Configurar el análisis de varianza de Copilot

Puedes configurar el análisis de varianza de Copilot para comparar tus datos reales con 1 presupuesto que existe en Sage Intacct. Si tienes varios presupuestos, la práctica recomendada es utilizar tu presupuesto operativo que incluya los datos del presupuesto aprobado.

A continuación, se indican los requisitos del presupuesto:

• El presupuesto debe crearse en el nivel general.
• El presupuesto debe incluir todas las entidades de las que quieres realizar un seguimiento.
• El presupuesto no se puede configurar como un presupuesto consolidado.
• El presupuesto debe incluir una línea de presupuesto para cada combinación de cuenta del Libro Mayor/periodo de informe de presupuesto/dimensión de la que quieras realizar un seguimiento. Si no hay ningún detalle del presupuesto correspondiente, Copilot asumirá que el importe del presupuesto es cero.

Aprende cómo Añadir un presupuesto.

Análisis de varianza de Copilot utiliza los siguientes grupos de cuentas para analizar los datos de varianza:

• Resultado neto de operación
• Ingresos
• Coste de los ingresos (si procede)
• Gastos de explotación

Los nombres de los grupos de cuentas que deseas utilizar para estos grupos de cuentas pueden diferir. A continuación, se indican los requisitos del grupo de cuentas:

• Todas las cuentas del Libro Mayor de los grupos de cuentas que desees utilizar deben tener Tipo de cuenta = Cuenta de extracto de cuenta de cuenta de resultados.
• El grupo de cuentas de ingresos netos de explotación debe contener las mismas cuentas del Libro Mayor que se incluyen en los grupos de cuentas Ingresos, Coste de ingresos y Gastos operativos.

Si tu sociedad se creó con una plantilla de inicio rápido, deberías tener grupos de cuentas existentes que puedas usar para configurar el análisis de varianza.

En la tabla siguiente se enumeran estos grupos de cuentas en función del tipo de plantilla de inicio rápido que se utilizó.

Más información sobre cómo ver Cuentas del Libro Mayor y Grupos de cuentas.

Decide qué informe financiero deseas ejecutar para cada análisis dimensional. Por ejemplo, si solo quieres analizar por departamento, utiliza un informe financiero con filas estructuradas por departamento.

El informe financiero debe incluir lo siguiente para ajustarse a los datos presentados en la información de Copilot:

• Datos reales del año acumulado del año actual (YTD) o del año fiscal acumulado del año actual (FYTD)
• Presupuesto para el año fiscal hasta la fecha actual o el año fiscal hasta la fecha actual
• Datos reales del año fiscal hasta la fecha anterior o del año fiscal anterior

Si tu sociedad se creó con alguna de las plantillas de inicio rápido, puedes instalar uno de los informes de análisis de varianza desde la biblioteca de inicio rápido. Para obtener más información, consulte Acerca del informe de análisis de varianza.

Los usuarios podrán iniciar el informe financiero directamente desde Copilot para investigar los detalles de una variación notificada. Ten en cuenta el siguiente comportamiento esperado al iniciar un informe financiero desde Copilot:

• Si el informe financiero está configurado con avisos, deberás introducirlos antes de ver el informe.
• Si eliges analizar por departamento y también por ubicación o entidad, Copilot lanzará el informe financiero de la ubicación o la entidad de forma predeterminada para los usuarios sin restricciones (usuarios que tienen acceso a la información financiera de toda la organización).

Copilot envía notificaciones de análisis de varianza a:

• Gestores de presupuestos identificados como el departamento, la entidad o la ubicación Gerente Cuando los gastos operativos reales superan el presupuesto de la unidad de negocio correspondiente.
• Líderes financieros identificados como usuario sin restricciones. Un Usuario sin restricciones es alguien que tendrá acceso al presupuesto y a la información real de toda la organización, como un controlador o un director financiero. El entorno puede incluir un usuario sin restricciones o un grupo de usuarios sin restricciones.

Para poder recibir notificaciones de análisis de varianza de Copilot, un administrador de dimensión o un usuario sin restricciones debe tener:

• Una ficha de empleado, empleada (solo manager de dimensión). La ficha de empleado, empleada debe estar asociada a la ficha de usuario correspondiente.
• Una ficha de usuario con un tipo de usuario Empresarial o Empleado.

Más información sobre cómo añadir empleados y Usuarios.

Se debe especificar un administrador en cada ficha de dimensión para que el propietario del presupuesto adecuado reciba notificaciones a nivel de dimensión. En función de las dimensiones que utilices para el análisis de varianza, deberás asignar managers a departamentos, ubicaciones o entidades en función de cómo tu organización gestione el presupuesto.

1. Realiza una de las siguientes acciones:
   • Ir a Informes > ajustes > dimensiones y seleccione Departamentos.
   • Ir a Informes > ajustes > dimensiones y seleccione Ubicaciones.
   • Ir a Sociedad > ajustes > configuración y seleccione Entidades.
2. En la lista de dimensiones correspondiente, seleccione Modificar junto a la dimensión deseada.
3. Utilice el parámetro Gerente lista desplegable para seleccionar el administrador deseado.

   Si no ves el administrador deseado en la lista desplegable, asegúrate de que haya un empleado, empleada Ficha para el manager.

4. Guardar la ficha.

Al configurar el análisis de varianza de Copilot, puedes especificar un usuario individual sin restricciones o un grupo de usuarios sin restricciones a los que Copilot enviará notificaciones. Los usuarios sin restricciones tendrán acceso a toda la información real y de presupuesto de su organización. Sigue tus procesos comerciales internos para determinar quién debe tener acceso a estos datos.

