Projektkostenvoranschläge importieren

Bewährte Methoden für Projektkostenvoranschläge

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Projekte Modul: Projektkostenrechnung und Rechnungslegung
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  • Auflisten: Ermöglicht die Ansicht von Projektkostenvoranschlägen
  • Anzeigen, Hinzufügen, Bearbeiten und Entfernen: Steuert, wer auf Projektkostenvoranschläge zugreifen oder diese ändern kann
Vorheriger Schritt

Projektkostenvoranschläge konfigurieren

  • Jede Kostenvoranschlagsposition in der Importdatei muss einen Wert für Folgendes enthalten Anzahl und Stücksatzoder ein Wert für Betrag.
    Wenn Anzahl und Stücksatz Werte enthalten, werden diese Werte zur Berechnung der Betrag.
    Wenn die Kostenvoranschlagsposition Werte für enthält Anzahl, Stücksatzund Betragerstellen, verwendet der Importprozess nur die Betrag aus der Datei hinzu, ohne den Betrag mit dem Anzahl und Stücksatz.
  • Geben Sie für jede Kostenvoranschlagsposition Workflow-Typen an: Original (Standard), Überarbeitung, Prognose, genehmigte Änderung, ausstehende Änderung oder andere. Positionen ohne Workflow-Typ werden standardmäßig auf Original gesetzt.
    • Verwenden Sie Workflow-Typen, um die Schätzungseinträge zu filtern, die in bestimmten Hauptbuch-Budgets gebucht werden sollen. Alle Zeilen sind additiv, d. h. ein Revisionseintrag ersetzt den Original Eintrag nicht.
  • Bei Werten wird zwischen Groß- und Kleinschreibung unterschieden. Achten Sie daher darauf, die richtigen Groß- und Kleinbuchstaben zu verwenden.
  • Sie können Kostenvoranschläge mehrmals importieren. Bei jedem Import wird ein neuer Kostenvoranschlag erstellt und vorhandene Kostenvoranschläge werden nicht ersetzt. Wenn Sie automatische fortlaufende Schätzungs-IDs verwenden und Schätzungen mehr als einmal importieren, wird bei jedem Import ein neuer Kostenvoranschlag erstellt.

CSV-Vorlage für Projektkostenvoranschlag erstellen

  1. Laden Sie die CSV-Vorlage für den Projektkostenvoranschlag von der Seite "Checkliste für die Einrichtung des Unternehmens" herunter. Weitere Informationen finden Sie unter Checkliste für die Einrichtung des Unternehmens.
  2. Lesen Sie die Feldbeschreibungen in der CSV-Vorlage, um Informationen darüber zu erhalten, wie Sie die CSV-Datei mit Ihren Informationen zum Projektkostenvoranschlag ausfüllen.
  3. Wenn Sie nur den Projektkostenvoranschlag importieren möchten, füllen Sie die CSV-Datei nur mit Kostenvoranschlagsinformationen.
    4. Sie können Kostenvoranschläge nur in Projekte mit einem vorhandenen Projektstrukturplan importieren.
    Aufgaben und die entsprechenden Kostenarten (nur für Bauwesen-Abonnements) müssen bereits im Projektstrukturplan des Projekts vorhanden sein.
    Wenn Ihr Projekte Anwendung so eingerichtet ist, dass fortlaufende IDs generieren werden, nehmen Sie keine Projekt- oder Schätzungs-IDs in Ihre Importdatei auf.
  4. Wenn Sie den vollständigen Projekt PSP mit dem Projektkostenvoranschlag importieren möchten, füllen Sie die CSV-Datei mit dem Kostenvoranschlag und dem vollständigen PSP des Projekt aus. (Möglicherweise sind spezifische Projektinformationen erforderlich.)
    1. Die Importdatei kann sowohl Standard- als auch benutzerdefinierte Aufgaben für das Projekt enthalten. Wenn Sie jedoch benutzerdefinierte Aufgaben hinzufügen, müssen Sie die Aufgaben-IDs und -Namen in die Importdatei aufnehmen.
    2. Wenn Ihre Projekte-Anwendung so eingerichtet ist, dass fortlaufende IDs generiert werden, und Sie diese IDs in die Importdatei aufnehmen, werden beim Importprozess die IDs aus der Importdatei anstelle der vom System generierten ID-Nummern verwendet.
  5. Über die Schaltfläche Projektkostenvoranschläge Seite:
    • Um nur die Schätzung zu importieren, wählen Sie Nur Schätzung importieren und suchen Sie zu Ihrer CSV-Datei für den Kostenvoranschlag.
    • Um den Kostenvoranschlag zu importieren und einen vollständigen Projekt PSP zu erstellen, wählen Sie Schätzung mit PSP importieren und suchen Sie Ihre Schätzung + PSP-CSV-Datei.

