Individuelles Dokument per E-Mail versenden – Einkauf

Sie können ein einzelnes Einkaufs-Dokument aus einer Einkaufs-Transaktion oder aus einer Einkaufs-Transaktions-Liste per E-Mail versenden.

Individuelles Einkaufs-Dokument per E-Mail versenden

Abhängig von Ihren Berechtigungen können Sie die E-Mail-Adressen für die Standardempfänger ändern, Empfänger hinzufügen und die Absenderinformationen (Absender) ändern.

Abonnement

Einkauf
Regionale Verfügbarkeit

Alle Regionen
Benutzertyp
  • Geschäftlicher Benutzerin
  • Mitarbeiter
  • Projektmanager
  • Warenlager
Berechtigungen

Einkaufstransaktionen: Auflisten, Anzeigen
Einschränkungen Benutzer vom Typ "Mitarbeiter*in" können nur Transaktionen per E-Mail versenden, bei denen der Transaktionstyp "Angebot" lautet.

  1. Führen Sie einen der folgenden Schritte aus:

    • Suchen Sie in einer Transaktions-Liste die gewünschte Transaktion und wählen Sie die entsprechende aus Drucken oder per E-Mail senden Verknüpfung.
    • Öffnen Sie die Transaktion und wählen Sie Drucken oder per E-Mail senden klicken.

  2. Klicken Sie auf der Seite Drucken oder per E-Mail senden auszuwählen, wählen Sie das E-Mail-Adresse Kontrollkästchen. Wenn der Drucken aktiviert ist und Sie nicht drucken möchten, deaktivieren Sie das Drucken Kontrollkästchen.

    Das Dialogfeld wird erweitert und zeigt die Anhangs-ID für alle Anhänge (wenn die E-Mail-Vorlage Anhänge enthält), die Standardempfängeradressen, die E-Mail-Vorlage, Absenderinformationen und einen Link zur Vorschau des PDF-Anhangs vor dem Senden der E-Mail an.

  3. Um das Dokument als PDF-Datei anzuzeigen, wählen Sie Vorschau des PDF-Anhangs anzeigen.

    Das PDF-Dokument wird in einem separaten Browserfenster angezeigt.

  4. Je nach Ihren Berechtigungen können Sie alle Empfänger- oder Absenderinformationen nach Bedarf bearbeiten.
  5. Wenn Sie bereit sind, die E-Mail zu senden, wählen Sie OK.

Durch Drucken oder Versenden eines gebuchten Dokuments per E-Mail wird die Gedruckt in der Transaktion gekennzeichnet Geschichte Tab auf "Ja". Wenn die Transaktionsdefinition über einen Richtlinie bearbeiten oder Richtlinie entfernen Auf Vor dem Druckenkönnen Sie die Transaktion Entfernen nach dem Gedruckt -Flag auf Ja gesetzt ist.

Das Drucken eines Dokuments hat keine Auswirkungen auf die Gedruckt -Flagge.

  1. Öffnen Sie in der entsprechenden Transaktions-Liste die Transaktion im Ansichts- oder Bearbeitungsmodus. Öffnen Sie beispielsweise eine Lieferantenrechnung.

  2. Wählen Sie das Symbol Geschichte Tab und wählen Sie Begriffsbestimmung In der Zeile des Geschichte Tabelle, die die erste Instanz der Transaktion enthält.

  3. Wählen Sie das Symbol Sicherheits-Konfiguration Tab und suchen Sie den Richtlinie bearbeiten oder Richtlinie entfernen -Feld.
  1. Öffnen Sie in der entsprechenden Transaktions-Liste die Transaktion im Ansichts- oder Bearbeitungsmodus. Öffnen Sie beispielsweise eine Lieferantenrechnung.
  2. Wählen Sie den Tab Historie aus. Der Wert des Gedruckt ist das Feld "Ja", wenn die Transaktion gedruckt wurde, oder "Nein", wenn nicht.

Fehlerbehebung bei gesendeten E-Mails

Die E-Mail-Zustellungsprotokoll Zeigt eine Liste der E-Mails an, die von Ihrem Unternehmen gesendet wurden. Sie können Details zu jeder E-Mail anzeigen, um zu überprüfen, ob eine E-Mail erfolgreich gesendet wurde oder nicht.

