Status des Stundenerfassungsbogens verfolgen

Wenn Sie Mitarbeitende oder Projekte verwalten oder einfach nur den Status Ihrer eigenen Stundenerfassungsbögen wissen möchten, bietet Ihnen die Anfrageseite für Stundenerfassungsbögen den nötigen Einblick. Sie können die Ansicht so filtern, dass nur die Stundenerfassungsbögen zwischen bestimmten Daten angezeigt werden (begrenzt auf 31 Tage vor dem bis (einschließlich)-Datum. Standardmäßig umfasst das bis (einschließlich)-Feld das aktuelle Datum.

Visuelle Symbole zeigen die Daten an, an denen Stundenerfassungsbögen von Mitarbeitern fehlen, eingegeben, zur Genehmigung eingereicht und genehmigt wurden.

Sie können filtern, um nur die Mitarbeiter anzuzeigen, an denen Sie interessiert sind, einen Drilldown durchführen, um weitere Informationen zu erhalten, und sogar Erinnerungen per E-Mail senden.

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Stundenerfassungsbögen finden

Verwenden Sie Filter, um Stundenerfassungsbögen anhand verschiedener Kriterien zu finden. Zu den wichtigsten Filtern gehören:

• Sie können die Ansicht so filtern, dass nur die Stundenerfassungsbögen zwischen bestimmten Daten angezeigt werden (begrenzt auf 31 Tage vor dem bis (einschließlich)-Datum. Standardmäßig umfasst das bis (einschließlich)-Feld das aktuelle Datum. Um Stundenerfassungsbögen für einen bestimmten Zeitraum zu finden, begrenzen Sie den Zeitraum mit dem Stundenerfassungsbögen anzeigen von als Startdatum.
• Manager: Legen Sie die Voreinstellung auf Ihren eigenen Namen fest, aber Sie können filtern, um jeden Manager anzuzeigen, der Ihnen unterstellt ist. Wenn Sie über die Berechtigung zum Anzeigen aller verfügen, können Sie das Feld "Manager" leer lassen, um nach allen Mitarbeitern zu filtern.
• Status: Filtern Sie optional nach dem Status des Stundenerfassungsbogens, z. B. um Mitarbeitende mit mindestens einem fehlenden Stundenerfassungsbogen anzuzeigen.
• Projekt oder Projektgruppe: Wenn Sie (oder der ausgewählte Manager) ein Projektmanager sind, können Sie nach Stundenerfassungsbögen suchen, die für ein Projekt oder eine Gruppe verwandter Projekte eingegeben wurden.
• Abmessung: Filtern Sie nach Dimension oder Dimensionsgruppe, um Stundenerfassungsbögen zu finden. Sie können beispielsweise Mitarbeiter finden, die in einer bestimmten Gruppe von Abteilungen oder an einem bestimmten Standort arbeiten.
• Hierarchie einschließen: Standardmäßig werden Stundenerfassungsbögen nur für direkt unterstellte Personen angezeigt. Um alle Mitarbeiter, die sich unter Ihnen (oder dem ausgewählten Manager) befinden, in die Organisationshierarchie aufzunehmen, wählen Sie Hierarchie einschließen.

So überprüfen Sie Stundenerfassungsbögen in der Liste

In der Tabelle "Status des Stundenerfassungsbogens" werden Zeilen für alle Mitarbeiter, die die Filterkriterien erfüllen, sortiert nach Manager*in angezeigt. Es gibt für jeden Mitarbeiter eine separate Zeile, die den Status des Stundenerfassungsbogens des Mitarbeiters für einen Zeitraum von 4 Wochen anzeigt.

E-Mail an Mitarbeiter und Manager senden

Wenn Sie eine E-Mail an Mitarbeitende senden, können Sie sich selbst oder deren Vorgesetzte kopieren. Sie können auch eine andere Mitarbeiter blind kopieren, z. B. deren Abteilung Manager*in.

