Eliminar o revertir los efectos de una factura: Pedidos

En el caso de las facturas de venta con una plantilla de la transacción que se contabiliza en Cuentas a cobrar, puedes borrar la factura de venta o revertir sus efectos si no se puede borrar.

Acerca de la eliminación o reversión de una factura de Pedidos

En ocasiones, es posible que desees eliminar una factura que se creó en Pedidos. Tal vez se ingresó por error o se convirtió con información incorrecta. Tienes las siguientes 2 opciones para corregir la factura:

• Borrar la factura. Elimina la factura del sistema, lo que te permite volver a crearla correctamente.
• Revertir los efectos de la factura. Deja la factura en el sistema, lo que te permite realizar un seguimiento de los cambios y mantener una pista de auditoría.
  La aplicación Pedidos no tiene una función de reversión explícita como la que pueden tener las Cuentas a cobrar. La reversión de los efectos de la factura es un proceso en el que se crea una regularización de ventas en Pedidos para poner a cero la factura y, a continuación, se aplica el crédito a la factura en la función de recepción de pagos de Cuentas a cobrar.

La acción que realices depende de una combinación de los siguientes factores:

• El estado del pago
• El estado de la transacción
• La plantilla de la transacción
• La configuración de Pedidos

Borrar una factura

Al eliminar una factura en Pedidos, todos los datos relevantes del sistema vuelven al estado en el que se encontraban antes de crear la factura. Esta reversión incluye cuentas del Libro Mayor, cuentas del libro auxiliar, programaciones de ingresos, efectos de inventario, etc. Al borrar una factura, puedes volver a convertirla a la factura para corregir cualquier información que se haya introducido incorrectamente.

En la tabla siguiente se describen las condiciones en las que no se puede borrar una factura y se ofrecen posibles soluciones:

Condición	Posible solución
Si la plantilla de la transacción Borrar política Se establece en Sin borrar.	Cambia el Borrar política en el Definición de la transacción.
Si has impreso previamente un documento para la factura y la plantilla de la transacción Borrar política está configurado para prohibir la eliminación de una transacción después de que se haya impreso un documento.	Cambia el Borrar política en el Definición de la transacción.
Si la factura se ha convertido en otra transacción.	Borra la transacción posterior. Por ejemplo, si la factura se convirtió en una transacción de regularización, borra la transacción de regularización.
Si se ha aplicado un pago a la factura. Recibirás un mensaje de error que indica que se ha realizado un pago.	Aunque se revierta el pago, no podrás borrar la factura. En este escenario, consulte Revertir los efectos de una factura.
Si se ha procesado la función Convertir por línea de la factura.	Eliminar el archivo plantilla recurrente.
Si el reconocimiento de ingresos está habilitado y alguno de los ingresos se ha reconocido de las programaciones.	Borrar el reconocimiento de ingresos (Pedidos).
Si el periodo fiscal está cerrado.	Abrir el periodo fiscal. Si abrir el periodo no es una opción, puedes cambiar la fecha de contabilización de la transacción para que esté en un periodo abierto.
Si la factura se comparte dentro de una sociedad de varias entidades.	Las facturas compartidas solo se pueden borrar en el nivel general. Si visualizas la lista de facturas a nivel de entidad, es posible que veas facturas compartidas. Sin embargo, estas facturas figuran como "No propiedad" de la entidad y el Borrar La opción no aparece. Si tienes los permisos adecuados, ve al nivel general para borrar la factura.

Para borrar una o varias facturas:

1. Abre la lista de facturas correspondiente y busca las facturas que quieres borrar.
2. Selecciona la casilla de verificación en el campo Borrar junto a cada factura.
3. Selecciona el icono Borrar botón. En función de tus preferencias de usuario, para confirmar la eliminación, selecciona Aceptar.

Revertir los efectos de una factura

Hay dos acciones necesarias para revertir los efectos de una factura:

1. Crea una transacción de regularización.
2. Aplicar la regularización a la factura correspondiente en Cuentas a cobrar.

Al revertir los efectos de una factura, ninguna de las transacciones anteriores del flujo de trabajo se ve afectada.

1. Crear una transacción de regularización

Una transacción de regularización es una transacción de Pedidos en la que la plantilla de la transacción se ha definido con los siguientes atributos:

• La contabilización de transacciones se realiza en Cuentas a cobrar.
• La configuración de contabilización se define para abonar las Cuentas a cobrar y cargar las cuentas del Libro Mayor correspondientes (la inversa de la configuración de contabilización para la plantilla de la transacción de la factura).

En esta sección se describe cómo:

• Crear una transacción de regularización por conversión
• Crear una transacción de regularización independiente

Si el flujo de trabajo incluye más de una transacción de regularización, consulta a tu administrador de Intacct para obtener información sobre cuál utilizar.

Crear una transacción de regularización por conversión

1. En un Lista de facturas de Pedidos, busca la factura correspondiente y selecciona Convertiry, a continuación, seleccione el icono Tipo de transacción de regularización a la que convertir la factura. Por ejemplo, selecciona Nota de crédito.

   Aparece la transacción de regularización, muestra todos los datos de la factura y establece de forma predeterminada el valor Fecha hasta la fecha de hoy. Esta fecha determina la fecha de contabilización para la regularización.

2. Cambia el Fecha según corresponda. La fecha de la regularización suele ser la misma fecha que la factura que deseas revertir.
3. Deja la información del artículo, la cantidad y el precio tal cual y selecciona Contabilizar.

   El crédito ya está disponible para aplicarlo a la factura en Cuentas a cobrar.

Crear una transacción de regularización independiente

Si la factura no se puede convertir en una transacción de regularización, puedes crear una transacción de regularización independiente. Puedes crear la regularización en Pedidos o Cuentas a cobrar. En el siguiente procedimiento se describe cómo crear una transacción independiente en Pedidos. Para crear la regularización en Cuentas a cobrar, consulta Regularizaciones de Cuentas a cobrar.

Para crear una transacción de regularización independiente:

1. Ir a Pedidos > Todos > Transacciones y seleccione Añadir (círculo) junto a la transacción de regularización aplicable.

   Aparece la transacción de regularización.

2. Cambia el Fecha según corresponda. La fecha de la regularización suele ser la misma fecha que la factura que deseas revertir.
3. Selecciona el cliente en la Cliente lista desplegable. El cliente debe ser el mismo cliente definido en la factura.
4. En el Entradas tabla, selecciona una Artículo Eso se define en la factura.
5. Introduce el mismo Cantidad y Precio como en la factura como valores positivos.
6. Repite los pasos 3 y 4 para cada artículo de la factura.
7. Completa otros campos de la transacción según corresponda.
8. Seleccionar Contabilizar.

   El crédito ya está disponible para aplicarlo a la factura en Cuentas a cobrar.

2. Aplicar el crédito a la factura en Cuentas a cobrar

Puedes aplicar un crédito creado a partir de una transacción de regularización de Pedidos a una factura a través de la función Recibir pagos en Cuentas a cobrar. Al aplicar la regularización a la factura, el impacto contable aplicable se reduce a cero y la factura y el crédito se eliminan del Antigüedad del cliente informe.

Ver Recibir pagos para obtener instrucciones.