

  • Erstes Quartal

  Hier erfahren Sie mehr über Reportingzeiträume.

• Konten: Jedes Konto, das ein Budget benötigt, muss im Kontenrahmen vorhanden sein. Hier erfahren Sie mehr zum Thema Konten erstellen.
• Dimensionen: Sie können Dimensionen wie Standort, Abteilung und Mitarbeiter in einem Budget verwenden, aber Dimensionen sind nicht erforderlich. Hier erfahren Sie mehr zum Thema Planen eines Budgets mit Dimensionen.

Reportingzeiträume mit Budgets

Budgets werden in der Regel für Reportingzeiträume von einem Monat erstellt. Mit dem monatlichen Reportingzeitraum können Sie einzelne Monate zusammenfassen, um Quartals-, Halbjahres- und Jahresberichte zu erstellen.

Je nachdem, wie Sie Ihre Budgets einrichten, müssen Sie nicht für jedes Jahr ein neues Budget erstellen. Es gibt keine Begrenzung für die Anzahl der Reportingzeiträume, die in einem Budget enthalten sind. Fügen Sie einfach Reportingzeiträume zu Ihren Budgets hinzu und behalten Sie Daten aus dem Vorjahr bei. Durch das Hinzufügen von Reportingzeiträumen zu einem vorhandenen Budget kann die Notwendigkeit minimiert werden, Finanzberichte später zu bearbeiten.

Ein einzelnes Budget

Viele Unternehmen entwickeln ein Jahresbudget, das für das gesamte Jahr unangetastet bleibt. In diesem Fall können Sie ein einzelnes Budget erstellen, das für mehrere Jahre verwendet werden kann. Fügen Sie einfach die Reportingzeiträume für jedes Folgejahr zum bestehenden Budget hinzu.

Mehrere Budgets

Im Gegensatz dazu verwenden einige Unternehmen mehrere Budgets in einem Geschäftsjahr. Dies kann daran liegen, dass das Unternehmen das Budget im Laufe des Jahres überarbeiten oder mehrere Prognosen berücksichtigen möchte.

Wenn Ihr Unternehmen mehrere Budgets benötigt, bedenken Sie, dass dies das Reportingverfahren etwas komplizierter macht. Da sich jeder Finanzbericht (z. B. ein Report zum Vergleich der Ist- und der Budgetwerte) auf ein bestimmtes Budget bezieht, kann die Verwaltung mehrerer Budgets bedeuten, dass Sie über mehrere Kopien von Finanzberichten verfügen.

Auch wenn Sie mehrere Budgets in Sage Intacct verwenden, müssen Sie ein Budget der obersten Ebene als Standard festlegen. Budgeteinträge können auf oberster Ebene oder auf Geschäftsbereichsebene für alle Budgets vorgenommen werden.

Wenn Sie mehrere Budgets verwenden, haben Sie Optionen zur Unterstützung eines effizienten Reportings.

Optionen für mehrere Budgets	Anmerkungen
Mehrere Budgets und mehrere Kopien von Finanzberichten	Sie können mehrere Budgets mit unterschiedlichen Budget-IDs erstellen und dann alle Finanzberichte, die Budgets enthalten, kopieren. Bearbeiten Sie anschließend jeden Finanzbericht, um die gewünschte Budget-ID abzurufen. Vorteile: Bietet die größte Flexibilität bei Verwendung mehrerer Budgets. Während eines Zeitraums können verschiedene Reports ausgeführt werden, um unterschiedliche Budgets anzuzeigen. Sie können sogar einen einzelnen Report ausführen, der sich auf mehrere Budgets bezieht. Nachteile: Erhöht die Anzahl der Finanzberichte in Ihrem Unternehmen, die ähnliche Spezifikationen aufweisen, was zu einer größeren Liste führt und möglicherweise eine zusätzliche Reportverwaltung erfordert.
Ein Standardbudget und Kopien früherer Budgets für historische Zwecke	Sie können eine Kopie des ursprünglichen Budgets mit einer neuen Budget-ID speichern. Mit dieser Option können Sie das Standardbudget weiterhin ändern, ohne dass sich dies auf vorhandene Finanzberichte auswirkt. Angenommen, Sie haben ein Budget mit dem Namen "Aktuelles Budget", das in Ihren Finanzberichten verwendet wird. Wenn Sie die Budgetbeträge überarbeiten möchten, erstellen Sie eine Kopie des aktuellen Budgets und nennen Sie es "Altes Budget". Nehmen Sie dann die gewünschten Änderungen am aktuellen Budget vor, damit Ihre Reports auf diese aktualisierten Informationen verweisen. Vorteile: Erfordert nur eine Kopie Ihrer Finanzberichte, da jeder Report weiterhin auf dieselbe Budget-ID verweist. Nachteile: Sie können zu einem bestimmten Zeitpunkt nur ein einzelnes Budget berücksichtigen und Reports dazu erstellen. Um das ursprüngliche Budget unter einem neuen Namen zu speichern, folgen Sie den Anweisungen für Budget aus einem vorhandenen Budget erstellen. Stellen Sie sicher, dass Sie die Option zum Erstellen eines neuen Budgets aus einem vorhandenen Budget auswählen.

Konten mit Budgets

Es ist möglich, sowohl für die Konten in der Gewinn- und Verlustrechnung als auch diejenigen in der Bilanz zu budgetieren, obwohl viele Unternehmen nur Gewinn- und Verlustrechnungen in das Budget aufnehmen.

