Importación de CSV: Preparar archivos CSV de asientos de diario del Libro Mayor para su importación

La importación de datos es una forma rápida de introducir información en Sage Intacct. La forma en que se preparan los archivos CSV afecta directamente al éxito o al fracaso de la importación de datos.

Pasos del flujo de trabajo del proceso de importación de CSV.

Empieza poco a poco: prueba primero tu importación

Para garantizar una importación sin problemas, Intacct recomienda comenzar con un conjunto limitado y representativo de información de asientos de diario del Libro Mayor.

Esta importación inicial sirve como una valiosa ejecución de prueba, que le permite verificar la compatibilidad de los datos con el formato de plantilla. Podrás identificar cualquier posible inconsistencia de formato y solidificar tu comprensión del proceso de importación.

Al realizar pruebas con una muestra más pequeña, se mitigan los riesgos asociados a las importaciones a gran escala y se obtiene información valiosa para llevar a cabo correctamente una importación de datos a gran escala.

Descargar una plantilla actualizada

Utiliza una plantilla actualizada para asegurarte de que la importación se completa correctamente. Intacct personaliza las plantillas que descargas para que se ajusten a la configuración específica de tu empresa, incluidas las dimensiones.

Las plantillas están disponibles en la Lista de comprobación de configuración de la empresa.

Suscripción Sociedad
Disponibilidad por región

Todas las regiones
Tipo de usuario Usuario empresarial con privilegios de administrador
Permisos Lista de comprobación de configuración de la sociedad: Ejecutar

Para abrir la Lista de comprobación de configuración de la empresa, vaya a > de la empresa Arreglo > y seleccione Importar datos. Ve a la sección Configurar transacciones del Libro Mayor y selecciona la opción Plantilla Enlace para asientos de diario del Libro Mayor.

Si no puedes acceder a la lista de comprobación de configuración de la sociedad, ponte en contacto con el administrador de Intacct para solicitar permisos o pídele que descargue un archivo Contabilidad Asientos de diario plantilla para ti.

Añade tus datos

Una vez que tengas la plantilla de asientos de diario del Libro Mayor, es el momento de añadir los datos.

Antes de añadir datos, Intacct recomienda leer el campo de descripción de todos los encabezados de columna.

Si dejas en blanco los campos obligatorios, se producirá un error en la importación. Si superas el límite de caracteres en cualquier campo, se producirá un error en la importación.

Familiarízate con los diferentes campos de la plantilla antes de añadir los datos.

Ejemplos de la fila de encabezado y la fila de descripción de encabezado en una plantilla de importación de CSV.

  1. Encabezado de columna.

  2. Descripciones de los encabezados de columna.

A continuación se muestran los campos obligatorios para los asientos de diario del Libro Mayor.

Si importas un archivo CSV y no proporcionas información para estos campos, se producirá un error en la importación.

Las definiciones de campo de la plantilla explican qué tipo de información se requiere para cada campo y cómo introducir información válida. Siempre es una buena idea leer las definiciones de los campos antes de realizar entradas.

Puedes reordenar las columnas del archivo CSV para facilitar su uso. Sin embargo, el encabezado de la columna debe contener el nombre del campo exactamente como aparece en la plantilla original.

Si has descargado una plantilla de la lista de comprobación de configuración de la sociedad o de una página de lista de objetos, la plantilla contiene los encabezados y las dimensiones específicos de tu sociedad. Los encabezados de un archivo Plantilla estándar Es posible que no contenga definiciones de campo específicas de su sociedad.

Para importar valores de dimensión, introduce la información en la columna de dimensión correspondiente de la hoja de cálculo de importación. De lo contrario, no aparece ninguna información para esa dimensión.

Si ha vuelto a etiquetar alguna dimensión (consulte Terminología para obtener más información), el nombre de la dimensión no aparece en la plantilla CSV, pero el El nombre de la dimensión original de Intacct sí.

