Einkaufsgenehmigungsrichtlinien

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Genehmigungsrichtlinien legen die Kriterien fest, um zu bestimmen, welche Einkaufstransaktionen eine Genehmigung erfordern, und können die Reihenfolge der Genehmigenden umfassen.

Weitere Informationen zu Genehmigungsrichtlinien finden Sie unter Über Einkaufsgenehmigungen.
Abonnement Einkauf
Benutzertyp Geschäftlicher Benutzer mit Admin-Berechtigungen
Berechtigung

Einkauf:

  • Verwalten

Eine Genehmigungsrichtlinie hinzufügen

  1. Gehe zu Einkauf > Einrichtung > Mehrund wählen Sie Hinzufügen (Kreis) neben Genehmigungsrichtlinien.
  2. Wählen Sie einen Transaktionsdefinition.

    Die Genehmigungsrichtlinie gilt für die Einkaufstransaktionen, die auf der von Ihnen gewählten Transaktionsdefinition basieren.

  3. Wählen Sie für jede Genehmigung, die Sie die Einkaufs-Transaktion durchlaufen möchten, das Regeltyp.

    Siehe Feldbeschreibungen um weitere Informationen zu erhalten.

    • Wenn Sie Wertgenehmigung – Abteilung oder Wertgenehmigung – Transaktions-Abteilung Wählen Sie als Regeltyp einen Regelsatz aus. Verwenden Sie die Dropdown-Liste in der Zeile, um den zu verwendenden Regelsatz hinzuzufügen, zu bearbeiten oder anzuzeigen. Erfahren Sie mehr zum Thema Wert Genehmigung Regel Sätze.
    • Wenn Sie Wertgenehmigung oder Wertgenehmigung – Progressiv Wählen Sie als Regeltyp die Option Hinzufügen oder Bearbeiten in der Position, um die zu verwendende Regel für die Wert-Genehmigung hinzuzufügen oder zu bearbeiten.
    • Wenn Sie Benutzerebene oder Benutzergruppenebeneauszuwählen, stehen nur die Benutzer oder Benutzer Gruppen zur Auswahl, die Berechtigung haben, Einkaufstransaktionen zu Liste, die Genehmigung werden müssen. Erfahren Sie mehr zum Thema Berechtigungen zuweisen.

Genehmigungsrichtlinie bearbeiten

  1. Gehe zu Einkauf > Einrichtung > Weitere > Genehmigungsrichtlinien.
  2. Suchen Sie die Genehmigungsrichtlinie, die Sie bearbeiten möchten.
  3. Auswählen Mehr Aktionen > Bearbeiten am Ende der Zeile.

  4. Nehmen Sie die notwendigen Änderungen vor.

  5. Wählen Sie Speichern. Weitere Informationen finden Sie unter Feldbeschreibungen.
  1. Gehe zu Einkauf > Einrichtung > Weitere > Genehmigungsrichtlinien.
  2. Suchen Sie die Genehmigungsrichtlinie, die Sie bearbeiten möchten, und wählen Sie Bearbeiten.
  3. Fügen Sie Informationen nach Bedarf hinzu, ändern oder entfernen Sie sie.

    Weitere Details finden Sie unter Feldbeschreibungen.

Änderungen, die Sie vornehmen, wirken sich nicht auf Einkaufstransaktionen aus, die sich derzeit im Genehmigungszyklus befinden. Die Änderungen treten in Kraft, wenn eine Einkaufstransaktion eingereicht wird, die die folgenden Transaktionen umfasst:

  • Eine neu übermittelte Transaktion
  • Eine abgelehnte Transaktion, die erneut übermittelt wird
  • Eine genehmigte Transaktion, die geändert wird, wenn die Einkaufs-Konfiguration so eingestellt wird, dass ein neuer Genehmigungszyklus erforderlich ist, wenn eine genehmigte Transaktion geändert wird.

