Plantillas recurrentes: Pedidos

Una plantilla recurrente contiene el impuesto armonizado sobre las ventas de la transacción, los detalles de la partida y la información de programación recurrente que el sistema utiliza para crear una transacción recurrente. La lista de plantillas recurrentes es el lugar central para trabajar con plantillas recurrentes.

Crear una nueva plantilla recurrente

Cuando creas una plantilla recurrente, comienzas con una plantilla en blanco. En la plantilla, definirás la información necesaria del impuesto armonizado sobre las ventas, al menos una partida y los datos de precios. Las transacciones creadas a partir de esta plantilla recurrente serán las primeras transacciones de cualquier flujo de trabajo (ya que no se convierten a partir de ninguna transacción existente).

1. Ir a Pedidos > Todos > Otra actividad de transacción y seleccione Añadir (círculo) junto a Transacciones recurrentes.

2. Desde el Tipo de documento desplegable lista selecciona el tipo de transacción que se va a crear a partir de la plantilla de recurrente y, a continuación, selecciona Aplicar.

   El sistema actualiza la página para cambiar el título a Recurrente <transaction name=""> y muestra los campos que usarás para definir la plantilla de transacción.</transaction>

3. Introduce la información deseada en los campos correspondientes. Como mínimo, completa los campos de impuesto armonizado sobre las ventas obligatorios y añade al menos una partida para guardar la plantilla. Ver el Descripciones de los campos de la pestaña Transacción para obtener más información sobre cada campo.

4. Para una plantilla de venta recurrente con una plantilla de la transacción configurada para Habilitar procesamiento de pagos, seleccione el icono Pago pestaña e introduce los datos en los campos correspondientes. Ver el Descripciones de los campos de la pestaña Pago para obtener más información sobre cada campo.

5. Selecciona el icono Horario pestaña e introduce la siguiente información:

   1. Fecha de inicio: La fecha en que comenzará la plantilla recurrente.
   2. Repeticiones, Cada: Frecuencia con la que se va a crear la transacción recurrente.
   3. Finaliza: Cuándo detener la programación.

   Ver el Descripciones de los campos de la pestaña Programación para obtener más información sobre cada campo.

6. Haz clic en Guardar.

   El sistema valida la plantilla con respecto a los ajustes de configuración. Los datos necesarios pero que falten generarán uno o más mensajes de error. Si esto sucede, corrija los datos indicados en los mensajes de error y, a continuación, guarde la plantilla.

   Guardar una plantilla recurrente no tiene ningún impacto en el Libro Mayor. Plantillas recurrentes que crean una transacción que se contabiliza (por ejemplo, una factura de venta) y se contabiliza en la fecha de ejecución programada (si la ejecución se realiza correctamente).

Crear una plantilla recurrente por conversión por partida

La conversión por línea te permite establecer ciertos elementos para que se repitan, como las licencias y el mantenimiento, mientras que dejas otros elementos en su estado inicial de pedido único. Para convertir transacciones por línea, selecciona Habilitar la conversión por artículo en la plantilla de la transacción para el tipo de transacción. Más información sobre Definiciones de transacciones de Pedidos.

Con una transacción abierta, puedes crear una plantilla recurrente a partir de una partida. Simplemente adjunte un Programación recurrente A cada partida que conviertas y asignes un tipo de transacción recurrente. Al contabilizar la transacción actual, se crea automáticamente una plantilla recurrente para cada partida o grupo de partidas convertidas. A continuación, puedes editar las plantillas recurrentes según sea necesario.

Las partidas se agrupan según la programación recurrente seleccionada para cada partida. Por ejemplo, si seleccionas la programación recurrente "Bimensual" para dos elementos y la programación recurrente "Trimestral" para tres elementos, Sage Intacct creará dos plantillas recurrentes: Uno para dos ítems con la programación recurrente "Bimensual" y uno para tres ítems con la programación recurrente "Trimestral".

Después de crear una plantilla recurrente, puedes añadir elementos a la plantilla desde otros pedidos de venta. Utilizará el mismo proceso de conversión por línea con un conjunto diferente de campos. Ver Añadir una partida a una plantilla recurrente existente para obtener más detalles.

1. Ir a Pedidos > Todos > Transacciones y selecciona el tipo de transacción correspondiente.

2. Localiza la transacción que deseas convertir y selecciona Convertir por línea.

   La transacción aparece en modo de edición y contiene campos adicionales para Identificador de contrato de ventas y Descripción del contrato de ventas en el impuesto armonizado sobre las ventas de la transacción. Si las partidas forman parte de un contrato, utiliza estos campos para añadir cualquier información de referencia del contrato que te ayude a identificar las transacciones creadas a partir de la plantilla recurrente.

3. Edita los detalles de la transacción como desees.

   Cualquier cambio se guardará en la transacción que se está convirtiendo.

