Añadir uso

Una ficha de uso contiene la cantidad de una partida contractual que un cliente ha utilizado o consumido durante un periodo de tiempo específico. Puedes añadir registros de uso manualmente, importarlos a través de un archivo CSV o cargarlos a través de la integración de tu empresa con otro sistema empresarial.

¿Qué sucede cuando se añade una ficha de uso?

En función de cómo esté configurada la partida contractual, ocurre lo siguiente al añadir una ficha de uso:

• Para Facturación por cantidad variable: El registro de uso está disponible para su facturación. No aparece en una programación de facturación.
• Para Facturación por cantidad asignada: El registro de uso está disponible para su facturación. Aparece en el archivo Programación de facturación con una fecha de contabilización programada igual a la fecha de uso. El importe programado es igual a la cantidad de uso x la tarifa asignada.
• Para Reconocimiento de ingresos basado en la cantidad: El valor de uso asociado está disponible para su reconocimiento. Aparece en el archivo Programación de ingresos con una fecha de contabilización programada igual a la fecha de uso y un importe correspondiente igual al porcentaje aplicable del importe fijo/fijo.

Añadir uso

Puede agregar uso manualmente de las dos maneras siguientes:

• Usando el comando Partida contractual - Uso pestaña
• Usando el comando Datos de uso página

Ver Uso recurrente si desea agregar un uso recurrente.

Agregar un registro de uso en la pestaña Partida contractual - Uso

Puedes añadir una ficha de uso a las partidas contractuales en curso mediante la pestaña Uso. Si el estado de la partida contractual es Cancelado, añadir una ficha de uso mediante la página Datos de uso.

1. Vete a Contratos > Todo >Contratos.

2. Busca el contrato al que quieres añadir una ficha de uso.

3. Escoger Editar al final de la fila.

4. Escoger Editar junto a la partida contractual correspondiente.
5. En Partidas contractuales ventana emergente, seleccione el icono Uso pestaña.
6. Escoger Agregar situado encima de la esquina superior izquierda de la tabla de uso.
7. Utilice la herramienta de calendario para seleccionar el Fecha de uso.
8. Introduzca la cantidad utilizada en el Cantidad campo.
9. Si lo desea, modifique los campos de fecha del período de servicio.

10. Escoger Salvar.

1. Abrir un contrato existente en Editar modo.
2. Escoger Editar junto a la partida contractual correspondiente.
3. En Partidas contractuales ventana emergente, seleccione el icono Uso pestaña.
4. Escoger Agregar situado encima de la esquina superior izquierda de la tabla de uso.
5. Utilice la herramienta de calendario para seleccionar el Fecha de uso.
6. Introduzca la cantidad utilizada en el Cantidad campo.
7. Opcionalmente, modifique los campos de fecha del período de servicio.

8. Escoger Salvar.

Agregar un registro de uso mediante la página Datos de uso

1. Vete a Contratos > Todo y seleccione Añadir (círculo) Cerca de Uso.

2. En Datos de uso , use la página Contrato lista desplegable para seleccionar el contrato aplicable.
3. Utilice la función Partida contractual n.º lista desplegable para seleccionar la partida contractual aplicable.
4. Utilice la herramienta de calendario para seleccionar el Fecha de uso.
5. Introduzca la cantidad utilizada en el Cantidad campo.
6. Opcionalmente, modifique los campos de fecha del período de servicio.

7. Escoger Salvar.

   Intacct rellena la página con información predeterminada del contrato seleccionado.

Importar uso

Los usuarios con los permisos adecuados pueden crear varias fichas de uso importando los datos mediante un archivo CSV.

Los registros de uso deben agregarse en orden cronológico de más antiguo a más reciente. Por ejemplo, supongamos que vas a importar dos registros de uso con fecha del 15 de enero y el 4 de febrero. En el archivo CSV de importación de uso, agregue el registro del 15 de enero a la fila 3 y el registro del 4 de febrero a la fila 4.

1. Vete a Contratos > Todo > Uso.

2. Escoger Importación.

   El Importar uso del contrato Aparece el cuadro de diálogo.

3. Seleccione la opción Descargar plantilla enlace.

   La plantilla se abre en Excel.

4. Prepare el archivo CSV para la importación. Ver Importar uso para obtener información detallada.

5. Cuando estés listo para importar el archivo, vuelve a la carpeta Datos de uso Enumere y seleccione Importación.

   El Importar uso del contrato Aparece el cuadro de diálogo.

6. Busca el archivo CSV que quieres importar.
7. Especifique la dirección de correo electrónico a la que deben enviarse los resultados. Si no se puede importar alguna ficha, se te notificará por correo electrónico.

