Importación de CSV: Uso del contrato

Puedes importar contratos uso cargando un archivo CSV.

Si no conoce el número de partida contractual al que asignar el uso, puede asociar uno o varios valores de dimensión a la ficha de uso si los valores de dimensión pueden identificar de forma única la partida contractual correcta. Si los valores de dimensión no pueden identificar de forma única la línea, recibirás un mensaje de error solicitando el número de partida contractual.

Los registros de uso deben agregarse en orden cronológico de más antiguo a más reciente. Por ejemplo, supongamos que está importando dos registros de uso con fecha del 15 de enero y el 4 de febrero. En el archivo CSV de importación de uso, agregue el registro del 15 de enero a la fila 3 y el registro del 4 de febrero a la fila 4.

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Lista de comprobación de configuración de la sociedad: Ejecutar

Descargue una nueva plantilla en blanco de la carpeta Lista de comprobación de configuración de la empresa cada vez que importas información a Sage Intacct. El uso de una plantilla descargada es importante porque:

  • Las plantillas de la lista de comprobación de configuración de la sociedad se personalizan automáticamente en función de la configuración de la sociedad, incluidas las dimensiones y los campos personalizados que hayas creado.
  • Intacct puede actualizar las plantillas en cualquier momento, especialmente cuando se lanza una nueva versión de Intacct. Si Intacct actualiza una plantilla, es posible que una plantilla anterior no funcione durante la importación.
Algunas páginas de importación de Intacct incluyen un enlace que te permite descargar una plantilla en blanco directamente (en lugar de obtener la plantilla de la Lista de comprobación de configuración de la Sociedad).

Para descargar una plantilla de la carpeta Lista de comprobación de configuración de la empresa:

  1. Vete a Compañía > Arreglo > Configuración > Importar datos.

    El Lista de comprobación de configuración de la empresa Abre. Encontrarás una lista de áreas en las que puedes importar información a Intacct.

  2. Decide el tipo de información que deseas cargar y selecciona la opción Plantilla enlace asociado a esa información.
Si no ve la plantilla que desea en el archivo Lista de comprobación de configuración de la empresaVete a Descargar una plantilla de importación de CSV. Algunas plantillas no se mantienen en el Lista de comprobación de configuración de la Sociedad.

Preparar un archivo CSV para su importación

Al descargar una plantilla, los encabezados correctos ya están en la plantilla. Todo lo que tienes que hacer es rellenar las columnas con tus datos, guardarlos como archivo CSV y subir el archivo.

Los títulos de encabezado de la plantilla que descargues se correlacionan con los campos de Intacct. Los títulos de encabezado incorrectos provocarán un error de carga.

Para obtener más información sobre el proceso de carga de CSV, incluidas las prácticas recomendadas, los errores comunes y cómo cargar el archivo CSV, consulte Preparar el archivo para la importación de CSV.

Prácticas recomendadas

Las siguientes prácticas recomendadas te ayudarán a preparar el archivo CSV para su carga.

Descarga una plantilla de la lista de comprobación de configuración de la sociedad o de una página de lista de objetos.

  • Utilice la plantilla más reciente, especialmente después del lanzamiento de un producto.
  • Utilice la plantilla correcta para el área en la que desea cargar la información. Diferentes plantillas organizan diferentes tipos de información. Utiliza una plantilla específica para la información que necesitas cargar.
  • No cambies los títulos de la fila del encabezado. Los títulos de los encabezados se correlacionan con los campos de Intacct. Los títulos de encabezado incorrectos provocarán un error de carga. Al descargar una plantilla de la lista de comprobación de configuración de la sociedad, los encabezados correctos se encuentran en la plantilla.
  • Lee las descripciones de los encabezados de la plantilla. La descripción del encabezado es la celda debajo de la fila del encabezado que explica qué tipo de información se acepta para cada columna. Si ingresa información en el formato incorrecto o con un valor aceptado incorrecto, se producirá un error en su carga. Las descripciones del encabezado de la plantilla muestran el aspecto que debe tener la información. Por ejemplo, el encabezado de la plantilla Asientos de diario del Libro Mayor para JOURNAL muestra que permite hasta cuatro caracteres, es obligatorio y no tiene valores predeterminados. El encabezado de la plantilla Periodos de informe muestra que el STATUS solo permite los valores 1 o 2, que se correlacionan con Verdadero y Falso, y no es un campo obligatorio.
  • Introduce la información requerida. Algunos datos son obligatorios, mientras que otros no. Lea el campo de descripción para determinar qué información es obligatoria. La información requerida es necesaria para que la carga se realice correctamente.

