Pagar facturas

Selecciona facturas y crea solicitudes de pago en la página Pagar facturas. Aquí puedes aplicar créditos de proveedor, como anticipos o regularizaciones. Después de crear una solicitud de pago, es posible que tengas que aprobarla antes de que pase por el resto del flujo de trabajo de Cuentas a pagar. Por ejemplo, es posible que necesites imprimir y confirmar un cheque, o generar un fichero de pago ACH.

Para combinar solicitudes de pago por proveedor, paga las facturas dentro de la entidad en la que se crearon. Las solicitudes de pago de facturas de diferentes entidades no se pueden combinar en un solo cheque, independientemente de si seleccionas o no fusionar solicitudes de pago o si tu proveedor está configurado para fusionar solicitudes de pago.

Para realizar un pago único que no esté asociado a una factura existente, Añadir un pago manual: Realizar un pago o imprimir un cheque sin una factura existente.

1. Vete a Cuentas a pagar > Todo > Pagar facturas.
2. Aplicar un filtro para cargar facturas.

   A menos que su empresa sea Configurado para mostrar todas las facturas listas para pagar, debe aplicar un filtro para cargar las facturas a pagar.

   1. Crea o selecciona un filtro de la clase Filtrar por Menú desplegable o filtrar por Fecha de vencimiento o Rango de proveedores.
      Al ver la página Pagar facturas desde el nivel de entidad, la lista solo muestra las facturas creadas a nivel de entidad. Para incluir facturas creadas en el nivel superior que están etiquetadas en tu entidad, crea un archivo Conjunto de filtros Eso incluye el Mostrar transacciones de nivel superior opción.
   2. Restringir los créditos disponibles a aquellos creados dentro de un intervalo de fechas. Seleccione una fecha de inicio y finalización para el Intervalo de fechas del crédito filtro.
   3. Escoger Aplicar filtro cuando termine.
   Después de aprender los conceptos básicos sobre Cómo usar los filtros Para cargar facturas para pagar, echa un vistazo a estos Consejos y trucos para crear filtros avanzados.
3. Seleccione la opción Forma de pago.

   Por ejemplo, seleccione Registrar transferencia si está pagando mediante transferencia electrónica de fondos (EFT).

   Las opciones disponibles en la lista desplegable Método de pago se basan en tu configuración. Si tu sociedad ha añadido recientemente un nuevo método de pago y no lo ves en la lista, ponte en contacto con tu administrador para averiguar cuándo se completa la configuración.
4. Seleccione la opción Divisa de la factura para usar al pagar la factura seleccionada.

   Si eliges tu divisa base aquí, Intacct selecciona automáticamente la divisa base Utilizar los bancos de la divisa base para pagar casilla de verificación. Si selecciona una divisa extranjera, el sistema la borra casilla de verificación.

5. Seleccione un Tipo de cambio como Tipo de cambio diario de Intacct (que es el tipo de cambio predeterminado proporcionado por el sistema, a menos que hayas definido uno diferente) o Tarifa publicada por el WSJ.

   Si sabes cuál es el tipo de cambio para esta transacción, o has contratado con el proveedor un tipo de cambio fijo, puedes introducirlo en Tipo de cambio para anular los cálculos del sistema.

6. Seleccione la opción Método de solicitud de pago.

   Para combinar solicitudes de pago por proveedor, paga las facturas dentro de la entidad en la que se crearon. Las solicitudes de pago de facturas en diferentes entidades se pueden combinar en un solo pago solo si la divisa base es la misma y los pagos se fusionan en el nivel superior.

   Opción Detalles

   Método de solicitud de pago, descripciones de opciones y contacto de pago utilizado

   Opción	Descripción	Contacto de pago utilizado
   Utilizar la preferencia del proveedor.	Crea una solicitud de pago por proveedor o una solicitud de pago por factura, en función de si el Fusionar solicitudes de pago La casilla de verificación está seleccionada en el Ficha del proveedor.	De la ficha del proveedor
   Genera una solicitud por factura.	Crea una solicitud de pago independiente para cada factura. Esta opción anula cualquier preferencia de proveedor en la ficha de proveedor. Los pagos que realices mediante el método de pago con cheque conjunto siempre generarán una solicitud por beneficiario conjunto.	De la factura
   Fusionar solicitudes en una por proveedor.	Crea una solicitud de pago para cada proveedor, que contiene todas las facturas seleccionadas con la misma fecha de pago, método de pago, banco y divisa. Si tienes la opción Fusionar solicitudes de pago sin seleccionar en la ficha del proveedor, esta opción anula esa preferencia. Más información sobre Contactos de pago en solicitudes de pago combinadas.	De la ficha del proveedor
   Combina las solicitudes de pago en una sola por contacto de pago a proveedor.	Crea solicitudes de pago agrupadas por el contacto de pago definido en las facturas seleccionadas. Por ejemplo, supongamos que un proveedor tiene a Jane Johnson como contacto de pago. Sin embargo, en la factura, cambiaste el contacto de pago a John Smith. Las facturas con el contacto de pago de Jane Johnson se agrupan en una sola solicitud de pago, y las facturas con un contacto de pago seleccionado de John Smith se agrupan en una solicitud de pago independiente. Al introducir una factura, el contacto de pago predeterminado se toma de la versión actual de la ficha del proveedor. Si actualizas el contacto de pago del proveedor entre la introducción de dos facturas para el mismo proveedor y dejas el contacto de pago establecido en el valor predeterminado, las dos facturas tendrán contactos de pago diferentes. Intacct crea 2 solicitudes de pago separadas para estas facturas cuando seleccionas Fusionar solicitudes de pago en una por vendedor Contacto de pago. Más información sobre Contactos de pago en solicitudes de pago combinadas.	De la factura

