Descripción general de la pista de auditoría avanzada

Al suscribirte a la pista de auditoría avanzada, puedes realizar un seguimiento del acceso a los datos personales almacenados en los registros de contactos, clientes y proveedores para cumplir con las leyes de protección de datos, como HIPAA.

Seguimiento avanzado de la pista de auditoría

La pista de auditoría avanzada realiza un seguimiento del acceso a los datos personales almacenados en los registros de contactos, clientes o proveedores. Esto significa que la pista de auditoría avanzada registra un acceso cada vez que un usuario tiene acceso a una ficha de contacto, cliente o proveedor en tu instancia de Sage Intacct. Algunos ejemplos de acceso a datos personales incluyen:

• Abrir una lista que incluya un contacto, un cliente o un proveedor.
• Elegir un contacto, cliente o proveedor de una lista desplegable para una transacción.
• Leer un informe que incluya registros de contactos, clientes o proveedores.
• ejecutar una consulta a través de la API que incluya información de contacto, cliente o proveedor.

Para obtener una lista completa de las acciones de acceso, consulte Acciones avanzadas de la pista de auditoría.

Estas entradas de acceso registradas se almacenan en segundo plano hasta que se genera el informe Historial de auditoría avanzada, que muestra el acceso a los datos personales almacenados en los registros de clientes, proveedores y contactos de la sociedad.

Los datos personales incluyen:

• Nombres
• Direcciones
• Fechas (fecha de inicio, fecha de finalización, fecha de nacimiento, etc.)
• Números de teléfono
• Números de fax
• Direcciones de correo electrónico
• Números de la Seguridad Social
• Números de cuenta (tarjeta de crédito, ACH, banco, etc.)
• URLS
• Direcciones IP

Excepciones

En la siguiente tabla se enumeran los escenarios en los que la pista de auditoría avanzada no realiza un seguimiento del acceso a los datos personales en tu instancia de Sage Intacct.

Excepción	Explicación
Sociedades copiadas	La pista de auditoría avanzada no puede rastrear el acceso a copias de tu sociedad de Sage Intacct. Sin embargo, a petición suya y con su permiso por escrito, a veces debemos copiar a una sociedad para realizar una corrección de datos o investigar un problema más profundo. Si Sage Intacct ha copiado a tu sociedad por cualquier motivo, el acceso está limitado a determinadas personas que considerarán que han tenido acceso a todos los datos personales de tu instancia de Sage Intacct. Una vez que hayamos cerrado su caso de soporte, ejecute y exporte el archivo Informe de historial de auditoría avanzada para capturar el acceso a datos personales en su sociedad de copias. Asegúrate de almacenar este informe exportado en tus registros. Según la política de Sage Intacct, Es tu responsabilidad extraer datos de este entorno antes de que se eliminen. Esto incluye el informe Historial de auditoría avanzada. Si no ejecutas, exportas y almacenas este informe antes de que se borre el entorno, es posible que pierdas acceso a datos personales adicionales no capturados por el informe Historial de auditoría avanzada en tu instancia de producción de Sage Intacct. Sage Intacct no se hace responsable del acceso realizado por terceros que puedan copiar los datos de tu sociedad a petición propia.
Vista previa de sociedades	La pista de auditoría avanzada no puede realizar un seguimiento del acceso a las instancias de vista previa de tu sociedad de Sage Intacct. Si tienes una sociedad de vista previa, ejecuta y exporta el archivo Informe de historial de auditoría avanzada Para realizar un seguimiento del acceso a los datos personales en la sociedad de vista previa. Asegúrate de mantener este informe exportado en tus registros. Según la política de Sage Intacct, Es tu responsabilidad extraer datos de este entorno antes de que se eliminen. Esto incluye el informe Historial de auditoría avanzada. Si no ejecutas, exportas y almacenas este informe antes de que se borre el entorno, es posible que pierdas acceso a datos personales adicionales no capturados por el informe Historial de auditoría avanzada en tu instancia de producción de Sage Intacct.
Seguimiento a nivel de campo	La pista de auditoría avanzada no puede determinar a qué campo en particular se accedió. En su lugar, realiza un seguimiento de las fichas de objetos de cliente, proveedor o contrato a las que se ha accedido.
ACH del cliente y cuentas bancarias del cliente	Dado que la información de la ACH del cliente y de la cuenta bancaria del cliente se almacena en objetos separados de la ficha del cliente, la pista de auditoría avanzada no realiza un seguimiento del acceso a la información personal contenida en estos objetos. Estos elementos están encriptados y protegidos por nuestra política PCI.
Información personal de empleados y usuarios	El propósito de la pista de auditoría avanzada es principalmente servir como una solución para HIPAA. Los registros de usuarios y empleados, empleada no se utilizan como registros de pacientes de atención médica, por lo que no se realiza un seguimiento del acceso a esos datos. Si su sociedad tiene requisitos de cumplimiento de HIPAA, no puede usar los registros de empleado, empleada para ingresar y almacenar información médica protegida. Ver Cumplimiento de la pista de auditoría avanzada y la HIPAA para más detalles.
Cuentas bancarias de la Sociedad, firmas de tarjetas de crédito y otra información	La pista de auditoría avanzada solo realiza un seguimiento del acceso a los datos personales almacenados en los objetos de cliente, proveedor y contacto. La información de la Sociedad, las cuentas bancarias de la sociedad y las firmas de la sociedad no se consideran datos personales.
Direcciones de correo huérfanas	El acceso a direcciones de correo no adjuntas a un contacto, proveedor o cliente ficha no es rastreado por Advanced pista de auditoría.
Objetos personalizados y campos personalizados	Sage Intacct no se hace responsable del acceso a objetos personalizados o campos personalizados que contengan datos personales confidenciales o información sanitaria protegida. Por ejemplo, si añades un campo de contacto personalizado a un objeto estándar, no se realizará un seguimiento del campo, ya que la pista de auditoría avanzada solo realiza un seguimiento del acceso a los objetos estándar de contacto, cliente y proveedor. Si su sociedad tiene requisitos de cumplimiento de HIPAA, no puede usar campos personalizados para ingresar y almacenar información de salud protegida. Ver Cumplimiento de la pista de auditoría avanzada y la HIPAA para más detalles.
Usuarios con acceso directo de CPA	Para soporte y optimizar el seguimiento más preciso de los datos personales almacenados en tu instancia de Sage Intacct, te recomendamos habilitar Usuarios identificados con acceso directo en tu sociedad si utilizas la pista de auditoría avanzada y deshabilitas el Sociedad subordinada entorno. Puedes verificar esta configuración con tu socio de VAR de Sage Intacct.
Archivo adjunto	Dado que los archivos adjuntos son documentos externos almacenados en Sage Intacct para diversos usos diferentes, es imposible determinar qué tipo de información contienen. Por este motivo, Sage Intacct no realiza un seguimiento del acceso a los archivos adjuntos. Ver Prácticas recomendadas para archivos adjuntos para obtener más información. Si su sociedad tiene requisitos de cumplimiento de HIPAA, no puede usar archivos adjuntos para ingresar y almacenar información médica protegida. Ver Cumplimiento de la pista de auditoría avanzada y la HIPAA para más detalles.
Intacct Collaborate	Intacct Collaborate es una integración de Salesforce diseñada para compartir información entre las aplicaciones. Además, el feed de Collaborate no se limita solo a los registros de proveedores, clientes y contactos, y la información publicada en un feed puede aparecer en objetos de los que no se realiza un seguimiento mediante la pista de auditoría avanzada y a los que muchas personas pueden tener acceso. Por lo tanto, la pista de auditoría avanzada no puede rastrear el acceso a ningún dato personal publicado en las fuentes de Collaborate.
Sage Intacct Mateo	Dado que Sage Intacct Mateo es un módulo independiente de Sage Intacct, la pista de auditoría avanzada no puede realizar un seguimiento del acceso a las fichas de clientes o proveedores que se comparten con Sage Intacct Mateo.
Sage Intacct Planning	Dado que Sage Intacct Planning es un módulo independiente de Sage Intacct, la pista de auditoría avanzada no puede realizar un seguimiento del acceso a las fichas de clientes o proveedores que se comparten con Sage Intacct Planning.

