Crear un anticipo de Cuentas a pagar

Crea un anticipo de Cuentas a pagar cuando necesites realizar un pago a un proveedor antes de recibir una factura. Por ejemplo, si un proveedor requiere un depósito por adelantado, crea un pago por adelantado y contabilízalo en una cuenta de prepago establecida, o crea una nueva cuenta sobre la marcha.

Cuando creas un anticipo de Cuentas a pagar, proporcionas información de pago que Intacct utiliza para crear una solicitud de pago. Después de completar la solicitud de pago, el estado del anticipo cambia a Anticipo pagado y el importe se convierte en un crédito.

Puedes aplicar este crédito al total de la factura en la página Pagar facturas, después de que la factura se reciba y venza.

1. Vete a Cuentas a pagar > Todo > Pagos y seleccione Añadir (círculo) Cerca de Avances.

2. Introduzca el archivo Fecha de anticipo.
3. Selecciona un archivo existente Vendedoro agregue un nuevo proveedor según sea necesario.

4. (Sociedades multidivisa) Entrar Divisa de la transacción y Tipo de cambio información en la sección Moneda.

   Los créditos de anticipo se pueden aplicar a facturas del mismo proveedor que tengan una divisa de transacción coincidente.

   1. Seleccione la opción Divisas de transacción utilizar.

      Si esta no es la divisa base de tu sociedad, continúa con los dos pasos siguientes.

      ¿Tienes un proveedor que realiza transacciones con una divisa diferente? Establezca la divisa predeterminada en su registro de información del proveedor para reflejar la divisa de su elección. A continuación, cuando creas una factura, un anticipo o una regularización para el proveedor, Intacct establece automáticamente la divisa de la transacción para que coincida con su configuración de divisa predeterminada.

   2. Seleccione un Tipo de cambio como Tipo de cambio diario de Intacct o Tarifa publicada por el WSJ.

   3. Introduce o selecciona una fecha en Fecha del tipo de cambio.

      El valor predeterminado es la fecha actual, pero puedes anularla. Por ejemplo, es posible que desee cambiarlo a la fecha en que se emitió la transacción o a la fecha en que desea pagar la transacción.

      Si anulas el campo Fecha, la fecha del tipo de cambio se actualiza automáticamente.

   4. Si lo deseas, introduce un Tipo de cambio.

      Si conoces el tipo de cambio de esta transacción o tienes un contrato con el proveedor con un tipo de cambio fijo, introdúcelo aquí.

5. En Forma de pago, selecciona el método de pago.

   El método de pago determina cómo se procesa el pago anticipado en tu sociedad.

   Por ejemplo, si seleccionas Cheque, primero debes imprimir y confirmar el cheque en el Libro Mayor, antes de que se convierta en un crédito que puedas aplicar a una factura.

   Si seleccionas Tarjeta de crédito, Intacct crea automáticamente una transacción con tarjeta de crédito.

6. Seleccione la opción Banco o Tarjeta de crédito para usar en pagos.

   Para los métodos de pago de cheque, transferencia de registro o efectivo, seleccione la opción Banco utilizar. Para los anticipos que se pagarán con tarjeta de crédito, seleccione la opción Tarjeta de crédito utilizar.

7. Si lo deseas, añade un Archivo adjunto y un Número de teléfono móvil de referencia o Número de teléfono móvil del documentopara la transacción.

   El campo Número de referencia está disponible cuando selecciona un método de pago de tarjeta de crédito o transferencia de registro. El campo Número de documento está disponible cuando se selecciona un método de pago en efectivo.

8. En Descripción, introduce cualquier nota que desees almacenar con esta transacción.

   Esta descripción se copia en el campo Nota para las entradas. Puedes anularlo según sea necesario.

9. Si lo deseas, para establecer valores predeterminados de dimensión para elementos, selecciona Mostrar valores predeterminados.

   Si vas a introducir muchos elementos y quieres que los valores de dimensión se rellenen automáticamente para cada línea, selecciona o introduce valores predeterminados para las dimensiones que desees. Por ejemplo, puedes seleccionar el Departamento y la Ubicación que se aplican a cada nuevo elemento. Puedes anular los valores predeterminados en cualquier elemento, según sea necesario.

10. Introduzca los elementos en Entradas.

    1. Si necesitas anular la cuenta del Libro Mayor predeterminada donde se registra el anticipo, selecciona Cuenta y seleccione uno nuevo.

       La cuenta predeterminada para los anticipos de Cuentas a pagar se establece en Configurar Cuentas a pagar. Busque la configuración Anticipos del proveedor en Cuentas del Libro Mayor.

    2. Debajo Importe de transacciones, introduce el importe de la partida.

       Si el anticipo utiliza una divisa de transacción diferente a la divisa base, el importe base muestra el importe de la transacción en la divisa base.

