Einzelne Dokumente per E-Mail versenden – Einkauf

Sie können ein einzelnes Einkaufs-Dokument aus einer Einkaufs-Transaktion oder aus einer Einkaufs-Transaktion-Liste per E-Mail versenden.

Individuelles Einkaufs-Dokument per E-Mail versenden

Abhängig von Ihren Berechtigungen können Sie die E-Mail-Adressen für die Standardempfänger ändern, Empfänger hinzufügen und die Absenderinformationen (Absender) ändern.

Abonnement	Auftragserfassung Einkauf
Regionale Verfügbarkeit	Alle Regionen
Benutzertyp	Geschäftlicher Benutzerin Mitarbeiter Projektmanager Warenlager
Berechtigungen	Auftragserfassungs-Transaktionen: Auflisten, Anzeigen Einkaufstransaktionen: Auflisten, Anzeigen
Einschränkungen	Benutzer vom Typ "Mitarbeiter*in" können Transaktionen nur per E-Mail versenden, wenn der Transaktionstyp der Transaktionsdefinition auf "Angebot" gesetzt ist.

Führen Sie einen der folgenden Schritte aus:
- Suchen Sie in einer Transaktions-Liste die gewünschte Transaktion und wählen Sie Drucken oder per E-Mail senden.
- Zeigen Sie die Transaktion an und wählen Sie Drucken oder per E-Mail senden.
Wählen Sie im Abschnitt Drucken oder per E-Mail senden auszuwählen, wählen Sie E-Mail.

Die Standardempfängeradressen, die E-Mail-Vorlage und die Absenderinformationen werden angezeigt.

Wenn "Drucken" ausgewählt ist und Sie nicht drucken möchten, deaktivieren Sie das Symbol Drucken Kontrollkästchen.
Um eine Vorschau des Dokuments anzuzeigen, wählen Sie Vorschau des PDF-Anhangs anzeigen.
Bearbeiten Sie Empfänger- oder Absenderinformationen nach Bedarf.
Die E-Mail-Adressen in dieser Liste sind diejenigen, die in der Liste der zulässigen E-Mail-Adressen Ihres Unternehmens durch einen Admin eingerichtet wurden.
Wenn Sie fertig sind, wählen Sie OK.

Was passiert, wenn Sie ein Dokument drucken oder per E-Mail versenden?

Durch das Senden oder Drucken eines gebuchten Dokuments wird der Status "Gedruckt" auf dem Tab "Historie" der Transaktion in "Ja" geändert.
Wenn die Transaktionsdefinition Änderungen nach dem Drucken verhindert, können Sie die Transaktion nach dem Drucken nicht mehr bearbeiten oder entfernen.
Durch das Drucken eines Dokumententwurfs ändert sich der Status "Gedruckt" nicht.
Beim Drucken eines Dokumententwurfs wird auch die Flagge "Gedruckt" geändert, es sei denn, Sie konfigurieren die Auftragserfassung auf Gedruckte Transaktionsentwürfe als nicht gedruckt kennzeichnen.

Fehlerbehebung bei gesendeten E-Mails

Die E-Mail-Zustellungsprotokoll Zeigt eine Liste der E-Mails an, die von der Auftragserfassung innerhalb Ihres Unternehmens gesendet wurden. Sie können Details zu jeder E-Mail anzeigen, überprüfen, ob eine E-Mail erfolgreich gesendet wurde oder nicht, oder eine E-Mail von dieser Seite aus erneut senden.

Je nachdem, wie Sie auf das E-Mail-Zustellungsprotokoll zugreifen, können Sie alle von der Auftragserfassung gesendeten E-Mails, alle von einer bestimmten Transaktion gesendeten E-Mails oder alle E-Mails anzeigen, die für einen bestimmten Kunden gesendet wurden.

Wenn Sie eine E-Mail gesendet haben und der Empfänger sie nie erhalten hat und das E-Mail-Zustellungsprotokoll den Status als "Gesendet" anzeigt, finden Sie weitere Informationen unter Fehlerbehebung bei falschen E-Mail-Adressen.