Largura en la siguiente tabla se refiere al número máximo de caracteres permitidos en el campo específico. Por ejemplo, el campo DIARIO solo puede tener 4 caracteres, mientras que el campo DESCRIPCIÓN puede tener 30 caracteres.
Nombre del campo:

JOURNAL

Nombre del campo de la interfaz de usuario:

Diario

Tipo:

Carácter

Largura:

4

Valor predeterminado:

Ninguno

Dependencias:

Ninguno

Obligatorio:

Sí

Editable:

Sí
Nombre del campo: DATE

Nombre del campo de la interfaz de usuario:

Fecha

Tipo:

Fecha

Largura:

24

Valor predeterminado:

Fecha actual

Valores válidos:

Cualquier formato de fecha válido

Dependencias:

Ninguno

Obligatorio:

Sí

Editable:

Sí

Nota:

Normalmente, al día siguiente de cerrar el antiguo sistema de contabilidad y empezar un nuevo conjunto de libros en Intacct. Si no introduce una fecha, el valor predeterminado es hoy.

Tenga cuidado al introducir la fecha de inicio. Por ejemplo, si desea imprimir estados financieros comparativos, introduzca una fecha a partir de hace dos ejercicios. A continuación, realiza asientos de diario para los saldos finales del Libro Mayor para todos los periodos entre tu saldo permanente y la fecha en que comiences a usar Intacct.

Si está cargando transacciones históricas, asegúrese de que sus balances iniciales CONTENGAN estas transacciones cargadas y establezca la fecha en esa fecha.

Si estableces una fecha de inicio incorrecta para los balances del Libro Mayor, puedes borrar las transacciones utilizando la Lista de comprobación de configuración de la sociedad y empezar de nuevo.
Nombre del campo: DESCRIPTION

Nombre del campo de la interfaz de usuario:

Descripción

Tipo:

Carácter

Largura:

30

Valor predeterminado:

Ninguno

Valores válidos:

Alfanumérico y guion bajo.

Dependencias:

Ninguno

Obligatorio:

Sí

Editable:

Sí
Nombre del campo: TAXSOLUTIONID - Este campo solo se aplica a las sociedades suscritas a la Aplicación de impuestos.

Nombre del campo de la interfaz de usuario:

Configuración fiscal estándar

Tipo:

Carácter

Largura:

100

Valor predeterminado:

Ninguno

Valores válidos:

Alfanumérico y guion bajo.

Dependencias:

Para configuraciones fiscales de IVA y GST; se refiere a una configuración fiscal estándar de IVA o GST válida.

Obligatorio:

Sí, solo si tu organización está configurada para varias jurisdicciones fiscales y estás importando desde el nivel superior.

Editable:

No

Nota:

Solo aplicable si hay implicaciones fiscales entrantes o salientes
Nombre del campo: LINE_NO

Nombre del campo de la interfaz de usuario:

No hay nombre de campo como tal. Estos campos son los números de línea en el lado izquierdo del área de transacción.

Tipo:

Número

Largura:

Cualquiera

Valor predeterminado:

Ninguno

Valores válidos:

Entero positivo

Dependencias:

Comienza con 1 para la primera línea de una transacción e incrementa en uno para cada línea subsiguiente. También debe ser único por asiento de diario y por diario. Por ejemplo, el Resumen 1 puede contener los números de línea del 1 al 20, el Resumen 2 puede contener los números de línea del 1 al 44, y así sucesivamente.

Obligatorio:

Sí

Editable:

No
Nombre del campo: ACCT_NO

Nombre del campo de la interfaz de usuario:

Cuenta

Tipo:

Carácter

Largura:

24

Valor predeterminado:

Ninguno

Valores válidos:

Cualquier; debe cumplir con la especificación de la cuenta principal/subcuenta en Configuración de > de la empresa: Información de la empresa

Dependencias:

Ninguno

Obligatorio:

Sí

Editable:

Sí
Nombre del campo: DEBIT

Nombre del campo de la interfaz de usuario:

Débito

Tipo:

Número

Largura:

38,2

Valor predeterminado:

Ninguno

Valores válidos:

Cualquier número

Dependencias:

El archivo cargado debe contener un número en el DEBIT o CREDIT campo. Por ejemplo, si no tienes un importe de débito, debes tener un crédito. Puedes importar números negativos para débito o crédito. En este caso, un importe de débito negativo se tratará como un crédito y un importe de crédito negativo se tratará como un débito.