Guarde el archivo como un archivo de valores separados por comas o CSV. Si guarda desde Excel, puede elegir el tipo de archivo delimitado por comas.

El archivo tendrá la extensión de archivo .csv después de guardarlo. Deja el archivo abierto hasta que la importación se realice correctamente. A veces, Excel puede volver a formatear el archivo si lo cierra antes de que la importación se realice correctamente.

Evita errores comunes de importación

Intacct recomienda seguir estas directrices para evitar errores de importación.

En Microsoft Excel:

  1. Selecciona todas las celdas.
  2. Haga clic con el botón derecho en las celdas y seleccioneDar formato a las celdas.
  3. En el Número , seleccione Mensaje de texto y, a continuación, seleccione De acuerdo.
  4. Guarde el archivo.

El formato de fecha corta tiene el siguiente formato: 3/15/2021

En Microsoft Excel:

  1. Selecciona una columna de fechas.
  2. Haga clic con el botón derecho en la columna y seleccioneDar formato a las celdas.
  3. En la pestaña Número, seleccione Fecha y seleccione el formato de fecha corta.
  4. Guarde el archivo.

Aunque se permiten espacios dentro de los campos de notas, asegúrate de que no haya espacios iniciales o finales en ningún campo (no solo en las notas). Los espacios iniciales y finales pueden provocar errores de importación. Para todos los demás campos, elimine los espacios innecesarios al principio o al final de los datos.

En Microsoft Excel:

  1. Seleccione un rango de celdas.
  2. En el Hogar , en la pestaña Corrección Grupo, seleccione Buscar y seleccionar y seleccione Reemplazar.
  3. En Buscar qué , introduce un espacio. Deja el archivo Reemplazar con casilla en blanco.
  4. Escoger Reemplazar todo. Se abrirá un mensaje que le indicará cuántos espacios se han eliminado.
  5. Guarde el archivo.

Las comas se utilizan para separar campos en los archivos CSV.

Para evitar que los datos se desplacen a las columnas incorrectas, evite usar comas en los campos numéricos y de texto.

Si debe incluir una coma en un campo de texto, siempre rodee el campo con comillas dobles, por ejemplo, "Smith, John".

Los encabezados del archivo CSV deben coincidir exactamente con la plantilla, incluida la ortografía, las mayúsculas y el espaciado. Incluso pequeños cambios (como añadir un espacio o cambiar las mayúsculas y minúsculas de una letra) harán que se produzca un error en la importación. Utiliza siempre la plantilla oficial proporcionada por Sage Intacct.

Los campos de identificador deben contener referencias exactas a clientes o proveedores.

Los campos de identificador deben coincidir exactamente, incluido el uso de mayúsculas. Por ejemplo ven100 y VEN100 no coinciden.

Introduce el identificador tal y como aparece en Intacct, de lo contrario corres el riesgo de hacer coincidir las transacciones con el proveedor o cliente equivocado, o de que se produzca un error en la carga.

Si haces referencia a un proveedor, cliente, término, presupuesto, etc., en un archivo CSV, lo que sea a lo que hagas referencia ya debe existir en Intacct.

Por ejemplo, si estás cargando transacciones para un proveedor, ese proveedor ya debe existir en Intacct antes de iniciar la carga. Si el proveedor no existe, se producirá un error en la carga.

Esto no se aplica cuando se crean nuevos clientes o proveedores mediante el proceso de importación.