Erfahren Sie mehr über die E-Mail-Zustellungsprotokoll.

Feldbeschreibungen:

In der folgenden Tabelle werden die Felder im Dialogfeld "Drucken oder per E-Mail senden" beschrieben.

Feldbeschreibungen des Dialogfelds "Drucken oder per E-Mail senden"

Feld

Beschreibung

Zustellungsmethode

Die Optionen sind "Drucken" und/oder "E-Mail".

Vorschau des PDF-Anhangs anzeigen

Klicken Sie auf diesen Link, um eine Vorschau des Dokuments als PDF anzuzeigen. Die Dokument-Vorlage die für die PDF-Datei verwendet wird, ist auf der Transaktionsdefinition.

Anhang

Wählen Sie das Symbol für die Anhangsliste aus, um eine Liste der Anhänge anzuzeigen, die der Transaktion zugeordnet sind, oder wählen Sie Anhängen aus, um den entsprechenden Anhang anzuzeigen. Dieses Feld ist nur relevant, wenn die E-Mail-Vorlage Anhänge auf true festgelegt. Die maximale Dateigröße für einen Anhang in einer E-Mail beträgt 20 MB.

Alle angehängten Dokumente werden jedes Mal berücksichtigt, wenn Sie eine E-Mail mit der ausgewählten Vorlage senden.

An, CC und BCC

Die E-Mail-Adressen, an die die E-Mail gesendet wird. Die Quellen für die E-Mail-Adressen An, CC und BCC werden in der ausgewählten E-Mail-Vorlage definiert. Wenn der Transaktion keine E-Mail-Vorlage zugeordnet ist, wird das Symbol An ist standardmäßig das Feld Zahlen an Die in der Transaktion angegebene E-Mail-Adresse

Sie können E-Mail-Adressen (durch Kommas oder Semikolons getrennt) hinzufügen oder die E-Mail-Adressen nach Bedarf bearbeiten. Siehe Korrigieren von E-Mail-Adressen finden Sie Informationen darüber, wie Sie die E-Mail-Adressen von Kontakten ggf. ändern können.

E-Mail-Vorlage

Die E-Mail-Vorlage die zum Senden der Transaktion verwendet wird. Die E-Mail-Vorlage ist standardmäßig entweder auf die Einstellung der E-Mail-Vorlage eingestellt, die mit der Transaktionsdefinition auf der Dokumentkonfiguration Tab des Einkauf konfigurieren oder die Kombination aus E-Mail-Vorlage und Transaktionsdefinition, die in der Lieferanten-Datensatz. Die im Lieferanten-Datensatz definierte E-Mail-Vorlage hat Vorrang vor der E-Mail-Vorlage, die in der Transaktionsdefinition definiert ist.

Wenn dieses Feld leer ist, wird die E-Mail mit einer systemüblichen hartcodierten E-Mail-Nachricht gesendet. Intacct empfiehlt dringend, eine E-Mail-Vorlage zu verwenden.

Sie können die Dropdown-Liste verwenden, um eine andere E-Mail-Vorlage auszuwählen.

Name

Der Name des Absenders. Dieses Feld ist standardmäßig auf den Name der Antwort in der E-Mail-Vorlage definiert ist. Wenn keine E-Mail-Vorlage ausgewählt ist, wird dieses Feld standardmäßig auf die Name des HauptKontakts im Unternehmensinformationen Seite. Sie können bei Bedarf einen anderen Namen in dieses Feld eingeben. Das Feld ist erforderlich.

E-Mail-Adresse

Die E-Mail-Adresse des Absenders. Dieses Feld ist standardmäßig auf den Antwort-E-Mail-Adresse in der E-Mail-Vorlage definiert ist. Wenn keine E-Mail-Vorlage ausgewählt ist, wird dieses Feld standardmäßig auf die Haupt-Kontakt E-Mail-Adresse im Unternehmensinformationen Seite.

Sie können bei Bedarf einen anderen Namen in dieses Feld eingeben. Bei dieser E-Mail-Adresse kann es sich um die E-Mail-Adresse eines Benutzers, eine Gruppen-E-Mail-Adresse, eine generische Unternehmens-Adresse usw. handeln. Das Feld ist erforderlich.