Die E-Mail-Zustellungsprotokoll Hier können Sie überprüfen, ob beim Senden von E-Mails Fehler aufgetreten sind. Sie sehen eine Liste der E-Mails, die nicht gesendet werden konnten, mit der Möglichkeit, einen Drilldown durchzuführen und genau zu sehen, welche E-Mail-Adressen Probleme verursacht haben.

Feldbeschreibungen:

In der folgenden Tabelle werden die Felder im Dialogfeld "Drucken oder per E-Mail senden" beschrieben.

Feldbeschreibungen des Dialogfelds "Drucken oder per E-Mail senden"
Feld	Beschreibung
Zustellungsmethode	Auswählen Drucken, E-Mailoder beides. Diese Option wird standardmäßig auf die im Kunden-Datensatz angegebene Option für Kontoauszugs- und Rechnungszustellung gesetzt.
Vorschau des PDF-Anhangs anzeigen	Zeigen Sie eine Vorschau des Dokuments als PDF an. Die PDF-Datei verwendet die Dokumentvorlage, die für die Transaktionsdefinition, den Kunden-Datensatz oder beides definiert ist. Die Einstellung im Kunden-Datensatz hat Vorrang. Die PDF-Datei verwendet die Dokumentvorlage, die in der Transaktionsdefinition definiert ist.
An, CC und BCC	Die E-Mail-Empfänger. Die Adressen werden aus der ausgewählten E-Mail-Vorlage ausgefüllt. Wenn keine Vorlage verwendet wird, verwendet "An" standardmäßig die E-Mail-Adresse für die Zahlungsadresse in der Transaktion. Wenn keine Vorlage verwendet wird, wird für "An" standardmäßig die E-Mail-Adresse des Rechnungsempfängers in der Transaktion verwendet. Sie können Empfänger hinzufügen oder bearbeiten. Trennen Sie Adressen durch Kommas oder Strichpunkte. Sie können E-Mail-Adressen (durch Kommas oder Semikolons getrennt) hinzufügen oder die E-Mail-Adressen nach Bedarf bearbeiten. Erfahren Sie, wie Sie Korrekte E-Mail-Adressen.
E-Mail-Vorlage	Die E-Mail-Vorlage Zum Senden der Transaktion. Dieses Feld hat standardmäßig einen der folgenden Werte: Die Vorlage, die der Transaktionsdefinition auf dem Tab "Dokumentkonfiguration"-Tab des "Konfigurieren EinkaufAuftragserfassung Seite. Die Vorlage, die dem Lieferanten und der Kombination aus Transaktionsdefinition zugewiesen ist, wobei die Einstellungen für den Lieferanten Vorrang haben. Die Vorlage, die dem Kunden und der Kombination aus Transaktionsdefinition zugewiesen ist, wobei die Einstellungen des Kunden Vorrang haben. Wenn leer, wird die E-Mail mit einer Standardsystemnachricht gesendet. Wir empfehlen Ihnen, eine E-Mail-Vorlage zu verwenden. Verwenden Sie die Dropdown-Liste, um eine andere Vorlage auszuwählen.
Name	Der Name des Absenders. Erforderlich. Dieses Feld ist standardmäßig auf den Name der Antwort aus der E-Mail-Vorlage hinzufügen können. Wenn keine Vorlage ausgewählt ist, wird dieses Feld standardmäßig auf das Feld Name des administrativen Kontakts auf der Seite "Unternehmensinformationen" aus. Sie können bei Bedarf einen anderen Namen in dieses Feld eingeben.
E-Mail-Adresse	Die E-Mail-Adresse des Absenders. Dieses Feld ist standardmäßig auf den Antwort-E-Mail-Adresse aus der E-Mail-Vorlage hinzufügen können. Wenn keine Vorlage ausgewählt ist, wird dieses Feld standardmäßig auf das Feld Name des administrativen Kontakts auf der Seite "Unternehmensinformationen" aus. Sie können bei Bedarf einen anderen Namen in diesem Feld auswählen. Die E-Mail-Adressen in dieser Liste sind diejenigen, die in der Liste der zulässigen E-Mail-Adressen Ihres Unternehmens durch einen Admin eingerichtet wurden. Das Feld ist erforderlich.