    3. En Memorándum , registre información adicional sobre esta entrada.

    4. Para dimensiones adicionales, seleccione el menú desplegable de dimensiones y seleccione un valor adecuado, según sea necesario.

       Si has establecido un valor predeterminado para una dimensión, puedes anularlo aquí línea por línea.

       Para definir dimensiones adicionales que no sean visibles en la línea, seleccione el icono Mostrar detalles pestaña (o Ctrl + flecha hacia abajo) para revelarlos.

       ¿Qué son las dimensiones?

       Una dimensión es una categoría de datos que se puede organizar y ordenar de forma significativa. Sage Intacct proporciona las siguientes dimensiones predefinidas:

       • Ubicación
       • Departamento
       • Clase
       • Cliente
       • Artículo
       • Proyecto
       • Proveedor
       • Empleado
       • Almacén (si te suscribes a Control de inventario)
       • Contrato (si te suscribes a Contratos)

       Además, Intacct te permite definir nuevas dimensiones que se adapten a tus necesidades. Utiliza estas dimensiones definidas por el usuario para organizar y ordenar categorías de datos exclusivas de tu empresa. Por ejemplo, si es una empresa de software con varias líneas de productos, puede crear una dimensión definida por el usuario denominada Línea de negocio. A continuación, añade los valores Clientes directos, Socio de canaly OEM.

       Las dimensiones le permiten recopilar, ordenar, analizar e informar sobre datos dentro de una categoría, o entre categorías, para que pueda identificar factores clave como:

       • los artículos o clientes más rentables o más costosos;
       • la rentabilidad de la inversión de un proyecto o departamento;
       • el grado de éxito de un nuevo producto o línea de productos; o
       • de qué manera un aspecto particular del negocio es tendencia.
       • Las dimensiones de Intacct te ofrecen un control preciso sobre la definición y la jerarquía de datos

       Con las dimensiones, puedes personalizar los informes financieros en torno a actividades empresariales específicas, obtener una mayor visibilidad del rendimiento de la empresa y tomar decisiones empresariales más rápidas y significativas.

       Piensa en las dimensiones como una alternativa más potente a las subcuentas.

       Se pueden aplicar tarifas adicionales para la dimensión Proyecto y las dimensiones definidas por el usuario. Ponte en contacto con tu representante de cuenta para obtener más información.

11. Seleccione una de las siguientes opciones:

    Las opciones que ves dependen del método de pago seleccionado y de si tu sociedad está configurada para aprobaciones de pagos.

    • Escoger Corriente de aire para guardar el anticipo en estado de borrador. El anticipo no se envía para su aprobación y tienes la opción de editarlo o eliminarlo, según tus permisos.
    • Escoger Salvar Para que el anticipo esté disponible para el pago, si el método de pago es pago con cheque o fichero bancario y su sociedad no utiliza aprobaciones de pago. El estado se establece en En proceso.
    • Escoger Exponer Para registrar el pago del anticipo, si el método de pago es transferencia de registro, efectivo o tarjeta de crédito, y su empresa no utiliza aprobaciones de pago. Debido a que estos métodos de pago se administran fuera de Intacct, el estado se establece automáticamente en Anticipo pagado. El anticipo está listo para aplicarse como crédito en la página Pagar facturas.
    • Escoger Enviar para enviar el anticipo para su aprobación, si tu sociedad está configurada para aprobaciones de pagos. En algunos casos, es posible que el anticipo se apruebe automáticamente en el momento en que lo envíes. Por ejemplo, si el importe total del anticipo es inferior al umbral de valor requerido para su aprobación, el anticipo se establece automáticamente en Anticipo pagado.

Siguiente paso:

Después de enviar un anticipo, es posible que tengas que hacerlo Aprobar el pago, si estás configurado para aprobaciones de pagos.

Los anticipos que se aprueban o no requieren aprobación se pagan según el método de pago:

• Comprobar: Imprimir y confirmar el cheque al Libro Mayor.

• ACH: Generar el fichero ACH en la aplicación de Gestión de tesorería, luego confirmar y contabilizar el archivo ACH.

  Si usas un fichero bancario compatible con NACHA, sigue los procedimientos para ficheros bancarios.

• Pago del fichero bancario: Generar y descargar el fichero bancario en la aplicación Gestión de tesorería y, a continuación, Cargue el archivo en el portal del banco y confírmelo.

• Registre pagos por transferencia, efectivo y tarjeta de crédito: Inmediatamente después de la aprobación, el estado cambia a Anticipo pagado.

  Si su método de pago es tarjeta de crédito, puede ver el Transacción con tarjeta de crédito.

Una vez que se apruebe un anticipo y se confirmen los cheques en el Libro Mayor, puedes hacer lo siguiente: Aplicar el anticipo como crédito a una factura en la página Pagar facturas.