8. Seleccione otras opciones según sea necesario.

   Importar descripciones de las opciones de archivo

   Opción	Descripción
   Examinar	Utilice el botón Examinar para localizar y seleccionar el archivo CSV que desea importar.
   Formato de fecha	Al seleccionar un formato de fecha aquí, Sage Intacct intenta importar el archivo con el formato de fecha seleccionado. Si Intacct no puede importar el archivo con el formato de fecha seleccionado, intentará descubrir el formato de fecha utilizado en el archivo e importar los datos con ese formato de fecha.
   Codificación de archivos	Deja esta opción configurada en "detección automática" a menos que no puedas importar tu archivo. Dependiendo de su sistema operativo, es posible que deba seleccionar un tipo diferente de codificación de archivos.
   Procesar sin conexión	Algunas importaciones pueden tardar un tiempo considerable, dependiendo de su tamaño y de la cantidad de procesamiento que el sistema deba realizar en los datos cargados. Si no estás seguro de cuánto tiempo tardará la carga, selecciona Procesar sin conexión. Cuando el sistema completa el proceso, envía un correo electrónico a la dirección que proporciones en el Enviar los resultados por correo electrónico a esta dirección campo. El sistema también le envía cualquier error que pueda haber ocurrido en el proceso. Si prefieres esperar hasta que se complete el proceso de carga, no selecciones el icono Procesar sin conexión casilla de verificación. Las transacciones y otros registros que se procesan sin conexión muestran un origen del sistema en la pista de auditoría, en lugar de la importación de CSV.
   Enviar los resultados por correo electrónico a esta dirección	Dirección de correo electrónico a la que se deben enviar los resultados y errores de la importación. Puede introducir varias direcciones de correo electrónico, separadas por un punto y coma (;) o una coma (,). Sage Intacct recomienda encarecidamente introducir una dirección de correo electrónico.

9. Escoger Importación.

   Aparecerá una de las siguientes opciones:

   • Notificación de importación realizada correctamente - Todos los registros de uso se han importado correctamente. Escoger Hecho para cerrar el cuadro de diálogo.
   • Notificación de error de importación - No se ha podido importar al menos una ficha de uso. Ver Notificación de error de importación para obtener información detallada sobre cómo resolver cualquier error.

Ver registros de uso

Puedes ver todas las fichas de uso de un contrato o ver todas las fichas de uso de una partida contractual determinada.

Ver todas las fichas de uso de un contrato

1. Vete a Contratos > Todo > Uso.

2. En el cuadro de texto situado debajo del campo Contrato, introduce el número de contrato deseado y escribe Intro.

1. Vete a Contratos > Todo > Uso.

2. En Datos de uso , ingrese el número de contrato deseado en el cuadro de texto debajo Contrato y seleccione la opción Ir junto a él.

Ver todo el uso de una partida contractual

1. Vete a Contratos > Todo >Contratos.

2. Busca el contrato al que quieres añadir una ficha de uso.

3. Escoger Editar al final de la fila.

4. Escoger Editar junto a la partida contractual correspondiente.
5. En Partidas contractuales cuadro de diálogo, seleccione el botón Uso pestaña.

1. Abrir un contrato existente en Editar modo.
2. Seleccione la opción Icono de lápiz junto a la partida contractual correspondiente.
3. En Partidas contractuales cuadro de diálogo, seleccione el botón Uso pestaña.

