Importación de CSV: Asientos de diario del Libro Mayor

Todos los asientos de diario deben tener información de encabezado y cada encabezado puede tener varios elementos asociados a él.

Campos de encabezado Se aplica a toda la transacción e incluye campos como la fecha de la transacción, el diario y una descripción de los elementos.

Elementos son los detalles del asiento de diario e incluyen campos como cuentas del Libro Mayor e importes. Si tienes dimensiones en uso, como Ubicación o Departamento, también se incluyen en las filas de elementos.

Introduzca el primer asiento de diario

Introduzcamos el primer asiento de diario y las partidas. Selecciona imágenes para hacerlas más grandes.

1. Los campos de encabezado de este ejemplo son:

   • El identificador del diario.

     El identificador debe coincidir exactamente con el identificador del diario en Intacct.

   • La fecha de la entrada.

   • Una descripción de la entrada.

     La descripción se aplica a toda la transacción y tiene un límite de 30 caracteres.

   Las líneas 4 y 5 no tienen información de encabezado porque la información de encabezado de la línea 3 se aplica a toda la transacción

2. Las fechas del archivo están en el mismo formato que el formato de fecha que selecciones al importar el archivo a Intacct.

   

3. Los números de línea de cada elemento de este asiento de diario se numeran secuencialmente, empezando por 1, dentro de la columna LINE_NO.

4. Se introduce una nota para cada partida.

5. El saldo de débitos y créditos.

Introduce el segundo asiento de diario

El segundo asiento de diario se coloca en la línea 6 de la hoja de cálculo, después del último asiento del asiento de diario anterior.

1. Los campos de encabezado contienen el nombre del diario, la fecha del asiento y una descripción del asiento de diario.

   Las líneas 7 y 8 no tienen información de encabezado porque la información de encabezado de la línea 6 se aplica a toda la transacción.

2. Las fechas del archivo están en el mismo formato que el formato de fecha que selecciones al importar el archivo a Intacct.

   

3. Los números de línea (columna LINE_NO) de los elementos de este asiento de diario comienzan de nuevo en 1 y también se numeran secuencialmente.

4. Se ha introducido una nota para cada partida.

5. El saldo de débitos y créditos.

Revisa tu trabajo con DONOTIMPORT

Puede ser útil agregar filas adicionales a la plantilla para realizar cálculos o análisis de los datos.

Por ejemplo, dado que los asientos de diario deben estar equilibrados, puede ser útil añadir una fila para calcular los totales de los elementos.

1. Se ha añadido una fila Total para el primer asiento de diario.
   El signo # de la columna DONOTIMPORT indica a Intacct que ignore la información de esta fila durante la importación. El signo # debe ser el primer carácter de la fila.

2. Los cálculos de las columnas Débito y Crédito confirman que los débitos coinciden con los créditos de ambos asientos de diario.

Consejos

Al añadir datos a la plantilla de importación:

• Asegúrate de que estás usando la plantilla de importación de asientos de diario del Libro Mayor para los asientos de diario del Libro Mayor.

• Comprueba que el encabezado del asiento de diario solo se especifique una vez para cada asiento de diario.

• Los asientos de diario del Libro Mayor deben estar equilibrados.

  No es necesario equilibrar los asientos del diario estadístico.

Más información sobre Importación de asientos de diario del Libro Mayor.

Más información sobre Asientos de diario.

Al especificar información de dimensión en un asiento de diario, debe tener una línea independiente para cada combinación de dimensión. En el siguiente ejemplo, se ha añadido un asiento de diario para la nómina. Las dimensiones utilizadas en este asiento de diario son: Ubicación (LOCATION_ID) y Departamento (DEPT_ID).

1. Las partidas 2 y 3 tienen la misma dimensión Ubicación, pero tienen diferentes dimensiones de Departamento. La combinación de cotas crea una línea independiente para cada combinación.

   • Elemento 2: Ubicación 110 + Departamento 120

   • Elemento 3: Ubicación 110 + Departamento 310

2. Las partidas 4 y 5 también tienen la misma dimensión Ubicación, que es diferente de las partidas 2 y 3, y tienen diferentes dimensiones de Departamento.

   • Partida 4: Ubicación 120 + Departamento 130

   • Partida 5: Ubicación 120 + Departamento 440

3. Se ha añadido una fila comentada (#) para comprobar que los débitos y créditos están equilibrados.

En el ejemplo anterior, se ha añadido un segundo asiento de diario de nómina.

1. Las partidas 2 y 3 tienen la misma dimensión Ubicación, pero tienen diferentes dimensiones de Departamento. La combinación de cotas crea una línea independiente para cada combinación.

   • Elemento 2: Ubicación 110 + Departamento 120

   • Elemento 3: Ubicación 110 + Departamento 310

2. Las partidas 4, 5 y 6 también tienen la misma dimensión Ubicación, que es diferente de las partidas 2 y 3. Todas las dimensiones del Departamento también son diferentes, pero esta vez también hay un nuevo Departamento.

