Plantillas recurrentes: Pedidos

Una plantilla recurrente contiene el encabezado de la transacción, los detalles de la partida y la información de programación recurrente que el sistema utiliza para crear una transacción recurrente. La lista Plantillas recurrentes es el lugar central para trabajar con plantillas recurrentes.

Crear una nueva plantilla recurrente

Cuando creas una plantilla recurrente, comienzas con una plantilla en blanco. En la plantilla, definirá la información de encabezado requerida, al menos un elemento y los datos de precios. Las transacciones creadas a partir de esta plantilla recurrente serán las primeras transacciones de cualquier flujo de trabajo (ya que no se convierten a partir de ninguna transacción existente).

1. Vete a Pedidos > Todo > Otra actividad de transacción y seleccione Añadir (círculo) Cerca de Transacciones recurrentes.

2. Del Tipo de documento Lista desplegable Selecciona el tipo de transacción que se va a crear a partir de la plantilla recurrente y, a continuación, selecciona Aplicar.

   El sistema actualiza la página para cambiar el título a Recurrente <transaction name=""> y muestra los campos que usarás para definir la plantilla de transacción.</transaction>

3. Introduzca la información deseada en los campos correspondientes. Como mínimo, complete los campos de encabezado obligatorios y agregue al menos un elemento para guardar la plantilla. Véase la Descripciones de los campos de la pestaña Transacción para obtener más información sobre cada campo.

4. En el caso de una plantilla de venta recurrente con una plantilla de transacción configurada para Habilitar el procesamiento de pagos, seleccione el botón Pago e introduzca los datos en los campos correspondientes. Véase la Descripciones de los campos de la pestaña Pago para obtener más información sobre cada campo.

5. Seleccione la opción Horario e introduce la siguiente información:

   1. Fecha de inicio: La fecha en que debe comenzar la plantilla recurrente.
   2. Repite, Cada: La frecuencia con la que se va a crear la transacción recurrente.
   3. Termina: Cuándo detener la programación.

   Véase la Descripciones de los campos de la pestaña Programación para obtener más información sobre cada campo.

6. Haz clic en Guardar.

   El sistema valida la plantilla con respecto a los ajustes de configuración. Cualquier dato requerido pero faltante mostrará uno o más mensajes de error. Si esto sucede, corrija los datos indicados en los mensajes de error y, a continuación, guarde la plantilla.

   Guardar una plantilla recurrente no tiene ningún impacto en el Libro Mayor. Las plantillas recurrentes que crean una transacción que se contabiliza (por ejemplo, una factura de venta) se contabilizan en la fecha de ejecución programada (si la ejecución se realiza correctamente).

La conversión por línea te permite configurar ciertos artículos para que se repitan, como las licencias y el mantenimiento, mientras dejas otros artículos en su estado original de pedido único. Para convertir transacciones por línea, Habilitar la conversión por partida debe estar habilitado en la plantilla de la transacción para el tipo de transacción. Más información sobre Definiciones de transacciones de pedidos.

Con una transacción abierta, puedes crear una plantilla recurrente a partir de un elemento. Basta con adjuntar un Programación recurrente A cada elemento conviertas y asignes un tipo de transacción recurrente. La contabilización de la transacción actual crea automáticamente una plantilla recurrente para cada elemento o grupo de elementos convertidos. A continuación, puede editar las plantillas recurrentes según sea necesario.

Las partidas se agrupan según la programación recurrente seleccionada para cada partida. Por ejemplo, si seleccionas la programación recurrente "Bimestral" para dos elementos y la programación recurrente "Trimestral" para tres elementos, Sage Intacct creará dos plantillas recurrentes: Uno para dos artículos con la programación recurrente "Bimestral" y otro para tres artículos con la programación recurrente "Trimestral".

Después de crear una plantilla recurrente, puedes añadir elementos a la plantilla desde otros pedidos de venta. Utilizarás el mismo proceso de conversión por línea con un conjunto diferente de campos. Ver Añadir una partida a una plantilla recurrente existente para obtener más información.

1. En la lista de tipos de transacciones de Pedidos correspondiente, localiza la transacción que deseas convertir y selecciona Convertir por línea.

   La transacción aparece en el modo de edición y contiene campos adicionales para Identificador de contrato de ventas y Descripción del contrato de ventas en el encabezado de la transacción. Si las partidas forman parte de un contrato, utiliza estos campos para añadir cualquier información de referencia contractual que te ayude a identificar las transacciones creadas a partir de la plantilla recurrente.

2. Edita los detalles de la transacción como desees.

   Los cambios se guardarán en la transacción que se está convirtiendo.

3. Seleccione el elemento que desea convertir y, a continuación, Mostrar detalles.

   El Detalles de las entradas Muestra un Convertir por línea sección.