Descripciones de campos

Columnas de la lista de datos de uso

Columnas de lista de datos de uso descripciones de campos

Campo	Descripción
Contrato Nombre del contrato	El identificador y el nombre del contrato asociado a la ficha de uso.
Nombre del cliente	El cliente asociado al contrato.
Partida contractual n.º	El identificador de la partida contractual asociado a la ficha de uso.
Artículo Nombre del artículo	El identificador y el nombre del artículo asociado a la ficha de uso.
Fecha de uso	La fecha asociada con el uso del artículo. Puede ser la fecha en que se añadió el uso a Intacct, la fecha en que se produjo el uso real, etc. Los registros de uso deben agregarse en orden cronológico de más antiguo a más reciente. Por ejemplo, supongamos que vas a añadir dos registros de uso con fecha 15 de enero y 4 de febrero. Agregue primero el registro del 15 de enero y luego agregue el registro del 4 de febrero. La fecha de uso está restringida de la siguiente manera: Para la facturación de cantidades variables: Para contratos a plazo: La fecha de uso debe ser igual o posterior a la fecha de inicio de la partida contractual. Para contratos permanentes: La fecha de uso debe ser igual o posterior a la fecha de inicio del periodo de facturación recurrente al que está asociada. Para la facturación por cantidad asignada: La fecha de uso debe ser igual o posterior a la fecha de inicio de la partida contractual y la fecha de finalización de la partida contractual o anterior. La fecha de uso también debe ser igual o posterior a la fecha de uso más reciente. Para los ingresos basados en cantidades: La fecha de uso debe ser igual o posterior a la fecha de inicio de la partida contractual. En el caso de los ingresos basados en la cantidad que se incluyen en un acuerdo de elementos múltiples, la fecha de uso se restringe aún más de la siguiente manera: No se puede fechar entre dos fechas de entrada en vigor de la asignación del acuerdo de elementos múltiples. Por ejemplo, si la asignación del acuerdo de elementos múltiples #1 tiene fecha del 01/01/2022 y la asignación del acuerdo de elementos múltiples tiene fecha del 01/02/2022 y ambas asignaciones del acuerdo de elementos múltiples existen cuando se agrega el uso, el nuevo registro de uso no puede tener la fecha del 15/01/2022. No se puede fechar antes de la primera asignación del acuerdo de elementos múltiples si hay al menos un registro de uso existente con fecha posterior a la primera asignación del acuerdo de elementos múltiples. Por ejemplo, si la asignación del acuerdo de elementos múltiples tiene fecha 01/02/2022 y hay un registro de uso existente con fecha 05/02/2022, no puedes añadir un registro de uso con fecha 15/01/2022. Si la ficha del 05/02/2022 no existiera, podrías añadir la ficha del 15/01/2022. Si necesita agregar un registro de uso con fecha entre dos asignaciones de acuerdos de elementos múltiples, borrar la última asignación de acuerdo de elementos múltiples, agregue el registro de uso y, a continuación, vuelva a crear la asignación de acuerdo de elementos múltiples. Para Uso recurrente, la fecha de uso es la fecha de entrada en vigor del registro de uso recurrente inicial.
Cantidad	La cantidad del artículo que se usó o consumió de otra manera. Aunque puede introducir un valor negativo en este campo, consulte Uso negativo para el comportamiento esperado. Puedes añadir cantidades de uso con hasta 2 decimales. Si introduces más de 2 decimales, Intacct redondea la cantidad a dos decimales. Por ejemplo, si introduces una cantidad de uso de 1,3456, Intacct la redondea a 1,35. Intacct incluye cantidades parciales en los cálculos de unidades incluidas. Por ejemplo, si las unidades incluidas son 10,5 y la cantidad utilizada para el periodo es 11, Intacct factura la cantidad de 0,5 a la tarifa de uso aplicable.
Tipo de uso	Mostrará una de las siguientes opciones: Facturación - comprometida: La ficha de uso está asociada a una partida contractual de cantidad asignada. La cantidad de uso se utiliza para la facturación y se tiene en cuenta para la cantidad asignada. Se factura a la tarifa de la cantidad asignada. Facturación - excedente: La ficha de uso está asociada a una partida contractual de cantidad asignada, en la que la cantidad asignada se ha consumido por completo y se permite el uso de recargo para la facturación. La cantidad de uso se utiliza para la facturación y se factura a la tarifa de facturación aplicable. Facturación - variable: La ficha de uso está asociada a una partida contractual de cantidad variable. La cantidad de uso se utiliza para la facturación y se factura a la tarifa de facturación aplicable. Ingresos: La ficha de uso está asociada a una partida contractual de reconocimiento de ingresos basada en la cantidad, que también puede utilizar la facturación por cantidad asignada. La cantidad de uso se utiliza para el reconocimiento de ingresos basado en la cantidad y también se puede utilizar para la facturación de cantidades asignadas. Seguimiento - ingresos: El registro de uso está asociado a una partida contractual de reconocimiento de ingresos basada en la cantidad y se ha utilizado la cantidad total de ingresos. La partida contractual también puede utilizar la facturación por cantidad asignada y el campo "Si el uso supera la cantidad asignada" se establece en "No hacer nada". Puedes informar sobre este tipo de uso, pero no puedes reconocerlo ni facturarlo. Rastreado - variable: La ficha de uso está asociada a una partida contractual de cantidad asignada en la que la cantidad asignada se ha consumido por completo y el campo "Si el uso supera la cantidad asignada" = "No hacer nada". Puedes informar sobre este tipo de uso, pero no puedes facturarlo.
Fecha de facturación	La fecha de la transacción en la factura asociada con el registro de uso.
Fecha de inicio del periodo de servicio	Indica el comienzo del periodo de tiempo durante el cual se proporcionan o consumen los servicios de tu empresa para este asiento de uso. Más información sobre los periodos de servicio.
Fecha de finalización del periodo de servicio	Indica el final del periodo de tiempo durante el cual se proporcionan o consumen los servicios de tu empresa para este asiento de uso. Más información sobre los periodos de servicio.
Identificador del documento	El identificador de factura asociado a la ficha de uso.
Fecha de uso recurrente	La fecha en que el registro de uso recurrente está disponible para facturar. Intacct establece automáticamente la fecha de uso recurrente cuando crea el registro de uso recurrente. Este campo solo se aplica si la partida contractual tiene la Cantidad de uso recurrente establecida en "true". Más información sobre Uso recurrente. Este campo no aparece en la vista predeterminada de la lista de uso y no aparece en la ficha de uso. Para ver este campo en la lista de uso, Crear una vista personalizada para la lista Uso e incluir este campo.