Details zu einer Genehmigungsrichtlinie anzeigen

  1. Gehe zu Einkauf > Einrichtung > Mehr > Genehmigungsrichtlinien. Die Liste der Genehmigungsrichtlinien wird angezeigt.
  2. Suchen Sie die anzuzeigende Genehmigungsrichtlinie, und wählen Sie Ansehen.

Genehmigungsrichtlinie löschen

  1. Gehe zu Einkauf > Einrichtung > Mehr > Genehmigungsrichtlinien.
  2. Suchen Sie die Genehmigung Richtlinie, die Entfernen werden soll.
  3. Aktivieren Sie das Kontrollkästchen neben der Genehmigungsrichtlinie und wählen Sie dann Löschen.
  1. Gehe zu Einkauf > Einrichtung > Mehr > Genehmigungsrichtlinien.
  2. Suchen Sie die Genehmigung Richtlinie, die Sie Entfernen möchten.

  3. Wählen Sie am Ende der Zeile Weitere Aktionen > Entfernen aus.

  4. Wählen Sie zur Bestätigung Entfernen aus.

Änderungen, die Sie vornehmen, wirken sich nicht auf Einkaufstransaktionen aus, die sich derzeit im Genehmigungszyklus befinden. Die Änderungen werden immer dann wirksam, wenn eine Einkaufstransaktion eingereicht wird, die die folgenden Transaktionen umfasst:

  • Eine neu übermittelte Transaktion
  • Eine abgelehnte Transaktion, die erneut übermittelt wird
  • Eine genehmigte Transaktion, die geändert wird, wenn die Einkaufs-Konfiguration so eingestellt wird, dass ein neuer Genehmigungszyklus erforderlich ist, wenn eine genehmigte Transaktion geändert wird.

Validierungsmeldungen

Wenn Sie eine Genehmigungsrichtlinie speichern, prüft Sage Intacct die Vollständigkeit der für die Richtlinie erforderlichen Konfiguration. Diese Prüfung trägt dazu bei, Probleme zu vermeiden, wenn Benutzer Einkaufstransaktionen einreichen.

Sage Intacct zeigt eine Benachrichtigung an, wenn die Richtlinie einen der folgenden Regeltypen enthält und Mitarbeitern, Abteilungen oder Standorten kein Manager zugewiesen ist:

  • Genehmigung durch Manager des Mitarbeiters
  • Genehmigung der Abteilung oder Genehmigung der Transaktionsabteilung
  • Genehmigung des Transaktionsstandorts
  • Wertgenehmigung – Abteilung oder Wertgenehmigung – Transaktionsabteilung (wenn der Regelsatz "Mitarbeiter*in" oder "Abteilungsleiter" enthält)

Sie können die Funktion Zuweisen in der Benachrichtigung, um zu untersuchen, welchen Mitarbeitern, Abteilungen oder Standorten eine Führungskraft fehlt, und weisen Sie eine zu.

Die überprüften Mitarbeiter sind Mitarbeiter, die Benutzer sind und über die Berechtigung zum Hinzufügen von Einkaufstransaktionen verfügen.

Feldbeschreibungen:

In der folgenden Tabelle werden die einzelnen Artikel auf der Seite "Genehmigungsrichtlinie" beschrieben.

Feldbeschreibungen der Seite "Genehmigungsrichtlinie"
Feld Beschreibung

Transaktionsdefinition

die Transaktionen, die eine Genehmigung erfordern. Sie können Genehmigungen für Transaktionen mit den folgenden Vorlagentypen einrichten:

  • Angebot (Einkauf oder Kauf Bestellanforderungen)
  • Bestellung (Kauf)
  • Rechnung (Lieferantenrechnungen)
    Die Lieferantenrechnung wird im Hauptbuch erfasst, nachdem sie vollständig genehmigt wurde, wobei das Transaktionsdatum als Buchungsdatum verwendet wird. Wenn sich die Transaktionsdefinition für die Rechnung auf die Menge und den Wert des Bestands auswirkt, werden die Menge und der Wert erst dann beeinflusst, wenn die Rechnung vollständig genehmigt wurde.

