Importar y exportar información de clientes

Con las funciones de importación y exportación de la lista de clientes de Sage Intacct, puedes hacer lo siguiente:

• Exporta tu lista de clientes en un formato de archivo estándar (CSV, Excel, Word, PDF) para que puedas imprimir o utilizar la información en otra aplicación.
• Actualiza rápidamente tu lista de clientes exportando los datos seleccionados, realizando cambios y, a continuación, importando los cambios.

Para mostrar la lista de clientes, vaya a la Cuentas a cobrar, Proyectoso Pedidos y seleccione Clientela.

Utilizar la importación de CSV para actualizar la información del cliente

Actualiza la información de varios clientes a la vez exportando los datos de los clientes en CSV para la importación formatear, editar la hoja de cálculo resultante y, a continuación, importar los cambios.

Una importación de CSV funciona bien para:

• Actualización de la información de varios clientes a la vez: Con una importación de CSV, puedes actualizar los datos seleccionados para varios clientes. Por ejemplo, puedes exportar la lista de clientes con el campo de dirección de correo electrónico incluido. A continuación, edita las direcciones de correo electrónico en una hoja de cálculo e importa los cambios.
• Añadir nuevos clientes a tu lista de clientes existente: Con una importación de CSV, puedes añadir rápidamente nuevos clientes sin tener que crear los clientes de uno en uno. Cualquier fila de la hoja de cálculo que contenga un identificador de cliente único se añadirá como una nueva ficha de cliente, siempre que hayas incluido toda la información requerida.

Exportar la lista de clientes

Elija qué exportar de la lista Clientes, incluidos los campos de datos, el orden de visualización y clasificación, y la lista de clientes.

Para controlar lo que se exporta, puedes usar Administrar vista para crear una vista personalizada de la lista de clientes. Para controlar lo que se exporta, puedes usar Administrar vistas para crear una vista personalizada de la lista de clientes. La vista le permite cambiar la lista para ver solo los datos que desea ver.

1. Busca el archivo Administrar vista en la parte superior de la lista de clientes y seleccione Nuevo.
2. Introduzca un Ver nombre.

3. Seleccione y estructure los datos que desea incluir de la siguiente manera:

   • Selecciona y organiza las columnas que quieres que aparezcan.

   • Filtra las columnas de los datos que deseas incluir.

     Por ejemplo, puedes hacerlo para clientes que se encuentran en un estado o territorio específico, o para clientes cuyo método de pago preferido es ACH.

   • Para incluir clientes de nivel de entidad, seleccione Incluir registros de entidad.
   • Selecciona la opción Ordenar por orden.
4. Si desea que la vista esté disponible para otros usuarios, seleccione Público.
5. Haz clic en Guardar.

6. Escoger Exportar y seleccione el formato que desea para el archivo exportado.

   Tabla con descripciones para cada formato de exportación.

   Formato de exportación	Descripción
   CSV	Archivo de valores separados por comas (.csv) que pueden abrir la mayoría de las aplicaciones de hojas de cálculo.
   Excel	Archivo de Microsoft Excel (.xls).
   Word	Archivo de Microsoft Word (.doc).
   PDF	Adobe PDF file (.pdf).
   CSV para la importación	Archivo de valores separados por comas (.csv) que incluye clientes y campos en un formato que puedes utilizar para actualizar tu lista de clientes. Si la vista actual de la lista Clientes contiene campos que no se pueden actualizar a través de un proceso de importación, esos campos no se incluyen en el archivo de exportación.

1. Busca el archivo Administrar vistas en la parte superior de la lista de clientes y seleccione Crear una vista nueva.

2. En Paso 1 del Crear una vista nueva , seleccione las columnas de datos que desea incluir.

   Puede elegir entre el nombre, el identificador o el tipo de cliente, y utilizar información basada en la ubicación sobre un cliente.

3. Realice otros cambios según sea necesario. Con el asistente, puede hacer lo siguiente:

   • Elige el orden en el que aparecen las columnas.
   • Filtra la lista de clientes. Por ejemplo, filtrar por clientes que se encuentran en un estado o territorio específico o clientes cuyo método de pago preferido es ACH.
   • Elija el criterio de clasificación de las columnas; Por ejemplo, ordenar a los clientes por apellido.