Para obtener más información sobre cómo numerar correctamente los elementos, consulte Importación de CSV: Ejemplos de números de línea.

En el caso de los campos con entradas válidas predefinidas (como Verdadero/Falso), utilice las mayúsculas iniciales. Por ejemplo Verdaderono VERDADERO o verdadero. Los identificadores requieren coincidencias exactas de mayúsculas y minúsculas, mientras que las entradas predefinidas requieren mayúsculas iniciales.

Si la plantilla de importación contiene un campo de país, por ejemplo, para una dirección, asegúrate de que este campo tenga una entrada.

Si su empresa ha habilitado códigos de país ISO, debe especificar el código de país en el campo de país para cada registro. Si no estás seguro de si los códigos ISO están habilitados, consulta con tu administrador o prueba una importación de muestra para confirmar el formato requerido.

Dar formato a las fechas

Al cargar tu archivo CSV, puedes seleccionar un Formato de fecha para las fechas del archivo.

Secuencia de fechas Formato de fecha
Día, mes, año
  • DD MM AA
  • DD.MM.AA
  • DD/MM/AA
  • DD-MM-AA
Mes, día, año
  • MM DD AA
  • MM.DD.AA
  • MM/DD/AA
  • MM-DD-AA
Año, mes, día
  • AA MM DD
  • AA.MM.DD
  • AA/MM/DD
  • AA-MM-DD
Día, mes, año
  • DD MM AAAA
  • DD.MM.AAAA
  • DD/MM/AAAA
  • DD-MM-AAAA
Mes, día, año
  • MM DD AAAA
  • MM.DD.AAAA
  • MM/DD/AAAA
  • MM-DD-AAAA
Año, mes, día
  • AAAA MM DD
  • AAAA.MM.DD
  • AAAA/MM/DD
  • AAAA-MM-DD

Al seleccionar un formato de fecha aquí, Intacct intenta importar el archivo con el formato de fecha seleccionado. Si Intacct no puede importar el archivo con el formato de fecha seleccionado, intentará descubrir el formato de fecha utilizado en el archivo e importar los datos con ese formato de fecha.

Importar un archivo CSV

Ahora que has introducido tus datos y los has revisado en busca de cualquiera de los problemas comunes que pueden tener las importaciones, estás listo para importar tu archivo a Intacct.

Para importar tu archivo CSV:

  1. Vete a Compañía > Arreglo > Configuración > Importar datos.

  2. Busque el tipo de información que desea importar y seleccione el Importación enlace.

  3. En Importar información de la empresa cuadro de diálogo, establezca lo siguiente y seleccione Importación:

    Importar descripciones de las opciones de archivo
    Opción Descripción

    Examinar

    Utilice el botón Examinar para localizar y seleccionar el archivo CSV que desea importar.

    Formato de fecha

    Al seleccionar un formato de fecha aquí, Sage Intacct intenta importar el archivo con el formato de fecha seleccionado. Si Intacct no puede importar el archivo con el formato de fecha seleccionado, intentará descubrir el formato de fecha utilizado en el archivo e importar los datos con ese formato de fecha.

    Codificación de archivos

    Deja esta opción configurada en "detección automática" a menos que no puedas importar tu archivo. Dependiendo de su sistema operativo, es posible que deba seleccionar un tipo diferente de codificación de archivos.

    Procesar sin conexión

    Algunas importaciones pueden tardar un tiempo considerable, dependiendo de su tamaño y de la cantidad de procesamiento que el sistema deba realizar en los datos cargados. Si no estás seguro de cuánto tiempo tardará la carga, selecciona Procesar sin conexión. Cuando el sistema completa el proceso, envía un correo electrónico a la dirección que proporciones en el Enviar los resultados por correo electrónico a esta dirección campo. El sistema también le envía cualquier error que pueda haber ocurrido en el proceso. Si prefieres esperar hasta que se complete el proceso de carga, no selecciones el icono Procesar sin conexión casilla de verificación.

    Las transacciones y otros registros que se procesan sin conexión muestran un origen del sistema en la pista de auditoría, en lugar de la importación de CSV.