So senden Sie Mitarbeitern eine E-Mail:

1. Geben Sie an, welchen Mitarbeitern Sie eine E-Mail senden möchten.
   • Um bestimmten Mitarbeitenden eine E-Mail zu senden, aktivieren Sie die Kontrollkästchen links neben ihrem Namen im Datensatz Status des Stundenerfassungsbogens Tabelle.
   • Sie können auch eine E-Mail an Mitarbeiter senden, deren Stundenerfassungsbögen fehlen oder bis zu einem bestimmten Datum nicht eingereicht wurden. Sie könnten beispielsweise allen Mitarbeitern, die keinen oder mehrere Stundenerfassungsbögen für Daten vor dem Ende des Vormonats eingereicht haben, eine E-Mail senden.
2. Geben Sie die Betreff und Nachricht der E-Mail. Das Feld "Betreff" enthält eine Standardnachricht, die Sie anpassen können, indem Sie das Feld auswählen und eine neue Nachricht eingeben.
   Diese Seite merkt sich den letzten E-Mail-Betreff und die letzte Nachricht, die Sie eingegeben haben, und ist die Standardeinstellung für die nächste E-Mail.
3. Wählen Sie aus, ob eine Kopie der E-Mail an Sie selbst oder an die Vorgesetzten der einzelnen Mitarbeiter gesendet werden soll. Manager werden nur in E-Mails kopiert, die an ihre eigenen Mitarbeitenden gesendet werden.
4. Auswählen E-Mail senden.

Status des Stundenerfassungsbogens

Hier sind ein paar Dinge, die Sie mit der Statustabelle für den Stundenerfassungsbogen tun können:

• Verwenden Sie die visuellen Symbole, um auf einen Blick zu sehen, für welche Datumsangaben Stundenerfassungsbögen fehlen, die eingegeben (aber nicht eingereicht), zur Genehmigung eingereicht (aber nicht genehmigt) oder genehmigt wurden.
  • Wenn ein Stundenerfassungsbogen markiert ist als Zur Genehmigung übermittelt, wurden ein oder mehrere Einträge im Stundenerfassungsbogen an diesem Datum nicht genehmigt oder abgelehnt.
  • Wenn ein Stundenerfassungsbogen markiert ist als Genehmigtverwenden, bedeutet dies, dass alle Einträge im Stundenerfassungsbogen für das Datum eingereicht und genehmigt wurden.

• Wählen Sie für einen bestimmten Mitarbeiter das Symbol für ein bestimmtes Datum aus, um weitere Details anzuzeigen. Wurden beispielsweise einige Einträge abgelehnt oder warten die Einträge auf die Genehmigung?
  • Wenn ein Stundenerfassungsbogen eingegeben wurde, sehen Sie auch die Stunden, das Projekt, die Aufgabe und den spezifischen Status für alle Stundenerfassungsbogeneinträge an diesem Datum.
  • Wenn Sie beispielsweise ein Datum auswählen, das als Zur Genehmigung übermittelt Zeigt alle Stundenerfassungsbogeneinträge für dieses Datum an und welche (falls vorhanden) genehmigt oder abgelehnt wurden.
• Wenn Sie verwenden Ressourcenplanung In Projekte können Sie das Kalendersymbol neben dem Namen eines Mitarbeiters auswählen, um eine Liste der ihm zugewiesenen Aufgaben nach Datum anzuzeigen.