4. Escoger Exportar y seleccione el formato que desea para el archivo exportado.

   Tabla con descripciones para cada formato de exportación.

   Formato de exportación	Descripción
   CSV	Archivo de valores separados por comas (.csv) que pueden abrir la mayoría de las aplicaciones de hojas de cálculo.
   Excel	Archivo de Microsoft Excel (.xls).
   Word	Archivo de Microsoft Word (.doc).
   PDF	Adobe PDF file (.pdf).
   CSV para la importación	Archivo de valores separados por comas (.csv) que incluye clientes y campos en un formato que puedes utilizar para actualizar tu lista de clientes. Si la vista actual de la lista Clientes contiene campos que no se pueden actualizar a través de un proceso de importación, esos campos no se incluyen en el archivo de exportación.

Actualizar el archivo CSV

1. Abre el archivo CSV en una aplicación de hoja de cálculo.

2. Actualiza la hoja de cálculo.

   • Puedes actualizar la información de los clientes existentes. Por ejemplo, puedes corregir las direcciones de los clientes o añadir las direcciones de correo electrónico de determinados clientes.
   • También puede agregar nuevos clientes. Si el identificador de cliente que especifiques aún no existe en Intacct, se creará una nueva ficha de cliente.

3. Cuando hayas terminado, guarda la hoja de cálculo en . Formato CSV.

Importar los cambios

Para obtener más información sobre la importación de información de clientes, consulte Importación de CSV: Información del nuevo cliente.

1. Seleccione la opción Importación en la parte superior derecha de la lista de clientes.

2. Busca el archivo CSV que quieres importar.

3. Asegúrese de especificar la dirección de correo electrónico a la que se envían los resultados.

   Si no se puede importar alguna ficha, se te notificará por correo electrónico.

4. Seleccione otras opciones según sea necesario.

Directrices para actualizar a los clientes

Lo importante que debes recordar al actualizar las fichas de clientes a través de la importación de CSV es que los cambios que realices en la hoja de cálculo afectarán a tus fichas de clientes.

• Si actualizas los datos de la hoja de cálculo de un cliente, la información que especifiques sobrescribirá los datos de la ficha de cliente existente.
• Si elimina datos de la hoja de cálculo, la información correspondiente se eliminará de la ficha del cliente.

Precauciones recomendadas:

• Haz una copia de seguridad de la información de tus clientes antes de realizar cambios. Guarde una copia de la carpeta CSV para la importación hoja de cálculo para que tenga un registro de la lista de clientes antes del proceso de actualización.
• Antes de realizar cambios a gran escala, pruebe el proceso de actualización. Intente crear algunos clientes de prueba y, a continuación, actualice solo esos registros de clientes.

Consejos adicionales:

• Al exportar el archivo CSV para la importación archivo, asegúrese de incluir la columna ID de cliente. Esta columna identifica la ficha de cliente que está actualizando.
• El orden de las columnas no es importante; por ejemplo, no es necesario que el identificador de cliente sea el primero. La fila del encabezado identifica el contenido de cada columna.

• Cuando actualices el archivo "CSV para importación", ten en cuenta que los diferentes tipos de campos requieren información diferente.

  • Para las opciones de casillas de verificación, escriba VERDADERO para seleccionar la opción e introducir FALSO para anular la selección de la opción.

Consejos para añadir nuevos clientes

Campos obligatorios para nuevos clientes

Al añadir nuevos clientes, debes incluir al menos las siguientes columnas:

• Identificador de cliente: Asegúrate de introducir un identificador de cliente único que no se haya utilizado ya en Intacct.
• Nombre del cliente: Introduce el nombre del cliente.
• Imprimir como: Introduce el nombre del cliente tal y como aparece en los pagos e informes.
• Campos personalizados obligatorios: Si has creado campos personalizados obligatorios, también debes incluir estas columnas.

Campos recomendados para nuevos clientes

También se recomienda incluir las siguientes columnas:

• Número de cuenta del cliente

• Información de contacto

  • Nombre
  • Apellidos
  • Teléfono
  • Correo electrónico
  • URL
  • Dirección
  • Ciudad
  • Estado o territorio
  • Código postal
  • País