4. En Crear plantilla recurrente campo, seleccione Crear plantilla manualmente.
5. Utilice la lista desplegable de la carpeta Programación recurrente para seleccionar la programación recurrente deseada.
6. Utilice la lista desplegable de la carpeta Tipo de documento para seleccionar el tipo de transacción que deseas que se cree a partir de la plantilla recurrente. Esta lista solo muestra los tipos de transacción a los que se puede convertir esta transacción.
7. Si la opción seleccionada Programación recurrente está configurado para usar una fecha de inicio de programación definida por el usuario, use la herramienta de calendario para seleccionar un Fecha de inicio de programación. Si no se especifica ninguna fecha, el Fecha de la transacción se utiliza como fecha de inicio de la programación.
8. Si la opción seleccionada Programación recurrente No especifica el precio a plazos, puedes seleccionar Precios a plazos Aquí (los precios a plazos dividen automáticamente el precio de la partida entre el número de facturas determinado por la programación recurrente).
9. Repite los pasos 3 a 7 para cada elemento que desees convertir.

10. Selecciona Contabilizar. La transacción Estado Cambios en:

    • Convertido por línea: todos los elementos de la transacción se convirtieron por línea. Si has convertido menos de la cantidad original de un elemento de transacción, Intacct seguirá considerando la línea convertida. La línea de transacción no está disponible para su procesamiento posterior, independientemente de la Gestión de conversión parcial en la definición de la transacción.
    • Convertido parcialmente por línea: ha convertido algunos, pero no todos, los elementos de la transacción por línea.

Para ver la plantilla recurrente:

Crear una plantilla recurrente a partir de una transacción existente

Se definirá una plantilla recurrente creada a partir de una transacción existente para el mismo cliente y tipo de transacción que la transacción existente. Por lo tanto, no podrá cambiar el Cliente o Tipo de documento en la plantilla recurrente.

Si deseas crear una plantilla recurrente que genere una factura de venta para el cliente A, utiliza una factura de venta existente para el cliente A. Podrás editar los detalles de la transacción, añadir o eliminar elementos, cambiar los precios de venta, etc. en la plantilla recurrente (según lo permitan los permisos y la configuración de la plantilla de la transacción).

Puedes crear una plantilla recurrente a partir de cualquier transacción existente, excepto los borradores de transacciones.

1. En la lista de transacciones correspondiente, abre la transacción que desees. Por ejemplo, abra una factura de venta. Puede abrirlo en modo de edición o de visualización.
2. Escoger Más acciones y, a continuación, seleccione Repetir.

   Aparece un cuadro de diálogo que indica que el sistema mostrará la página de plantilla recurrente.

3. Selecciona Aceptar.
4. Edite los campos según corresponda. Véase la Descripciones de los campos de la pestaña Transacción para obtener más información sobre cada campo.
5. Si la plantilla recurrente es para una factura de venta y la plantilla de la transacción está configurada para Habilitar el procesamiento de pagos, seleccione el botón Pago e introduzca los datos en los campos correspondientes. Véase la Descripciones de los campos de la pestaña Pago para obtener más información sobre cada campo.
6. Seleccione la opción Horario e introduzca la fecha en que comenzará la plantilla recurrente en el archivo Fecha de inicio , seleccione un campo Termina y seleccione la frecuencia con la que se creará la transacción recurrente en el Repite campo. Véase la Descripciones de los campos de la pestaña Programación para obtener más información sobre cada campo.
7. Escoger Salvar.

   El sistema valida la plantilla con respecto a los ajustes de configuración. Cualquier dato requerido pero faltante mostrará uno o más mensajes de error. Si esto sucede, corrija los datos indicados en los mensajes de error y, a continuación, guarde la plantilla.

   Guardar una plantilla recurrente no tiene ningún impacto en el Libro Mayor. Si se define una plantilla recurrente para crear una transacción que se contabiliza (como, por ejemplo, una factura de venta), cada transacción creada a partir de la programación se contabiliza en la fecha de ejecución programada (si la ejecución se realiza correctamente).

Copiar una plantilla recurrente

Se definirá una plantilla recurrente copiada de una plantilla recurrente existente para el mismo tipo de transacción que la transacción existente. Por lo tanto, no podrá cambiar el Tipo de documento en la plantilla recurrente.

Si quieres crear una plantilla recurrente que genere una factura de venta, utiliza una plantilla recurrente de factura de venta existente. Podrás editar los detalles de la transacción, añadir o eliminar elementos, cambiar los precios de venta, etc. en la plantilla recurrente (según lo permitan los permisos y la configuración de la plantilla de la transacción).

Importar plantillas recurrentes

Los usuarios con los permisos adecuados pueden crear varias plantillas recurrentes importando los datos mediante un archivo CSV.