Obligatorio:

Sí, si el CREDIT El importe no está presente.

Editable:

Sí

Notas:

Los números negativos se tratan como un crédito.
Nombre del campo: CREDIT

Nombre del campo de la interfaz de usuario:

Crédito

Tipo:

Número

Largura:

38,2

Valor predeterminado:

Ninguno

Valores válidos:

Cualquier número

Dependencias:

Ninguno

Obligatorio:

Sí, si el DEBIT El importe no está presente.

Editable:

Sí

Notas:

Un número negativo se trata como un débito.
Nombre del campo: EXCH_RATE_DATE

Nombre del campo de la interfaz de usuario:

Fecha del tipo de cambio

Tipo:

Fecha

Largura:

10

Valor predeterminado:

Hoy

Valores válidos:

Cualquier formato de fecha válido

Dependencias:

Ninguno

Obligatorio:

Sí, a menos que proporciones el EXCHANGE_RATE.

Editable:

Sí

Notas:

Uso exclusivo en sociedades multidivisa. Este campo determina el tipo de cambio a partir de esta fecha.
Nombre del campo: TAX_LINE_NO - Este campo solo se aplica a las sociedades suscritas a la Aplicación de impuestos.

Nombre del campo de la interfaz de usuario:

No hay nombre de campo como tal. Estos campos son los números incrementales de las líneas de impuestos específicas de los elementos.

Tipo:

Número

Largura:

4

Valor predeterminado:

Ninguno

Valores válidos:

Entero positivo

Dependencias:

Para configuraciones fiscales de IVA y GST. Comienza con 1 para la primera línea de impuestos de una partida e incrementa en uno para cada línea subsiguiente.

Obligatorio:

Sí, solo si hay implicaciones fiscales entrantes o salientes y hay varios impuestos para la línea.

Editable:

No
Nombre del campo: TAX_DETAILID - Este campo solo se aplica a las sociedades suscritas a la Aplicación de impuestos.

Nombre del campo de la interfaz de usuario:

Detalles del impuesto

Tipo:

Carácter

Largura:

100

Valor predeterminado:

Ninguno

Valores válidos:

Alfanumérico y guion bajo.

Dependencias:

Para configuraciones fiscales de IVA o GST; se refiere a un identificador válido de detalles del impuesto.

Obligatorio:

Sí, solo si hay implicaciones fiscales entrantes o salientes.

Editable:

Sí

Notas:

Especifique un detalle del impuesto (TAX_DETAILID) y el importe del impuesto (TAX_AMOUNT).
Nombre del campo: TAX_AMOUNT - Este campo solo se aplica a las sociedades suscritas a la Aplicación de impuestos.

Nombre del campo de la interfaz de usuario:

Impuesto en la divisa de la transacción

Tipo:

Número

Largura:

38,2

Valor predeterminado:

Ninguno

Valores válidos:

Cualquier número

Dependencias:

Para configuraciones fiscales estándar de IVA o GST

Obligatorio:

Sí, solo si hay implicaciones fiscales entrantes o salientes.

Editable:

Sí

Notas:

Especifique un detalle del impuesto (TAX_DETAILID) y el importe del impuesto (TAX_AMOUNT).

Más información sobre cómo Importación de CSV: Asientos de diario del Libro Mayor.

Sugerencias para la entrada de datos

  • No cambies los encabezados de las columnas.

  • Oculte las columnas para facilitar la entrada de datos, según sea necesario.

  • Use solo mayúsculas iniciales.

  • Comience a ingresar los datos en la fila 3 de la plantilla, después de las filas de encabezado de columna y descripción.