Regeltyp

Verwenden Sie den Regeltyp, um eine Abfolge von Genehmigungen zu erstellen, die die Genehmigung durch einen benannten Benutzer oder eine benannte Benutzergruppe, den Manager des Benutzers, den Manager der Abteilung des Benutzers, den Betrag des Einkaufs und mehr umfassen kann.

Beispiel: Sie möchten, dass eine Einkaufs Transaktion zuerst von der Führungskraft der einreichenden Mitarbeiter genehmigt wird. Wenn der Manager zustimmt, sollten Sie mit dem Wert Genehmigung fortfahren, der sowohl auf der Abteilung für die Transaktion als auch auf der Einkauf Betrag basiert.

Die Regeltypen sind:

  • Wertgenehmigung: Genehmigungsanforderungen werden basierend auf der Einkauf Betrag gesendet. Der Wert Genehmigung Regel für Wertgenehmigung und Wertgenehmigung: "Progressiv" legt die Genehmigungsebenen und die Genehmigungsbeträge auf jeder Ebene fest. Genehmigungsanforderungen werden direkt an die Ebene gesendet, in die der Betrag des Einkaufs fällt. Benutzer, die auf bestimmte Geschäftsbereiche oder Abteilungen beschränkt sind, erhalten unabhängig von ihren E-Mail-Einstellungen möglicherweise keine Benachrichtigungen für diesen Genehmigung Wert.
  • Wertgenehmigung: Progressiv: Genehmigungsanforderungen werden basierend auf der Einkauf Betrag gesendet. Der Wert Genehmigung Regel für Wertgenehmigung und Wertgenehmigung: "Progressiv" legt die Genehmigungsebenen und die Genehmigungsbeträge auf jeder Ebene fest. Das Genehmigungsrouting beginnt auf Ebene 1 und durchläuft jede Ebene, bis die Einkauf Betrag die nächste Ebene unterschreitet. Benutzer, die auf bestimmte Geschäftsbereiche oder Abteilungen beschränkt sind, erhalten unabhängig von ihren E-Mail-Einstellungen möglicherweise keine Benachrichtigungen für diesen Genehmigung Wert.
  • Wertgenehmigung: Abteilung: Genehmigungsanforderungen werden basierend auf der Abteilung des Mitarbeiters, der die Transaktion übermittelt, und dem Betrag des Einkaufs gesendet. Die Anzahl der Genehmigenden und jeweiligen Grenzwerte für den Genehmigungsbetrag werden bestimmt von der Wertgenehmigungsregel für die Abteilung oder der Standardwertgenehmigungsregel, wenn die Abteilung keine eigene Wertgenehmigungsregel hat, die durch den ausgewählten Regelsatz definiert wird. Die Genehmigungsweiterleitung beginnt mit dem ersten Genehmigenden und wird zu den einzelnen nachfolgenden Genehmigenden fortgesetzt, bis der Betrag des Einkaufs unter den Grenzwert des nächsten Genehmigenden fällt.
  • Wertgenehmigung: Transaktionsabteilung: Genehmigungsanforderungen werden basierend auf der in der Transaktion ausgewählten Abteilung und dem Betrag des Einkaufs gesendet. Die Anzahl der Genehmigenden und jeweiligen Grenzwerte für den Genehmigungsbetrag werden bestimmt von der Wertgenehmigungsregel für die Abteilung oder der Standardwertgenehmigungsregel, wenn die Abteilung keine eigene Wertgenehmigungsregel hat, die durch den ausgewählten Regelsatz definiert wird. Die Genehmigungsweiterleitung beginnt mit dem ersten Genehmigenden und wird zu den einzelnen nachfolgenden Genehmigenden fortgesetzt, bis der Betrag des Einkaufs unter den Grenzwert des nächsten Genehmigenden fällt. (Pro Transaktion kann nur eine Abteilung ausgewählt werden.)
  • Genehmigung der Abteilung: Genehmigungsanforderungen werden an den Manager der Abteilung gesendet, der der Mitarbeiter, der die Transaktion übermittelt, zugewiesen ist.
  • Genehmigung durch Führungskraft des Mitarbeiters: Genehmigungsanforderungen werden an den Manager des Mitarbeiters gesendet, der die Transaktion übermittelt.
  • Genehmigung der Transaktionsabteilung: Genehmigungsanforderungen werden an die Leitung der in der Transaktion ausgewählten Abteilung gesendet. (Pro Transaktion kann nur eine Abteilung ausgewählt werden.)
  • Genehmigung des Transaktionsstandorts: Genehmigungsanforderungen werden an den Manager des in der Transaktion ausgewählten Standorts gesendet. (Pro Transaktion kann nur ein Standort ausgewählt werden.)
  • Genehmigung des Transaktions-Projektmanagers: Genehmigungsanforderungen werden an den Manager des in der Transaktion ausgewählten Projekts gesendet. (Pro Transaktion kann nur ein Projekt ausgewählt werden.)
  • Benutzerebene: Genehmigungsanforderungen werden an einen ausgewählten Benutzer gesendet.
  • Benutzergruppenebene: Genehmigungsanforderungen werden an eine ausgewählte Benutzergruppe gesendet.