Statusinformationen des Stundenerfassungsbogens

Statussymbol	Status	Beschreibung
	Entwurf	Stundenerfassungsbögen ausgefüllt und als Entwurf gespeichert, aber noch nicht eingereicht (gelistet in Zeit> Alle Stundenerfassungsbögen > "Meine Stundenerfassungsbögen" > oder Stundennachweise für Personal). Erfahren Sie, wie Sie Stundenerfassungsbogen als Entwurf speichern.
	Fehlen	Mitarbeiter hat für dieses Datum keinen Stundenerfassungsbogen eingereicht.
	Eingegeben	Mitarbeiter hat einen Stundenerfassungsbogen für dieses Datum gespeichert, aber nicht eingereicht.
	Zur Genehmigung übermittelt	Der Mitarbeiter hat einen Stundenerfassungsbogen für dieses Datum eingereicht, aber ein oder mehrere Einträge warten noch auf die Genehmigung oder wurden abgelehnt. Wählen Sie das Symbol "Status" aus, um Details anzuzeigen.
	Genehmigt	Eingereichte und genehmigte Einträge im Stundenerfassungsbogen. Teilweise genehmigte/abgelehnte Stundenerfassungsbögen enthalten eine Mischung aus genehmigten und abgelehnten Zeiteinträgen sowie Einträgen, die noch nicht genehmigt oder abgelehnt wurden. Der Status hängt von der letzten Aktion eines Genehmigenden ab. Sie können einen gesamten Stundenerfassungsbogen oder nur Teile davon (d. h. einzelne Tage) genehmigen oder ablehnen. Sie können die folgenden Korrekturen an genehmigten oder teilweise genehmigten Stundenerfassungsbögen vornehmen: Aufgabe ändern (falls verfügbar). Fügen Sie zusätzliche Stunden hinzu. Subtrahieren Sie Stunden. In Übereinstimmung mit den Standardbuchführungsgrundsätzen können Sie Stundenerfassungsbogeneinträge nur für Transaktionen genehmigen, die in offenen Zeiträumen auftreten.
Leer	Wochenende oder n/a	Wenn es kein Symbol für ein Datum gibt, ist es entweder: Ein Wochenendtag. Vor oder nach den Beschäftigungsdaten für diesen Mitarbeiter, wie durch die Startdatum und Enddatum im Mitarbeiter-Datensatz auswählen. Mitarbeitende, die an mindestens einem Tag im Datumsbereich nicht beschäftigt waren, werden nicht in der Tabelle angezeigt.

Status des Stundenerfassungsbogens für alle Mitarbeiter anzeigen

Geschäftlichen Benutzern und Projektmanagern kann die Berechtigung erteilt werden, den Status des Stundenerfassungsbogens für alle Mitarbeiter anzuzeigen.

Mit Alle anzeigen Berechtigung für die Abfrage von Stundenerfassungsbögen können Sie den Status für alle Stundenerfassungsbögen anzeigen, ohne eingeschränkt zu werden, ob Sie der (direkte oder indirekte) Manager der Mitarbeiter oder der Projektmanager für ein bestimmtes Projekt sind. Benutzer mit dieser Berechtigung können das Feld "Manager" leer lassen, um Daten für alle Mitarbeiter anzuzeigen oder nach Manager- oder anderen Kriterien zu filtern.

So erteilen Sie einem Benutzer die Berechtigung "Alle anzeigen":

1. Über die Schaltfläche Unternehmen Anwendung bearbeiten Sie die Berechtigungen des Benutzers für die Anwendung "Zeit". (Bearbeiten Sie bei rollenbasierten Unternehmen eine bestimmte Rolle.)
2. Scrollen Sie nach unten zu den Berechtigungen für Stundenerfassungsbogen – Anfrageund wählen Sie das Symbol Alle anzeigen Berechtigung.

Feldbeschreibungen:

In den folgenden Tabellen werden die einzelnen Felder auf der Seite "Stundenerfassungsbogen-Anfrage" beschrieben:

• E-Mail senden
• Filter
• Statustabelle für Stundenerfassungsbogen

E-Mail senden

Option	Beschreibung
An ausgewählte Ressourcen senden	Senden Sie eine E-Mail an die in der Tabelle "Stundenerfassungsbogen Status" ausgewählten Mitarbeiter.
An Ressourcen mit Stundennachweisen senden, die am nicht weitergeleitet wurden	Senden Sie eine E-Mail an alle Mitarbeiter, die keine Stundenerfassungsbögen für Daten vor dem von Ihnen angegebenen Datum eingereicht haben.
An Ressourcen mit fehlenden Stundennachweisen senden ab	Senden Sie eine E-Mail an alle Mitarbeiter, die keine Stundenerfassungsbögen für Daten vor dem von Ihnen angegebenen Datum eingegeben haben.
Betreff	Sie können den Standardbetreff "Problem mit der Übermittlung der Stundenerfassung" ändern, indem Sie die Zelle auswählen und einen benutzerdefinierten Betreff eingeben.
Nachricht	Geben Sie den Text der E-Mail (bis zu 200 Zeichen) ein, die Sie senden möchten. Über die E-Mail: An jeden ausgewählten Mitarbeiter wird eine E-Mail gesendet. Die E-Mail enthält nicht automatisch Ihren Namen. Geben Sie aus diesem Grund Ihren Namen in den E-Mail-Text ein. Die E-Mail wurde gesendet von noreply@intacct.com. Wenn der Mitarbeiter jedoch antwortet, wird die Antwort an die E-Mail-Adresse gesendet, die mit Ihrem Benutzernamen verknüpft ist.
CC ME Kopie an den Manager der Ressourcen Auch bcc	Für jeden Mitarbeiter, der eine E-Mail erhält, können Sie eine Kopie (cc) der E-Mail an sich selbst und an den Vorgesetzten des Mitarbeiters senden. Sie können auch einen anderen Mitarbeiter (z. B. einen Abteilungsleiter) blind kopieren (z. B. einen Abteilungsleiter).