    Enviar los resultados por correo electrónico a esta dirección

    Dirección de correo electrónico a la que se deben enviar los resultados y errores de la importación. Puede introducir varias direcciones de correo electrónico, separadas por un punto y coma (;) o una coma (,).

    Sage Intacct recomienda encarecidamente introducir una dirección de correo electrónico.

Después de una importación, Sage Intacct te informa si la importación se ha realizado correctamente y cuántos registros se han importado.

En una importación completamente exitosa, la página de confirmación le permite verificar que todos los registros de su archivo original se importaron correctamente sin tener que verificarlos manualmente.

Importaciones de CSV sin conexión

Algunas importaciones pueden tardar un tiempo considerable, en función de su tamaño y de la cantidad de procesamiento que Intacct deba realizar con los datos. En caso de duda, seleccione Procesar sin conexión en la página Utilidad de importación.

Una vez finalizado el proceso sin conexión, Intacct envía un correo electrónico a la dirección que has introducido en el Importar información de la empresa (donde importó el archivo).

Intacct recomienda seleccionar Procesar sin conexión al importar archivos CSV, y Proporcione su dirección de correo electrónico. Si se produce un error en la importación, siempre se te notificará y los registros con errores se enviarán a tu correo electrónico.

Controlar errores

Si experimentas errores de importación, revisa las sugerencias de importación y los errores comunes.

Los errores de importación se producen cuando se intenta importar información que no coincide con los requisitos de la plantilla. Cada plantilla tiene un conjunto de información necesaria que debe introducir para importar el archivo correctamente y formatos que se deben seguir para determinados tipos de información. Lee las descripciones de la plantilla para determinar la forma más precisa de introducir tus datos.

Si se produce un error en transacciones individuales, las filas de la transacción que se guardan en un archivo CSV junto con un código de error para cada fila. Revisa tu correo electrónico para obtener información sobre errores específicos. Ver Buscar y corregir errores de importación de CSV para obtener más información.

Para obtener más información sobre el proceso de carga de CSV, lea Preparar el archivo para la importación de CSV.

Descripciones de campos

Las definiciones de campo de la plantilla explican qué tipo de información se requiere para cada campo y cómo introducir información válida. Siempre es una buena idea leer las definiciones de los campos antes de realizar entradas.

Puedes reordenar las columnas del archivo CSV para facilitar su uso. Sin embargo, el encabezado de la columna debe contener el nombre del campo exactamente como aparece en la plantilla original.

Si has descargado una plantilla de la lista de comprobación de configuración de la sociedad o de una página de lista de objetos, la plantilla contiene los encabezados y las dimensiones específicos de tu sociedad. Los encabezados de un archivo Plantilla estándar Es posible que no contenga definiciones de campo específicas de su sociedad.

Para importar valores de dimensión, introduce la información en la columna de dimensión correspondiente de la hoja de cálculo de importación. De lo contrario, no aparece ninguna información para esa dimensión.

Si ha vuelto a etiquetar alguna dimensión (consulte Terminología para obtener más información), el nombre de la dimensión no aparece en la plantilla CSV, pero el El nombre de la dimensión original de Intacct sí.

Al importar datos, los nombres en el archivo FIELDLa columna puede diferir de la terminología utilizada en su ubicación. Para obtener información sobre los términos que pueden diferir en su ubicación, consulte Terminología en todas las configuraciones regionales.

Nombre del campo: DONOTIMPORT

#

Cualquier fila que comience con # se ignora durante la importación.
Nombre del campo: CONTRACT_ID

Nombre del campo de la interfaz de usuario:

 Contrato

Tipo:

 Carácter

Largura:

 20

Valor predeterminado:

  

Valores válidos:

  

Dependencias:

 Un identificador de contrato válido

Obligatorio:

 Sí

Editable:

  
Nombre del campo: CONTRACT_LINENO

Nombre del campo de la interfaz de usuario:

 Partida contractual n.º

Tipo:

 Carácter

Largura:

  

Valor predeterminado:

  

Valores válidos:

 Un número de partida contractual válido

Dependencias:

  

Obligatorio:

 Sí, si las dimensiones no pueden identificar de forma única la partida contractual.