Benutzer oder Benutzergruppe

Wählen Sie einen Benutzer oder eine Benutzergruppe aus. Damit eine benannte Benutzer oder Benutzergruppe im Liste angezeigt wird, muss die Benutzer oder Benutzergruppe einen anderen Benutzer Typ als CRM aufweisen und über Berechtigung verfügen, um Einkaufstransaktionen zu Liste, die Genehmigung müssen. Darüber hinaus darf der Benutzer oder die Benutzergruppe nicht auf Entitäten, Abteilungen oder Gebiete beschränkt sein.

Regelsatz

Dieses Feld ist relevant, wenn Wertgenehmigung: Abteilung oder Wertgenehmigung: Transaktionsabteilung ist als Regeltyp ausgewählt. Die Regelsatz identifiziert den Wert Genehmigung Regeln, die zum Weiterleiten der Genehmigung Anforderungen verwendet werden. Denken Sie daran, dass ein Wert Genehmigung Regel die gewünschten Genehmigenden und deren Genehmigung Beträge definiert.

Ein Regelsatz enthält den Standardwert Genehmigung Regel, der für alle Abteilung ohne eigenen spezifischen Wert Genehmigung Regel gilt, und optional einen oder mehrere Wert Genehmigung Regeln für bestimmte Abteilungen. Ein Wert Genehmigung Regel ist vielleicht für die meisten Ihrer Abteilungen praktikabel, andere Abteilungen benötigen jedoch möglicherweise ihre eigenen Regeln mit unterschiedlichen Genehmigenden, Genehmigung Beträgen oder beidem.

Weitere Informationen zu Regelsätzen für die Wertgenehmigung und Wertgenehmigungsregeln.

Verwalten

Dieses Feld ist relevant, wenn Wertgenehmigung oder Wertgenehmigung: Progressiv ist als Regeltyp ausgewählt. Sie können das Symbol Bearbeiten Link in der Verwalten Spalte zum Hinzufügen oder Bearbeiten der Wert-Genehmigung-Regel, die zum Weiterleiten der Genehmigungsanforderungen verwendet wird. Die Genehmigung Regel für diese beiden Regel Typen definiert die Nummer der erforderlichen Ebenen der Genehmigung und die Genehmigung Beträge für jede Ebene. Die Genehmigenden für eine bestimmte Ebene sind diejenigen Benutzer, die über die Berechtigung für die Genehmigung von Einkäufen auf dieser Ebene verfügen.

Erfahren Sie mehr über die Wertgenehmigungsregel für berechtigungsbasierte Genehmigungen.