Vorlage herunterladen

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Checkliste für die Unternehmenseinrichtung: Ausführen

Laden Sie eine neue leere Vorlage aus der Checkliste für die Unternehmenseinrichtung herunter, wenn Sie Informationen in Sage Intacct importieren. Die Verwendung einer heruntergeladenen Vorlage ist aus folgenden Gründen wichtig:

  • Vorlagen in der Checkliste für die Unternehmenseinrichtung werden automatisch basierend auf Ihrer Unternehmenskonfiguration angepasst, einschließlich aller von Ihnen erstellten Dimensionen und benutzerdefinierten Felder.
  • Intacct kann Vorlagen jederzeit aktualisieren, insbesondere wenn eine neue Version von Intacct veröffentlicht wird. Wenn Intacct eine Vorlage aktualisiert, funktioniert eine ältere Vorlage während des Imports möglicherweise nicht mehr.
Einige Intacct-Importseiten enthalten einen Link, über den Sie eine leere Vorlage direkt herunterladen können (anstatt die Vorlage aus der Checkliste für die Unternehmenseinrichtung zu beziehen).

So laden Sie eine Vorlage aus der Checkliste für die Unternehmenseinrichtung herunter:

  1. Gehen Sie zu Unternehmen > Einrichtung > Konfiguration > Daten importieren.

    Die Checkliste für die Unternehmenseinrichtung wird geöffnet. Sie finden eine Liste der Bereiche, in die Sie Informationen in Intacct importieren können.

  2. Entscheiden Sie sich für einen Informationstyp, der hochgeladen werden soll, und wählen Sie den Link Vorlage aus, der diesen Informationen zugeordnet ist.
Wenn die gewünschte Vorlage nicht in der Checkliste für die Unternehmenseinrichtung angezeigt wird, wechseln Sie zu CSV-Importvorlage herunterladen. Einige Vorlagen sind nicht in der Checkliste für die Unternehmenseinrichtung enthalten.

Bewährte Methoden

Die folgenden Methoden haben sich für die Vorbereitung von CSV-Dateien für den Upload bewährt.

Laden Sie eine Vorlage aus der Checkliste für die Unternehmenseinrichtung oder von einer Objektlistenseite herunter.