   • Partida 4: Ubicación 120 + Departamento 130

   • Partida 5: Ubicación 120 + Departamento 440

   • Partida 6: Ubicación 120 + Departamento 550

3. Se ha añadido una fila comentada (#) para comprobar que los débitos y créditos están equilibrados.

4. La adición de la partida 6 en este asiento de diario ha hecho que los débitos y los créditos no coincidan. El asiento de diario debe editarse antes de que se pueda importar, o se producirá un error en la importación. Todos los débitos y créditos de asientos de diario deben estar equilibrados para que se importe el archivo de asiento de diario.

En el ejemplo anterior, la partida 1 se ha actualizado para reflejar la incorporación de un nuevo departamento en una ubicación existente.

1. La partida 1 contiene los créditos con los que se equilibran el resto de las partidas. Se ha actualizado para reflejar la incorporación de un nuevo departamento en una ubicación existente.

2. Los débitos y créditos están equilibrados. Ahora se pueden añadir más asientos de diario al archivo de asientos de diario o importarlos a Intacct.

¿Sabías que...?

Al descargar una plantilla de importación de la carpeta Lista de comprobación de configuración de la empresa, las dimensiones que están activas en tu sociedad se añaden automáticamente a la plantilla de importación.

Más información sobre el Lista de comprobación de configuración de la empresa.

Más información sobre Asientos de diario.

Puedes descargar plantillas de importación desde los siguientes lugares.

• Importar páginas para un tipo específico de asiento de diario. Por ejemplo, para descargar la plantilla de asientos de diario estándar:
  1. Vete a Libro Mayor > Todo > Asientos de diario.
  2. Escoger Importación.
  3. Escoger Descargar plantilla.
  1. Vete a Libro Mayor > Todo > Asientos de diario.
  2. Escoger Importar transacciones.
  3. Escoger Descargar plantilla.

  

• La lista de verificación de configuración de la empresa:
  1. Vete a > de la empresa Arreglo > Configuración > Importar datos.
     El Lista de comprobación de configuración de la empresa Abre. Encontrarás una lista de áreas en las que puedes importar información a Intacct.
  2. Busca la sección Configurar transacciones del Libro Mayor y selecciona Plantilla En el Asientos de diario del Libro Mayor línea.

  

Para garantizar una importación sin problemas, Intacct recomienda comenzar con un conjunto limitado y representativo de información de asientos de diario del Libro Mayor.

Esta importación inicial sirve como una valiosa ejecución de prueba, que le permite verificar la compatibilidad de los datos con el formato de plantilla. Podrás identificar cualquier posible incoherencia de formato y consolidar tu comprensión del proceso de importación.

Al realizar pruebas con una muestra más pequeña, se mitigan los riesgos asociados a las importaciones a gran escala y se obtiene información valiosa para llevar a cabo correctamente una importación de datos a gran escala.

Al importar datos a Intacct, cuanto más compleja sea la importación, menor debe ser la importación.

Los ejemplos anteriores de asientos de diario no son complejos: hay 12 columnas de datos, 2 encabezados y 3 elementos para cada encabezado. Esta importación de asientos de diario tiene una alta probabilidad de éxito porque es sencilla y no contiene cientos ni miles de líneas.

Sin embargo, si ampliamos la importación para incluir 30 columnas de datos, con 50 encabezados que tienen de 10 a 20 elementos cada uno, esto se considera una importación compleja. La información que se importa a Intacct depende de que la información existente en Intacct sea correcta y de que se haga referencia a ella correctamente en el archivo de importación. Si el identificador de diario es incorrecto en 40 de las 50 líneas de encabezado del archivo de importación, se producirá un error en la importación.

Limitar el número de líneas del archivo CSV a 5.000 o menos ayuda a garantizar que la importación se cargue correctamente. Por otro lado, si solo está importando 4 columnas de datos, se pueden importar fácilmente 10,000 líneas o más.

La complejidad de tus datos afecta a la capacidad de Sage Intacct para importarlos

• No cambies los encabezados de las columnas.

• Oculte las columnas para facilitar la entrada de datos, según sea necesario.

• Use solo mayúsculas iniciales.

• Comience a ingresar los datos en la fila 3 de la plantilla, después de las filas de encabezado de columna y descripción.

• Asegúrate de que todas las fechas usen el mismo formato.
  
  Al importar el archivo CSV a Intacct, selecciona un formato de fecha. El formato de fecha que selecciones debe coincidir con el formato del archivo de importación.

• Formatee todas las celdas como texto para evitar errores.
  
  La aplicación de otros tipos de formatos a las celdas puede ser útil al agregar datos a la plantilla, pero puede causar errores al importar.

• Elimine o comente (usando el signo #) las filas adicionales.
  Las filas en blanco entre fichas o transacciones pueden provocar errores.

• No incluyas símbolos en las columnas Débito y Crédito.

  La divisa u otros símbolos de las columnas Débito o Crédito provocarán un error de importación.

Revisa el archivo Errores comunes de importación de CSV para saber qué hay que tener en cuenta a la hora de introducir datos.

Antes de importar el archivo, revisa los datos.

• Asegúrese de que se haya ingresado toda la información requerida.
  
  Compruebe la fila de descripción para obtener información sobre los campos obligatorios. Si un campo obligatorio se deja en blanco, se producirá un error en la importación.

