Intacct konfigurieren

Wenn Intacct und Salesforce verbunden sind, legen Sie viele der Optionen für die erweiterte CRM-Integration Konfiguration in Intacct fest.

Intacct verwaltet die folgenden Optionen:

  • Funktionen aktivieren
  • Objektsynchronisierung
    • Standardobjektsynchronisierung
    • Synchronisierung von Intacct-Transaktionen
  • Benutzerzugriff
    • Der gesamte Benutzerzugriff wird von Intacct aus von Intacct-Administratoren verwaltet.

Benutzer in Intacct hinzufügen

Sie verwalten Benutzer gesamten Zugriff auf die erweiterte CRM-Integration auf der Seite "Abonnement Konfiguration" in Intacct. Ein Benutzer kann nur dann Zugriff auf die Integration haben, wenn er sowohl ein Benutzer in Intacct als auch ein Benutzer in Salesforce ist.

Jedem Benutzer, der Intacct-Daten in Salesforce erstellt oder anzeigt, muss Zugriff auf die Integration in Intacct gewährt werden.

Benutzeranforderungen

Anhand der folgenden Informationen können Sie bestimmen, welche Benutzer der Benutzerzugriffs-Liste "Erweiterte CRM-Integration" hinzugefügt werden sollen.

Intacct-Benutzer

Intacct-Benutzer benötigen die richtigen Berechtigungen und den richtigen Benutzertyp, um auf die Anwendungen zuzugreifen, die sie in Intacct verwenden. A Geschäftlicher Benutzer ist der am häufigsten verwendete Benutzertyp.

Ein Intacct-Benutzer benötigt nur dann ein Salesforce-Konto, wenn er auf Daten zugreift, die nur in Salesforce verfügbar sind. Alle Daten, die durch die Integration synchronisiert werden, sind jedoch über Intacct für sie lesbar.

Wenn sie kein Salesforce-Konto benötigen, fügen Sie sie nicht zur Benutzerzugriffs-Liste hinzu. Wenn sie jedoch bereits über ein Salesforce-Konto verfügen, empfiehlt Intacct, diese zur Benutzerzugriffs-Liste hinzuzufügen.

Intacct empfiehlt, den Benutzer hinzuzufügen, den Sie als Integrations-Benutzer festgelegt haben (in Einen Integrations-Benutzer auswählen) zur Intacct-Benutzer-Liste hinzu.

Salesforce-Benutzer

Salesforce-Benutzer müssen über die richtige Lizenz und Berechtigungen verfügen, um auf die standardmäßigen und benutzerdefinierten Salesforce-Objekte zugreifen zu können, die in der Integration verwendet werden. Am häufigsten wird eine Salesforce-Lizenz verwendet. Die erforderlichen Salesforce-Berechtigungssätze werden auf diesen Benutzer angewendet, wenn er der Liste "Benutzerzugriff" hinzugefügt wird. Abhängig vom Integrationsszenario und Ihren vorhandenen Salesforce-Anpassungen müssen Sie möglicherweise auch vorhandene Benutzerberechtigungen ändern.

Salesforce-Benutzer müssen ebenfalls über ein Intacct-Konto verfügen, benötigen jedoch nicht immer direkten Zugriff auf Intacct.

Wenn der Benutzer:

  • Tut es nicht direkten Zugriff auf Intacct benötigen, legen Sie den Benutzertyp auf CRM-Systeme.
  • Benötigt direkten Zugriff auf Intacct, wählen Sie die entsprechende Zugriffsebene basierend auf den Benutzern aus.

Salesforce-Benutzer müssen dem Teil "Benutzerzugriff" der Konfiguration hinzugefügt werden.

CRM-Benutzer können in Intacct kostenlos zugewiesen werden.

Benutzer-Liste anzeigen

  1. Melden Sie sich bei Intacct als Administrator an.

  2. Gehen Sie zu Unternehmen > Admin > Abonnements > Erweiterte CRM-Integration und wählen Sie Konfigurieren aus.

  3. Wählen Sie das Symbol Benutzerzugriff Tab oben auf der Konfiguration Seite, um Benutzer anzuzeigen.

Benutzer hinzufügen, bearbeiten oder entfernen

Die Zuordnung eines Intacct-Benutzers zu einem Salesforce-Benutzer ist eine Eins-zu-Eins-Beziehung. Es ist nicht möglich, mehrere Benutzer in Intacct einem Benutzer in Salesforce zuzuordnen oder umgekehrt.

