Pagar facturas

Selecciona facturas y crea solicitudes de pago en la página Pagar facturas. Aquí puedes aplicar créditos del proveedor, como anticipos o regularizaciones. Después de crear una solicitud de pago, es posible que tengas que aprobarla antes de que pase por el resto del flujo de trabajo de Cuentas a pagar. Por ejemplo, es posible que tengas que imprimir y confirmar un cheque, o generar un archivo de pago ACH.

Para combinar solicitudes de pago por proveedor, paga las facturas dentro de la entidad en la que se crearon. Las solicitudes de pago de facturas de diferentes entidades no se pueden combinar en un solo cheque, independientemente de si seleccionas o no fusionar solicitudes de pago, o si tu proveedor está configurado para fusionar solicitudes de pago.

Para realizar un pago único que no esté asociado a una factura existente, Añadir un pago manual: Realizar un pago o imprimir un cheque sin una factura existente.

1. Ir a Cuentas a pagar > Todos > Facturas > Pagar facturas.

2. Aplica un filtro para cargar facturas.

   A menos que su sociedad sea Configurado para mostrar todas las facturas listas para pagar, debes aplicar un filtro para cargar facturas para pagar.

   1. Crea o selecciona un filtro de la carpeta Filtrar por Menú desplegable o filtrar por Fecha de vencimiento o bien Gama de proveedores.

      Al ver la página Pagar facturas desde el nivel de entidad, la lista solo muestra las facturas creadas en el nivel de entidad. Para incluir las facturas creadas en el nivel general que están etiquetadas en tu entidad, crea un Conjunto de filtros que incluye el Mostrar transacciones de nivel general opción.

      Más información sobre Creación de filtros para sociedades multientidad.

   2. Restringir los créditos disponibles a aquellos creados dentro de un rango de fechas. Selecciona una fecha de inicio y finalización para el Intervalo de fechas del crédito filtro.
   3. Seleccionar Aplicar filtro cuando termine.

   Después de aprender los conceptos básicos sobre Cómo usar los filtros Para cargar facturas para pagar, echa un vistazo a estos Consejos y trucos para crear filtros avanzados.

3. Selecciona el icono Forma de pago.

   Por ejemplo, selecciona Transferencia de registro si pagas mediante transferencia electrónica de fondos (EFT).

   Las opciones disponibles en la lista desplegable Método de pago se basan en tu configuración. Si tu sociedad ha añadido recientemente un nuevo método de pago y no lo ves en la lista, ponte en contacto con tu administrador para consultar cuándo se completará la configuración.

4. Selecciona el icono Divisa de la factura Para usar al pagar la factura seleccionada.

   Si eliges tu divisa base aquí, Intacct selecciona automáticamente la Utilizar los bancos de la divisa base para pagar casilla de verificación. Si seleccionas una divisa extranjera, el sistema la borra casilla de verificación.

5. Selecciona un Tipo de cambio como Tarifa diaria de Intacct (que es la categoría de tipo de cambio predeterminada proporcionada por el sistema, a menos que hayas definido una diferente) o Tasa publicada por WSJ.

   Si sabes cuál es el tipo de cambio de esta transacción o tienes un contrato con el proveedor con un tipo de cambio establecido, puedes introducirlo en Tipo de cambio para anular los cálculos del sistema.

6. Selecciona el icono Método de solicitud de pago.

   Para combinar solicitudes de pago por proveedor, paga las facturas dentro de la entidad en la que se crearon. Las solicitudes de pago de facturas en diferentes entidades se pueden combinar en un solo pago solo si la divisa base es la misma y los pagos se fusionan en el nivel general.

   Opción Detalles

   Descripciones de las opciones del método de solicitud de pago y contacto de pago utilizado

   Opción	Descripción	Contacto de pago utilizado
   Utilizar la preferencia del proveedor.	Crea una solicitud de pago por proveedor o una solicitud de pago por factura, en función de si el Fusionar solicitudes de pago está seleccionada en el Ficha del proveedor.	De la ficha del proveedor
   Genera una solicitud por factura.	Crea una solicitud de pago independiente para cada factura. Esta opción anula cualquier preferencia del proveedor en la ficha del proveedor. Los pagos que realices con el método de pago con cheque conjunto siempre generan una solicitud por beneficiario conjunto.	De la factura
   Fusionar solicitudes en una por proveedor.	Crea una solicitud de pago para cada proveedor, que contiene todas las facturas seleccionadas con la misma fecha de pago, método de pago, banco y divisa. Si tienes solicitudes de pago combinadas sin seleccionar en la ficha del proveedor, esta opción anula esa preferencia. Más información sobre Contactos de pago en solicitudes de pago combinadas.	De la ficha del proveedor
   Combina las solicitudes de pago en una por contacto de pago del proveedor.	Crea solicitudes de pago agrupadas por el contacto de pago definido en las facturas seleccionadas. Por ejemplo, supongamos que un proveedor tiene a Jane Johnson como contacto de pago. Sin embargo, en la factura, cambiaste el contacto de pago a John Smith. Las facturas con el contacto de pago de Jane Johnson se agrupan en una solicitud de pago y las facturas con un contacto de pago seleccionado de John Smith se agrupan en una solicitud de pago independiente. Al introducir una factura, el contacto de pago predeterminado se toma de la versión actual de la ficha del proveedor. Si actualizas el contacto de pago del proveedor entre la introducción de dos facturas para el mismo proveedor y dejas el contacto de pago establecido en el valor predeterminado, las dos facturas tendrán diferentes contactos de pago. Intacct crea dos solicitudes de pago separadas para estas facturas cuando seleccionas Fusionar las solicitudes de pago en una sola por proveedor Contacto de pago. Más información sobre Contactos de pago en solicitudes de pago combinadas.	De la factura

