Crear un anticipo de Cuentas a pagar

Crea un anticipo de Cuentas a pagar cuando necesites hacer un pago a un proveedor en anticipo de recibir un factura. Por ejemplo, si un proveedor requiere un depósito por adelantado, crea un pago por anticipo y contabiliza en una cuenta de prepago establecida, o crea una nueva cuenta sobre la marcha.

Cuando creas un anticipo de Cuentas a pagar, proporcionas información de pago que Intacct utiliza para crear una solicitud de pago. Después de completar la solicitud de pago, el estado del anticipo cambia a Anticipo pagado y el importe se convierte en un crédito.

Puedes aplicar este crédito al total de la factura en la página Pagar facturas, después de que la factura se reciba y venza.

1. Ir a Cuentas a pagar > Todos > Pagos y seleccione Añadir (círculo) junto a Anticipos.

2. Ingrese el Fecha del anticipo.
3. Selecciona una existente Proveedoro añade un nuevo proveedor según sea necesario.

4. (Sociedades multi divisa) Entrar Divisa de la transacción y Tipo de cambio información en la sección Divisa.

   Los créditos de anticipo se pueden aplicar a facturas del mismo proveedor que tengan una divisa de la transacción coincidente.

   1. Selecciona el icono Divisa de la transacción para usar.

      Si esta no es la divisa base de tu sociedad, continúa con los dos pasos siguientes.

      ¿Tiene un proveedor que realiza transacciones con una divisa diferente? Establece la divisa predeterminada en su ficha de información del proveedor para reflejar la divisa de tu elección. A continuación, cuando creas una factura, un anticipo o una regularización para el proveedor, Intacct establece automáticamente la divisa de la transacción para que coincida con su configuración de divisa predeterminada.

   2. Selecciona un Tipo de cambio como Tarifa diaria de Intacct o bien Tasa publicada por WSJ.

   3. Introduce o selecciona una fecha en Fecha del tipo de cambio.

      El valor predeterminado es la fecha actual, pero puedes anularla. Por ejemplo, es posible que desees cambiarlo a la fecha en que se emitió la transacción o a la fecha en que pretendes pagar la transacción.

      Si anulas el campo Fecha, la fecha del tipo de cambio se actualiza automáticamente.

   4. Si lo deseas, introduce un Tipo de cambio.

      Si conoces el tipo de cambio de esta transacción o tienes un contrato con el proveedor con un tipo de cambio establecido, introdúcelo aquí.

5. En Forma de pago, selecciona el método de pago.

   El método de pago determina cómo se procesa el pago anticipo en tu sociedad.

   Por ejemplo, si seleccionas Cheque, primero debes imprimir y confirmar el cheque en el Libro Mayor, antes de que se convierta en un crédito que puedas aplicar a una factura.

   Si seleccionas Tarjeta de crédito, Intacct crea automáticamente una transacción con tarjeta de crédito.

6. Selecciona el icono Banco o bien Tarjeta de crédito Para usar en el pago.

   Para los métodos de pago de cheque, transferencia de ficha o efectivo, selecciona el icono Banco para usar. Para los anticipos que se pagarán con una tarjeta de crédito, seleccione el icono Tarjeta de crédito para usar.

7. Si lo deseas, añade un Archivo adjunto y un número de teléfono móvil o bien número de teléfono móvilpara la transacción.

   El campo número de teléfono móvil de referencia está disponible cuando seleccionas un método de pago de tarjeta de crédito o transferencia de ficha. El campo número de teléfono móvil de documento está disponible cuando seleccionas un método de pago de Efectivo.

8. En Descripción, introduce cualquier nota que desees almacenar con esta transacción.

   Esta descripción se copia en el campo Nota para las entradas. Puedes anularlo según sea necesario.

9. Si lo deseas, para establecer valores predeterminados de dimensión para los elementos, selecciona Mostrar valores predeterminados.

   Si vas a introducir muchos elementos y deseas que los valores de dimensión se rellenen automáticamente para cada línea, selecciona o introduce valores predeterminados para las dimensiones que desees. Por ejemplo, puedes seleccionar el departamento y la ubicación que se aplican a cada nueva partida. Puedes anular los valores predeterminados en cualquier partida, según sea necesario.

10. Introduce las partidas en Entradas.

    1. Si necesitas anular la cuenta del Libro Mayor predeterminada en la que se registra el anticipo, selecciona Cuenta y seleccione uno nuevo.

       La cuenta predeterminada para los anticipos de Cuentas a pagar se establece en Configurar Cuentas a pagar. Busca la configuración de Anticipos del proveedor en Cuentas del Libro Mayor.

    2. En Importe de la transacción, introduce el importe de la partida.

       Si el anticipo utiliza una divisa de la transacción diferente de tu divisa base, el importe en la divisa base muestra el importe de la transacción en la divisa base.