So fügen Sie Benutzer hinzu, bearbeiten oder Entfernen:

Klicken Sie auf der Seite Benutzerzugriff Tab, führen Sie einen der folgenden Schritte aus.

Maßnahme Schritte
Hinzufügen Einen Benutzer hinzufügen
  1. Klicken Sie auf der Seite Benutzerzugriff Tab, wählen Sie Hinzufügen.
    Benutzerzugriff gewähren öffnet sich.
  2. Wählen Sie einen Intacct-Benutzer aus dem Dropdown-Menü aus.
  3. Fügen Sie die E-Mail-Adresse des Salesforce-Benutzers in das Feld ein.
  4. Wählen Sie Merken aus, um Ihre Änderungen zu speichern.
Bearbeiten Einen Benutzer bearbeiten:
  1. Klicken Sie auf der Seite Benutzerzugriff Tab den Bearbeitungsstift aus.
    Benutzerzugriff gewähren öffnet sich.
  2. Aktualisieren Sie die Benutzerinformationen nach Bedarf.
  3. Wählen Sie Merken aus, um Ihre Änderungen zu speichern.
Löschen (Papierkorb) Einen Benutzer entfernen:
  1. Klicken Sie auf der Seite Benutzerzugriff Tab, wählen Sie "Entfernen" aus.
  2. Eine Bestätigung wird geöffnet. Auswählen OK , um den Benutzer zu Entfernen.

Wenn ein Benutzer in Intacct einem Benutzer in Salesforce zugeordnet wird, werden alle vom Benutzer vorgenommenen Änderungen an Datensätzen in Intacct mit Salesforce synchronisiert. Die Änderungen werden dann demselben Benutzer zugeordnet. Wenn beispielsweise John Smith einen Artikel-Datensatz in Intacct ändert, wird der entsprechende Produkt-Datensatz in Salesforce bei der Synchronisierung geändert. John Smith ist der aufgezeichnete Modifikator des Datensatzes.

Wenn ein nicht zugeordneter Benutzer einen Datensatz in Intacct ändert, wird die Änderung mit Salesforce synchronisiert und dem Integrations-Benutzer zugeordnet.

Synchronisierung aktivieren oder deaktivieren

Die erweiterte CRM-Integration bietet Ihnen die Möglichkeit, alle Synchronisierungsaktivitäten auf der Intacct-Konfigurationsseite zu aktivieren oder zu deaktivieren.

Wann Synchronisierung von Intacct Salesforce aktivieren ausgewählt ist, ist die Synchronisierung für alle konfigurierten Elemente aktiviert. Die Synchronisierung erfolgt in Echtzeit.

Es ist üblich, die Synchronisierung zu deaktivieren, während Sie Ihre Integration konfigurieren, und sie dann zu aktivieren, wenn Sie zur Synchronisierung bereit sind.

So deaktivieren Sie die gesamte Synchronisierung:

  1. Melden Sie sich bei Intacct als Administrator an.

  2. Gehen Sie zu Unternehmen > Admin > Abonnements > Erweiterte CRM-Integration und wählen Sie Konfigurieren aus.

  3. Deaktivieren Sie das Symbol Synchronisierung von Intacct Salesforce aktivieren und Speichern.

Bevor Sie Ihre Integrationsoptionen festlegen, bereiten Sie Ihre Daten in Intacct und Salesforce vor. Die Vorbereitung Ihrer Daten besteht darin, Ihre Konto-, Produkt- und Preisdaten so zu bereinigen, dass sie korrekt, vollständig und für die Synchronisierung bereit sind.

Synchronisierung in Phasen aktivieren

Nachdem die anfängliche Synchronisierung überprüft wurde, ist es üblich, verschiedene Informationstypen phasenweise zu aktivieren und zu überprüfen, ob die Synchronisierung wie erwartet funktioniert.

Die vorgeschlagenen Synchronisierungsphasen, wie unten beschrieben.