4. Selecciona la partida que deseas convertir y, a continuación, Mostrar detalles.

   El Detalles de las entradas Muestra un Convertir por línea sección.

5. En el Crear plantilla recurrente campo, seleccione Crear plantilla manualmente.
6. Utilice la lista desplegable en el Programación recurrente para seleccionar la programación recurrente deseada.
7. Utilice la lista desplegable en el Tipo de documento para seleccionar el tipo de transacción que deseas crear a partir de la plantilla recurrente. Esta lista solo muestra los tipos de transacción a los que se puede convertir esta transacción.
8. Si el seleccionado Programación recurrente está configurado para utilizar una fecha de inicio de programación definida por el usuario, utiliza la herramienta de calendario para seleccionar una Fecha de inicio de programación. Si no se especifica ninguna fecha, el Fecha de la transacción se utiliza como fecha de inicio de la programación.
9. Si el seleccionado Programación recurrente No especifica los precios de las cuotas, puedes seleccionar Precios a plazos Aquí (los precios a plazos dividen automáticamente el precio de la partida por el número de teléfono móvil determinado por la programación recurrente).
10. Repite los pasos del 3 al 7 para cada partida que quieras convertir.

11. Selecciona Contabilizar. La transacción Estado Cambios en:

    • Convertido por línea: todos los elementos de la transacción se convirtieron por línea. Si has convertido menos de la cantidad inicial de una partida de transacción, Intacct seguirá considerando la línea convertida. La línea de transacción no está disponible para su posterior procesamiento, independientemente de la Gestión de conversión parcial Configuración de la plantilla de la transacción.
    • Convertido parcialmente por línea: has convertido algunos elementos de la transacción, pero no todos, por línea.

Formas de ver la plantilla recurrente

Crear una plantilla recurrente a partir de una transacción existente

Se definirá una plantilla recurrente creada a partir de una transacción existente para el mismo cliente y tipo de transacción que la transacción existente. Por lo tanto, no podrás cambiar el Cliente o bien Tipo de documento campos de la plantilla recurrente.

Si deseas crear una plantilla recurrente que cree una factura de venta para el cliente A, utiliza una factura de venta existente para el cliente A. Podrás editar los detalles de la transacción, añadir o borrar partidas, cambiar los precios de venta, etc. en la plantilla recurrente (según lo permitan los permisos y la configuración de la plantilla de la transacción).

Puedes crear una plantilla recurrente a partir de cualquier transacción existente, excepto Borradores de transacciones.

1. En la lista de transacciones correspondiente, abre la transacción deseada. Por ejemplo, abre una factura de venta. Puedes abrirlo en modo de edición o de visualización.
2. Seleccionar Más acciones y, a continuación, seleccione Repetir.

   Aparecerá un cuadro de diálogo que indica que el sistema mostrará la página de plantilla recurrente.

3. Selecciona Aceptar.
4. Edita los campos según corresponda. Ver el Descripciones de los campos de la pestaña Transacción para obtener más información sobre cada campo.
5. Si la plantilla recurrente es para una factura de venta y la plantilla de la transacción está configurada para Habilitar procesamiento de pagos, seleccione el icono Pago pestaña e introduce los datos en los campos correspondientes. Ver el Descripciones de los campos de la pestaña Pago para obtener más información sobre cada campo.
6. Selecciona el icono Horario pestaña e introduce la fecha en la que comenzará la plantilla recurrente en el archivo Fecha de inicio , selecciona un campo Finaliza y seleccione la frecuencia con la que se creará la transacción recurrente en la Repeticiones campo. Ver el Descripciones de los campos de la pestaña Programación para obtener más información sobre cada campo.
7. Seleccionar Guardar.

   El sistema valida la plantilla con respecto a los ajustes de configuración. Los datos necesarios pero que falten generarán uno o más mensajes de error. Si esto sucede, corrija los datos indicados en los mensajes de error y, a continuación, guarde la plantilla.

   Guardar una plantilla recurrente no tiene ningún impacto en el Libro Mayor. Si se define una plantilla recurrente para crear una transacción que se contabiliza (como, por ejemplo, una factura de venta), cada transacción creada a partir de la programación se contabiliza en la fecha de ejecución programada (si la ejecución se realiza correctamente).

Copiar una plantilla recurrente

Se definirá una plantilla recurrente copiada de una plantilla recurrente existente para el mismo tipo de transacción que la transacción existente. Por lo tanto, no podrás cambiar el Tipo de documento en la plantilla recurrente.

Si deseas crear una plantilla recurrente que cree una factura de venta, utiliza una plantilla recurrente de factura de venta existente. Podrás editar los detalles de la transacción, añadir o borrar partidas, cambiar los precios de venta, etc. en la plantilla recurrente (según lo permitan los permisos y la configuración de la plantilla de la transacción).

Importar plantillas recurrentes

Los usuarios con los permisos adecuados pueden crear varias plantillas recurrentes importando los datos mediante un archivo CSV.