    3. En el Nota campo, fichas información adicional sobre esta entrada.

    4. Para dimensiones adicionales, selecciona el menú desplegable de dimensión y selecciona un valor adecuado, según sea necesario.

       Si has establecido un valor predeterminado para una dimensión, puedes anularlo aquí línea por línea.

       Para establecer dimensiones adicionales que no son visibles en la línea, selecciona el icono Mostrar detalles pestaña (o Ctrl + flecha hacia abajo) para revelarlos.

       ¿Qué son las dimensiones?

       Una dimensión es una categoría de datos que se pueden organizar y ordenar de forma significativa. Sage Intacct proporciona las siguientes dimensiones predefinidas:

       • Ubicación
       • Departamento
       • Clase
       • Cliente
       • Artículo
       • Proyecto
       • Proveedor
       • Empleado
       • Almacén (si te suscribes al Control de inventario)
       • Contrato (si te suscribes a Contratos)

       Además, Intacct te permite definir nuevas dimensiones para adaptarlas a tus necesidades. Utiliza estas dimensiones definidas por el usuario para organizar y ordenar categorías de datos exclusivas de tu empresa. Por ejemplo, si eres una sociedad de software con varias líneas de productos, puedes crear una dimensión definida por el usuario llamada Línea de negocio. Luego agregue los valores Clientes directos, Socio de canal, y OEM.

       Las dimensiones te permiten recopilar, ordenar, analizar e informar sobre datos dentro de una categoría o entre categorías, para que puedas identificar factores clave como:

       • los artículos o clientes más rentables o más costosos;
       • la rentabilidad de la inversión de un proyecto o departamento;
       • el grado de éxito de un nuevo producto o línea de productos; o
       • de qué manera un aspecto particular del negocio es tendencia.
       • Las dimensiones de Intacct te ofrecen un control preciso sobre la definición y la jerarquía de datos

       Con las dimensiones, puedes personalizar los informes financieros en torno a actividades empresariales específicas, obtener una mayor visibilidad del rendimiento del negocio y tomar decisiones empresariales más rápidas y significativas.

       Piensa en las dimensiones como una alternativa más eficaz a las subcuentas.

       Se pueden aplicar tarifas adicionales para la dimensión del proyecto y las dimensiones definidas por el usuario. Ponte en contacto con tu representante de cuenta para obtener más información.

11. Selecciona una de las siguientes opciones:

    Las opciones que ves dependen del método de pago seleccionado y de si la empresa está configurada para aprobaciones de pago.

    • Seleccionar Borrador para guardar el anticipo en un estado borrador. El anticipo no se envía para su aprobación y tienes la opción de editarlo o borrar, en función de tus permisos.
    • Seleccionar Guardar Para que el anticipo esté disponible para su pago, si el método de pago es cheque o pago de fichero bancario, y tu sociedad no utiliza aprobaciones de pago. El estado se establece en En proceso.
    • Seleccionar Publicar Para ficha el pago del anticipo, si el método de pago es una transferencia de ficha, efectivo o tarjeta de crédito, y tu sociedad no utiliza aprobaciones de pago. Dado que estos métodos de pago se administran fuera de Intacct, el estado se establece automáticamente en Anticipo pagado. El anticipo está listo para aplicarse como crédito en la página Pagar facturas.
    • Seleccionar Enviar Para enviar el anticipo para su aprobación, si tu sociedad está configurada para aprobaciones de pagos. En algunos casos, el anticipo puede aprobarse automáticamente en el momento en que lo envíes. Por ejemplo, si el importe total del anticipo cae por debajo del umbral de valor requerido para la aprobación, el anticipo se establece automáticamente en Anticipo pagado.

Siguiente paso:

Después de enviar un anticipo, es posible que tengas que hacerlo Aprobar el pago, si estás configurado para aprobaciones de pagos.

Los anticipos aprobados o que no requieren aprobación se pagan en función del método de pago:

• Comprobar: Imprimir y confirmar el cheque al Libro Mayor.

• ACH: Generar el archivo ACH en la aplicación de Gestión de tesorería, Confirmar y contabilizar el archivo ACH.

  Si utilizas un fichero bancario conforme con NACHA, sigue los procedimientos para ficheros bancarios.

• Pago del fichero bancario: Generar y descargar el fichero bancario en la aplicación de Gestión de tesorería, Cargue el archivo en el portal del banco y confírmelo.

• Registro de transferencias, efectivo y pagos con tarjeta de crédito: Inmediatamente después de la aprobación, el estado cambia a Anticipo pagado.

  Si tu método de pago es una tarjeta de crédito, puedes ver el transacción con tarjeta de crédito.

Después de que se apruebe un anticipo y los cheques se confirmen en el Libro Mayor, puedes Aplicar el anticipo como crédito a una factura en la página Pagar facturas.