  • Asegúrate de que todas las fechas usen el mismo formato.
    Al importar el archivo CSV a Intacct, selecciona un formato de fecha. El formato de fecha que selecciones debe coincidir con el formato del archivo de importación.

  • Formatee todas las celdas como texto para evitar errores.
    La aplicación de otros tipos de formatos a las celdas puede ser útil al agregar datos a la plantilla, pero puede causar errores al importar.

  • Elimine o comente (usando el signo #) las filas adicionales.
    Las filas en blanco entre fichas o transacciones pueden provocar errores.

Puedes añadir columnas adicionales a la plantilla, como una columna de notas para mantener notas sobre los elementos. Las columnas adicionales no se importarán a Intacct.

Revisa el archivo Errores comunes de importación de CSV para saber qué hay que tener en cuenta a la hora de introducir datos.

Guarde el archivo como CSV

Antes de guardar el archivo, elimine todas las comas del archivo.

Guarde el archivo como <your-file-name>.csv después de ingresar sus datos.

Asegúrate de guardarlo como un CSV sin formato y no como cualquiera de los otros formatos CSV.

No utilices el formato UTF CSV al guardar el archivo.

Revisa tus datos

Antes de importar el archivo, revisa los datos.

  • Asegúrese de que se haya ingresado toda la información requerida.

    Compruebe la fila de descripción para obtener información sobre los campos obligatorios. Si un campo obligatorio se deja en blanco, se producirá un error en la importación.

  • Asegúrese de que la información requerida sea correcta.

    Los campos obligatorios deben contener el identificador de la ficha relacionada, como el número de cuenta de una cuenta del Libro Mayor. El título de la cuenta no es el número de cuenta.

    Los datos introducidos en el archivo CSV deben coincidir exactamente con los de Intacct.

  • Comprueba si hay errores de formato.

    No utilice comas en ningún texto.

Revisa el archivo Errores comunes de importación de CSV para otras cosas que debes revisar antes de importar el archivo.

Importa tu archivo

Después de introducir los datos, guardar el archivo como CSV y revisarlos, es el momento de importar.

Vete a Contabilidad > Todo > Asientos de diario y seleccione Importar transacciones.

Hay campos en el cuadro de diálogo de importación que Intacct recomienda utilizar siempre para cualquier importación.

Campos recomendados para rellenar en el cuadro de diálogo de importación.

  1. Elija Archivo

    Utilízalo para seleccionar el archivo que quieres importar. El archivo debe ser un archivo CSV.

  2. Formato de fecha
    Cuando importes tu archivo a Intacct, establece este campo en el formato de fecha que usaste en tu archivo. El campo Formato de fecha se establece de forma predeterminada en el formato de fecha establecido en la página de preferencias. Ver Formato regional y ajustes generales: preferencias del usuario para obtener más información sobre cómo seleccionar el formato de fecha preferido.

  3. Procesar sin conexión
    Cuando se marca, la importación se procesa sin conexión. Esto significa que:

    • Puedes continuar con otro trabajo mientras se procesa la importación.

    • Cualquier error que se encuentre durante la importación se envía en un archivo a su correo electrónico. El archivo de errores te ayuda a solucionar cualquier error que se haya producido durante la importación.

  4. Enviar los resultados por correo electrónico a esta dirección
    Cuando proceses tu importación sin conexión, introduce aquí tu dirección de correo electrónico. Este es el correo electrónico que se utilizará para enviarte actualizaciones e información sobre la importación, incluido el archivo de error.

Introduce tu correo electrónico en el campo Enviar resultados por correo electrónico a esta dirección.
Si dejas esta opción en blanco, no recibirás información sobre la importación, incluido el archivo que contiene los errores que puedan haber ocurrido durante la importación.

Ver Preparar el archivo para la importación de CSV para obtener más información sobre cómo preparar archivos CSV para su importación.

Buscar y corregir errores

Obtén más información sobre cómo encontrar y corregir errores en un archivo de importación con este vídeo gratuito:

Importar y solucionar problemas de asientos de diario (5:00)

Más información sobre Buscar y corregir errores de importación de CSV.