• Asegúrese de que la información requerida sea correcta.

  Los campos obligatorios deben contener el identificador de la ficha relacionada, como el número de cuenta de una cuenta del Libro Mayor. El título de la cuenta no es el número de cuenta.

  Los datos introducidos en el archivo CSV deben coincidir exactamente con los de Intacct.

• Comprueba si hay errores de formato.
  
  No utilice comas en ningún texto.

Al importar datos en un entorno multidivisa:

• Antes de importar, asegúrate de que todas las divisas y los tipos de cambio personalizados del archivo de importación estén presentes en Intacct.

• Introduce un valor de divisa en el archivo de importación, incluso si la transacción está en la divisa base.

• Si una plantilla tiene una divisa de transacción y una ubicación, el valor de la divisa es la divisa de la transacción.
  Si el valor de la divisa está vacío, Intacct utilizará la divisa base de la ubicación especificada.

Importar escenarios

• Tipo actual: Rellene los campos Divisa y Fecha del tipo de cambio. Intacct calcula el valor en función de estos campos.

• Tipo de cambio personalizado: Rellena los campos Divisa, Tipo de cambio y Fecha del tipo de cambio. Intacct calcula el valor en función de estos campos.

• Tarifa desde fuera de Intacct: Rellena los campos Divisa, Fecha del tipo de cambio (como referencia) y Tipo de cambio. Intacct calcula el importe en función de estos valores, si los valores están en una divisa no base.

La siguiente lista es una descripción general simplificada de cómo introducir datos en un archivo CSV para importarlos correctamente a Intacct.

Descargar una plantilla:

• Las plantillas están disponibles en la Lista de comprobación de configuración de la sociedad o en el cuadro de diálogo de importación en determinadas áreas de Intacct.

• Las plantillas se adaptan a la configuración de su empresa, incluidas las dimensiones.

• Las plantillas se actualizan periódicamente.

Añade tus datos:

• Lee la descripción de cada uno de los encabezados de columna.

• No cambies los encabezados de las columnas.

• Introduzca los datos en las celdas en blanco debajo de las filas de encabezado y descripción del encabezado.

• Use solo mayúsculas iniciales.

• Asegúrate de que todas las fechas usen el mismo formato.
  Al importar a Intacct, selecciona un formato de fecha. El formato de fecha que selecciones debe coincidir con el formato del archivo de importación.

• Formatee todas las celdas como texto para evitar errores.
  La aplicación de otros tipos de formatos a las celdas puede ser útil al agregar datos a la plantilla, pero puede causar errores al importar.

• Elimine o comente (use el signo #) las filas adicionales.
  Las filas en blanco entre fichas o transacciones pueden provocar errores.

• Guarde el archivo como <your-file-name>.csv después de ingresar sus datos.
  Asegúrate de guardarlo como un CSV sin formato y no como cualquiera de los otros formatos CSV.

Revisa tus datos:

• Asegúrese de que se haya ingresado toda la información requerida.
  Compruebe la fila de descripción para obtener información sobre los campos obligatorios. Si un campo obligatorio se deja en blanco, se producirá un error en la importación.

• Asegúrese de que la información requerida sea correcta.

  Los campos obligatorios deben contener el identificador de la ficha relacionada, como el número de cuenta de una cuenta del Libro Mayor.

  Los datos introducidos deben coincidir exactamente con los de Intacct.

• Comprueba si hay errores de formato.
  No utilice comas en ningún texto.

• Validar los datos contra la lógica de negocio de Intacct.

Consejos adicionales:

• Elimina todas las comas del archivo CSV.

• Puede cambiar el orden de las columnas, según sea necesario.

• Puedes añadir columnas adicionales a tu plantilla. Las columnas adicionales no se importarán a Intacct. Sin embargo, puede ser útil tomar notas sobre los elementos en el archivo CSV.

• Puede ocultar columnas para facilitar la entrada de datos.

Más información sobre Dar formato a los archivos CSV para su importación.

Al importar asientos de diario del Libro Mayor, el número de partida del archivo CSV define el orden de importación. Para facilitar la reconciliación después de la importación, aquí tienes algunos consejos a la hora de introducir asientos de diario:

• El número de línea de un archivo CSV determina el orden de los elementos importados para los asientos de diario del Libro Mayor.

• La agrupación de débitos y créditos correspondientes en el CSV facilita la reconciliación después de importar.

• La columna LINE_NO es crucial para mantener el orden de los elementos y determinar cómo aparecen los asientos en un diario.

• Introduce la información en el archivo CSV como lo haces en un asiento de diario normal para mayor claridad después de la importación.

Más información sobre Números de línea del asiento de diario.

A continuación se muestran los campos obligatorios para los asientos del diario estadístico del Libro Mayor.

Más información sobre Campos para la importación de asientos de diario estadístico del Libro Mayor.

A continuación se muestran los campos obligatorios para los asientos de diario del Libro Mayor.

Las definiciones de campo de la plantilla explican qué tipo de información se requiere para cada campo y cómo introducir información válida. Siempre es una buena idea leer las definiciones de los campos antes de realizar entradas.