Filter

Verwenden Sie die Filter, um nach Stundenerfassungsbogendaten zu suchen, die Ihren Kriterien entsprechen. Bevor Sie beispielsweise Fakturierungsauszüge versenden, sollten Sie nach Stundenerfassungsbögen suchen, die zum Ende des Vormonats nicht genehmigt wurden.

Filter	Beschreibung
Stundenerfassungsbögen ab [Datum] anzeigen Durch	Geben Sie optional das Startdatum des Datumsbereichs ein, nach dem Sie im Abschnitt "Status des Stundenerfassungsbogens" filtern möchten. Wenn kein Wert angegeben wird, beträgt der Datumsbereich standardmäßig 31 Tage vor dem Durch Datum. Sie können die Ansicht so filtern, dass nur die Stundenerfassungsbögen zwischen bestimmten Daten angezeigt werden (begrenzt auf 31 Tage vor dem bis (einschließlich)-Datum. Standardmäßig umfasst das bis (einschließlich)-Feld das aktuelle Datum.
Führungskraft	Filtert die Status des Stundenerfassungsbogens Tabelle für direkte Mitarbeiter des ausgewählten Managers. Wenn Sie zusätzlich das Symbol Hierarchie einschließen können Sie auch indirekte Reports dieses Managers anzeigen. Geschäftliche Benutzer und Projektmanager, denen die Berechtigung "Alle anzeigen" erteilt wurde, können einen beliebigen Manager auswählen oder das Feld "Manager" leer lassen, um alle Daten anzuzeigen.
Hierarchie einschließen	Erweitert die Liste der Mitarbeiter im Status des Stundenerfassungsbogens Tabelle für alle indirekten Berichte. Wenn Sie beispielsweise andere Mitarbeitende verwalten, werden die Mitarbeitenden dieser Führungskräfte und alle von ihnen verwalteten Personen so tief wie nötig angezeigt.
Status	Filtert die Status des Stundenerfassungsbogens Tabelle für Mitarbeiter, die über einen oder mehrere Stundenerfassungsbögen mit dem ausgewählten Status verfügen. Wählen Sie beispielsweise Fehlender Tag um nur Mitarbeitende anzuzeigen, die keine Zeit für ein oder mehrere Datumsangaben eingegeben haben, oder Fehlender Stundenerfassungsbogen So zeigen Sie Mitarbeitende an, die im ausgewählten Datumsbereich keinen Stundenerfassungsbogen erstellt haben.
Mitarbeitertyp Standort oder Standortgruppe Abteilung oder Abteilungsgruppe Projekt oder Projektgruppe Aufgabe	Filtert die Status des Stundenerfassungsbogens Tabelle nur für Mitarbeiter des ausgewählten Typs (z. B. Vollzeitbeschäftigte), Standort, Abteilung oder Projekt. Wenn Sie ein Projekt ausgewählt haben, können Sie auch nur nach Mitarbeitern filtern, die einer bestimmten Aufgabe zugewiesen sind.

Statustabelle für Stundenerfassungsbogen

Angezeigt	Beschreibung
Ressource	Name des Mitarbeiters
Führungskraft	Vorgesetzter des Mitarbeiters.
Zeitplan-Symbol	Wenn Sie verwenden Ressourcenplanung Wählen Sie in Projekte das Symbol "Zeitplan" aus, um eine Liste der dem Mitarbeiter zugewiesenen Aufgaben nach Datum anzuzeigen.
Datumsfelder	Status der Stundenerfassungsbögen der Mitarbeiter nach Datum.