Gewinn- und Verlustrechnungskonten

Gewinn- und Verlustrechnungskonten werden als Aktivität für den Reportingzeitraum gemeldet und können als "für den Zeitraum" beschrieben werden. Geben Sie die budgetierte Aktivität für die Periode als Budgeteintrag ein.

Der Budgetbetrag für ein Gewinn- und Verlustrechnungskonto beträgt beispielsweise 4.000 für Januar, 4.000 für Februar und 4.000 für März. Der Reportbetrag beträgt 4.000 für den Monatszeitraum März und 12.000 für das erste Quartal.

Bilanzkonten

Intacct meldet Bilanzbeträge zu einem bestimmten Zeitpunkt, der als kumulativer Saldo bezeichnet werden kann, solange für jeden Zeitraum ein Budgetbetrag vorhanden ist. Der Budgeteintrag für eine Periode ist die Änderung des Bilanzkontos.

Beispiel:

• Der Endsaldo des Budgetkontos für Januar beträgt 2.000.

• Der Endsaldo des Budgetkontos für Februar wird voraussichtlich 6.000 betragen.

• Der Budgetbetrag für Februar wird mit 4.000 eingegeben.

Statistische Konten

Statistische Konten können auch in ein Budget einbezogen und bei ihrer Erstellung als "für den Zeitraum" oder "kumulativ" definiert werden.

• Wenn das statistische Konto als für den Zeitraum definiert ist, geben Sie den Budgetbetrag als Änderung für die Periode ein.

  Beispiel: Der Anfangssaldo für ein Mitarbeiterkonto beträgt 243. Wenn Sie davon ausgehen, dass die Mitarbeiterzahl in einem bestimmten Monat um 10 steigen wird, geben Sie 10 als Budgetbetrag ein.

• Wenn das statistische Konto als kumulativ definiert ist, geben Sie den Endsaldo als Budgetbetrag ein. Beispiel: Der Anfangssaldo für ein Mitarbeiterkonto beträgt 243. Wenn Sie davon ausgehen, dass die Mitarbeiterzahl um 10 steigt, geben Sie 253 als Budgetbetrag ein.

Dimensionen mit Budgets

Die Erstellung eines Budgets mit Dimensionen bietet mehr Flexibilität und Detailgenauigkeit beim Reporting. Obwohl die Verwendung von Dimensionen optional ist, empfehlen wir jedoch dringend, sie zu Reportingzwecken in die Budgets aufzunehmen. Angenommen, Ihr Unternehmen möchte die budgetierten Ausgaben mit den tatsächlichen Ausgaben nach Standort oder Abteilung vergleichen. Wenn Ihr Budget diese Dimensionen nicht enthält, können Sie diesen Report nicht ausführen.

In ähnlicher Weise kann Ihr Unternehmen mithilfe der Dimension Mitarbeiter den Umsatz nach Vertriebspersonal verfolgen. Durch die Budgetierung des Umsatzes, einschließlich der Dimension "Mitarbeiter", können Sie Reports ausführen, in denen das Budget mit den Ist-Werten für jeden Vertriebsmitarbeiter verglichen wird.

Jede Dimension, die im Hauptbuch verfügbar ist, kann mit Budgets verwendet werden.

Das folgende Beispiel zeigt Budgetdaten für ein Unternehmen, das Dimensionen in sein Budget aufnimmt.

Beispielhafte Budgetdaten für ein Unternehmen, das Dimensionen in sein Budget aufnimmt:

BUDGET_ID	ACCT_NO	DEPT_ID	LOCATION_ID	PROJECTID	ITEMID	Zum Monatsende Jan. 2024	Zum Monatsende Feb. 2024
Aktuell-Budget	4010	VERTRIEB	NYC	PR-100	WEB	11000	15000
Aktuell-Budget	4010	VERTRIEB	NYC	PR-101	LIZENZ	220000	40000
Aktuell-Budget	4010	VERTRIEB	NYC	PR-102	WEB	28000	30000
Aktuell-Budget	6005	ADMIN	NYC			1200	1800
Aktuell-Budget	6005	MKTG	SFR			100	120
Aktuell-Budget	6010	ADMIN	NYC			2500	3200

Sie fügen Ihrem Budget Details auf Dimensionsebene hinzu, wenn Sie dem Budget Details hinzufügen.

Budgetieren für einige Konten mit Dimensionen und einige Konten ohne Dimensionen

Sie können unterschiedliche Dimensionen für verschiedene Konten verwenden. Außerdem können Sie Dimensionen für einige Konten verwenden und für andere nicht. Ihre Reporting-Anforderungen bestimmen den Detaillierungsgrad. Jedes Konto kann auf einer anderen Detailebene budgetiert werden.

Budget mit Ausgabenmanagement verwenden

Budgets im Zusammenhang mit Ausgabenmanagement müssen einen Wert haben, auch wenn dieser Null ist. Das Ausgabenmanagement validiert nichts, was leer gelassen wurde. Intacct geht davon aus, dass Sie die Ausgabenvalidierung für dieses Konto überspringen möchten. Wenn Sie also möchten, dass ein Konto für die Validierung verwendet wird und es keinen Budgetbetrag hat, setzen Sie den Betrag auf 0. Weitere Informationen finden Sie unter Validierung des Ausgabenmanagements.