Un usuario que está restringido a determinados departamentos o ubicaciones no puede ser miembro de este grupo de usuarios sin restricciones.

Aprende cómo Crear un grupo de usuarios.

Los administradores de Sage Intacct pueden suscribirse al análisis de varianza de Copilot.

1. Ir a Sociedad > Suscripciones de > de administrador y seleccione el botón de alternancia al que suscribirse Sage Intacct Close Automation.
2. Selecciona Configurar.
3. Seleccionar Habilitar análisis de varianza.
4. Haz clic en Guardar.

Después de suscribirte al análisis de varianza de Copilot, completa las opciones de configuración que se encuentran en la aplicación Presupuestos.

1. Ir a Presupuestos > ajustes Configuración > y seleccione Análisis de varianza de Copilot.

   El Configurar el análisis de varianza de Copilot Aparece la página.

2. Utilice el parámetro Presupuesto lista desplegable para seleccionar el presupuesto correspondiente.
3. Si el método contable de tu sociedad es Caja y devengo, utiliza la función Libro de informes para seleccionar el Efectivo o bien Devengo libro de informes. De lo contrario, este campo se establece de forma predeterminada en Devengo o Efectivo, según corresponda.
4. Si deseas incluir otros libros de informes en el análisis de varianza, selecciona la opción correspondiente Otros libros.
5. Realiza una de las siguientes acciones:
   • Si no has seleccionado ningún otro libro, o si has seleccionado otros libros y quieres analizar los datos tanto de los libros de informes principales como de los otros libros seleccionados, selecciona el icono Combinar el libro de informes con otros libros casilla de verificación.
   • Si has seleccionado otros libros y quieres analizar los datos utilizando solo los demás libros, deja la casilla de verificación en blanco. Esto no es común.
6. En el Grupos de cuentas de información de presupuesto , utilice las listas desplegables para seleccionar la Ingresos netos de explotación, Ingresos, Coste de los ingresos, y Gastos de explotación grupos de cuentas que identificado anteriormente.
7. En el Analizar por , haz lo siguiente:

   • Si tu sociedad tiene habilitadas varias divisas base, selecciona los grupos de entidades que deseas incluir en la información del Análisis de varianza.

     Solo se pueden seleccionar en el Análisis de varianza los grupos de entidades que comparten la misma divisa base. Puedes seleccionar hasta 10 grupos de entidades.

   • Si deseas analizar los datos del presupuesto por ubicación o entidad, selecciona el icono Ubicación o entidad y, a continuación, seleccione una casilla de verificación Ubicación o entidad informe financiero.
   • Si deseas analizar los datos del presupuesto por departamento, selecciona el icono Departamento y, a continuación, seleccione una casilla de verificación Informe financiero del departamento.

   Si ya tienes un informe financiero que muestra las variaciones del presupuesto por ubicación, entidad o departamento, selecciona ese informe en la lista desplegable correspondiente.

   Si aún no tienes un informe y tu sociedad se creó con una plantilla de inicio rápido, puedes instalar uno de los Informes de análisis de varianza en la biblioteca de inicio rápido.

   Para obtener más información, consulte Acerca de los informes de la biblioteca de inicio rápido.

8. Si deseas recibir notificaciones por correo electrónico, selecciona el icono Correo electrónico casilla de verificación en el Canales de notificación sección.
9. En el Notificar cuando , selecciona el icono Los gastos operativos reales sobrepasan el presupuesto y, a continuación, seleccione la casilla de verificación correspondiente Frecuencia. Por ejemplo, si seleccionas Semanal, los administradores de la dimensión aplicable y los usuarios sin restricciones recibirán una notificación semanal cuando los gastos superen el presupuesto.
10. En el Notificar a quién , debes seleccionar al menos un usuario o grupo de usuarios para notificar.
    1. Selecciona la opción correspondiente Gestores de dimensión casilla de verificación. Por ejemplo, si has seleccionado analizar por departamento, selecciona Gerentes de departamento.
    2. Selecciona un usuario o grupo de usuarios sin restricciones.

       Los miembros del usuario o grupo de usuarios sin restricciones suelen ser controladores, directores de finanzas, etc. Recibirán información relacionada con los datos del análisis de varianza de toda la organización.

       • Para enviar información a un usuario sin restricciones, selecciona el icono Usuario sin restricciones casilla de verificación. A continuación, utilice la lista desplegable para seleccionar el usuario.
       • Para enviar información a un grupo de usuarios, selecciona el icono Grupo de usuarios sin restricciones casilla de verificación. A continuación, utilice la lista desplegable para seleccionar el grupo de usuarios.
    Para ejecutar el análisis de varianza, los usuarios deben cumplir uno de los siguientes criterios:

    • Debe ser el usuario sin restricciones o un miembro del grupo de usuarios sin restricciones.
    • Si estás analizando por ubicación o departamento, debe ser un manager de ubicación o departamento.
11. Guardar la configuración.

Todos los gestores de dimensiones y los usuarios sin restricciones necesitan los siguientes permisos para utilizar el análisis de varianza de Copilot:

• Sage Intacct Close Automation: Análisis de varianza: ejecución
• Libro Mayor: Informes: Finanzas: ver
• Libro Mayor: Desglosar todas las transacciones de los informes: habilitar

Aprende cómo Asignar permisos de usuario y función.

Además, los usuarios necesitan derechos de acceso a los informes financieros especificados en la configuración. Si tu sociedad deniega el acceso a los informes financieros a todos los usuarios de forma predeterminada, utiliza la pestaña Permisos del informe financiero para conceder acceso a los usuarios correspondientes.

Más información sobre Permisos de nivel de informe financiero.