Im Allgemeinen können Sie:

  1. Wählen Sie die Informationen aus, die Sie synchronisieren möchten. Beispiel: Verträge.
  2. Bereinigen Sie vorhandene Daten: Vergewissern Sie sich, dass die Informationen korrekt und so vollständig wie möglich sind.
  3. Überprüfen Sie, ob Feldzuordnungen wie erwartet funktionieren, einschließlich aller Zuordnungen für benutzerdefiniertes Feld.
  4. Passen Sie die Salesforce-Seitenlayouts an Ihre Geschäftsprozesse an.
  5. Synchronisierung für die ausgewählten Informationen aktivieren.
  6. Überprüfen Sie, ob die Synchronisierung in Intacct und Salesforce wie erwartet funktioniert.

Wiederholen Sie diesen Vorgang mit den nächsten Informationen, die Sie synchronisieren möchten, bis alle erforderlichen Informationstypen synchronisiert wurden. Dieser Ansatz zum Synchronisieren Ihrer Daten ermöglicht es Ihnen, Ihre Integration genauer zu konfigurieren und Fehler in einem engeren Fenster mit Konfiguration Optionen zu beheben.

Feldzuordnung

Um Daten zwischen Intacct und Salesforce ordnungsgemäß zu synchronisieren, werden Standardfelder den entsprechenden Feldern in der anderen Anwendung zugeordnet. Alle Standardfelder in beiden Anwendungen werden automatisch zugeordnet.

Die Standard-Feldzuordnung kann nicht geändert werden. Standard-Feldzuordnungszuweisungen stehen als Referenz zur Verfügung, wenn Sie Feldzuordnung auf dem Intacct Erweiterte CRM-Integration konfigurieren Seite für den Informationstyp, den Sie synchronisieren.

Sie können benutzerdefinierte Felder für jeden Informationstyp mithilfe der Liste "Benutzerdefinierte Zuordnung" zuordnen. Diese Liste ist auch verfügbar, wenn Sie Feldzuordnung für den Informationstyp, den Sie synchronisieren.

Weitere Informationen zur Standard- und Benutzerdefinierten Feldzuordnung finden Sie unter Standard-Feldzuordnung und Benutzerdefinierte Feldzuordnung.

Datensatztypen in Salesforce

Die erweiterte CRM-Integration bietet zwei Datensatztypen zur Identifizierung von Vertrags- oder Auftragserfassungschancen: Vertrag und Auftragserfassung. Die Datensatztypen werden verwendet, um zu steuern, welche Geschäftschancen zum Erstellen von Verträgen oder Auftragserfassungstransaktionen verwendet werden können.

Verwenden Sie, wenn möglich, die folgenden Datensatztypen so wie es ist. Informationen dazu, ob Sie bereits Datensatztypen verwenden möchten, finden Sie weitere Informationen unter Benutzerdefinierte Verkaufschancen-Datensatztypen für die Auftragserfassung.

Aufgrund der Verwendung von Datensatztypen für die Salesforce-Geschäftschancen müssen Sie möglicherweise die Benutzerberechtigungen anpassen, um die Möglichkeit zu bieten, Geschäftschancen des richtigen Datensatztyps zu erstellen.

Berechtigungen für Datensatztypen sollten Ihren Benutzern nach Bedarf zugewiesen werden. Darüber hinaus sollte der richtige Seitenlayoutzugriff auch dem entsprechenden Datensatztyp zugewiesen werden.

Der Datensatztyp "Vertrag" oder "Auftragserfassung" ist für eine Geschäftschance erforderlich, wenn Sie einen Vertrag in Intacct erstellen möchten.

Wenn Sie Ihre eigenen Datensatztypen verwenden, sollten Sie die verfügbaren Auswahllistenwerte für die Auswahllistenfelder für das Objekt bearbeiten.

Prüfprotokoll für die erweiterte CRM-Integration

Das Prüfprotokoll wurde für die erweiterte CRM-Integration auf der Seite "Konfiguration" in Intacct aktiviert. Das Prüfprotokoll verfolgt jetzt nach, wann Sie Synchronisierungen aktivieren oder deaktivieren und welche Quelle Sie für Synchronisierungsrichtungen auswählen.

Das Prüfprotokoll verfolgt derzeit keine Änderungen an Feldzuordnungen oder Dokumenten zur Auftragserfassung.

So zeigen Sie das Prüfprotokoll für Advanced CRM an:

  1. Gehen Sie zu Unternehmen > Admin > Abonnements > Erweiterte CRM-Integration und wählen Sie Konfigurieren aus.

  2. Gehen Sie zu Mehr Aktionen und wählen Sie Prüfprotokoll anzeigen.
    Das Prüfprotokoll wird geöffnet.