  • Verwenden Sie die neueste Vorlage, insbesondere nach Veröffentlichung einer neuen Produktversion.
  • Verwenden Sie die richtige Vorlage für den Bereich, in den Sie Informationen hochladen möchten. Die verschiedenen Vorlagen enthalten unterschiedliche Arten von Informationen. Verwenden Sie eine Vorlage speziell für die Informationen, die Sie hochladen müssen.
  • Ändern Sie nicht die Titel in der Kopfzeile. Die Kopfzeilentitel sind auf Felder in Intacct abgestimmt. Falsche Kopfzeilentitel führen zu einem Upload-Fehler. Wenn Sie eine Vorlage aus der Checkliste für die Unternehmenseinrichtung herunterladen, sind die richtigen Kopfzeilen bereits in der Vorlage enthalten.
  • Lesen Sie die Kopfzeilenbeschreibungen in der Vorlage. Die Kopfzeilenbeschreibung ist die Zelle unter der Kopfzeile, in der erläutert wird, welche Informationen für die einzelnen Spalten akzeptiert werden. Wenn Sie Informationen im falschen Format oder mit einem falsch akzeptierten Wert eingeben, führt dies zu einem Fehler beim Upload. Die Kopfzeilenbeschreibungen in der Vorlage zeigen Ihnen, wie die Informationen aussehen sollen. Beispielsweise zeigt die Kopfzeile in der Vorlage Hauptbuch-Journaleinträge für JOURNAL, dass in diesem Feld bis zu vier Zeichen zulässig sind, es sich um ein Pflichtfeld handelt und es keine Standardwerte gibt. Die Kopfzeile in der Vorlage "Reportingzeitraum" zeigt an, dass für STATUS nur die Werte 1 oder 2 zulässig sind, die "wahr" und "falsch" bedeuten, und dass das Feld kein Pflichtfeld ist.
  • Geben Sie die erforderlichen Informationen ein. Einige Daten sind Pflichtangaben, andere nicht. Lesen Sie das Beschreibungsfeld, um zu ermitteln, bei welchen Informationen es sich um Pflichtangaben handelt. Die Pflichtangaben sind für einen erfolgreichen Upload obligatorisch.

Speichern Sie die Datei als CSV-Datei (Comma-Separated Values). Wenn Sie die Datei in Excel speichern, können Sie den durch Kommas getrennten Dateityp auswählen.

Die Datei hat nach dem Speichern die Dateierweiterung .csv. Lassen Sie die Datei geöffnet, bis der Import erfolgreich ausgeführt wurde. Excel formatiert Dateien manchmal neu, wenn Sie sie schließen, bevor der Import erfolgreich abgeschlossen wurde.

In den Felddefinitionen in der Standardvorlage wird erläutert, welche Art von Informationen für die einzelnen Felder erforderlich sind und wie gültige Informationen eingegeben werden. Lesen Sie die Felddefinitionen in der Vorlage, bevor Sie Dateneingaben vornehmen.

Fehlerbehebung

Wenn Importfehler auftreten, lesen Sie die Importtipps und Informationen zu häufigen Fehlern.

Importfehler treten auf, wenn Sie versuchen, Informationen zu importieren, die nicht den Anforderungen der Vorlage entsprechen. Jede Vorlage enthält eine Reihe von erforderlichen Informationen, die Sie eingeben müssen, um die Datei erfolgreich zu importieren, und Formate, die für bestimmte Arten von Informationen einzuhalten sind. Lesen Sie die Beschreibungen in der Vorlage, um die beste Methode zur Eingabe Ihrer Daten zu ermitteln.

Wenn einzelne Transaktionen fehlerhaft sind, werden die fehlerhaften Zeilen in der Transaktion zusammen mit einem Fehlercode für die jeweilige Zeile in einer CSV-Datei für Sie gespeichert. Überprüfen Sie Ihre E-Mails auf Informationen zu bestimmten Fehlern. Weitere Informationen finden Sie unter CSV-Importfehler finden und beheben.

Weitere Informationen zum CSV-Upload-Prozess finden Sie unter Datei für den CSV-Import vorbereiten.

Wenn Sie eine Vorlage von der Checkliste für die Unternehmenseinrichtung oder einer Objektlistenseite heruntergeladen haben, enthält Ihre Vorlage die Überschriften und Dimensionen, die für Ihr Unternehmen spezifisch sind. Die Kopfzeilen in einer Standardvorlage enthalten möglicherweise einige der für Ihr Unternehmen spezifischen Felddefinitionen nicht.

Wenn Sie Dimensionen umbenannt haben (siehe Terminologie anpassen für weitere Informationen) wird Ihr Dimension Name nicht in der CSV-Vorlage angezeigt, aber der Original Sage Intacct Dimension Name tut.