Editable:

  

Notas:

 Si no introduce un número de partida contractual, puede introducir uno o varios valores de dimensión que puedan identificar de forma única la partida contractual.
Nombre del campo: USAGE_DATE

Nombre del campo de la interfaz de usuario:

 Fecha de uso

Tipo:

 Fecha

Largura:

 12

Valor predeterminado:

  

Valores válidos:

  

Dependencias:

Los registros de uso deben agregarse en orden cronológico de más antiguo a más reciente. Por ejemplo, supongamos que está importando dos registros de uso con fecha del 15 de enero y el 4 de febrero. En el archivo CSV de importación de uso, agregue el registro del 15 de enero a la fila 3 y el registro del 4 de febrero a la fila 4.

La fecha de uso está restringida de la siguiente manera:

  • Para la facturación de cantidades variables:
    • Para contratos a plazo: La fecha de uso debe ser igual o posterior a la fecha de inicio de la partida contractual.
    • Para contratos permanentes: La fecha de uso debe ser igual o posterior a la fecha de inicio del periodo de facturación recurrente al que está asociada.
  • Para la facturación por cantidad asignada: La fecha de uso debe ser igual o posterior a la fecha de inicio de la partida contractual y la fecha de finalización de la partida contractual o anterior. La fecha de uso también debe ser igual o posterior a la fecha de uso más reciente.
  • Para los ingresos basados en cantidades: La fecha de uso debe ser igual o posterior a la fecha de inicio de la partida contractual.

En el caso de los ingresos basados en la cantidad que se incluyen en un acuerdo de elementos múltiples, la fecha de uso se restringe aún más de la siguiente manera:

  • No se puede fechar entre dos fechas de entrada en vigor de la asignación del acuerdo de elementos múltiples. Por ejemplo, si la asignación del acuerdo de elementos múltiples #1 tiene fecha del 01/01/2019 y la asignación del acuerdo de elementos múltiples tiene fecha del 01/02/2019 y ambas asignaciones del acuerdo de elementos múltiples existen cuando se agrega el uso, el registro de uso no puede tener la fecha del 15/01/2019.
  • No se puede fechar antes de la primera asignación del acuerdo de elementos múltiples si hay al menos un registro de uso existente con fecha posterior a la primera asignación del acuerdo de elementos múltiples. Por ejemplo, si la asignación del acuerdo de elementos múltiples tiene fecha 01/02/2019 y hay un registro de uso existente con fecha 05/02/2019, no puedes añadir un registro de uso con fecha 15/01/2019. Si el registro del 05/02/2019 no existía, podría agregar el registro del 15/01/2019.

Obligatorio:

 Sí

Editable:

  
Nombre del campo: QUANTITY

Nombre del campo de la interfaz de usuario:

 Cantidad

Tipo:

 Número

Largura:

 17

Valor predeterminado:

  

Valores válidos:

  

Dependencias:

  

Obligatorio:

 Sí

Editable:

  

Notas:

  
Nombre del campo: Service_period_start

Nombre del campo de la interfaz de usuario:

 Fecha de inicio del periodo de servicio

Tipo:

 Fecha

Largura:

  

Valor predeterminado:

  

Valores válidos:

 Una fecha válida.

Dependencias:

 Debe ser en o antes de la fecha de finalización del período de servicio.

Obligatorio:

 Solo cuando se especifica la fecha de finalización del período de servicio.

Editable:

  

Notas:

  
Nombre del campo: Service_period_end

Nombre del campo de la interfaz de usuario:

 Fecha de finalización del periodo de servicio

Tipo:

 Fecha

Largura:

  

Valor predeterminado:

  

Valores válidos:

 Una fecha válida.

Dependencias:

 Debe ser en o después de la fecha de inicio del período de servicio.

Obligatorio:

 Solo cuando se especifica la fecha de inicio del período de servicio.