Comportamiento especial en sociedades de pista de auditoría avanzada

Es posible que notes algún comportamiento nuevo y especial en tu sociedad después de suscribirte a la pista de auditoría avanzada. Estos cambios tienen como objetivo optimizar tanto el rendimiento de Sage Intacct como la facilidad de uso del informe Historial de auditoría avanzada.

• Todas las listas desplegables, las listas emergentes de selección y las páginas de lista de los objetos Contacto, Cliente, Proveedor, Empleado y Proyectos solo muestran 10 fichas a la vez para todas las sociedades suscritas a la pista de auditoría avanzada para optimizar el rendimiento de Sage Intacct y reducir el número de teléfono móvil y, por lo tanto, aumentar la facilidad de uso y la precisión del informe de historial de auditoría avanzada.

  Es posible que tu sociedad utilice aplicaciones personalizadas, integraciones o vistas de lista que muestren más de 10 contactos, proveedores o clientes a la vez. En estos casos, el límite máximo es 100, dependiendo de la configuración de la personalización.

• El informe Historial de auditoría avanzada tarda mucho en cargarse debido a la importe de datos que rastrea. Filtra el informe para recibir resultados más rápidos. Ver Creación del informe de historial de auditoría avanzada para obtener información más detallada.
• La ficha de API predeterminada readByQuery se reduce de 100 a 10.

Además, dado que el uso de esta función puede afectar a tu contrato con Sage Intacct, no puedes suscribirte ni cancelar tu suscripción a la pista de auditoría avanzada por tu cuenta. En su lugar, llama a tu administrador de cuenta para gestionar tu suscripción a la pista de auditoría avanzada.

Por último, ejecutar el comando Informe de historial de auditoría avanzada Genera una ficha de acceso adicional para cada entrada de acceso que veas en el informe. Esto significa que si el primer informe de Historial de auditoría avanzada mostró 2000 entradas y lo vuelves a ejecutar inmediatamente después, mostrará 4000 entradas la segunda vez porque técnicamente has accedido al informe de Historial de auditoría avanzada. Estas entradas adicionales pueden hacer que el informe se cargue lentamente.

Por este motivo, te recomendamos lo siguiente:

• Ejecutar el informe de historial de auditoría avanzada solo cuando sea necesario
• Cuando ejecutes el informe Historial de auditoría avanzado, filtra el Historial de auditoría avanzada Tipo de acción.