1. Ir a Sociedad > Administrador > Importar datos.

2. En el Configurar la lista maestra de inventario sección, buscar Plantilla recurrente de Pedidos y seleccione el icono Plantilla enlace.

   La plantilla se abre en Excel.

3. Prepara el archivo CSV para la importación. Ver Importar plantillas recurrentes de Pedidos para obtener información detallada.

4. Cuando estés listo para importar el archivo, vuelve al archivo Lista de comprobación de ajustes de la Sociedad y seleccione Importar junto a Plantilla recurrente de Pedidos.

   El Información de la Sociedad de Importación cuadro de diálogo.

5. Busca el archivo CSV que deseas importar.
6. Especifica la dirección de correo electrónico a la que se enviarán los resultados. Si algún registro no se importa, se te notificará por correo electrónico.

7. Selecciona otras opciones según sea necesario.

   Información de la Sociedad de importación: opciones

   Descripciones de las opciones de archivo de importación

   Opción	Descripción
   Examinar	Utilice el botón Examinar para localizar y seleccionar el archivo CSV que desea importar.
   Formato de fecha	Al seleccionar un formato de fecha aquí, Sage Intacct intenta importar el archivo utilizando el formato de fecha seleccionado. Si Intacct no puede importar el archivo con el formato de fecha seleccionado, intentará detectar el formato de fecha utilizado en el archivo e importar los datos con ese formato de fecha.
   Codificación de archivos	Deja esta opción configurada en "detección automática" a menos que no puedas importar tu archivo. Dependiendo de su sistema operativo, es posible que deba seleccionar un tipo diferente de codificación de archivos.
   Procesar sin conexión	Algunas importaciones pueden tardar un tiempo considerable, dependiendo de su tamaño y de la cantidad de procesamiento que el sistema deba realizar en los datos cargados. Si no estás seguro de cuánto tiempo llevará la carga, selecciona Procesar sin conexión. Cuando el sistema completa el proceso, envía un correo electrónico a la dirección que proporciones en la Enviar los resultados por correo electrónico a esta dirección campo. El sistema también le envía cualquier error que pueda haber ocurrido en el proceso. Si prefieres esperar hasta que se complete el proceso de carga, no selecciones el parámetro Procesar sin conexión casilla de verificación. Las transacciones y otros registros que se procesan sin conexión muestran un origen del sistema en la pista de auditoría, en lugar de la importación de CSV.
   Enviar los resultados por correo electrónico a esta dirección	Dirección de correo electrónico a la que se deben enviar los resultados y errores de la importación. Puedes introducir varias direcciones de correo electrónico, separadas por un punto y coma (;) o una coma (,). Sage Intacct recomienda encarecidamente introducir una dirección de correo electrónico.

8. Seleccionar Importar.

   Aparecerá una de las siguientes opciones:

   • Notificación de importación correcta: Todas las plantillas recurrentes se han importado correctamente. Seleccionar Hecho para cerrar el cuadro de diálogo.
   • Notificación de error de importación: No se ha podido importar al menos una plantilla recurrente. Ver Notificación de error de importación para obtener información detallada sobre cómo resolver cualquier error.

Editar una plantilla recurrente

Los cambios realizados en una plantilla recurrente se aplican a las transacciones creadas a partir de la plantilla recurrente después de realizar los cambios. Si añades una partida a una plantilla que está en curso, la partida se incluye para el resto de la programación y finaliza cuando finaliza la programación. Si deseas que la nueva partida continúe más allá del resto de la programación, puedes anexar la partida de una transacción de ventas existente a la plantilla y ampliar la programación. Más información Acerca de la incorporación de elementos a plantillas recurrentes.

Cambiar la próxima fecha de ejecución

El Siguiente fecha de ejecución es la próxima vez que el sistema intenta crear una transacción a partir de la plantilla recurrente. Una vez que la plantilla recurrente se haya ejecutado correctamente una o más veces, puedes editar este campo para cambiar la fecha, si es necesario.

Si cambias el parámetro Siguiente fecha de ejecución, la programación de las transacciones futuras cambia en función de la nueva fecha. Por ejemplo, si una programación mensual recurrente tiene un Siguiente fecha de ejecución del 15 de junio y cambias esta fecha al 25 de junio, cada transacción recurrente posterior está programada para ejecutarse el día 25 de cada mes en lugar del día 15.

Cambiar el Siguiente fecha de ejecución En el caso de una programación que está configurada para ejecutarse a final de mes, solo afecta al mes en que la programación está configurada para ejecutarse. Por ejemplo, si cambias el parámetro Siguiente fecha de ejecución del 30 al 26 de septiembre, el Siguiente fecha de ejecución sigue siendo el 30 de septiembre después de guardar. Si lo cambiaste al 1 de octubre, el Siguiente fecha de ejecución sería el 31 de octubre.