Editable:

  

Notas:

  
Nombre del campo: CUSTOMER_ID

Nombre del campo de la interfaz de usuario:

 Cliente

Tipo:

 Carácter

Largura:

  

Valor predeterminado:

  

Valores válidos:

  

Dependencias:

 Un cliente válido

Obligatorio:

 No

Editable:

  

Notas:

 Introduce solo un identificador de cliente si no conoces el número de la partida contractual. Esta dimensión, junto con cualquier otra dimensión introducida, debe identificar de forma única el número de partida contractual.
Nombre del campo: ITEM_ID

Nombre del campo de la interfaz de usuario:

 Artículo

Tipo:

 Carácter

Largura:

 20

Valor predeterminado:

  

Valores válidos:

  

Dependencias:

 Un artículo válido

Obligatorio:

 No

Editable:

  

Notas:

 Introduce solo un identificador de artículo si no conoces el número de partida contractual. Esta dimensión, junto con cualquier otra dimensión introducida, debe identificar de forma única el número de partida contractual.
Nombre del campo: LOCATION_ID

Nombre del campo de la interfaz de usuario:

 Ubicación

Tipo:

 Carácter

Largura:

 20

Valor predeterminado:

  

Valores válidos:

  

Dependencias:

 Una ubicación válida

Obligatorio:

 No

Editable:

  

Notas:

 Introduce solo un identificador de ubicación si no conoces el número de la partida contractual. Esta dimensión, junto con cualquier otra dimensión introducida, debe identificar de forma única el número de partida contractual.
Nombre del campo: DEPARTMENT_ID

Nombre del campo de la interfaz de usuario:

 Departamento

Tipo:

 Carácter

Largura:

 20

Valor predeterminado:

  

Valores válidos:

  

Dependencias:

 Un departamento válido

Obligatorio:

 No

Editable:

  

Notas:

 Introduce solo un identificador de departamento si no conoces el número de partida contractual. Esta dimensión, junto con cualquier otra dimensión introducida, debe identificar de forma única el número de partida contractual.
Nombre del campo: PROJECT_ID

Nombre del campo de la interfaz de usuario:

 Proyecto

Tipo:

 Carácter

Largura:

 20

Valor predeterminado:

  

Valores válidos:

  

Dependencias:

 Un proyecto válido

Obligatorio:

 No

Editable:

  

Notas:

 Introduce solo un identificador de proyecto si no conoces el número de partida contractual. Esta dimensión, junto con cualquier otra dimensión introducida, debe identificar de forma única el número de partida contractual.
Nombre del campo: CLASS_ID

Nombre del campo de la interfaz de usuario:

 Clase

Tipo:

 Carácter

Largura:

 20

Valor predeterminado:

  

Valores válidos:

  

Dependencias:

 Una clase válida

Obligatorio:

 No

Editable:

  

Notas:

 Introduce solo un identificador de clase si no conoces el número de partida contractual. Esta dimensión, junto con cualquier otra dimensión introducida, debe identificar de forma única el número de partida contractual.
Nombre del campo: EMPLOYEE_ID

Nombre del campo de la interfaz de usuario:

 Empleado

Tipo:

 Carácter

Largura:

 20

Valor predeterminado:

  

Valores válidos:

  

Dependencias:

 Un empleado válido

Obligatorio:

 No

Editable:

Notas

 Introduce solo un identificador de empleado si no conoces el número de partida contractual. Esta dimensión, junto con cualquier otra dimensión introducida, debe identificar de forma única el número de partida contractual.
Nombre del campo: VENDOR_ID

Nombre del campo de la interfaz de usuario:

 Proveedor

Tipo:

 Carácter

Largura:

 20

Valor predeterminado:

  

Valores válidos:

  

Dependencias:

 Un proveedor válido.

Obligatorio:

 No

Editable:

  

Notas

 Introduce solo un identificador de proveedor si no conoces el número de partida contractual. Esta dimensión, junto con cualquier otra dimensión introducida, debe identificar de forma única el número de partida contractual.