Importar y exportar información del cliente

Con las funciones de importación y exportación de la lista de clientes de Sage Intacct, puedes:

• Exporta tu lista de clientes en un formato de archivo estándar (CSV, Excel, Word, PDF) para que puedas imprimir o utilizar la información en otra aplicación.
• Actualiza rápidamente tu lista de clientes exportando los datos seleccionados, realizando cambios y, a continuación, importando los cambios.

Para mostrar la lista Clientes, ve a la Cuentas a cobrar, Proyectos, o Pedidos y seleccione Clientes.

Utilizar la importación de CSV para actualizar la información del cliente

Actualiza la información de varios clientes a la vez exportando los datos de los clientes en CSV para la importación formatear, editar la hoja de cálculo resultante y, a continuación, importar los cambios.

Una importación de CSV funciona bien para:

• Actualización de información para varios clientes a la vez: Con una importación de CSV, puedes actualizar los datos seleccionados para varios clientes. Por ejemplo, puedes exportar la lista Clientes con el campo de dirección de correo electrónico incluido. A continuación, edita las direcciones de correo electrónico en una hoja de cálculo e importa los cambios.
• Añadir nuevos clientes a tu lista de clientes existentes: Con una importación de CSV, puedes añadir nuevos clientes rápidamente sin tener que crear los clientes de uno en uno. Cualquier fila de la hoja de cálculo que contenga un identificador de cliente único se añadirá como una nueva ficha de cliente, siempre que hayas incluido toda la información requerida.

Exportar la lista Clientes

Elige qué exportar de la lista Clientes, incluidos los campos de datos, el criterio de visualización y clasificación, y la lista de clientes.

Para controlar lo que se exporta, puedes utilizar Administrar vista para crear una vista personalizada de la lista Clientes. Para controlar lo que se exporta, puedes utilizar Administrar vistas para crear una vista personalizada de la lista Clientes. La vista te permite cambiar la lista para ver solo los datos que deseas ver.

1. Encuentra el Administrar vista en la parte superior de la lista Clientes y selecciona Nuevo.
2. Introduce un Ver nombre.

3. Selecciona y estructura los datos que deseas incluir de la siguiente manera:

   • Selecciona y organiza las columnas que quieres que aparezcan.

   • Filtra las columnas para los datos que deseas incluir.

     Por ejemplo, puedes hacerlo para los clientes que se encuentran en un estado o territorio específico o para los clientes cuyo método de pago preferido es ACH.

   • Para incluir clientes a nivel de entidad, selecciona Incluir registros de entidad.
   • Selecciona el orden en Ordenar por.
4. Si deseas que la vista esté disponible para otros usuarios, selecciona Público.
5. Haz clic en Guardar.

6. Seleccionar Exportar y seleccione el formato que desea para el archivo exportado.

   Tabla con descripciones de cada formato de exportación.

   Formato de exportación	Descripción
   CSV	Archivo de valores separados por comas (.csv) que pueden abrir la mayoría de las aplicaciones de hojas de cálculo.
   Excel	Archivo de Microsoft Excel (.xls).
   Word	Archivo de Microsoft Word (.doc).
   PDF	Archivo PDF de Adobe (.pdf).
   CSV para la importación	Archivo de valores separados por comas (.csv) que incluye clientes y campos en un formato que puedes utilizar para actualizar tus lista Clientes. Si la vista actual de la lista Clientes contiene campos que no se pueden actualizar a través de un proceso de importación, esos campos no se incluyen en el archivo de exportación.

1. Encuentra el Administrar vistas en la parte superior de la lista Clientes y selecciona Crear una vista nueva.

2. En Paso 1 de la Crear una vista nueva asistente, seleccione las columnas de datos que desea incluir.

   Puedes elegir entre el nombre, el identificador o el tipo de cliente, y utilizar información basada en la ubicación de un cliente.

3. Realiza otros cambios según sea necesario. Con el asistente puede hacer lo siguiente:

   • Selecciona el orden en el que aparecen las columnas.
   • Filtrar la lista de clientes. Por ejemplo, filtrar para clientes que se encuentran en un estado o territorio específico o clientes cuyo método de pago preferido es ACH.
   • Elija el criterio de ordenación de las columnas; Por ejemplo, ordenar a los clientes por apellido.