1. Vete a Compañía > Admin > Importar datos.

2. En Configurar la lista maestra de inventario sección, buscar Plantilla recurrente de pedidos y seleccione la opción Plantilla enlace.

   La plantilla se abre en Excel.

3. Prepare el archivo CSV para la importación. Ver Importar plantillas recurrentes de Pedidos para obtener información detallada.

4. Cuando esté listo para importar el archivo, vuelva a la carpeta Lista de comprobación de configuración de la empresa y seleccione Importación Cerca de Plantilla recurrente de pedidos.

   El Importar información de la empresa Aparece el cuadro de diálogo.

5. Busca el archivo CSV que quieres importar.
6. Especifique la dirección de correo electrónico a la que se enviarán los resultados. Si no se puede importar algún registro, se le notificará por correo electrónico.

7. Seleccione otras opciones según sea necesario.

   Importar información de la empresa: opciones

   Importar descripciones de las opciones de archivo

   Opción	Descripción
   Examinar	Utilice el botón Examinar para localizar y seleccionar el archivo CSV que desea importar.
   Formato de fecha	Al seleccionar un formato de fecha aquí, Sage Intacct intenta importar el archivo con el formato de fecha seleccionado. Si Intacct no puede importar el archivo con el formato de fecha seleccionado, intentará descubrir el formato de fecha utilizado en el archivo e importar los datos con ese formato de fecha.
   Codificación de archivos	Deja esta opción configurada en "detección automática" a menos que no puedas importar tu archivo. Dependiendo de su sistema operativo, es posible que deba seleccionar un tipo diferente de codificación de archivos.
   Procesar sin conexión	Algunas importaciones pueden tardar un tiempo considerable, dependiendo de su tamaño y de la cantidad de procesamiento que el sistema deba realizar en los datos cargados. Si no estás seguro de cuánto tiempo tardará la carga, selecciona Procesar sin conexión. Cuando el sistema completa el proceso, envía un correo electrónico a la dirección que proporciones en el Enviar los resultados por correo electrónico a esta dirección campo. El sistema también le envía cualquier error que pueda haber ocurrido en el proceso. Si prefieres esperar hasta que se complete el proceso de carga, no selecciones el icono Procesar sin conexión casilla de verificación. Las transacciones y otros registros que se procesan sin conexión muestran un origen del sistema en la pista de auditoría, en lugar de la importación de CSV.
   Enviar los resultados por correo electrónico a esta dirección	Dirección de correo electrónico a la que se deben enviar los resultados y errores de la importación. Puede introducir varias direcciones de correo electrónico, separadas por un punto y coma (;) o una coma (,). Sage Intacct recomienda encarecidamente introducir una dirección de correo electrónico.

8. Escoger Importación.

   Aparecerá una de las siguientes opciones:

   • Notificación de importación correcta: Todas las plantillas recurrentes se importaron correctamente. Escoger Hecho para cerrar el cuadro de diálogo.
   • Notificación de error de importación: No se ha podido importar al menos una plantilla recurrente. Ver Notificación de error de importación para obtener información detallada sobre cómo resolver cualquier error.

Editar una plantilla recurrente

Los cambios realizados en una plantilla recurrente se aplicarán a las transacciones creadas a partir de la plantilla recurrente después de que se hayan realizado los cambios. Si añades un elemento a una plantilla que está en curso, el elemento se incluirá durante el resto de la programación y finalizará cuando finalice la programación. Si deseas que el nuevo elemento continúe más allá del resto de la programación, puedes anexar el elemento de una transacción de venta existente a la plantilla y ampliar la programación. Aprende más Acerca de la incorporación de elementos a plantillas recurrentes.

Cambiar la siguiente fecha de ejecución

El Próxima fecha de ejecución es la próxima vez que el sistema intentará crear una transacción a partir de la plantilla recurrente. Una vez que la plantilla recurrente se haya ejecutado correctamente una o más veces, puedes editar este campo para cambiar la fecha, si es necesario.

Si cambias el parámetro Próxima fecha de ejecución, la programación de transacciones futuras cambia en función de la nueva fecha. Por ejemplo, si una programación recurrente mensual tiene un Próxima fecha de ejecución del 15 de junio y cambias esta fecha al 25 de junio, cada transacción recurrente posterior se programará para ejecutarse el día 25 de cada mes en lugar del día 15.

Cambiar el parámetro Próxima fecha de ejecución En el caso de una programación establecida para ejecutarse a final del mes, solo afecta al mes en que la programación está configurada para ejecutarse. Por ejemplo, si cambias el parámetro Próxima fecha de ejecución del 30 al 26 de septiembre, el Próxima fecha de ejecución sigue siendo el 30 de septiembre después de guardar. Si lo cambiaste al 1 de octubre, el Próxima fecha de ejecución sería el 31 de octubre.