7. Seleccione la opción Banco o Tarjeta de crédito para ser utilizado.

   Tu selección depende de lo que hayas elegido para el método de pago.

8. Selecciona la fecha para realizar el pago en el Establecer la fecha de pago en campo.

   Esta es la fecha que aparece en el pago y en la que se contabilizará en el Libro Mayor.

9. Seleccione el contacto que desea utilizar para enviar notificaciones en el Enviar notificaciones de pago desde campo.

   Si los proveedores son Habilitado para notificaciones de pago, recibirán un correo electrónico de un contacto designado.

10. Selecciona la casilla de verificación situada junto a la factura que deseas seleccionar para el pago o usa la opción Seleccionar todo.
11. Aplica de forma manual o automática los créditos de proveedor existentes.
    Aplicar créditos puede ser complicado. Aprender Cómo aplicar un crédito de proveedor a una factura.
12. Verifique o ajuste el Importe a pagar.

    Al seleccionar una factura, el Importe a pagar se rellena automáticamente con el importe total adeudado.

    Si la factura tiene varias partidas, el importe a pagar se distribuye según el método de cascada. El importe a pagar se consume de la primera partida a la siguiente hasta que se hayan pagado todas las partidas. Anular el método en cascada y aplicar pagos a las partidas manualmente seleccionando Detalles de la línea.

    ¿Es necesario? Pagar parcialmente una factura?

13. Realice una de las siguientes acciones:
    • Escoger Pagar ahora para crear una solicitud de pago.

    • Escoger Añadir a la bandeja de salida para crear un borrador de solicitud de pago para más tarde.

      Si tienes pagos existentes para este proveedor en la Bandeja de salida, es posible que Intacct te pregunte si deseas fusionar las facturas seleccionadas con el pago existente. Los pagos deben tener el mismo método de pago, fecha de pago, banco y moneda, y el método de solicitud de pago no debe ser Generar una solicitud por factura.

14. Si aparece la ventana emergente Agregar más detalles, actualice el archivo Memorándum, Número de documentoy Importe pagado por el banco según sea necesario.

    Memorándum y Número de documento se recomiendan, pero no son obligatorios.

Pasos siguientes

Los pagos que requieren aprobación están listos para ser aprobados por los usuarios con los permisos adecuados en el Aprobar pagos página.

En el caso de los pagos que se han aprobado o que no requieren aprobación, el siguiente paso se basa en el método de pago:

• La transferencia de registros (EFT y cheques manuales), el efectivo, los pagos a proveedores con tecnología de CSI y los pagos con tarjeta de crédito se contabilizan inmediatamente.

• Los cheques, los pagos ACH y los pagos de ficheros bancarios, que se gestionan en Sage Intacct, requieren una acción por tu parte antes de que se contabilice el pago.

En la siguiente tabla se muestran los siguientes pasos que se deben seguir para los pagos gestionados en Sage Intacct:

Pasos para cambiar el estado del pago según el método de pago

Paso del flujo de trabajo	Pagos con cheque o cheque conjunto	Pago ACH	Pago del fichero bancario
Para mover el estado del pago de Aprobado a Entregado	Imprimir el cheque en la página Imprimir cheques.	Generar el archivo ACH en la aplicación Gestión de tesorería. Si usas un fichero bancario compatible con NACHA, sigue los procedimientos para ficheros bancarios.	Generar y descargar el fichero bancario en la aplicación Gestión de tesorería.
Para mover el estado del pago de Entregado a Completado	Confirma el cheque en la página Imprimir cheques.	Confirmar y contabilizar el archivo ACH.	Cargue el archivo en el portal del banco y confírmelo.

Más información sobre el Flujo de trabajo de solicitud de pago.