4. Seleccionar Exportar y seleccione el formato que desea para el archivo exportado.

   Tabla con descripciones de cada formato de exportación.

   Formato de exportación	Descripción
   CSV	Archivo de valores separados por comas (.csv) que pueden abrir la mayoría de las aplicaciones de hojas de cálculo.
   Excel	Archivo de Microsoft Excel (.xls).
   Word	Archivo de Microsoft Word (.doc).
   PDF	Archivo PDF de Adobe (.pdf).
   CSV para la importación	Archivo de valores separados por comas (.csv) que incluye clientes y campos en un formato que puedes utilizar para actualizar tus lista Clientes. Si la vista actual de la lista Clientes contiene campos que no se pueden actualizar a través de un proceso de importación, esos campos no se incluyen en el archivo de exportación.

Actualizar el archivo CSV

1. Abre el archivo CSV en una aplicación de hoja de cálculo.

2. Actualiza la hoja de cálculo.

   • Puedes actualizar la información de los clientes existentes. Por ejemplo, puedes corregir las direcciones de los clientes o añadir direcciones de correo electrónico para clientes seleccionados.
   • También puedes añadir nuevos clientes. Si el identificador de cliente que especificas aún no existe en Intacct, se creará una nueva ficha de cliente.

3. Cuando hayas terminado, guarda la hoja de cálculo en . Formato CSV.

Importa los cambios

Para obtener más información sobre cómo importar información del cliente, consulte Importación de CSV: Información del nuevo cliente.

1. Selecciona el icono Importar en la parte superior derecha de la lista Clientes.

2. Busca el archivo CSV que deseas importar.

3. Asegúrate de especificar la dirección de correo electrónico a la que se envían los resultados.

   Si alguna ficha no se importa, se te notificará por correo electrónico.

4. Selecciona otras opciones según sea necesario.

Directrices para actualizar a los clientes

Lo importante que debe recordar al actualizar los registros de clientes a través de la importación de CSV es que los cambios que realice en la hoja de cálculo afectarán los registros de sus clientes.

• Si actualizas los datos de la hoja de cálculo de un cliente, la información que especifiques sobrescribirá los datos de la ficha de cliente existente.
• Si eliminas datos de la hoja de cálculo, la información correspondiente se eliminará de la ficha del cliente.

Precauciones recomendadas:

• Haz una copia de seguridad de la información de tus clientes antes de realizar cambios. Guarde una copia del archivo CSV para la importación hoja de cálculo para que tengas una ficha de la lista de Clientes antes del proceso de actualización.
• Antes de realizar cambios a gran escala, pruebe el proceso de actualización. Intente crear algunos clientes de prueba y, a continuación, actualice solo esos registros de clientes.

Consejos adicionales:

• Al exportar el archivo CSV para la importación , asegúrate de incluir la columna identificador de cliente. Esta columna identifica la ficha de cliente que estás actualizando.
• El orden de las columnas no es importante; Por ejemplo, no es necesario que el identificador de cliente sea el primero. La fila del impuesto armonizado sobre las ventas identifica el contenido de cada columna.

• Cuando actualices el archivo "CSV para importación", ten en cuenta que los diferentes tipos de campos requieren información diferente.

  • En Opciones de casilla de verificación, introduzca VERDADERO para seleccionar la opción e introducir FALSO para anular la selección de la opción.

Consejos para añadir nuevos clientes

Campos obligatorios para nuevos clientes

Cuando añadas nuevos clientes, debes incluir al menos las siguientes columnas:

• Identificador de cliente: Asegúrate de introducir un identificador de cliente único que aún no se haya utilizado en Intacct.
• Nombre del cliente: Introduce el nombre del cliente.
• Imprimir como: Introduce el nombre del cliente tal y como aparece en los pagos e informes.
• Campos personalizados obligatorios: Si has creado campos personalizados obligatorios, también debes incluir estas columnas.

Campos recomendados para nuevos clientes

También se recomienda incluir las siguientes columnas:

• Número de cuenta del cliente número de teléfono móvil

• Información de contacto

  • Nombre
  • Apellidos
  • Teléfono
  • Correo electrónico
  • URL
  • Dirección
  • Ciudad
  • Estado o territorio
  • Código postal o código postal
  • País