7. Selecciona el icono Banco o bien Tarjeta de crédito para ser utilizado.

   La selección depende de lo que hayas elegido para el método de pago.

8. Selecciona la fecha para realizar el pago en la Establecer la fecha de pago en campo.

   Esta es la fecha que aparece en el pago y cuándo se contabilizará en el Libro Mayor.

9. Selecciona el contacto que quieres utilizar para enviar notificaciones en la Enviar notificaciones de pago desde campo.

   Si los proveedores son Habilitado para notificaciones de pago, recibirán un correo electrónico de un contacto designado.

10. Selecciona la casilla de verificación situada junto a la factura que deseas seleccionar para el pago o utiliza la opción Seleccionar todo.

11. Aplica manual o automáticamente los créditos del proveedor existente.

    Aplicar créditos puede ser complicado. Más información Cómo aplicar un crédito del proveedor a una factura.

12. Verifica o ajusta el Importe a pagar.

    Al seleccionar una factura, el Importe a pagar se rellena automáticamente con el importe total adeudado.

    Si la factura tiene varias partidas, el importe a pagar se distribuye según el método en cascada. El importe a pagar se consume desde la primera partida hasta la siguiente hasta que se hayan pagado todas las partidas. Anula el método de cascada y aplica pagos a las partidas manualmente seleccionando Detalles de la línea.

    ¿Necesitas Pagar parcialmente una factura?

13. Realiza una de las siguientes acciones:

    • Seleccionar Pagar ahora para crear una solicitud de pago.

    • Seleccionar Añadir a la bandeja de salida para crear un borrador de solicitud de pago para más adelante.

      Si tienes pagos existentes para este proveedor en la bandeja de salida, es posible que Intacct te pregunte si deseas fusionar las facturas seleccionadas con el pago existente. Los pagos deben tener el mismo método de pago, fecha de pago, banco y divisa, y el método de solicitud de pago no debe ser Generar una solicitud por cada factura.

14. Si aparece la ventana emergente Añadir más detalles, actualiza el archivo Nota, Número de teléfono móvil, y Importe pagado por el banco según sea necesario.

    Nota y número de teléfono móvil se recomiendan, pero no son obligatorios. Ver el Añadir más detalles Tabla de descripción de campos para obtener más información sobre los campos de esta ventana.

    Importe pagado por el banco Aparece para pagos en los que la divisa de la transacción y la divisa bancaria son diferentes. Intacct calcula el importe bancario utilizando el tipo de cambio diario de Intacct. Actualízalo si el tipo de cambio del banco ha dado lugar a un importe diferente.

Pasos siguientes

Los pagos que requieren aprobación están listos para ser aprobados por los usuarios con los permisos adecuados en el Aprobar pagos página.

En el caso de los pagos que se han aprobado o que no requieren aprobación, el siguiente paso se basa en el método de pago:

• La transferencia de registros (EFT y cheques manuales), el efectivo, los pagos a proveedores con tecnología de CSI y los pagos con tarjeta de crédito se contabilizan inmediatamente.

• Los cheques, los pagos ACH y los pagos de ficheros bancarios, que se gestionan en Sage Intacct, requieren que realices una acción antes de que se contabilice el pago.

En la siguiente tabla se muestran los siguientes pasos a seguir para los pagos gestionados en Sage Intacct:

Pasos para cambiar el estado del pago según el método de pago

Paso del flujo de trabajo	Pagos con cheques o cheques conjuntos	pago ACH	Pago de fichero bancario
Para mover el estado del pago de Aprobado a Entregado	Imprimir el cheque en la página Imprimir cheques.	Generar el archivo ACH en la aplicación de Gestión de tesorería. Si utilizas un fichero bancario conforme con NACHA, sigue los procedimientos para ficheros bancarios.	Generar y descargar el fichero bancario en la aplicación de Gestión de tesorería.
Para mover el estado del pago de Entregado a Completo	Confirma el cheque en la página Imprimir cheques.	Confirmar y contabilizar el archivo ACH.	Sube el archivo al portal del banco y confírmalo.

Más información sobre el Flujo de trabajo de solicitud de pago.